(武漢船舶職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室,湖北武漢 430050)

高職院校檔案利用現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

孫菲

(武漢船舶職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室,湖北武漢 430050)

本文結(jié)合高職院校檔案工作實(shí)際，分析了檔案利用的幾種主要類(lèi)型及通過(guò)大力開(kāi)展檔案宣傳工作，改進(jìn)館藏方式。并提出了對(duì)應(yīng)電子查詢、創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式等方法來(lái)深化檔案利用的觀點(diǎn)。

高職院校；檔案利用；類(lèi)型；深化

高校檔案利用工作是檔案事業(yè)為高校建設(shè)和發(fā)展服務(wù)的基本措施，是檔案工作的中心任務(wù)，在整個(gè)檔案工作中占有極為重要的地位。檔案利用工作是檔案工作中最富有活力的環(huán)節(jié)，做好利用工作是帶動(dòng)整個(gè)檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵步驟。本文結(jié)合高職院校檔案工作實(shí)際，談?wù)剻n案利用的現(xiàn)狀及如何深化的問(wèn)題。

近幾年，特別是去年我院檔案工作目標(biāo)管理晉升省一級(jí)之后，在我院檔案保管利用工作中，取得了一些實(shí)效的成績(jī)，包括：第一，有專(zhuān)門(mén)的檔案信息查閱室，有完善的檔案利用制度；第二，有全面完善和規(guī)范的1951年至今的檔案案卷目錄、歸檔文件目錄，和同步實(shí)現(xiàn)更新的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，保證了檔案的查全率和查準(zhǔn)率；第三，1951年至今的文書(shū)檔案通過(guò)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描方式，做到了信息數(shù)字化，不但更好地保護(hù)了紙質(zhì)檔案，而且通過(guò)系統(tǒng)查閱電子檔案，為檔案利用者查閱檔案提供了方便、快捷的服務(wù)。

1 高職院校檔案利用的主要類(lèi)型

1.1 為學(xué)院決策提供參考依據(jù)的黨群行政檔案

黨群行政檔案，是學(xué)院黨政部門(mén)長(zhǎng)期的工作中保留下的重要檔案材料。我院最早的黨群行政檔案要追溯到1951年，具有珍貴的保存價(jià)值?，F(xiàn)任的領(lǐng)導(dǎo)班子在制定學(xué)院的政策法規(guī)或商量一項(xiàng)議題時(shí)，往年的工作會(huì)議紀(jì)要、文件等，往往是參考的重要依據(jù)。因此，學(xué)院的黨群行政檔案，是領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常查閱的重點(diǎn)檔案之一。例如，2016年學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子在商議某一問(wèn)題時(shí)，查閱了1993年-1998年的學(xué)院辦公會(huì)議記錄和黨委會(huì)記錄，為解決問(wèn)題提供了有力的參考依據(jù)。2016年4月，我院某退休職工質(zhì)疑退休工資待遇問(wèn)題，人事處領(lǐng)導(dǎo)和離退休辦公室領(lǐng)導(dǎo)查閱了1990--2005年院長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄，查到了原始材料，駁回了職工不合理的訴求。2017年3月，為解決學(xué)院大集體退休職工退休工資問(wèn)題，后勤集團(tuán)多次來(lái)檔案室查閱了綜合商店和生活服務(wù)公司通知、審計(jì)報(bào)告等相關(guān)文件。

