楊琴原 羅洪光

湖南工程學(xué)院

以湖南工程為學(xué)院為例，談中外合作辦學(xué)試點評估檔案的管理

楊琴原 羅洪光

湖南工程學(xué)院

以湖南工程為學(xué)院為例，圍繞中外合作辦學(xué)試點評估檔案的內(nèi)容，談參評單位做好試點評估檔案管理的幾點思考：強化檔案意識，重視檔案管理；打造優(yōu)秀的檔案管理隊伍；建立健全的檔案管理制度；集中管理和分散管理相結(jié)合；注重收集和整理，做到及時歸檔。

中外合作辦學(xué)；試點評估檔案；內(nèi)容；管理

根據(jù)《教育部辦公廳關(guān)于開展中外合作辦學(xué)評估工作的通知》(教外廳[2009]1號)文件精神，為進一步加強對中外合作辦學(xué)的規(guī)范管理，促進依法辦學(xué)，提高中外合作辦學(xué)水平和可持續(xù)發(fā)展能力，教育部決定組織開展中外合作辦學(xué)評估。評估目的是督促中外合作辦學(xué)堅持引進優(yōu)質(zhì)教育資源的法規(guī)原則和政策導(dǎo)向，增強我國教育機構(gòu)吸收、利用優(yōu)質(zhì)教育資源和創(chuàng)新能力，維護學(xué)生及其他相關(guān)主體的合法權(quán)益，推動形成辦學(xué)者自律、社會監(jiān)督、政府監(jiān)管相結(jié)合的中外合作辦學(xué)管理機制，逐步建立具有較廣泛社會公信力的中外合作辦學(xué)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和保障體系。

湖南工程學(xué)院與英國高地與島嶼大學(xué)合作舉辦的機械設(shè)計制造及其自動化和電氣工程及其自動化兩個本科項目，已分別于2015年和2016年通過教育部中外合作辦學(xué)評估。筆者有幸參與了項目評估材料的收集和整理工作，從中得到了一些體會。本文圍繞中外合作辦學(xué)項目試點評估(以下簡稱試點評估)工作參評單位形成的檔案內(nèi)容以及檔案的管理進行探討。

一、試點評估檔案的內(nèi)容

第一類：接收的上級主管部門的文件、規(guī)定、通知等材料。這類文件是評估的依據(jù)性文件，說明了為什么要評估，如何去評估以及評估的結(jié)果等內(nèi)容。主要包含四個方面：一是規(guī)范中外合作辦學(xué)的主要政策文件，如《中華人民共和國中外合作辦學(xué)條例》；二是評估依據(jù)文件，如《教育部辦公廳關(guān)于開展中外合作辦學(xué)評估工作的通知》；三是評估過程中指導(dǎo)性文件、通知，如《教育部關(guān)于中外合作辦學(xué)評估試點工作報送自評材料的通知》；四是公布評估結(jié)果的文件、通知，如《教育部關(guān)于發(fā)送中外合作辦學(xué)評估試點結(jié)果的通知》等。

第二類：評估過程中形成的《自評報告》和附表中的《匯總表》的相關(guān)數(shù)據(jù)材料。這是項目參評單位上報的重要材料，也是教育行政主管部門、同行專家評價的主要依據(jù)，社會評價、網(wǎng)上公示的主要內(nèi)容。參評單位依據(jù)中外合作辦學(xué)過程中的檔案材料對照評估指標(biāo)體系，把過去所做的工作進行系統(tǒng)而準(zhǔn)確地表述。

