王 娜

（中共哈爾濱市委黨校，黑龍江哈爾濱 150001）

1 加強人事檔案管理信息化重要意義

1.1 有利于提升人事檔案工作的服務水平

在人事檔案管理信息化工作中，主要是利用計算機技術來完成人事檔案資料的輸入及存儲。而且電子檔案不僅有效的避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案在查找使用過程中易損毀的現(xiàn)象，而且在使用過程中不受時間和空間制約，為人事管理工作提供了更多的便利，檔案管理成本也有所降低，有效的提高了人事檔案信息的利用率，更便于查找員工資料，人事檔案管理工作的服務水平得以大幅度提升。

1.2 有利于人事檔案管理工作效率的提升

人事檔案管理信息化的實現(xiàn)，有效的改變了人事檔案管理工作的模式，通過利用計算機技術和網(wǎng)絡技術，人事檔案信息資源可以在計算機硬盤中進行永久性保存，有效的提高人事檔案管理工作的效率，而且為人事部門對員工的管理提供了更多的便利，能夠更快速、準確的查找到所需要的人事信息。

1.3 保證了人事檔案管理的真實性

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作，由于在人事檔案資料不斷的使用和查閱過程中極易發(fā)生丟失或是損壞，從而對人事檔案資料的完整性和真實性帶來較大的影響，影響人事檔案信息的利用價值。但在人事檔案管理信息化工作中，電子人事檔案可以為檔案使用者提供便利的查詢和利用服務，有效的保證了人事檔案信息真實性，而且能夠根據(jù)員工的實際情況隨時對人事檔案信息進行補充，使人事檔案信息更具完整性和時效性。

2 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀問題分析

2.1 檔案管理的業(yè)務較為薄弱

現(xiàn)階段，有些事業(yè)單位已經(jīng)建立健全了檔案的有效管理制度，但是，并沒有真正落實相關的制度，很多的檔案整理不符合規(guī)范要求，例如，對外的項目資料與事業(yè)單位本身的財務報表等放置于一處，很容易造成相關檔案的缺失問題，組卷較為混亂，另外，有的事業(yè)單位由于各種因素，銷毀一些年代較為久遠的檔案，產(chǎn)生了一些遺留問題。

2.2 相關人員對檔案工作的重視不夠

事業(yè)單位的檔案是后期行使合法權利的有效參照，但是相關工作人員對檔案的重視明顯不夠，嚴重忽略了檔案的安全管理，不知道檔案資源是優(yōu)秀的歷史文化產(chǎn)物，檔案工作是黨和國家的一項重要工作，因為相關的認識不足，導致措施不力，產(chǎn)生一系列的問題。

2.3 檔案管理室的現(xiàn)代化管理設施相對較為落后

現(xiàn)階段，檔案管理室的建設直接決定了現(xiàn)代化管理的有效性，但是相對來說，管理的設施較為簡陋，有的檔案室的庫房封閉干燥，甚至堆放一些易燃易爆的物品，空氣較為渾濁。另外，有的辦公室條件較差，檔案室和辦公室，接待室沒有嚴格分開，檔案的現(xiàn)代化建設配套保護設施建設明顯不完善。

2.4 檔案管理隊伍不穩(wěn)定。管理水平不高

相對來說，檔案管理工作較為枯燥乏味，因此很多在此單位工作的人員缺乏長久工作的想法，導致工作經(jīng)常變化，檔案管理人員變動較為頻繁。另外，檔案管理的部門每年都進行相關項目的培訓，但是檔案管理者都是一些新手，缺乏相關經(jīng)驗，導致工作無法全面進行。

3 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的詳細有效措施

3.1 提高對檔案工作的重視，加強認識

進行有效的檔案管理工作，首先需要加強對檔案的認知，加強檔案管理工作的宣傳，必須經(jīng)常性的學習和宣傳檔案法律，法規(guī)和相關管理規(guī)定，充分認識到事業(yè)單位是保證公民的重要服務部門，其中的檔案保護工作是事業(yè)單位管理中的重要工作，另外，事業(yè)單位的有關檔案資料是國家的資源，是人民的財富，絕對不能褻瀆文件。檔案是不可再生的信息資源，必須對其進行有效的利用。