1.2 為學(xué)院建設(shè)及職工服務(wù)的財(cái)務(wù)檔案

財(cái)務(wù)檔案主要是財(cái)務(wù)憑證和賬簿，報(bào)表，在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)檔案查閱頻率很高。如日常工作中，財(cái)務(wù)處往往要對(duì)以前的憑證和賬簿進(jìn)行查詢，再如，經(jīng)常有在職、自動(dòng)離職或退休人員對(duì)自己的工資有疑問(wèn)，到財(cái)務(wù)處來(lái)問(wèn)詢工資發(fā)放問(wèn)題，學(xué)院人事處、財(cái)務(wù)處工作人員經(jīng)常到檔案室查閱賬簿、憑證，工資冊(cè)檔案，以檔案來(lái)作為解答職工疑問(wèn)的依據(jù)。此外，財(cái)務(wù)檔案作為歷史見(jiàn)證，還能為單位發(fā)展建設(shè)起到重要的作用。如，2016年5月我院工業(yè)中心到檔案室借閱1970年代購(gòu)置機(jī)床發(fā)票，因?yàn)楣I(yè)中心即將要處理一批報(bào)廢機(jī)床，市政府有規(guī)定，處理該報(bào)廢機(jī)床時(shí)，憑以前的購(gòu)買(mǎi)發(fā)票可以免稅數(shù)萬(wàn)元，在檔案員的幫助下，工業(yè)中心財(cái)會(huì)人員順利查到了70年代購(gòu)置機(jī)床的發(fā)票原件，為學(xué)院免除了數(shù)萬(wàn)元的稅款。

1.3 為基建維修改造工作服務(wù)的基建檔案

基建檔案中利用頻率較高的主要是一些施工圖紙，包括電施圖，水施圖，結(jié)施圖等，如果沒(méi)有，則給維修帶來(lái)相當(dāng)大的難度，近些年學(xué)院經(jīng)常對(duì)教學(xué)樓、學(xué)生宿舍、車(chē)間、實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行維修改造，因此，基建處常到檔案室查閱教學(xué)樓建施圖，學(xué)生宿舍建筑施工圖、竣工圖，車(chē)間、實(shí)驗(yàn)室建筑施工圖等圖紙，2016年，我院的實(shí)訓(xùn)室改造維修，水上仿真568艦的實(shí)訓(xùn)室維修以及老教學(xué)樓翻修中，基建檔案發(fā)揮了重要作用。2017年3月，我院某實(shí)訓(xùn)室電路要進(jìn)行維修，基建處工作人員來(lái)到檔案室，查閱了該實(shí)訓(xùn)室的電施圖，很快就將實(shí)訓(xùn)室的電路維修好?；n案在學(xué)院基建設(shè)施的維修改造中發(fā)揮了重要作用。

1.4 為教學(xué)服務(wù)的設(shè)備檔案和科研檔案

設(shè)備檔案主要為學(xué)院購(gòu)入的各種大中型設(shè)備的檔案，我院的設(shè)備檔案利用頻率較高的主要是一些設(shè)備的相關(guān)合同、使用說(shuō)明書(shū)，如高壓用電合同、電梯銷(xiāo)售及安裝合同。設(shè)備檔案在學(xué)院的教學(xué)工作中也十分重要。2014年6月，我院機(jī)械工程學(xué)院有一個(gè)機(jī)械操作的軟件，是某家企業(yè)贈(zèng)與的，價(jià)值約80余萬(wàn)元，本來(lái)已經(jīng)安裝好，不料由于電腦故障，無(wú)法打開(kāi)，需要重裝，因此從檔案室借出軟件和說(shuō)明書(shū)，安裝后順利運(yùn)行，試想如若沒(méi)有設(shè)備檔案，這么昂貴的軟件就完全不能在教學(xué)中使用，將造成極大的損失?？蒲袡n案主要為學(xué)院教師的各項(xiàng)科研課題，相關(guān)教師常常借閱。設(shè)備檔案和科研檔案在學(xué)院的教學(xué)及日常工作中發(fā)揮了積極作用。

1.5 為學(xué)院畢業(yè)生服務(wù)的學(xué)生學(xué)籍檔案

學(xué)院的學(xué)生學(xué)籍檔案在為畢業(yè)生服務(wù)方面發(fā)揮了積極作用。經(jīng)常有學(xué)院往屆畢業(yè)生來(lái)學(xué)校查詢學(xué)籍卡和招生檔案，上海、深圳等一些一線城市在辦理畢業(yè)生入戶或買(mǎi)房手續(xù)時(shí)需要提供原始招錄文件的復(fù)印件，檔案室工作人員幫助畢業(yè)生找到需要的檔案，為畢業(yè)生解決了大問(wèn)題。多年來(lái)，檔案室已經(jīng)幫助百余名往屆畢業(yè)生補(bǔ)辦包括新生錄取名冊(cè)、學(xué)籍卡、畢業(yè)生派遣方案等在內(nèi)的畢業(yè)生學(xué)籍檔案。

