張建銘 王春曉 鄧文榮

（中國工程物理研究院流體物理研究所綿陽621900）

基層需要的多途徑檔案管理方式探討

張建銘 王春曉 鄧文榮

（中國工程物理研究院流體物理研究所綿陽621900）

本文通過開展網(wǎng)上問卷調(diào)查的方式，對單位科研課題檔案管理狀況進(jìn)行了調(diào)查。結(jié)果顯示科研人員認(rèn)為歸檔是科研活動的重要環(huán)節(jié)，課題完成后需按要求和程序進(jìn)行歸檔，單位應(yīng)該有組織、有計(jì)劃地開展檔案信息化工作。根據(jù)需求對檔案管理方式變革進(jìn)行了分析探索，對加強(qiáng)檔案信息化管理工作、促進(jìn)電子文件收集歸檔、提高檔案利用效率具有積極作用。

問卷調(diào)查檔案管理檔案信息化

G271

A

2017-05-22

科技檔案是科研單位在從事科研活動中按照歸檔要求整理后形成的、具有保存價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、聲像、圖表、電子文件等各種載體，是歷代科研人員從事科研活動中知識和技術(shù)的積累，是單位的寶貴財(cái)富。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，各種類型的電子文件越來越多，管理工作越來越困難，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到不同程度的影響。為掌握科研人員對檔案的價(jià)值、收集、管理、利用的了解程度，持續(xù)改進(jìn)檔案管理工作，更好地服務(wù)科研生產(chǎn)，我們在全所范圍內(nèi)組織策劃了一次科研檔案管理工作網(wǎng)上問卷調(diào)查活動，對科研基層需求的檔案利用管理方式進(jìn)行了探討。

結(jié)果顯示，參與調(diào)查人員普遍認(rèn)為檔案歸檔是科研活動的重要環(huán)節(jié)，課題完成后需按單位檔案工作要求和程序進(jìn)行歸檔。總體上，科研檔案利用率明顯偏低，檔案管理信息化程度低、利用方式落后是影響利用的主要因素。單位應(yīng)有計(jì)劃地組織開展檔案信息化工作，促進(jìn)電子文件收集歸檔，對提高科研檔案的利用有積極作用。

一、問卷設(shè)計(jì)及調(diào)查開展主要情況

檔案業(yè)務(wù)工作包括收集歸檔、整理、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)、移交、銷毀八個(gè)環(huán)節(jié)。根據(jù)調(diào)查對象和目的，本次調(diào)查僅涉及檔案管理的收集、整理和利用環(huán)節(jié)。調(diào)查問卷共設(shè)計(jì)十個(gè)選擇性問題，一個(gè)開放性問題，內(nèi)容包括檔案利用狀況、對歸檔的認(rèn)識、開展檔案資源信息化的必要性等。本次采用網(wǎng)上答題方式，技術(shù)人員采用SQLServer數(shù)據(jù)庫和ASP技術(shù)開發(fā)完成了B/S結(jié)構(gòu)的調(diào)查問卷制作，可以同時(shí)在網(wǎng)上完成答題、實(shí)時(shí)查詢及結(jié)果統(tǒng)計(jì)?；顒訌?016年11月21日-12月25日，在單位B網(wǎng)（用戶774人）公開進(jìn)行。調(diào)查期間采用通知、發(fā)郵件等方式通知到全所用戶，每個(gè)用戶可參與投票一次，對每題4—6個(gè)選項(xiàng)可進(jìn)行多選。經(jīng)過為期一個(gè)月的調(diào)查，點(diǎn)擊306人次，答卷人數(shù)79人次，提出20條意見和建議。

二、調(diào)查結(jié)果及統(tǒng)計(jì)分析

1.關(guān)注人群對檔案管理認(rèn)識分析。全所B網(wǎng)用戶774人，參與調(diào)查79人次，占10.21%。全所正高職稱72人，參與7人，占9.72%；副高級職稱196人，參與33人，占16.84%；中級職稱275人，參與30人，占10.91%。結(jié)果顯示，職工對檔案管理關(guān)注度偏低，副高職稱人員對調(diào)查關(guān)注明顯高于均值，該部分人員主要是課題負(fù)責(zé)人和重要管理崗位人員。