《自評報告》需要填寫五部分內(nèi)容：一是基本情況信息，包含項目信息和最新一屆學(xué)生培養(yǎng)方案課程信息統(tǒng)計、師生人員信息統(tǒng)計、教學(xué)資源、經(jīng)費籌措與管理。二是3000以內(nèi)的辦學(xué)情況簡介，重點闡述辦學(xué)規(guī)范性、優(yōu)質(zhì)資源引進情況、培養(yǎng)質(zhì)量及辦學(xué)效益等方面的特色及優(yōu)勢，問題與不足。三是辦學(xué)情況自查。對照“評估指標(biāo)體系”，對相應(yīng)指標(biāo)的客觀現(xiàn)實工作事實和履行情況進行客觀陳述。說明自評過程，特別是中外合作辦學(xué)各方利益主體參與單位自評工作情況、合作辦學(xué)協(xié)議的履行情況，項目的人事管理財務(wù)管理以及教學(xué)管理等管理狀況。四是培養(yǎng)方案執(zhí)行情況。對照評估指標(biāo)體系中關(guān)于培養(yǎng)方案的執(zhí)行情況進行客觀陳述，說明中外合作辦學(xué)各方利益主體在實際辦學(xué)中執(zhí)行培養(yǎng)方案情況，自評時發(fā)現(xiàn)關(guān)于執(zhí)行培養(yǎng)方案存在的主要問題及整改措施。五是分項自我評價。參評單位對照“辦學(xué)情況自查表”，對“評估體系”中的各指標(biāo)進行優(yōu)秀、合格、不合格的自我評價。

附表中的《匯總表》一共有七個附表：《最新一屆學(xué)生培養(yǎng)方案課程信息一覽表》，《最新一屆學(xué)生培養(yǎng)方案教材信息一覽表》，《近兩年師資培訓(xùn)活動情況匯總表》，《統(tǒng)招錄取分?jǐn)?shù)信息統(tǒng)計表》等。

這部分內(nèi)容是整個評估材料的核心所在，直接關(guān)系到評估的結(jié)果。

第三類：參評單位自評報告、匯總表的支撐材料和佐證材料。這類檔案內(nèi)容相當(dāng)?shù)亩?，涉及的部門也很多。像我校在報送2016年電氣工程及其自動化項目評估材料時，需要提交的支撐材料有：項目的行政審批文件、審批時報送的《中外合作辦學(xué)協(xié)議》、最新《合作辦學(xué)協(xié)議》，協(xié)議變更情況表，審批時報送的人才培養(yǎng)方案，2015年秋季招生簡章，最近一個年度的《財務(wù)會計報告》和《財務(wù)審計報告》，外方合作者對合作辦學(xué)的評價意見，中外方《辦學(xué)信息誠信承諾書》，中外方學(xué)位證書樣版等。

二、試點評估檔案管理的思考

1、強化檔案意識，重視檔案管理

高校檔案工作是一項基礎(chǔ)性的管理工作，也是服務(wù)于教學(xué)的一項工作。搞好檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。我校檔案工作由學(xué)校校長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)校成立檔案工作委員會，校屬各部門由一名負(fù)責(zé)人分管本部門的檔案工作，并配備一至二名專(兼)職檔案工作人員?；緦崿F(xiàn)了各類檔案的集中統(tǒng)一管理，保證了各單位檔案收集的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。檔案工作納入了主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的崗位責(zé)任制，落實了職責(zé)范圍，并作為機關(guān)部門年度考核的一項指標(biāo)，從而有效地保證了檔案工作規(guī)范、有序地開展。

2、打造優(yōu)秀的檔案管理隊伍

檔案入錄的及時與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。中外合作辦學(xué)在辦學(xué)的各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生大量的外文材料及特殊載體的非傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，為檔案管理者提出了更高的要求，需要一支優(yōu)秀的檔案管理隊伍。

一是增加了信息化的管理，將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結(jié)合共同管理。這要求檔案管理人員要加強計算機方面的知識，進行相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)，以提高工作效率和檔案信息化管理需要。試點評估檔案的形成主體具有多元性，如影響評估結(jié)論的因素有專家評價意見、學(xué)生滿意度調(diào)查情況、外方合作者對合作辦學(xué)的評價意見、社會聲譽調(diào)查情況等，這些檔案資料的形成大多依靠電子信息化，管理這類檔案必須要有紙質(zhì)和電子檔案的雙重備份。

二是要求檔案管理員具有一定的外語水平。試點評估檔案中有部分檔案是涉及到中外合作辦學(xué)的合作方。如：項目合作協(xié)議、外方合作者對合作辦學(xué)的評價意見、外方課程、學(xué)生外方學(xué)籍和成績等。為了提高中外文檔案互譯的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，具備一定的外語水平是檔案管理員必不可少的條件之一。

