趙海榮

（吉林師范大學(xué) 四平 136000）

從服務(wù)就業(yè)視角探討高校學(xué)籍檔案管理

趙海榮

（吉林師范大學(xué) 四平 136000）

新的就業(yè)模式下，高校學(xué)籍檔案已成大學(xué)生展現(xiàn)給用人單位的第一份資料“名片”。文章就高校學(xué)籍檔案在就業(yè)中的主要作用、存在的問題以及解決問題的主要策略作了簡要的說明，目的是要認(rèn)識目前高校檔案管理工作中還存在著許多亟待解決的難題，進(jìn)而強(qiáng)化高校檔案服務(wù)就業(yè)的意識，進(jìn)一步做好高校學(xué)籍檔案的管理工作。

高校學(xué)籍檔案 服務(wù)就業(yè) 主要策略

高校是培養(yǎng)精英輸送人才的搖籃，2008年國家教育部、國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》首次明確地將學(xué)生檔案列入高等學(xué)校檔案的管理與利用范圍。高校學(xué)籍檔案是人事檔案的重要組成部分，目前我國實(shí)行“市場導(dǎo)向、政府調(diào)控、學(xué)校推薦、自主擇業(yè)”的畢業(yè)生就業(yè)市場化機(jī)制，用人單位與個(gè)人可雙向選擇就業(yè)，絕大多數(shù)用人單位在選拔、錄用、考核大學(xué)生時(shí)都會(huì)將檔案作為重要的參考依據(jù)[1]43。因此，管理好高校學(xué)籍檔案，正是在為學(xué)生投入社會(huì)就業(yè)大潮做好第一步服務(wù)保障。

一、高校學(xué)籍檔案在服務(wù)就業(yè)過程中的主要作用

1.高校學(xué)籍檔案內(nèi)容為就業(yè)單位提供推薦材料。高校學(xué)籍檔案是反映學(xué)生在校的各種表現(xiàn)的重要紙質(zhì)材料，用人單位往往通過這些數(shù)據(jù)會(huì)對每名大學(xué)生做出初步的評估鑒定，考查是否符合所任崗位，學(xué)籍檔案所提供的內(nèi)容可以滿足一些沒有特殊性要求的用人單位初審，比如個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)習(xí)成績、學(xué)歷學(xué)位授予、工作能力以及身體狀況等，畢業(yè)學(xué)生可以通過在校表現(xiàn)形成完美的個(gè)人學(xué)籍檔案，通過這些數(shù)據(jù)使用人單位對本人的基本信息加深印象，因此學(xué)籍檔案是用人單位錄用畢業(yè)學(xué)生的重要推薦材料。

2.檔案管理部門為用人單位提供閱檔轉(zhuǎn)遞服務(wù)。根據(jù)每年公務(wù)員國考、省考、機(jī)關(guān)事業(yè)單位以及參軍入伍等單位的具體審察檔案辦法，大多數(shù)的用人單位會(huì)派專人來學(xué)?；騺砗私夤P試過關(guān)的學(xué)生相應(yīng)的學(xué)籍檔案內(nèi)容，主要查看在校學(xué)習(xí)成績、思想品德、有無違法違紀(jì)，同時(shí)核對學(xué)生報(bào)考的出生年、月、日是否與檔案內(nèi)容相符等。因此，高校檔案管理部門必須真正做到及時(shí)歸檔，做好接待服務(wù)工作，為用人單位提供真實(shí)有效的學(xué)籍檔案材料，一旦大學(xué)生通過了用人單位筆試、審檔、面試等考核簽約后，高校檔案管理部門便可按著用人單位提供的調(diào)檔函來完成學(xué)籍檔案的轉(zhuǎn)遞等后續(xù)工作。

二、高校學(xué)籍檔案管理目前存在的主要問題

1.學(xué)籍檔案內(nèi)容單一，歸檔不及時(shí)。高校學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容有高考招生錄取材料、高等學(xué)校入學(xué)登記表、學(xué)習(xí)成績總表、獎(jiǎng)懲材料、入黨入團(tuán)材料、派遣通知單、體檢表、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表、畢業(yè)實(shí)習(xí)鑒定表等。這些內(nèi)容都是亙古不變的常用材料，缺乏展示個(gè)體、體現(xiàn)學(xué)生特性的真實(shí)生動(dòng)檔案內(nèi)容。與此同時(shí)，高校學(xué)籍檔案的形成從開始到最后完成全部歸檔需要多個(gè)部門配合提供，歸檔時(shí)間非常不統(tǒng)一，因此檔案管理部門只有在學(xué)生畢業(yè)前一個(gè)月左右才能將檔案材料從各部門收集完整，歸檔不及時(shí)已成為每個(gè)學(xué)校檔案管理部門的通病。