從調(diào)查人員回答情況看，81%的人員清楚“課題完成后需按單位檔案工作要求和程序進(jìn)行歸檔”，11%還認(rèn)為“歸檔情況應(yīng)納入科研管理活動，實(shí)行獎罰制度”，同時(shí)還有8%認(rèn)為歸檔是管理部門和其他人的事，與自己無關(guān)。91%認(rèn)為“歸檔是科研活動的重要環(huán)節(jié)，是科研課題是否完成的標(biāo)志，有價(jià)值的科技資料要整理歸檔”，但是對“歸檔是做好科技檔案工作的基礎(chǔ)和起點(diǎn)”“歸檔是維護(hù)國家、單位科技秘密的保證”“歸檔是貫徹集中統(tǒng)一保管的主要措施”僅為10%。調(diào)查人員對檔案“憑證價(jià)值”“歷史參考價(jià)值”“技術(shù)情報(bào)價(jià)值”都有一定的認(rèn)識，分別為25%、27%和38%。僅10%選擇“不知道，我對檔案知識了解很少”。

2.檔案借閱和利用滿意情況。從檔案利用的目的、頻率和滿意程度結(jié)果顯示，利用目的主要是工作查考（包括立項(xiàng)、開題論證所需），檔案利用偏低，對檔案利用滿意程度結(jié)果顯示，滿意為17%、較滿意為53%、不滿意30%。對不滿意的原因進(jìn)一步調(diào)查顯示，76%認(rèn)為檔案管理信息化程度低，方式落后；19%認(rèn)為檔案查找困難。對未查到檔案進(jìn)一步調(diào)查顯示借閱人不能提供有效信息、檢索方式落后、相關(guān)檔案未移交到檔案室占98%。檔案人員原因造成的不滿意僅占2%。

3.對開展檔案管理工作的建議。關(guān)于如何開展檔案工作，46%認(rèn)為完成一件事項(xiàng)，將資料整理完畢后移交檔案室；22%認(rèn)為歸檔工作是動態(tài)的，在科研課題結(jié)題后3個(gè)月內(nèi)完成；16%認(rèn)為有計(jì)劃開展，每年定期統(tǒng)一移交上一年度完成課題文件資料；也有16%不希望任何資料存在手上，收到文件后立即移交檔案室。

對于開展檔案資源信息化的必要性，92%認(rèn)為單位檔案信息化是必要的，僅有8%認(rèn)為建設(shè)成本高、保密風(fēng)險(xiǎn)等沒必要開展。對于了解檔案知識的方式，53%選擇定期培訓(xùn)，其他方式也有選擇。

三、檔案管理和利用方式變革分析

通過本次調(diào)查活動及結(jié)果顯示，科研人員對科技檔案的價(jià)值和歸檔的重要意義認(rèn)識清楚，91%認(rèn)為歸檔是科研活動的重要環(huán)節(jié)，是科研課題是否完成的標(biāo)志，有價(jià)值的科技資料要整理歸檔?？傮w上，關(guān)注檔案的人員比例偏低，利用率偏低，利用人員基本滿意。信息化程度低、檢索方式落后、相關(guān)資料未歸檔是影響滿意度的主要原因。

參與調(diào)查人員提出了“開展檔案資源信息化”的需求，該結(jié)果與檔案管理工作的行業(yè)發(fā)展形勢一致。在電子文件大量生成和無紙化辦公管理的新形勢下，電子文件的歸檔管理越來越重要。傳統(tǒng)檔案室紙質(zhì)檔案的接收、整理方式已不能滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求，管理應(yīng)提前介入到文件的形成和流轉(zhuǎn)過程中，組建一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案收集、管理和利用體系，才能做好新形勢下的檔案管理工作，提高檔案關(guān)注度、用戶的利用率和滿意度。

1.規(guī)范文件流轉(zhuǎn)管理，建立覆蓋全員的電子文檔管控體系。管理部門需要將電子文件管理流程進(jìn)一步細(xì)化，依據(jù)文件管理辦法和科研項(xiàng)目技術(shù)文件審批程序、實(shí)施的程序文件要求，梳理和優(yōu)化科研項(xiàng)目文件產(chǎn)生、檔案利用全程管理和關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)，形成以項(xiàng)目管理為主線的層級式文檔控制體系和文檔一體化管理控制流程。