3、建立健全的檔案管理制度

建立健全的檔案管理制度是合作辦學(xué)檔案管理的重要保證。合作項目從開始運行階段，就會在雙方合作協(xié)議、教學(xué)管理、師資管理和學(xué)生管理等方面產(chǎn)生大量的文字材料，這就需要建立正式的檔案管理機構(gòu)，配備相關(guān)的檔案管理員，形成健全的檔案管理與利用等相關(guān)規(guī)章制度，使合作雙方在合作過程中行使權(quán)力、履行義務(wù)得到有效保障，從機制上規(guī)范檔案管理工作，確保管理工作落到實處，維護中外合作辦學(xué)雙方和受教育者的合法權(quán)益。

4、集中管理和分散管理相結(jié)合的管理模式

對于試點評估檔案的管理，根據(jù)檔案的內(nèi)容，采取集中管理和分散管理相結(jié)合的方式比較合適。

接收的上級主管部門的文件、規(guī)定、通知等這一類材料，適合集中管理。由接收文件部門按照辦畢文書進行歸檔，并適時將文件整理移交學(xué)校檔案室保存。

對于自評報告和匯總表的支撐、佐證材料，因檔案內(nèi)容多，涉及部門廣，為避免集中管理帶來的人力物力上的浪費，適合于存放各部門分散管理。學(xué)校檔案室提供的辦學(xué)資格審批文件，財務(wù)部門提供的財務(wù)經(jīng)費使用情況，教務(wù)部門提供的合作辦學(xué)教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中形成的教學(xué)培養(yǎng)方案、教材使用情況、學(xué)生學(xué)籍和成績等，在評估前，由外事辦牽頭將這些材料收集整理，待評估審核后，對應(yīng)該歸的檔材料移交學(xué)校檔案室統(tǒng)一管理，剩余材料由外事辦短期保存。

5、注重收集和整理，做到及時歸檔

注重收集和整理，做到及時歸檔，一是有利于文件的管理和安全，防止文件散亂丟失，二是有利于提高歸檔文件的質(zhì)量，保持檔案的齊全完整，三是方便對文件的查找利用。

從資料的收集整理到形成一套完整檔案是一個十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪^程。在試點評估檔案資料的準(zhǔn)備中，要從中外合作辦學(xué)項目申報階段的材料開始，一直到接受評估的這段時間，各種相關(guān)的資料準(zhǔn)備齊全。我校的機械設(shè)計及其自動化項目是2012年通過教育部審批的，2015年參與評估，就要準(zhǔn)備該項目2012年到2015年之間的所有相關(guān)材料。如體現(xiàn)參評單位辦學(xué)審批管理機構(gòu)文件、資金資產(chǎn)管理文件、招生和學(xué)籍管理文件、文憑證書管理文件、師資管理文件、教學(xué)管理等有關(guān)文件以及制度和合同的檔案復(fù)印件或原件材料。為避免在評估關(guān)鍵時刻臨時抱佛腳，在高校中外合作辦學(xué)評估中能提供全面真實反映學(xué)校辦學(xué)水平的檔案資料，在平時的工作中就要注意收集和整理各門類相關(guān)的檔案文件，做到及時歸檔。

綜上所述，做好中外合作辦學(xué)試點評估檔案的管理，要強化檔案意識，重視檔案管理，建立健全的檔案管理制度，提高檔案管理員素質(zhì)，把檔案的收集和整理工作納入到日常工作中，做到及時歸檔。這樣才能在高校中外合作辦學(xué)評估以及其他評估中，能提供全面、真實反映學(xué)校辦學(xué)水平的檔案資料，真正做到實事求是，講究實效，使得評估、檢查工作真正達(dá)到“以評促改、以評促建”的目的。

[1] 黃曉丹.中外合作辦學(xué)項目評估檔案的形成及特點初探.[J].蘭臺世界，2013，(12).

[2] 高墅.中外合作辦學(xué)模式下高校檔案管理現(xiàn)狀及改進.[J].蘭臺世界，2015，(05).

[3] 何心.中外合作辦學(xué)模式下高校中外互譯檔案的翻譯與管理初探.[J].蘭臺世界，2015，(04).

楊琴原，女，漢族，湖南邵東人，出生于1980年7月，湖南師范大學(xué)本科學(xué)歷，小教高級職稱，研究方向：中外合作辦學(xué)檔案管理。

湖南工程學(xué)院人才科研基金(15061)