歐云其其克

新疆博樂市城市建設(shè)檔案館

簡述我州博樂市城區(qū)燃氣管道工程檔案的管理

歐云其其克

新疆博樂市城市建設(shè)檔案館

自從2009年開始，博樂市燃氣工程項目在正式上馬，歷經(jīng)七年，燃氣管道已經(jīng)覆蓋整個城市主要管網(wǎng)。伴隨著燃氣管道建設(shè)逐步完成的同時，燃氣管道工程檔案資料的收集和整理成為我市城建檔案館工作的的一個重要環(huán)節(jié)。從而使燃氣檔案管理成為博樂市城市地下管線建設(shè)和管理的一個不可缺少的重要組成部分。

燃氣管道；工程檔案；文件材料；合同

我作為一名普通檔案管理員，下面就燃氣管道工程檔案的管理談些粗淺的認(rèn)識。

一、燃氣管道工程檔案管理的性質(zhì)及其管理系統(tǒng)化的重要性

(一)燃氣管道工程檔案管理的性質(zhì)

1.燃氣管道工程檔案的管理是一項專業(yè)性很強的工作。燃氣管道工程涵蓋了管道的設(shè)計、施工、監(jiān)理和竣工驗收等環(huán)節(jié)。為了確保每一個環(huán)節(jié)能順利完成，不僅對每一項工作的技術(shù)要求很高，而且每一個環(huán)節(jié)都必須嚴(yán)格按照有關(guān)的規(guī)定、規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。這就要求城建檔案館的人員必須具有燃氣管道工程的專業(yè)知識和技能，才能做好燃氣管道工程檔案的監(jiān)督和指導(dǎo)工作，才能保證檔案文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

2.燃氣管道工程檔案的管理是一項管理性的工作。博樂市城建檔案館擔(dān)負(fù)全市范圍內(nèi)燃氣管道工程建設(shè)檔案的審核，接收、保管和利用工作。其性質(zhì)本身就是一種管理活動，是和管理工作緊密相聯(lián)的，只有把燃氣管道工程檔案管理工作納入到燃氣管道建設(shè)管理的有關(guān)規(guī)章制度和工作人員的職責(zé)范圍內(nèi)，落實到燃氣管道建設(shè)管理工作的執(zhí)行中，才能建立健全燃氣管道工程檔案管理體系。

3.燃氣管道工程檔案的管理是一項服務(wù)性的工作。博樂市城建檔案館對燃氣管道工程檔案進行接收、編目、上架保管等管理的目的是為了給燃氣管道工程建設(shè)及有關(guān)的地下管線建設(shè)提供各種服務(wù)性的工作，它既是燃氣管道檔案管理的出發(fā)點，又是管理的歸宿。

4.燃氣管道工程檔案的管理是一項社會性的工作。

(二)燃氣管道工程檔案管理系統(tǒng)化的重要性

二、燃氣管道工程檔案的組成內(nèi)容

燃氣管道工程檔案是在燃氣管道工程建設(shè)的規(guī)劃、設(shè)計、施工、管理等工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文字材料、圖紙、圖表、聲像等不同形式和載體的技術(shù)文件材料的總稱。其組成內(nèi)容包括工程依據(jù)文件材料和交工文件材料。

(一)工程依據(jù)文件材料包括：

1.工程項目建議書，申請報告及審批文件、批準(zhǔn)的設(shè)計任務(wù)書、初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計文件、施工圖和其它建設(shè)文件。

2.工程項目建設(shè)合同文件：協(xié)議條款；合同文；洽商、變更等紀(jì)要、協(xié)議，中標(biāo)通知書，投標(biāo)書；招標(biāo)文件：工程量清單等。

3.建設(shè)工程規(guī)劃許可證，報建審核書、報建圖、竣工測量驗收合格證、竣工測量驗收記錄冊。

4.工程竣工決算表。

(二)交工技術(shù)文件材料包括：

通過多次試驗，得出最佳組合為A2B2C1，即脂肪添加量為10.0%、薏米的添加量為20.0%、大豆分離蛋白的添加量為10.0%。又通過色差的測定進一步驗證并確定了此添加量的最佳性。

