孫大偉

公主嶺市民政局

淺談加強(qiáng)民政檔案管理的措施

孫大偉

公主嶺市民政局

在民政部門(mén)中民政檔案管理部門(mén)是組成民政部門(mén)的一個(gè)非常重要的部門(mén)，也是組成國(guó)家檔案的一個(gè)重要部分。民政檔案管理部門(mén)是按照國(guó)家相應(yīng)法律、標(biāo)準(zhǔn)以及科學(xué)的手段來(lái)對(duì)民政工作中所具有保存價(jià)值的不同種類的不同類別的文件檔案進(jìn)行收集立卷，歸檔統(tǒng)計(jì)以及保存等等。能否科學(xué)的正確的管理利用好民政檔案影響著深化改革民政工作以及健康發(fā)展民政事業(yè)有著重大的聯(lián)系。這也關(guān)系著國(guó)家檔案事業(yè)的發(fā)展以及財(cái)富的積累。

民政檔案管理；措施；

民政檔案是民政事業(yè)的重要組成部分，它真實(shí)地記錄了我國(guó)民政工作發(fā)展的歷史，記載了我們黨和國(guó)家在探索社會(huì)福利、社會(huì)保障以及基層政權(quán)建設(shè)進(jìn)程中的重大事件和重大決策，反映了我國(guó)改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)的巨大成就和豐富經(jīng)驗(yàn)。民政檔案不僅是開(kāi)展民政工作的重要依據(jù)，而且是國(guó)家信息資源的重要組成部分。民政檔案主要包括社團(tuán)、低保、優(yōu)撫、救助、社區(qū)、地名、婚姻、勘界等專業(yè)門(mén)類檔案，是記述和反映各個(gè)歷史時(shí)期民政工作中形成的具有利用價(jià)值的紙質(zhì)和電子文件材料。

一、民政檔案的管理

一要大力宣傳檔案法規(guī)，強(qiáng)化檔案意識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資料的收集。首先，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重要性、現(xiàn)實(shí)意義的宣傳，使廣大領(lǐng)導(dǎo)干部真正懂得檔案管理的目的、要求和方法，不斷提高他們參與檔案管理工作的主動(dòng)性、積極性、自覺(jué)性，督促各科室主動(dòng)上交歸檔資料，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。其次，要?jiǎng)訂T和組織全體工作人員參與檔案工作，加強(qiáng)對(duì)日常各類文件資料的收集、保管，注意為日后積累史料。對(duì)不能立即收集的，要做好清理和交接登記，掌握資料的著落，便于以后的整理歸檔。

二、要充分認(rèn)識(shí)民政檔案工作的重要性

檔案是歷史的足跡，民政檔案工作是民政事業(yè)的重要組成部分，是一項(xiàng)很重要的工作。我們很多工作都是在過(guò)去的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的。隨著時(shí)間的推移，時(shí)間越長(zhǎng)，民政檔案顯示的價(jià)值和作用就越大。不僅要知道今天，也要了解昨天，研究明天，這些都要靠檔案提供參考。要高度重視檔案工作，只有充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，才能自覺(jué)地把檔案工作融入民政工作的全局來(lái)考慮，更好地發(fā)揮民政工作在構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)中的作用。

三、工作中存在的主要問(wèn)題

1、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。不少檔案人員檔案意識(shí)薄弱，檔案知識(shí)和檔案法律法規(guī)嚴(yán)重缺乏，輕檔案重業(yè)務(wù)的思想根深蒂固，更有少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)干部片面地認(rèn)為檔案工作只是檔案員的事情，因而造成了檔案資料殘缺現(xiàn)象的普遍存在，嚴(yán)重影響了檔案的保存壽命。2、檔案資料收集不全。由于在檔案管理中存在相關(guān)業(yè)務(wù)科室各自為陣的現(xiàn)象，致使辦公室在收集和整理檔案材料時(shí)，往往收不齊，收不到，一些有價(jià)值的必須歸檔的資料被遺漏，給民政檔案工作造成了很大的損失。3、檔案人員業(yè)務(wù)不精。近年來(lái)，民政局雖然建立了一些檔案工作管理制度，但在實(shí)際工作中這些制度的作用沒(méi)有很好地發(fā)揮出來(lái)，近似“名存實(shí)亡”。究其原因，主要有兩個(gè)方面：一是多數(shù)檔案人員未接受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案開(kāi)發(fā)建設(shè)的基本知識(shí)；二是相關(guān)業(yè)務(wù)科室檔案人員認(rèn)為，只要把現(xiàn)有的業(yè)務(wù)工作資料簡(jiǎn)單地收集后裝訂整齊就行了，不清楚哪些資料應(yīng)該上交，也不明白怎樣整理才算科學(xué)規(guī)范。4、檔案利用效率不高。民政工作的特點(diǎn)決定了民政部門(mén)形成的檔案不僅種類多、數(shù)量大，專業(yè)性強(qiáng)、管理復(fù)雜，而且有些檔案需要直接為社會(huì)提供利用，為廣大民政對(duì)象服務(wù)。民政部門(mén)雖然在地方檔案部門(mén)的指導(dǎo)下積極開(kāi)展了檔案利用工作，但因檔案存在缺、漏現(xiàn)象，顯得“只可遠(yuǎn)觀而不可細(xì)瞧”?？偟目磥?lái)，民政檔案在收養(yǎng)、優(yōu)待撫恤、復(fù)退軍人接收安置、婚姻登記等方面的利用仍有欠缺，略顯單薄。

