劉昆

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）10-000-01

摘 要 人事檔案具有現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、機密性、權威性、流動性等的特點。當今社會，人才的流動性增強，部分大學生認為人事檔案并不重要，出現(xiàn)了很多“棄檔”“斷檔”現(xiàn)象，這樣的行為為自己以后的發(fā)展設下了“攔路虎”。

關鍵詞 大學生 檔案管理 誤區(qū)

人事檔案是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、思想品德、學識能力、工作業(yè)績的，以個人為單位集中保存起來以備考查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄材料。隨著社會的發(fā)展，人才的流動性日益加強，部分大學生認為人事檔案并不重要，因而出現(xiàn)了很多“棄檔”“斷檔”現(xiàn)象，殊不知，這樣的行為為自己以后的發(fā)展設下了“攔路虎”。

一、學籍檔案和人事檔案的關系

大學畢業(yè)生檔案是指通過參加全國統(tǒng)一考試并被錄取和順利完成學業(yè)的大中專院校學生的檔案，包括學籍檔案和人事檔案兩部分。

畢業(yè)生的人事檔案由學籍檔案轉(zhuǎn)換而來，是指畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學籍檔案中放入該畢業(yè)生的報到證，然后由學校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機構(gòu)。這時的學籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，然后履行相關畢業(yè)程序并取得報到證后，才得以實現(xiàn)。

二、大學畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)狀

我國的人事管理實行用人單位直接管理職工檔案和縣級以上人才市場代理人事檔案雙軌制。有資格保管人事檔案的用人單位有：國家機關 、全民事業(yè)單位、國有大中型企業(yè)、當?shù)卣耸虏块T所屬的人才服務中心等。

對于升學和找到就業(yè)單位的畢業(yè)生，檔案直接轉(zhuǎn)遞到所就讀學校和用人單位的相關部門，而畢業(yè)生所就業(yè)單位不符合保管檔案條件或不愿保管員工檔案的，以及未就業(yè)即在畢業(yè)離校辦理派遣手續(xù)時，尚未落實就業(yè)單位，根據(jù)畢業(yè)生本人意愿，依據(jù)《人國普通高等學校本?？飘厴I(yè)生就業(yè)報到證》，將檔案及戶口轉(zhuǎn)至其入學前戶籍所在地人才交流中心要接收其人事檔案，公安部門為其辦理落戶手續(xù)。

另外，允許少數(shù)學生如支援西部建設的志愿者把檔案、戶口留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發(fā)放就業(yè)報到證。

三、大學生對檔案管理的認知與處理的誤區(qū)

從目前的情況看，大學生對學籍檔案與人事檔案二者間的關系認識并不太清楚，尤其是對人事檔案的認識和處理方式，還存在著諸多誤區(qū)。這主要體現(xiàn)在以下兩個方面：

一是檔案不交人才交流機構(gòu)托管。國家相關政策規(guī)定，畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學校保存兩年。有些同學就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人才交流機構(gòu)托管了。這種認識對大學畢業(yè)生的個人發(fā)展有著極不利的影響?，F(xiàn)在，企事業(yè)單位招聘員工、國家公務員的選拔等都要審查檔案，并以其檔案記載的相關資訊作為甄選人才的重要證據(jù)。學校免費保存的只是學籍檔案，不是真正發(fā)揮作用的人事檔案。

二是檔案無用。目前，隨著人事制度改革步伐的加快、社會就業(yè)方式和就業(yè)渠道的日益多元化，人們對檔案的重要性的認識在日漸減弱，檔案無用論日益泛濫，丟檔、棄檔現(xiàn)象屢屢發(fā)生。很多人認為人事檔案沒有用處，一些人干脆棄檔，將檔案丟在學校、人才市場或放在自己手中。

四、檔案管理不善的危害及補救

遺失人事檔案，或人事檔案不能得到有效補和更新，會對個人的生存與發(fā)展帶來許多麻煩或損失，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：

一是影響個人利益。在辦理社會保險、領取失業(yè)金、養(yǎng)老金時，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、社保參保年限等都是主要依據(jù)。如退休時需要依據(jù)檔案認定個人出生時間，從而確定退休時間；需要確定個人參加工作時間，從而確定開始繳費或視同繳費的時間，以計算養(yǎng)老金金額和一系列有關事項。

二是影響個人的職場發(fā)展。畢業(yè)生的職稱、調(diào)動、深造、出國等人生大事，都依賴人事檔案的支撐。如，大學畢業(yè)后，學生檔案需要經(jīng)過轉(zhuǎn)正定級后，才能成為干部檔案，才能正常調(diào)動，才能在未來領取養(yǎng)老金等，未辦這個手續(xù)，無法評職稱，無法調(diào)動。

如果出現(xiàn)“棄檔”“斷檔”，目前可以采取的補救措施有以下幾種：

1.“口袋檔案”（自己保管的檔案）主人要盡快向人才服務機構(gòu)咨詢，若檔案袋被私自打開，里面的資料就得經(jīng)相關部門核實，若檔案資料遺失，還要到原單位去補充和確認。

2.“跳槽”人員將檔案遺留在原單位長期未辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)的，要與原單位協(xié)商，解決跳槽后的遺留問題，以便及時將檔案轉(zhuǎn)交。

3.對于那些不知檔案在何方的，則可以向?qū)W校、原戶籍所在地的人事部門及第一份工作的用人單位咨詢。

4.把檔案留在人才服務機構(gòu)但一直沒有理會的，需要進行檔案更新工作。檔案主人要將相關的各類材料交到人才市場檔案管理工作人員，以便歸入本人的人事檔案中。

加強大學畢業(yè)生的檔案意識，加強對大學畢業(yè)生檔案的管理，不僅對他們自身的發(fā)展起著重要作用，也方便相關部門對他們的管理。