1.施工資質(zhì)證書。

2.圖紙會審記錄；技術(shù)交底記錄；工程更改洽商單；圖紙會審記錄；設(shè)計變更通知書；施工組織設(shè)計等。

3.開工報告；竣工報驗申請表；竣工報告；交工驗收證書；工程保修書等。

4.重大質(zhì)量事故分析處理報告。

5.材料、設(shè)備、儀表出廠合格證；材質(zhì)證明書、檢驗或檢定報告。

6.各類施工記錄，如：隱蔽工程記錄：閥門試驗記錄；調(diào)壓器試驗記錄，管道系統(tǒng)的吹掃記錄、強度和氣密性試驗記錄、焊工鋼印記錄；電氣、儀表工程的安裝調(diào)試記錄；其它附屬設(shè)施安裝測試記錄等。

7.工程質(zhì)量評定表。

8.竣工圖紙。

9.規(guī)定的其它有關(guān)資料。

三、燃氣管道工程檔案的系統(tǒng)化管理

(一)為使檔案管理工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，新疆新捷股份有限公司博州城市燃氣分公司建立了一套管理網(wǎng)絡(luò)，以綜合檔案室為中心，然后進行層層管理，即以綜合檔案室、下屬各分公司、工程監(jiān)理部、工程公司、管線公司、各施工單位或承包單位的專職或兼職檔案人員為一體系的檔案管理系統(tǒng)。

(二)建立健全燃氣管道工程檔案管理制度，借鑒兄弟城市先進經(jīng)驗，結(jié)合本地實際，建立健全了一套燃氣管道工程文件材料收集、整理、歸檔和報送等一系列管理制度。

(三)把燃氣管道工程檔案管理納入到工程管理的各個環(huán)節(jié)中。對于博樂市來說，燃氣管道建設(shè)是個新興的行業(yè)，經(jīng)過這幾年來的實踐，燃氣管道建設(shè)在設(shè)計、施工和管理等方面都得到了完善和提高。燃氣管道建設(shè)行業(yè)的發(fā)展離不開燃氣管道檔案的系統(tǒng)化管理，而各類燃氣管道的文件材料是燃氣管道檔案歸檔的基礎(chǔ)。

(四)對燃氣管道工程檔案工作進行深入監(jiān)督指導(dǎo)

1、監(jiān)督指導(dǎo)燃氣管道工程文件材料的形成和積累。監(jiān)督文件材料管理是否納入工程各個環(huán)節(jié)；通過這樣的監(jiān)督管理，確保了工程資料的真實性、完整性和系統(tǒng)性，提高了檔案資料的管理質(zhì)量。

2、監(jiān)督指導(dǎo)文件材料的歸檔、組卷、移交和入庫工作。文件材料的歸檔是文件材料工作階段的最后一個環(huán)節(jié)。由于檔案是歷史的真實記錄，是工程建設(shè)的重要依據(jù)，因此，建設(shè)單位和施工單位越來越重視檔案工作。

3、監(jiān)督指導(dǎo)燃氣管道工程檔案資料管理過程中的注意事項

(1)注意檔案管理人員與工程施工人員、或監(jiān)理人員脫節(jié)，造成管工程不管資料或不懂資料，管資料不懂工程的現(xiàn)象。

(2)注意檔案資料與實際工程脫節(jié)，造成臨時抱“佛腳”，工程竣工時搶收整、創(chuàng)編的現(xiàn)象。如在施工過程中遇到障礙物，來不及重新更改原圖，現(xiàn)場立即進行管線更改，過后沒有及時記錄下來，從而造成檔案資料與實際工程不相符。

(3)在檔案資料收集方面，注意資料收集不及時、不全面，應(yīng)收集的資料而未收集，給工程帶來不必要的麻煩。如某段管線已竣工驗收，其資料已歸檔后，因故需重新更改管線，更改后的資料沒有及時收集歸檔，造成資料不齊全。

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，未來幾年，將全面建立管網(wǎng)地理信息系統(tǒng)。只有將信息系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)有機地結(jié)合起來，才能及時解決城市建設(shè)中各類管線之間的相互矛盾，才能及時為燃氣管線的經(jīng)營管理提供有利的信息。由此可見，城市燃氣管道工程檔案的管理在整個城市燃氣建設(shè)管理中起著至關(guān)重要的作用。