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（寶雞市婦幼保健院檔案室 寶雞 721000）

醫(yī)院檔案的數字化保管和利用探討

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（寶雞市婦幼保健院檔案室 寶雞 721000）

醫(yī)院數字化檔案建設，對醫(yī)院檔案管理能力提升具有重要意義。文章分析了醫(yī)院數字化檔案建設的重要性和必要性，并針對醫(yī)院數字化檔案建設中存在的問題，提出提高醫(yī)院數字化檔案建設能力的具體措施和建議。

醫(yī)院檔案 數字化 檔案管理 醫(yī)療服務

隨著我國醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的推進，醫(yī)院服務模式發(fā)生改變，醫(yī)院醫(yī)療服務范圍顯著擴大，醫(yī)院在醫(yī)療服務中所產生的各類文件數量大大增長，醫(yī)院檔案信息總量隨之增長，對醫(yī)療服務和科研教學具有重要參考價值，利用率大大提高，檔案管理要求和難度也都顯著提高。醫(yī)院檔案管理的傳統(tǒng)方式和模式已經很難適應形勢發(fā)展需要，醫(yī)院檔案的數字化建設成為必然發(fā)展趨勢。

一、醫(yī)院檔案數字化建設的重要性和必要性分析

1.醫(yī)院數字檔案化建設的重要性。在現代企事業(yè)單位辦公中，傳統(tǒng)紙筆化辦公已經很難適應時代需求，特別是在迅速發(fā)展的醫(yī)療服務系統(tǒng)中，醫(yī)療網絡服務信息技術也得到普及應用，作為一個以網絡為基礎的運營管理技術，以其便捷性而廣受醫(yī)療衛(wèi)生服務工作人員的喜愛，無紙辦公在醫(yī)院辦公和服務中逐漸形成，特別是數字網絡技術在醫(yī)院檔案信息資料的收集和儲存及利用等方面的廣泛使用，為醫(yī)院檔案數字化管理奠定了基礎。而且通過數字化技術的應用，數字化檔案替代了傳統(tǒng)的紙張檔案資料，大大降低了醫(yī)院檔案管理費用支出，而且還為醫(yī)院檔案管理騰出空間，更加便捷地進行檔案資料的查詢和利用及存儲，操作十分便捷，有效解決紙張檔案清晰度較低及紙張浪費、不便管理等問題，節(jié)約了醫(yī)院檔案管理的人員，提高了醫(yī)院檔案管理效率。

2.醫(yī)院數字檔案建設的必要性。從本質上來看，醫(yī)院數字化檔案是建立在現代信息基礎之上，通過數字化手段，對綜合檔案信息資源綜合處理，并對醫(yī)院數字檔案信息資源進行分散搜集和集中管理，最終通過網絡設施實現資源共享。長期以來，我國醫(yī)院檔案管理存在較多問題，特別是檔案信息共享性較差，醫(yī)院檔案管理方式較為滯后，醫(yī)院檔案安全性較低和缺乏現代開發(fā)利用手段，嚴重制約了醫(yī)院檔案價值發(fā)揮。

近年來，隨著醫(yī)院信息系統(tǒng)的廣泛運用，數字化醫(yī)學影像和電子病歷被醫(yī)生廣泛應用，電子檔案和電子文件大量產生，導致傳統(tǒng)的檔案管理技術手段和工作方式難以適應時代發(fā)展要求，電子檔案無法得到有效管理和控制，甚至會被刪除丟失或外流，嚴重影響到醫(yī)院檔案信息價值的發(fā)揮。在現代醫(yī)院管理中，傳統(tǒng)檔案管理方式很難適應形勢發(fā)展要求，必須要采取現代科學技術，加快檔案信息化建設，對醫(yī)院各類檔案資源進行數字化管理，更好地對醫(yī)院檔案資源整合和共享，推動醫(yī)院檔案管理更好發(fā)展。

二、當前醫(yī)院數字化檔案管理中存在的問題

1.重視程度不夠。在一些醫(yī)院領導和管理人員眼中，醫(yī)院數字化檔案管理對于醫(yī)院的發(fā)展很難產生實實在在的經濟效益，甚至錯誤的認為醫(yī)院數字化檔案管理是可有可無的。這種片面的認識，對醫(yī)院來說，高質量的醫(yī)療服務是第一要務，而檔案管理則可有可無，對于醫(yī)院的醫(yī)療服務質量沒有任何影響，存在消極應付情緒，在實際工作中應付上級檢查，以紙質檔案簡單代替，導致醫(yī)院數字化檔案建設很難開展。