2.學(xué)生本人檔案意識淡薄。目前，大學(xué)生的檔案意識普遍淡薄，本人根本不清楚自己檔案里究竟有哪些內(nèi)容，什么材料是需要?dú)w檔和向用人單位提供的。由于高校學(xué)生基本在畢業(yè)前半年都已到社會(huì)實(shí)習(xí)，所以學(xué)籍檔案只有就業(yè)單位有提檔要求才會(huì)辦理轉(zhuǎn)檔，也有的大學(xué)生簽約到?jīng)]有提檔要求的用人單位，因此對個(gè)人的學(xué)籍檔案就不管不問，認(rèn)為畢業(yè)工作后檔案就沒有用了，致使許多學(xué)籍檔案成為“棄檔”。高校檔案管理部門對這些無人問津的檔案有的會(huì)暫時(shí)保留，也有的高校會(huì)根據(jù)派遣證按照學(xué)生的報(bào)考生源地打回所在城市的人才交流服務(wù)中心，但是往往這些轉(zhuǎn)檔過程都是在學(xué)生本人不知情的情況下完成的，這樣的結(jié)果就是學(xué)生將來一旦用到個(gè)人檔案時(shí)將無從下手，不知所措。

3.學(xué)籍檔案跟蹤服務(wù)滯后。高校畢業(yè)生檔案跟蹤服務(wù)也應(yīng)該是高校檔案工作的重要組成部分，特別是在當(dāng)今人才培養(yǎng)競爭和就業(yè)市場競爭相當(dāng)激烈的情況下，高校畢業(yè)生就業(yè)后適應(yīng)社會(huì)適應(yīng)市場的能力狀況、就業(yè)后通過工作實(shí)踐獲得的社會(huì)評價(jià)、畢業(yè)生回饋學(xué)校的人才需求信息就會(huì)顯得尤為重要。這些材料在學(xué)校專業(yè)設(shè)置、課程改革、學(xué)生能力培養(yǎng)方向的確定等方面都有重要的參考作用，但是多數(shù)學(xué)校認(rèn)為畢業(yè)生離校完成學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)遞后就是結(jié)束了大學(xué)使命，學(xué)生畢業(yè)后的檔案跟蹤服務(wù)研究比如畢業(yè)生就業(yè)質(zhì)量調(diào)查、貸款誠信度調(diào)查、適應(yīng)社會(huì)心理調(diào)查等基本上都是空白領(lǐng)域，結(jié)果導(dǎo)致高校培養(yǎng)與社會(huì)需求脫鉤，人才供需結(jié)構(gòu)性失衡，嚴(yán)重影響了畢業(yè)生的擇業(yè)率和就業(yè)率。

三、提升高校學(xué)籍管理服務(wù)就業(yè)的主要策略

1.豐富和優(yōu)化高校學(xué)籍檔案內(nèi)容。隨著我國教育管理體制改革和大學(xué)生就業(yè)體制改革的不斷深化，“供需見面，雙向選擇”已成為當(dāng)今大學(xué)生就業(yè)的基本方式。毋庸置疑，一份全面、高質(zhì)量的學(xué)籍檔案材料對用人單位具有強(qiáng)烈的吸引力，同時(shí)也讓學(xué)生本人擁有了更多的選擇就業(yè)單位的自由與機(jī)會(huì)。高校應(yīng)將反映學(xué)生綜合素質(zhì)的材料擴(kuò)充到個(gè)人學(xué)籍檔案內(nèi)，比如學(xué)生思想品德鑒定、社交組織能力鑒定、畢業(yè)實(shí)習(xí)鑒定、在校期間科研成果、大學(xué)生心理水平測試、個(gè)人誠信品德調(diào)查材料等。這些內(nèi)容將為用人單位全面了解一名優(yōu)秀大學(xué)畢業(yè)生提供無可限量的參考價(jià)值，也會(huì)激勵(lì)學(xué)生本人在校學(xué)習(xí)期間更好地提高學(xué)習(xí)成績塑造完美自我，打造出一張奪人眼球的充分展現(xiàn)自我的個(gè)人檔案“名片”。

