洪 林

臨清市房地產(chǎn)管理處

簡論提升檔案管理的有效對(duì)策

洪 林

臨清市房地產(chǎn)管理處

我國的檔案管理工作出現(xiàn)了不同類型的問題，對(duì)于檔案的服務(wù)性等特性造成了一定的阻礙，所以，為了能夠更好的發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)，需要及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問題并且解決問題。

項(xiàng)目檔案；管理；做法

檔案管理工作不是一項(xiàng)特別容易而且簡單的工作，需要進(jìn)行具體內(nèi)容的細(xì)節(jié)規(guī)劃，從不同的角度進(jìn)行分類型管理才能夠有效的同時(shí)提高管理工作的效率。從人們對(duì)檔案管理工作的思想認(rèn)知上進(jìn)行培訓(xùn)，積極鼓勵(lì)人們對(duì)檔案管理工作報(bào)以重視的態(tài)度，如果出現(xiàn)問題要及時(shí)匯報(bào)。很多的公司領(lǐng)導(dǎo)甚至只是簡單的認(rèn)為檔案管理工作是文件的裝訂，而沒有對(duì)檔案管理工作的長遠(yuǎn)進(jìn)行考慮，而且整體的管理缺乏層次性。亦或者是檔案管理工作中，管理人員對(duì)于管理工作或者檔案的分類沒有明確的認(rèn)知，這可能是由于人員的頻繁變動(dòng)，又或者是業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)不高，對(duì)于檔案管理工作的態(tài)度不端正，沒有從檔案管理的重要性進(jìn)行分析。

一、檔案管理工作過程中亟待解決的問題

(一)檔案管理的思想不重視。如今，檔案管理工作雖然已經(jīng)有了一定的進(jìn)步和發(fā)展，但是，就目前的發(fā)展形式來看，仍然存在一些問題亟待解決，首先，尤為重要的就是對(duì)檔案管理的思想重視。思想重視是能夠提高對(duì)檔案管理關(guān)注的一個(gè)重要部分，近年來，很多的機(jī)構(gòu)或者組織對(duì)于檔案管理工作的重要性和實(shí)際應(yīng)用都沒有切實(shí)的關(guān)注和了解，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)也只是單純認(rèn)為檔案管理工作是將檔案文件進(jìn)行簡單的裝訂，而且，很多地方的檔案管理人員沒有對(duì)所管理的檔案類型進(jìn)行一個(gè)最系統(tǒng)的分析，檔案文件的存放沒有任何的規(guī)律性和實(shí)際性。即使將文件進(jìn)行裝訂也沒有實(shí)際的保管意義。

(二)檔案管理業(yè)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)的認(rèn)知差。業(yè)務(wù)認(rèn)知能力應(yīng)該是檔案管理工作者的必備能力，但是，由于對(duì)檔案管理工作的不重視和不了解，很多的機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作者并不是專業(yè)的，有些甚至不了解檔案管理的具體工作步驟。舉例來說，如果是紙質(zhì)文件，已經(jīng)定期進(jìn)行年限的查找，如果有時(shí)間間隔太長的進(jìn)行重點(diǎn)保管，還要按照分類方式進(jìn)行具體的分類，這樣不僅僅存放保管比較方便，如果有重要文件需要查閱，也增加了查閱的效率，一舉兩得。因?yàn)橄嚓P(guān)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行調(diào)動(dòng)。這樣就會(huì)對(duì)檔案管理工作造成一定的影響。如果檔案管理工作中交接出現(xiàn)了問題容易造成數(shù)據(jù)和文件的輸入誤差。

(三)基礎(chǔ)設(shè)施不完善，要加強(qiáng)檔案管理?；A(chǔ)設(shè)施不完善，會(huì)對(duì)檔案的保管造成一定的影響，比如說紙質(zhì)的檔案，如果基礎(chǔ)設(shè)施不完善，檔案保存的地方太簡陋，會(huì)對(duì)檔案的存儲(chǔ)有一定的威脅，有些單位因受辦公條件的限制，很少有專用的檔案庫房，而是與辦公室合為一體，既影響正常辦公又影響檔案管理。