2.基礎設施建設不完善。在醫(yī)院的數字化檔案管理中，醫(yī)療檔案對于醫(yī)院發(fā)展的重要性應該是不言而喻的。但是，在一些醫(yī)院的發(fā)展中，對于看得見的硬件設施投入較大，對于檔案的數字化軟件投入較少，更是忽視了增強技術力量和更新技術手段，導致醫(yī)院數字化檔案建設基礎設施和配套設施不夠完善，對于醫(yī)院檔案的數字化建設產生嚴重影響。

3.檔案安全管理不健全。在現代醫(yī)院數字化檔案管理中，各類檔案資料是以電子文件的形式進行存儲的，而且還可以通過計算機網絡把分布于不同地方的電子文件進行完善、存儲和收集，把這些檔案資料轉存到電子設備之中。在此過程中，電子文件的存儲呈現出載體和信息分離的狀態(tài)，而且還可以隨時對這些載體進行更新換代，對檔案資料進行長期保管，但是由于電子檔案是一種數字信息，其流動性和不穩(wěn)定性都比較大，容易導致電子文件被破壞、丟失、篡改，對醫(yī)院數字化檔案管理水平提升造成一定制約。[1]76

4.管理人員素質較低。隨著數字檔案建設的推進，各種先進技術的應用，很大程度上促進數字化檔案在醫(yī)院檔案管理中的應用，但是對醫(yī)院檔案管理人員來說，可能就存在一定的局限性，特別是熟練掌握數字化檔案管理的專業(yè)人才較少，很難滿足醫(yī)院數字化檔案建設、管理和發(fā)展需要。因此，對醫(yī)院數字化檔案建設來說，檔案管理人員素質的提升是前提和基礎，不僅可以促進醫(yī)院檔案管理水平的提高，也可以更好地滿足醫(yī)院檔案建設和發(fā)展的趨勢與需求。

三、醫(yī)院數字化檔案建設的策略和建議

毋庸置疑，數字化檔案對于醫(yī)院醫(yī)療服務質量提升和教學科研水平提高，具有重要的促進作用。針對醫(yī)院數字化檔案建設中存在的幾個問題，主要可以從以下幾個方面加以改進和提升：

1.要大力推進醫(yī)院數字化檔案管理平臺建設。為了更好實現醫(yī)院檔案數字化管理必須要設計一套符合醫(yī)院檔案管理需要的數字檔案管理系統(tǒng)，并對相關配套軟件和硬件加以升級。在目前醫(yī)院數字化檔案管理平臺建設中，有許多數字化檔案管理平臺可以選擇，但在實際操作過程中發(fā)現，這些數字化檔案管理平臺在設計上存在許多問題，例如忽視醫(yī)院數字化檔案管理個性，在功能設計和實現方面，脫離醫(yī)院檔案管理實際需要。[2]57-59

同時，還存在系統(tǒng)不兼容的問題，導致這些數字化檔案管理平臺數據資源難以共享。醫(yī)院數字化檔案管理系統(tǒng)應該具有高速掃描儀集中掃描、雙服務器和光盤數據備份等作用，以便確保醫(yī)院醫(yī)療服務中形成的各類檔案資料可以被及時、準確和真實歸檔，不斷提高醫(yī)院檔案管理的安全性。并且，在醫(yī)院的數字化檔案系統(tǒng)中，還需要設有數字檔案查詢利用系統(tǒng)，通過網絡文獻傳輸和信息檢索等渠道，實現數字化檔案管理。要加強對醫(yī)院數字化檔案的定期檢查和優(yōu)化，對醫(yī)院數字化檔案管理系統(tǒng)進行不斷更新和優(yōu)化，確保醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的安全性和便捷性。[3]134

2.要強化醫(yī)院數字化檔案信息的資源共享。針對醫(yī)院不同數字檔案之間信息資源難以共享的問題，主要可以從以下兩個方面加以推進：第一，要在醫(yī)院現有的辦公自動化管理系統(tǒng)和數字化檔案管理系統(tǒng)之間實現信息資源共享。要在醫(yī)院的信息查詢接口程序中增加檔案資源的查詢功能，特別是要對醫(yī)院的辦公自動化管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、教學科研管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)進行整合，實現檔案信息資源在這幾個系統(tǒng)之間的集成，便于醫(yī)院各個部門在醫(yī)療服務中所形成的各類檔案管理資源都可以實現全面收集，對于醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的完善具有重要作用，從而使醫(yī)院數字化檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化管理系統(tǒng)之間形成一個密切的聯系，實現兩個系統(tǒng)的信息資源無縫對接和共享。第二，要加強醫(yī)院紙質檔案和數字檔案信息集成共享。在醫(yī)院現有的檔案管理工作中，還存在著紙質檔案和電子檔案共同存在的現象。應該說，醫(yī)院數字化檔案對紙質檔案的替代是必然發(fā)展趨勢，因此必須要把紙質檔案轉化成數字化檔案，并且以影像和文本形式共享。要針對醫(yī)院數字化檔案和紙質檔案管理的不同，制定相應的數字化檔案管理制度和紙質檔案管理制度，確保兩個不同載體檔案資料的安全性，實現電子檔案和數字化檔案之間的非重復性和可共享性。

