黃思敏

（復(fù)旦大學(xué)附屬華山醫(yī)院 上海 200040）

新形勢(shì)下醫(yī)院文書(shū)檔案管理探討

黃思敏

（復(fù)旦大學(xué)附屬華山醫(yī)院 上海 200040）

醫(yī)院的文書(shū)檔案記載著歷史的發(fā)展過(guò)程，可以說(shuō)是醫(yī)院管理的重要環(huán)節(jié)，體現(xiàn)著醫(yī)院不同階段的重要活動(dòng)、重要人物與重要工作。醫(yī)院文書(shū)檔案的管理包括文書(shū)檔案整理、收集、立卷、查閱、歸檔與利用等。做好文書(shū)檔案的管理是改進(jìn)管理水平的要求，也是醫(yī)院管理規(guī)范化以及制度化的標(biāo)志。首先簡(jiǎn)要介紹醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題，并探討檔案管理的原則，最后在此基礎(chǔ)上分析新形勢(shì)下改進(jìn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的相關(guān)措施。

新形勢(shì) 醫(yī)院 文書(shū)檔案管理 問(wèn)題 措施

醫(yī)院文書(shū)檔案在發(fā)展建設(shè)過(guò)程當(dāng)中形成，真實(shí)記錄發(fā)展軌跡，能夠反映醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理以及業(yè)務(wù)素質(zhì)改進(jìn)等方面的措施與制度，對(duì)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并吸取教訓(xùn)，從而推動(dòng)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展有不容忽視的現(xiàn)實(shí)價(jià)值[1]30-33。

一、醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

1.重視程度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)醫(yī)院將醫(yī)療服務(wù)作為根本任務(wù)，對(duì)文書(shū)檔案管理的意識(shí)較為淡薄，普遍存在重業(yè)務(wù)、輕檔案的問(wèn)題。部分醫(yī)務(wù)人員認(rèn)為醫(yī)院的文書(shū)檔案管理非常簡(jiǎn)單，并沒(méi)有太多的技術(shù)含量以及利用價(jià)值，甚至認(rèn)為這項(xiàng)工作缺乏存在價(jià)值[2]37-38。由于文書(shū)檔案管理得不到足夠的重視，缺乏完善的考核機(jī)制，容易導(dǎo)致文書(shū)檔案資源開(kāi)發(fā)不足，利用率較低。

2.管理制度欠缺。醫(yī)院通常都會(huì)制定比較完善的管理制度，不過(guò)在文書(shū)檔案管理方面普遍缺乏明確要求以及管理模式，未能統(tǒng)一制定規(guī)章制度[3]45-46。這就使得文書(shū)檔案管理得不到應(yīng)有的重視，未能統(tǒng)一進(jìn)行整理收集，影響到文書(shū)檔案的收集效率，文書(shū)檔案管理以及信息管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，影響到文書(shū)檔案的完整性。

3.硬件投入不足。部分醫(yī)院消防設(shè)施、文書(shū)檔案室以及文書(shū)檔案設(shè)備未能達(dá)到檔案保管要求的標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，文書(shū)檔案的管理技術(shù)也比較落后，影響到文書(shū)檔案管理的改進(jìn)[4]37-38。隨著當(dāng)前經(jīng)濟(jì)技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，醫(yī)院管理當(dāng)中計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得到廣泛應(yīng)用，過(guò)去文書(shū)檔案管理已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)代醫(yī)院發(fā)展的需要。不過(guò)受經(jīng)濟(jì)條件等因素的制約，醫(yī)院文書(shū)檔案管理方面的資金投入?yún)T乏，影響到文書(shū)檔案的現(xiàn)代化進(jìn)程[5]24-25。

二、醫(yī)院文書(shū)檔案管理的原則

1.規(guī)范化原則。根據(jù)醫(yī)院的文書(shū)檔案資料鑒定、收集、保管、管理以及利用等事項(xiàng)，要建立一套統(tǒng)一規(guī)范的管理流程，主要包括以下方面：統(tǒng)一規(guī)范立卷歸檔，嚴(yán)格控制立卷歸檔的完整性以及時(shí)效性，重點(diǎn)做好立卷歸檔管理，合理分工協(xié)作立卷工作，并以實(shí)踐性以及科學(xué)性作為原則來(lái)劃分醫(yī)院文書(shū)檔案的保管期限[6]1130；統(tǒng)一規(guī)范工作流程，執(zhí)行檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，檢查檔案管理的不同環(huán)節(jié)，保證檔案材料的系統(tǒng)化；統(tǒng)一規(guī)范操作技術(shù)，無(wú)論紙質(zhì)檔案管理或者是電子檔案的管理，都需要根據(jù)一定的工作技巧以及工作方法完成。

