文//劉彥彤

新時期檔案現(xiàn)代化管理

文//劉彥彤

隨著社會的發(fā)展和科技的進步，檔案管理現(xiàn)代化步伐也越來越快，檔案工作如何更好地借助現(xiàn)代化這個平臺來發(fā)展，是廣大檔案工作者必須認真面對的課題。

一、檔案管理現(xiàn)代化的必然性

1．檔案管理現(xiàn)代化是歷史發(fā)展的必然要求。隨著計算機技術、大容量信息存儲技術和網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展，利用計算機技術進行檔案管理日益普及，電子檔案日漸增多。檔案信息處理標準化不斷取得進展，從而與網(wǎng)絡技術結(jié)合，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

2．檔案管理現(xiàn)代化是我國現(xiàn)代化建設的必然要求。首先，檔案工作承擔收藏和保護我國歷史上各個時期形成的檔案的任務，這是負責管理國家寶貴歷史文化財富的重任，是造福子孫后代的長遠大計。其次，檔案工作擔負著直接為現(xiàn)代化建設服務的任務。

3．檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。應用現(xiàn)代科學技術成果，改善檔案保管條件，研究和發(fā)展檔案保護技術，已成為檔案部門的共識。檔案部門采用計算機技術進行檔案信息處理，建立和維護檔案信息數(shù)據(jù)庫等，有效地推進了檔案管理自動化的發(fā)展。

二、檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

新時期檔案管理現(xiàn)代化是一個相對的、動態(tài)的、發(fā)展的概念范疇，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時期檔案管理體系正逐漸形成和發(fā)展。

1．檔案工作技術現(xiàn)代化。是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、交流、傳遞等利用先進的科學技術，實現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及電子計算機技術、復制技術、縮微技術、聲像技術等。

2．檔案工作組織與管理現(xiàn)代化。首先，是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結(jié)合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次，是先進技術手段的應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。

3．檔案干部知識化。由于設備的現(xiàn)代化和管理的科學化，需要建立一支具有現(xiàn)代化科技知識的檔案專業(yè)干部隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進取的精神，還應懂得電子計算機的基本理論和基本技能，這樣才能適應檔案工作現(xiàn)代化的需要。

4．檔案資源信息化。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。一是檔案信息資源建設，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網(wǎng)絡建設和管理系統(tǒng)開發(fā)應用，建立檔案作息資源共享的技術支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案信息資源的共享化。

5．檔案保護現(xiàn)代化。隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術的廣泛應用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求。因此，以新型檔案載體為對象的檔案現(xiàn)代化，將成為今后研究的重點內(nèi)容。而且，它不僅研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內(nèi)容的安全性、真實性與完整性。

6．檔案管理標準化。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡和溝通更依賴于統(tǒng)一的標準與規(guī)范,如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規(guī)范來實現(xiàn)，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的開展。

三、檔案管理工作現(xiàn)代化的作用

利用計算機現(xiàn)代化設備，將使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實的科學研究和各方面利用檔案信息的中心。

縮微技術與計算機的廣泛運用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的存儲空間縮小，以計算機輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案信息，能確保檔案原件不受損壞，使之“延年益壽”。

建立計算機檢索終端，提供快速復印和復制服務。利用者從顯示屏幕上可迅速查閱到所需的檔案材料，獲得所需的復制本，給利用檔案創(chuàng)造極為方便的條件。

科技在迅猛發(fā)展，社會在不斷進步，檔案部門將站在新的起跑點，用新思路、新方法，全面推進檔案現(xiàn)代化、信息化建設，促進檔案事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展，為國家改革開放和現(xiàn)代化建設服務。

（作者單位：白山市江源區(qū)財政局）