3.強化醫(yī)院數字化檔案管理意識。針對醫(yī)院領導和檔案管理人員對于數字化檔案管理重視程度不夠的問題，必須要不斷強化醫(yī)院數字化檔案管理意識，特別是要增強醫(yī)院領導對于數字化檔案建設的重視程度，要引導他們對醫(yī)院數字化檔案管理重要性有清醒認識，使他們在醫(yī)院醫(yī)療服務和教學科研中，對數字化檔案管理建設更加重視，也為醫(yī)院數字化檔案管理提供長期的和穩(wěn)定的資源和技術支持。醫(yī)院檔案管理人員也要主動加強對自己業(yè)務技能的學習，特別是要主動向那些數字化檔案建設較好的兄弟單位學習，并且鼓勵檔案管理人員與本單位同事相互學習、相互交流，學習他們的成熟經驗，根據自己的實際情況，有針對性地開展數字化檔案建設推進工作。

4.建立醫(yī)院數字化檔案管理專職隊伍。在醫(yī)院數字化檔案管理系統(tǒng)的建設中，人始終是決定性的因素。為了推進醫(yī)院數字化檔案管理系統(tǒng)的建設，必須要培養(yǎng)一支專職的數字化檔案管理隊伍，他們不再局限于對計算機網絡管理知識的熟練操作，而且還要具有專業(yè)的數字化檔案管理經驗和技能，具有較高的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德。在一些醫(yī)院的數字化檔案管理建設中，大部分醫(yī)院都缺乏一支高技術、高技能的數字化檔案管理專職人員， 特別是在信息處理和檔案管理方面的專業(yè)復合型人才。在一些醫(yī)院的數字化檔案建設中，雖然引入了一些現代化管理設備和機器，但是始終缺少專業(yè)的醫(yī)院現代檔案管理高技術和高技能人才，現有的檔案管理人員中，專業(yè)技術較差和職業(yè)素養(yǎng)都比較差，使醫(yī)院數字化檔案管理系統(tǒng)難以有效發(fā)揮作用，醫(yī)院數字化檔案管理難以實現。要推進醫(yī)院數字化檔案建設，就必須要培養(yǎng)一支高技能、高素養(yǎng)的專職檔案管理隊伍?，F代醫(yī)院檔案利用中，檔案利用人員較為關注檔案信息的分析和加工，只有高技能和高技能的現代化檔案管理人員才能夠勝任此項工作要求，更是要求醫(yī)院必須要重視對數字化檔案專職人員隊伍的培訓，要讓醫(yī)院檔案管理人員自覺學習數字化檔案管理知識，不斷強化他們的數字化檔案管理意識和能力，更好地勝任醫(yī)院數字化檔案管理需要，增強他們的數字檔案管理能力，提供更好的檔案信息服務。[4]78-79

5.加強醫(yī)院數字化檔案管理的安全性。醫(yī)院數字化檔案管理系統(tǒng)具有信息收集、信息查詢和檔案管理的便利，存儲介質體積較小和攜帶便捷，但也存在信息安全性較差的問題，特別是容易遭受網絡黑客和網絡病毒的侵害，導致信息丟失或被篡改的問題，醫(yī)院數字檔案信息保密性較差，這是醫(yī)院數字化檔案管理中存在的主要問題。針對醫(yī)院數字化檔案安全性能較差的問題，必須要不斷提高醫(yī)院數字檔案安全性，防止數字檔案信息泄露，要對醫(yī)院數字檔案存儲介質進行嚴格分類管理，要嚴格按照數字檔案信息保密管理要求操作，確保醫(yī)院數字檔案資源的安全性。同時，醫(yī)院檔案管理人員也要不斷加強自身安全責任意識，要對醫(yī)院檔案資料的歸檔工作給予重視，為醫(yī)院檔案信息的查詢和利用奠定基礎。醫(yī)院檔案管理人員也要不斷提高自己的職業(yè)素養(yǎng)，增強自己對醫(yī)院檔案信息的維護和保密，防止醫(yī)院檔案信息資源丟失。

[1]孟微.加強醫(yī)院檔案數字化建設路徑探析[J].黑龍江檔案,2015（4）.

[2]徐茁.醫(yī)院綜合檔案數字化建設的應用與體會[J].醫(yī)院管理論壇, 2013（3）.

[3]孫曄晗,楊建民.開展醫(yī)院檔案數字化建設的實踐與思考[J].人力資源管理,2013（3）.

[4]韓瑛,張渝培.醫(yī)院科技檔案數字化管理方法探究[J].城建檔案, 2013（9）.

路線，大學本科，檔案館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.14.09

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2017-03-31