2.標(biāo)準(zhǔn)化原則。大多數(shù)的醫(yī)院文書(shū)檔案是從公文轉(zhuǎn)化過(guò)來(lái)的，因此做好公文管理可以說(shuō)是做好醫(yī)院文書(shū)檔案管理重要的基礎(chǔ)與前提[7]105-106。為改進(jìn)公文管理的效率，需要嚴(yán)格把握公文質(zhì)量，統(tǒng)一制定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化管理，主要內(nèi)容包括：選用優(yōu)質(zhì)公文紙，尺寸幅面要符合政府規(guī)定，公文的制發(fā)需要履行簽發(fā)手續(xù)，并且滿足審批的權(quán)限，標(biāo)注明確公文的日期；不同形式的公文，比如繕印公文、草擬公文以及公文記錄等，需要字跡鮮明清晰，從而有利于長(zhǎng)期保存；公文的格式需要規(guī)范，有利于使用現(xiàn)代化的檔案管理措施。

3.保密性原則。當(dāng)前環(huán)節(jié)，醫(yī)院文書(shū)檔案管理主要包括紙質(zhì)文檔以及電子文檔兩種不同形式，需要做好文書(shū)檔案保密工作。首先是要保證文書(shū)檔案原始性[8]26-29。一旦形成紙質(zhì)檔案，原始性往往難以改變，不過(guò)電子檔案因?yàn)槿狈潭ㄝd體以及形式，因此電子檔案原始性的確定也就是當(dāng)前檔案管理的難點(diǎn)。其次是要改進(jìn)電子檔案的加密性。使用先進(jìn)的技術(shù)可以提高電子檔案的安全性，比如可以定期更換密鑰并且加密通信傳輸?shù)取?/p>

三、新形勢(shì)下醫(yī)院文書(shū)檔案管理的措施

1.管理人員加強(qiáng)重視。醫(yī)院管理人員的高度重視，可以說(shuō)是做好文書(shū)檔案管理的一個(gè)重要條件以及組織保障。只有醫(yī)院的管理人員從思想意識(shí)層面高度重視文書(shū)檔案管理方面的工作，才可以不斷增加檔案管理方面財(cái)力資源、人力資源以及物力資源的投入，不斷強(qiáng)化日常管理的質(zhì)量，最終推動(dòng)這方面工作的高效展開(kāi)。醫(yī)院的管理人員需要以身作則，主動(dòng)參與文書(shū)檔案管理方面法規(guī)法律的學(xué)習(xí)，并且定期組織普法宣傳活動(dòng)以及普法培訓(xùn)活動(dòng)，提高全體管理人員尤其是各個(gè)科室負(fù)責(zé)人的法制意識(shí)以及文書(shū)檔案管理理念，確保醫(yī)院的全體工作人員都能夠真正理解做好文書(shū)檔案管理具備的重要價(jià)值。檔案管理工作不單單是醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)的事情，同各個(gè)部門(mén)以及科室都有著密切的聯(lián)系，尤其是在前期收集檔案資料以及后期查閱的階段。所以管理人員高度重視以及工作人員的主動(dòng)參與是確保醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作能夠順利完成的重要保障。

2.改善軟硬件設(shè)施。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)不斷更新自身的文書(shū)檔案管理軟件設(shè)施以及硬件設(shè)施，定期檢查醫(yī)院文書(shū)檔案存放場(chǎng)所的各項(xiàng)設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)存放環(huán)境，保證檔案存放的消防安全。此外應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新辦公管理軟件，便于檔案管理人員快速及時(shí)處理大量的檔案數(shù)據(jù)，不斷優(yōu)化改進(jìn)工作流程，提高檔案管理的效率。要做好文書(shū)檔案的管理，還應(yīng)當(dāng)開(kāi)發(fā)利用多元化的檢索工具，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檢索方式，從而改進(jìn)調(diào)檔效率，便于用戶及時(shí)找到需要的信息。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)定期更新維護(hù)文書(shū)檔案，保證檔案資料的可靠性以及真實(shí)性，改善建檔以及存檔質(zhì)量。從檔案管理層面展開(kāi)研究，為醫(yī)院的文書(shū)檔案管理提供針對(duì)性的建議與意見(jiàn)，從而持續(xù)改進(jìn)文書(shū)檔案的管理質(zhì)量。