(四)制度不全面，檔案管理的不規(guī)范化。首先要進(jìn)行制度的全面總結(jié)，有的機(jī)構(gòu)的檔案管理雖然有檔案管理制度，但是并沒有按照管理制度進(jìn)行系統(tǒng)的管理，檔案收集難、利用難、編研難等現(xiàn)象十分突出?；蛘呤菣n案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，檔案管理混亂無序，導(dǎo)致其它干部或閑雜人員可以進(jìn)入檔案室查找資料和借閱檔案，非常容易造成檔案的丟失或者排序混亂。而且，如果重要的檔案經(jīng)常進(jìn)行外借，容易造成重要檔案被認(rèn)為進(jìn)行涂改，破壞，重要數(shù)據(jù)的遺失等，所以，要建立健全的檔案管理工作制度，保證檔案管理的安全性。

二、做好檔案管理的具體對(duì)策

1、保護(hù)檔案及相關(guān)資料的完整及安全，以確保其作為歷史證據(jù)的可靠性。作為一名合格的檔案工作者，首要的就是維護(hù)其所保存檔案文件的完整性。完善管理制度。制訂了檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與檔案人員崗位責(zé)任制，制定和完善了檔案工作管理目標(biāo)制度，狠抓了薄弱環(huán)節(jié)，全局檔案工作已經(jīng)逐步納入了制度化。

2、檔案工作者在進(jìn)行文件的整理、保管、和利用工作中，應(yīng)當(dāng)保護(hù)檔案的證據(jù)作用。檔案工作者在進(jìn)行檔案文件的簽定、整理、著錄、保管、提供利用等項(xiàng)檔案工作中，應(yīng)當(dāng)確保文件(包括電子文件和多媒體等非傳統(tǒng)型文件)的檔案價(jià)值。進(jìn)一步開發(fā)和利用好檔案。積極主動(dòng)為現(xiàn)實(shí)工作提供參考、借鑒、憑證。同時(shí)積極對(duì)檔案信息資源加以開發(fā)，使之為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。把檔案工作列入工作考核的目標(biāo)責(zé)任，統(tǒng)盤安排，認(rèn)真落實(shí)。

3、要考慮保存那些反映文件形成者主要的活動(dòng)的文件，但也要考慮檔案用戶的利用需求及其變化情況。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的作用，注重做好涉及房屋所有權(quán)的檔案管理工作。認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)房屋所有權(quán)的檔案管理方面的知識(shí)，勇于創(chuàng)新，注重工作實(shí)效。

4、檔案工作者應(yīng)當(dāng)對(duì)他們從事的工作活動(dòng)進(jìn)行記錄，并能對(duì)其工作進(jìn)行辯護(hù)，檔案工作者應(yīng)對(duì)文件的整個(gè)生命周期作好記錄，并在采用新方式和新信息管理方法時(shí)與文件工作者進(jìn)行合作。檔案工作是整體工作不可缺少的重要部門，檔案工作要站在新的起點(diǎn)和高度、不斷加強(qiáng)檔案意識(shí)，完善檔案制度建設(shè)，把檔案的資源充分利用起來，確定檔案服務(wù)重點(diǎn)方向，創(chuàng)造更多的服務(wù)方式，開拓收集范圍，不斷提高檔案利用率，積極主動(dòng)地為各行各業(yè)服務(wù)，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作新發(fā)展，為檔案事業(yè)貢獻(xiàn)智慧和力量。

5、建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范化開展。

檔案信息是一種無形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財(cái)富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作規(guī)范化的實(shí)施開展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。一是建立健全公司檔案工作各項(xiàng)制度，依據(jù)制度對(duì)有關(guān)部門進(jìn)行檔案目錄匯集和使用調(diào)控。旨在提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全；二是檔案管理人員對(duì)檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，并納入企業(yè)管理運(yùn)行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進(jìn)行。而要將檔案管理工作納入企業(yè)管理程序，納入企業(yè)各部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

綜上所述，檔案管理工作對(duì)于信息處理采集，資源整合有一定的實(shí)際意義。所以，為了能夠更好的發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)，需要從對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知到檔案管理工作的制度管理都要有一個(gè)具體的分析，有效的提高檔案管理工作的效率。

[1]韓秀晶.檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].檔案管理，2013年第01期.