1.6 為教職工服務(wù)的人事檔案

我院檔案室不僅管理文書(shū)檔案，而且還管理學(xué)院職工的人事檔案。人事檔案關(guān)系著職工的切身利益，并具有較高的法定效力，使用頻率很高。人事處干事經(jīng)常到檔案室對(duì)職工檔案進(jìn)行查詢，主要為職工結(jié)婚證或獨(dú)生子女證遺失需要補(bǔ)辦的，工資或退休金發(fā)放有疑問(wèn)的，需要進(jìn)行職稱評(píng)審以及干部提拔任用的。2016年我院家屬區(qū)拆遷工作正式啟動(dòng)，一年多來(lái)，因涉及到房屋過(guò)戶，人事處及琴臺(tái)公證處工作人員到檔案室查閱了近兩百名職工的人事檔案資料，了解社會(huì)關(guān)系情況，幫助職工解決了拆遷問(wèn)題。2017年4月，我院600多名在職職工及700名退休職工要進(jìn)社保，我院檔案室工作人員會(huì)同人事處、離退休辦公室工作人員一起對(duì)1千多名職工的檔案進(jìn)行了一一核對(duì)查詢，查出其出生時(shí)間、參工時(shí)間，退休職工還要查出退休時(shí)間，人事檔案利用工作為學(xué)院職工順利進(jìn)社保系統(tǒng)發(fā)揮了重要作用。

此外，檔案室還管理學(xué)院中層干部的人事檔案，組織部干事經(jīng)常到檔案室對(duì)中層干部檔案進(jìn)行查詢，主要為干部專(zhuān)審以及干部提拔。2014年元月，我院人事檔案順利通過(guò)省檔案局副高及副處以上干部人事檔案檢查，并被評(píng)為“優(yōu)秀”。2015年7月，檔案室會(huì)同組織部、人事處同志經(jīng)過(guò)大半年以及暑期加班工作，完成了學(xué)院中層干部檔案專(zhuān)審工作，專(zhuān)審表對(duì)中層干部的“三齡兩歷一身份”進(jìn)行了審核界定，為中層干部人事檔案的管理和利用打下了良好的基礎(chǔ)。

1.7 為迎接上級(jí)檢查需要查閱的各類(lèi)檔案

此外，近幾年，上級(jí)單位各種檢查較多，需要臨時(shí)查閱檔案的頻率越來(lái)越高。如，為迎接檢查，院辦來(lái)檔案室借閱學(xué)院的土地證、房產(chǎn)證；監(jiān)審處來(lái)查閱審計(jì)報(bào)告；學(xué)院財(cái)務(wù)處到檔案室借閱某年全年賬簿、憑證，數(shù)量達(dá)到數(shù)百份；2016年10月，為迎接上級(jí)巡視組檢查，組織部、院辦工作人員來(lái)檔案室借閱數(shù)十份上級(jí)發(fā)放的黨委及行政文件。一般來(lái)說(shuō)，這種情況下需要的檔案都具備時(shí)間緊、任務(wù)急，數(shù)量大的特點(diǎn)，對(duì)檔案室的工作提出了更高的要求。由此可見(jiàn)，檔案在學(xué)院的各項(xiàng)工作中發(fā)揮著重要的作用。

雖然我們的檔案利用工作取得了一些成績(jī)，但還存在這一些問(wèn)題，如檔案系統(tǒng)不穩(wěn)定的問(wèn)題，檔案查詢系統(tǒng)壞了打不開(kāi)，用不了的時(shí)候就得翻閱紙質(zhì)目錄，特別影響工作效率。下面，筆者就如何深化檔案利用，談?wù)勔恍┓椒ā?/p>

2 如何深化檔案利用工作

2.1 大力開(kāi)展檔案宣傳工作

目前高校檔案室針對(duì)檔案工作以及檔案知識(shí)方面的宣傳還很不夠，導(dǎo)致廣大教職工對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，檔案收集過(guò)程中，一部分兼職檔案員不夠重視，往往拖延至截止日期，而且材料也不齊全，檔案內(nèi)容的不全也影響日后檔案的利用。因此，我們可以通過(guò)開(kāi)辦檔案知識(shí)宣傳教育講座，普及高校檔案室的收藏內(nèi)容、查找方式、借閱流程等知識(shí)，提高大家認(rèn)識(shí)檔案、重視檔案、利用檔案的意識(shí)。