3.嚴(yán)格落實(shí)歸口管理。醫(yī)院內(nèi)部的文書(shū)往往需要涉及院長(zhǎng)辦公室、財(cái)務(wù)處、人事處、設(shè)備科、醫(yī)務(wù)處以及后勤保障部等，院長(zhǎng)辦公室屬于文件管理運(yùn)轉(zhuǎn)的核心機(jī)構(gòu)，需要把文書(shū)檔案歸口管理，由院長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)定期督促各個(gè)不同的科室將文件整理上交，防止文件的零亂、分散以及長(zhǎng)期堆積，保證歸檔文件材料完整、齊全以及保密，分析文件材料的聯(lián)系，建立專(zhuān)一管理的模式，系統(tǒng)整理醫(yī)院的文書(shū)檔案材料。

4.提高文書(shū)質(zhì)量。文書(shū)作為檔案前身，經(jīng)過(guò)整理、收集以及歸檔之后形成檔案，所以文書(shū)質(zhì)量的好壞會(huì)直接影響到檔案質(zhì)量。定期綜合分析醫(yī)院的文書(shū)規(guī)范狀況，查找其中存在的問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上研究整改的措施，組織醫(yī)院的行政人員進(jìn)行文書(shū)寫(xiě)作以及處理方面的專(zhuān)題講座，能夠改進(jìn)醫(yī)院文書(shū)水平。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視文書(shū)檔案的收集、整理以及歸檔監(jiān)控力度，重視文件的底稿、批復(fù)、附件收存，充分利用收文登記簿以及發(fā)文登記簿，把處理結(jié)束的文件逐件核對(duì)檢查，根據(jù)文件檔案之間的關(guān)系，做好文書(shū)立卷工作，將零散文件根據(jù)要求系統(tǒng)整理，做好文件歸檔的準(zhǔn)備。

5.推進(jìn)檔案電子化進(jìn)程。信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，顛覆傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式，使用文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，有利于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的電子化加工，全部文件根據(jù)收發(fā)文的序號(hào)排序并且錄入，根據(jù)歸檔要求做好分類(lèi)保存以及備份，一方面能夠改進(jìn)資料規(guī)范高效的管理；另一方面也能提供準(zhǔn)確快捷的檢索平臺(tái)。此外，在推進(jìn)電子化管理過(guò)程中，需要做好檔案保管以及保密工作，尤其是要做好防損害以及防消磁的工作，必要情況下應(yīng)當(dāng)復(fù)制副本甚至異地保存，并且根據(jù)電子檔案的秘密等級(jí)分別管理。秘密等級(jí)較高的檔案需要加密處理。

6.提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理的工作對(duì)工作人員責(zé)任意識(shí)以及工作作風(fēng)的要求都比較高，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況，來(lái)組織開(kāi)展文書(shū)檔案管理方面的培訓(xùn)，派遣工作人員外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，確保他們熟悉文書(shū)檔案的整理、歸檔、立卷、借閱以及銷(xiāo)毀等工作內(nèi)容。

綜上，醫(yī)院需要高度重視文書(shū)檔案的管理工作，針對(duì)當(dāng)前文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題，不斷探討改進(jìn)文書(shū)檔案管理質(zhì)量的方法，從而實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的高效化、規(guī)范化以及信息化，為新形勢(shì)下的醫(yī)院發(fā)展提供保障。

[1]魏超.醫(yī)院檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].山東檔案，2014,8（3）.

[2]孫鳳英.關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的思考[J].廣東檔案，2015,10（4）.

[3]趙巍.試論文書(shū)檔案管理的信息化[J].黑龍江史志，2015,20（12）.

[4]李佳琳.優(yōu)化文書(shū)處理,實(shí)施現(xiàn)代化檔案管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息, 2015,10（13）.

[5]秦紅梅.加強(qiáng)科研檔案管理促進(jìn)科研事業(yè)發(fā)展[J].四川檔案, 2014,9(5).

[6]沈海霞.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理,促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展[J].中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志,2014,2(12).

[7]趙斌.新時(shí)期加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策[J].中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志,2014,2(5).

[8]陳學(xué)軍,李建宏,徐苗桑,等.掛號(hào)自動(dòng)分診的設(shè)計(jì)及其意義[J].中國(guó)醫(yī)院統(tǒng)計(jì),2014,15(1).

黃思敏，復(fù)旦大學(xué)附屬華山醫(yī)院檔案室科員，研究方向?yàn)獒t(yī)院檔案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.14.18

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2017-02-03