四、做好民政檔案管理工作的措施

1提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。民政檔案門(mén)類和數(shù)量較多，民政檔案工作又與民生息息相關(guān)，與維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定密不可分。為此，民政局領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)十分重視檔案工作，成立了以局長(zhǎng)為組長(zhǎng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管副局長(zhǎng)任綜合檔案室主任。建立定期工作會(huì)議機(jī)制，及時(shí)研究解決檔案工作中遇到的困難和問(wèn)題，健全工作制度、落實(shí)職責(zé)任務(wù)，扎實(shí)地做好各項(xiàng)檔案收集、整理、歸檔工作。

2建章立制、規(guī)范整理。民政檔案涉及到群眾的社會(huì)權(quán)益和切身利益，具有不可替代性和不可再生性。民政局應(yīng)依據(jù)制度管理，按規(guī)程操作，建立健全的收發(fā)文登記、歸檔立卷、案卷借閱、庫(kù)房管理等一系列規(guī)章制度，嚴(yán)格按照各項(xiàng)檔案管理歸檔制度，注意把好文件材料收集、歸檔、保管借閱、保密、移交鑒定、銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保民生檔案真實(shí)、完整。.3立足民生、科學(xué)管理。民政部門(mén)是社會(huì)公共服務(wù)的窗口，民生檔案更是窗口中的“窗口”，縣民政局在檔案管理中，堅(jiān)持以人為本、為民服務(wù)的工作理念，使民政檔案在改善民生中發(fā)揮出更大的作用。

五、檔案整理存放的注意事項(xiàng)

1、收文要按閱辦單上領(lǐng)導(dǎo)的批示，及時(shí)向有關(guān)人員送閱并督促退還，如果一時(shí)未辦理完畢不能及時(shí)退還，要讓主辦人員在收文登記本的備注欄簽名，以防文件丟失。2、會(huì)議紀(jì)要、記錄本很重要，要連同當(dāng)年收發(fā)文件一并保管。3、組織關(guān)系、人事調(diào)動(dòng)介紹信、業(yè)務(wù)工作中形成的電子文件、重要照片、聲像資料等都要妥善保存。4、收文發(fā)文登記本，電話記錄，值班名單，考勤表等也要存檔。5、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的業(yè)務(wù)雜志，簡(jiǎn)報(bào)等也要作為參閱資料存檔。6、每年三月份歸檔月，必須將上年度的所有文件資料收集整理歸檔?？h級(jí)民政檔案的收集與管理，不只是文檔人員的工作，而更重要的是要得到民政部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。因?yàn)?，管理檔案要設(shè)施：檔案柜、檔案室；整理檔案要費(fèi)用：檔案盒、裝訂材料、案卷目錄等。實(shí)踐證明：機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常過(guò)問(wèn)重視檔案，該單位檔案就能管得好、用得上。反之，工作不認(rèn)真、不過(guò)問(wèn)、不支持，本單位的檔案非但管不好，而且有可能丟失，給民政事業(yè)造成不應(yīng)有的損失。

結(jié)束語(yǔ)：

在隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)化的腳步不斷的加快，社會(huì)生活水平越來(lái)越高。我國(guó)的民政檔案管理中也要隨著社會(huì)的腳步不斷地前進(jìn)，如何適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展如何提高檔案管理工作中的規(guī)范性問(wèn)題都在上文進(jìn)行了答復(fù)，討論的民政檔案管理的重要性并且分析了加強(qiáng)民政檔案管理中所需要注重的問(wèn)題。這些意見(jiàn)以及建議希望可以給大家?guī)?lái)采納。