2.2 改進(jìn)館藏方式并對(duì)應(yīng)電子查詢

我院檔案工作目標(biāo)管理晉升省一級(jí)之后，我院文書(shū)檔案的館藏排列方式進(jìn)一步科學(xué)化，文書(shū)檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、財(cái)會(huì)、出版、照片、實(shí)物、光盤(pán)、印章等門(mén)類(lèi)，在大類(lèi)中再按自然年份排列，并依據(jù)其內(nèi)容分為永久、30年、10年檔案，并對(duì)應(yīng)相應(yīng)的電子查詢系統(tǒng)。而學(xué)院在職職工的人事檔案，則由姓氏筆劃排序、部門(mén)排序轉(zhuǎn)變?yōu)橐孕盏氖鬃帜钙匆魹樾驍[放入人事檔案庫(kù)房，退休人員檔案和已故人員檔案分別按照退休和故去的時(shí)間順序排列入庫(kù)，再將職工名和相對(duì)應(yīng)的檔案號(hào)輸入到電腦上，做成在職職工、退休職工、已故職工三類(lèi)的EXCEL表格，查找利用起來(lái)非常方便。

2.3 創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式

目前，我院的文書(shū)檔案和人事檔案，由紙質(zhì)目錄查閱到電腦查詢，快捷、方便、效率高，從無(wú)系統(tǒng)到有系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案到電子檔案，實(shí)現(xiàn)存量信息化、增量電子化。但是，我們的檔案利用服務(wù)方式還可以提升。目前一些高校使用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，進(jìn)一步提高了信息處理速度與工作效率，改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活模式。我院今年開(kāi)發(fā)了辦公OA系統(tǒng)。利用校園網(wǎng)開(kāi)展網(wǎng)上辦公，OA系統(tǒng)掛接了檔案查詢模塊，開(kāi)展在線服務(wù)，網(wǎng)上辦公，免去查閱者四處簽字蓋章之勞，領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室，如在外開(kāi)會(huì)時(shí)，也可以利用手機(jī)辦公，大大提高了工作效率。再如建立學(xué)院微信公眾平臺(tái)，平臺(tái)上鏈接檔案服務(wù)系統(tǒng)，讓關(guān)注者隨時(shí)都可以了解學(xué)校的檔案方面的服務(wù)，既方便了利用者，也擴(kuò)大了影響。由于檔案新的利用方式更多地是借助電腦系統(tǒng)，因此保持系統(tǒng)的穩(wěn)定是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，同時(shí)，也要注意檔案信息安全問(wèn)題，另外，要想使用好系統(tǒng)，也要加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)兼職檔案員的培訓(xùn)，走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。

3 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，在新形勢(shì)下高職院校要想提高檔案利用效率，深化檔案利用，就必須提高檔案員的專(zhuān)業(yè)水平，做好檔案的各項(xiàng)整合工作，積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，讓檔案工作為學(xué)院的建設(shè)發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

1 劉梅.高校檔案利用現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)[J].蘭臺(tái)世界，2007(7).

2 劉社文.高校檔案利用障礙及對(duì)策分析[J].云南檔案，2012(9).

3 王冬英.干部人事檔案工作創(chuàng)新之我見(jiàn)[J].企業(yè)家天地，2010.

OnDeepeningUtilizationofArchivesinVocationalColleges

SUNFei

(Wuhan institute of shipbuilding technology,Wuhan 430050,China)

Combining with the practice of archives work in higher vocational colleges, this paper discusses several main types of file utilization and how to deepenarchives utilization by vigorously carrying out archives propaganda work, improving collection mode and corresponding electronic query, and innovating archives utilization service method.

higher vocational colleges;archives utilization;type;deepen

G271

A

1671-8100(2017)04-0085-03

2017-05-12

孫 菲，女，主要從事圖書(shū)情報(bào)管理方面的教學(xué)和科研工作。

(責(zé)任編輯：譚銀元)