體系的建設(shè)應(yīng)參照質(zhì)量、安全、保密體系的建設(shè)，由管理部門牽頭，組織管理、檔案、信息化、科研室等所內(nèi)涉及文件產(chǎn)生、管理的相關(guān)部門制定體系管理文件和作業(yè)程序文件，形成各類課題的歸檔范圍、保管期限表和文件材料分類方案，明確區(qū)別具有長期的保存和利用價(jià)值的電子文件、在各系統(tǒng)中運(yùn)行短期保存電子文件和個(gè)人工作機(jī)上的過程性文件。要求應(yīng)具體到某份文件是否需要?dú)w檔、歸檔文件保管期限劃定以及文件所屬類別判斷等。體系的良性運(yùn)轉(zhuǎn)離不開專業(yè)數(shù)字化檔案室管理隊(duì)伍建設(shè)——管理人員專業(yè)化、職責(zé)分工明確化，隊(duì)伍包括：專業(yè)檔案管理人員、檔案信息技術(shù)管理人員、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理、日常運(yùn)行維護(hù)人員等。單位應(yīng)根據(jù)科研能力、發(fā)展規(guī)模，配套檔案管理人員發(fā)展規(guī)模，依據(jù)數(shù)字化檔案室的管理需求按計(jì)劃引進(jìn)相關(guān)專業(yè)人員，達(dá)到隊(duì)伍年齡梯度恰當(dāng)、人員配置合理的結(jié)構(gòu)狀態(tài)。并借用保密、質(zhì)量體系獎懲機(jī)制，將制度常規(guī)化，對于維持、提高檔案隊(duì)伍的素質(zhì)具有促進(jìn)作用。

2.規(guī)范電子文件的歸檔與管理，提高檔案利用效率。單位組織建成檔案管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)考慮“原生性電子文件”的歸檔與管理設(shè)計(jì)，電子文件的產(chǎn)生是必須依賴信息技術(shù)或者系統(tǒng)，是電子信息技術(shù)下的系統(tǒng)工程，與用信息技術(shù)管理手段管理傳統(tǒng)檔案有明顯區(qū)別[1]。只有按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）的規(guī)定，將來源于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件進(jìn)行采集，實(shí)現(xiàn)電子文件的歸檔流程和電子檔案的封裝流程，封裝固化后的電子檔案，可正式納入電子檔案管理系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線和遠(yuǎn)程借閱利用服務(wù)，才能從根本上解決檔案的高效利用問題。

目前，我所檔案室已完成大部分檔案的目錄編制工作，目錄采集使用了幾個(gè)檔案管理系統(tǒng)，檔案分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，錄入的目錄數(shù)據(jù)難以有效整合。落后的檢索方式嚴(yán)重影響檔案利用效率，成為影響科研人員利用檔案的積極性和滿意度的主要因素。當(dāng)前應(yīng)先規(guī)范電子文件的歸檔管理，解決增量文件的電子檔案采集工作。對于傳統(tǒng)存量檔案，可先行上傳目錄，可開展已數(shù)字化的部分科技檔案數(shù)據(jù)檢查、讀取、建庫、權(quán)限設(shè)置和掛接利用工作，對電子化檔案同時(shí)接收電子檔案輸出存檔，對未數(shù)字化部分檔案進(jìn)行規(guī)范化整理和數(shù)字化加工，同時(shí)完成全文上傳工作。兩者結(jié)合起來，逐步進(jìn)入“增量電子化”、“存量數(shù)字化”檔案管理新模式。

3.檔案的利用還需要組織檔案應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)工作。對開展檔案資源信息化的必要性調(diào)查顯示，科研人員對文件在線歸檔、檔案在線利用的需求較為強(qiáng)烈。檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是解決上述問題的主要措施，單位應(yīng)有計(jì)劃、有組織地開展檔案資源應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)工作，系統(tǒng)解決辦公自動化系統(tǒng)、其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸問題，實(shí)現(xiàn)原生電子檔案的在線歸檔和管理。我所目前在用的兩套檔案管理系統(tǒng)均達(dá)不到在線收集、查閱和利用的需求，單位應(yīng)考慮檔案的核心應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，建設(shè)覆蓋“歸檔單位—檔案室—利用者”三大層次用戶、滿足“在線文件接收—檔案管理—在線利用”三大主要功能、涵蓋“電子文件—檔案目錄—檔案全文”三大層次的數(shù)據(jù)資源。

系統(tǒng)由歸檔單位電子文件管理、電子文件數(shù)據(jù)交換平臺、檔案管理工作流引擎、電子文件元數(shù)據(jù)管理、檔案存儲管理、數(shù)字檔案室管控中心、數(shù)字資源保護(hù)決策支持、數(shù)據(jù)訪問控制、檔案信息利用服務(wù)平臺等多個(gè)子系統(tǒng)（或模塊）組成的數(shù)字化管理應(yīng)用系統(tǒng)。通過以上措施和查閱訪問權(quán)限的設(shè)置，可逐步實(shí)現(xiàn)全所“智慧型檔案室”的建設(shè)及管理工作。

[1] 鄒杰.《歸檔文件整理規(guī)則》對電子文件整理一般要求的適用（之六）[J].中國檔案,2017（3）：26-28.