3.2 明確相關的職責，建立健全責任體制

健全的機制是檔案工作有效進行的基礎，檔案工作的經(jīng)驗告訴著我們，必須成立相關的檔案室，明確相關檔案人員的職責，根據(jù)一定的制度，形成全面有效的檔案管理網(wǎng)絡。檔案管理是一項較為復雜的工作，必須有全面合理的領導體系，完善追責制度，對檔案管理過程中違紀違法的行為進行嚴厲打擊，堅持追責到人。

3.3 建立健全事業(yè)單位的檔案管理工作制度

檔案的管理工作是一項系統(tǒng)性的工程，必須建立有效的制度，使檔案管理的工作更加規(guī)范化，制度化，科學化，這是檔案工作的基礎。另外，必須使用嚴格的制度去規(guī)范有關人員，指導相關工作，并建立健全保障制度，保障整個工作體系的有效運行。

3.4 加大經(jīng)費投入，改善檔案保護的條件

事業(yè)單位檔案的外在條件較為重要，首先，良好的環(huán)境是檔案保護的基礎，但是由于有些地區(qū)的經(jīng)濟相對落后，事業(yè)單位難以拿出足夠的資金進行配套設施的建設，就長遠目標來看，檔案工作的有關部門必須加強監(jiān)督管理工作，積極與當?shù)氐恼埵炯訌娊?jīng)費的投入，改善相關的檔案管理設施條件，例如，必須保證檔案的安全，完善檔案室的防火設計體系，保證空氣流通等，加強檔案室的安全管理，使檔案管理的相關工作滿足社會主義現(xiàn)代化建設的需求。

3.5 穩(wěn)定檔案管理人員，提高其全面素質(zhì)

穩(wěn)定檔案管理人員的關鍵在于加強宣傳工作，必須大力宣傳資料管理工作的重要性，使廣泛的工作人員積極投身到相關的建設中去，促進事業(yè)單位資料管理部門工作的穩(wěn)定進行，對于員工的困難必須努力解決，使員工感受到組織的溫暖。檔案管理的工作是一項專業(yè)性較強的工作，需要大量的專業(yè)知識，穩(wěn)定人員之后，需要對人員進行技能培訓，提高工作人員的基本素質(zhì)，加強職業(yè)道德的修養(yǎng)，真正意義上做好管理工作，另外，必須學習更新自身的知識結構，掌握先進的信息技術與電子軟件操作技術，將檔案管理工作有理論性向技術性轉(zhuǎn)變，

3.6 樹立新型的檔案管理觀念

必須打破原有的傳統(tǒng)思想與管理模式，樹立爭取管理思想和工作態(tài)度，積極地開發(fā)利用檔案的相關信息資源，挖掘檔案中的相關問題，使檔案資源的應用滿足各類需求，另外，對部門的發(fā)展歷史可以進行資料集編寫，有效利用網(wǎng)絡等的傳播手段，切實提高單位的知名度，共同促進資料管理事業(yè)的發(fā)展。

3.7 優(yōu)化事業(yè)單位檔案室的建立

事業(yè)單位需要對檔案管理室進行優(yōu)化建設，有適應工作需要的檔案專用庫房辦公室和閱覽室，保證檔案管理室的干凈、整潔，有符合標準的檔案裝具和必要的設備，做好防火防盜工作。給水、排水以及雨水管不應該從檔案室穿越，檔案室內(nèi)不能設置消防栓。檔案室應避免日光的直射，使用人工照明時需要選擇防爆燈，避免長時間用電發(fā)生火災。同時，還需要保證檔案室內(nèi)的溫度、濕度以及通風。檔案庫房的溫度應該控制在14℃-24℃，濕度在45%-60%，并安裝濕度測量儀器，隨時掌握濕度變化，并進行調(diào)節(jié)。

事業(yè)單位需要提高檔案管理工作重視程度，完善檔案管理制度體系建設，使用現(xiàn)代化的檔案管理方式，提高檔案管理人員的水平，優(yōu)化事業(yè)單位檔案室的建立，使事業(yè)單位的檔案管理工作有良好的環(huán)境和氛圍，促進檔案管理效率以及效果的順利實現(xiàn)。

參考文獻

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