2.出臺多種服務(wù)方式，滿足社會(huì)就業(yè)需求。在新的社交媒體下，過去采用的紙質(zhì)學(xué)籍檔案已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)今就業(yè)市場的需求，高校檔案館必須加快學(xué)生檔案信息化建設(shè)，通過建立學(xué)籍電子檔案和人才信息庫為用人單位提供完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、高效的各種學(xué)生成長數(shù)據(jù)，緩解因檔案保管與社會(huì)利用所產(chǎn)生的矛盾，高校檔案管理部門更應(yīng)該打開門戶，開發(fā)多種查詢方式，將利用者請進(jìn)來，把學(xué)籍檔案資料掃描成數(shù)字化存儲(chǔ)格式，提供局域網(wǎng)和外網(wǎng)查詢，同時(shí)也可以利用微博、微信、電子郵件或者開展交互式在線咨詢服務(wù)，如QQ、MSN、BB論壇等，全方位多層面滿足用人單位的需求與利用[2]106-108。

3.增強(qiáng)學(xué)生檔案意識，為就業(yè)提供后續(xù)保障。高?？赏ㄟ^多種途徑與方式，加強(qiáng)學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)，一是可以利用新生入學(xué)收取檔案之機(jī)，通過掛圖、版報(bào)等形式貫徹宣傳《高等學(xué)校檔案管理辦法》，讓學(xué)生初步樹立檔案意識，使之知曉個(gè)人檔案里都有哪些內(nèi)容，在校期間又有哪些材料將歸入畢業(yè)生檔案，進(jìn)而使學(xué)生約束自己的一言一行，培養(yǎng)健康向上的心理素質(zhì)，建立誠信品德，為創(chuàng)造出完美的高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案而努力奮斗。二是學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)校應(yīng)把檔案意識教育作為就業(yè)教育的重要內(nèi)容，依托多種平臺宣傳畢業(yè)生檔案的內(nèi)容、作用和去向，提高學(xué)生的檔案意識，讓學(xué)生靈活掌握檔案辦理相關(guān)事宜，從而提高就業(yè)速度和后續(xù)保障。

4.提高檔案館人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，培養(yǎng)綜合性管理人才。根據(jù)現(xiàn)在學(xué)籍檔案材料遞增量大、存放時(shí)間短、流動(dòng)快、就業(yè)趨向廣、投寄單位多等特點(diǎn)，現(xiàn)有的管理方式與服務(wù)手段已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)今的就業(yè)市場要求[3]100-102。如今高校檔案館要在社會(huì)就業(yè)服務(wù)的洪流中求得發(fā)展進(jìn)步，就必須打破過去常態(tài)管理，提升服務(wù)質(zhì)量和業(yè)務(wù)水平，吸收引進(jìn)高學(xué)歷高層次人才，經(jīng)常開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，做好跟蹤回訪等工作，了解掌握新時(shí)期就業(yè)市場需求，給學(xué)生與用人單位提供更多內(nèi)容的檔案材料，開展同級別檔案館之間的工作交流，推創(chuàng)出具有本館特色的就業(yè)服務(wù)理念和工作方法。

綜上所述，做好高校學(xué)籍檔案管理工作，不僅有利于畢業(yè)生順利就業(yè)，更有利于高校自身發(fā)展建設(shè)，提高社會(huì)信譽(yù)與知名度。因此，高校檔案管理工作必須要在實(shí)際工作中不斷加強(qiáng)研究，以使服務(wù)就業(yè)這項(xiàng)工作在新的就業(yè)模式下做得更扎實(shí)、更富有成效。

[1]王玉鵬.從大學(xué)生就業(yè)看高校學(xué)生檔案問題及對策[J].蘭臺世界,2009（10）.

[2]趙海榮.新時(shí)期高校檔案服務(wù)創(chuàng)新[J].鞍山師范學(xué)院學(xué)報(bào),2016（6）.

[3]金鑫.檔案管理在大學(xué)生就業(yè)中存在的問題及對策[J].前沿,2004（5）.

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2017-04-02