李 崢

河南省電力公司開封供電公司

論述計算機技術在檔案數字化管理中的應用

李 崢

河南省電力公司開封供電公司

當前計算機技術在很多領域中都得到了推廣與應用，提升了人們的工作效率。本文主要研究在檔案數字化管理中有關計算機技術應用情況，以推進檔案管理的信息化建設，使檔案管理工作得到創(chuàng)新發(fā)展。

計算機技術；檔案管理；數字化；信息

計算機的發(fā)明及應用不僅改變了人類生存方式，在辦公方面達到了高效化；重點是已實現人與機器之間的交互，降低了人類勞動量、運算量。依據現在檔案管理革新后的計算機技術應用情況，可以看到檔案利用率得到了顯著提升，檔案管理工作實踐基本完成查詢、分享、快速應用等功能；為檔案管理工作帶來便利的同時，推進了服務方面的品質化發(fā)展。

1 基于計算機技術的檔案數字化管理

自實現檔案管理的信息化以來，諸多不同類型的管理系統(如以Delphi、SOA、APS為基礎的系統)不斷被開發(fā)與廣泛應用；而且，在通訊接口、多設備關聯等方面均獲得了較好發(fā)展。在技術利用率不斷提高之下，檔案管理自身也實現了基于計算機技術的管理質量提升。比如，利用計算機技術所攜帶的“新思維”促使檔案管理實踐，不斷適應、調整、轉變管理策略、優(yōu)化管理方案。根據現階段經驗可以觀察到，在信息資源的整合與利用方面有長足進步；同時，技術管理工作也在不斷推進，尤其是在檔案管理服務方面，出現了一些創(chuàng)新元素。以下就從這些新經驗出發(fā)，討論進一步促進基于計算機技術的檔案管理措施。

2 在檔案數字化管理中加快計算機技術的應用

2.1對信息資源整進行合利用

基于計算機技術的檔案管理，最大功效體現在“數據化”方面。以此為路徑已初步實現檔案管理及檔案資源方面的信息化，建立了不同類型的數據庫；需要完善的地方在于將各類信息資源加以整合。比如，現階段基于計算機技術的應用系統構建完成后，能夠實現各項操作，滿足查詢、數據分享、快速傳遞等基本要求。然而，通過分析發(fā)現，基于系統平臺的信息資源整合率偏低。建議實踐過程中，增加各個數據庫之間的資源整合利用。比如，通過“數據收集與分析”，增加一個數據運算功能統計信息資源的利用頻率；從而對現有系統資源進行優(yōu)化、區(qū)分，將查詢顯示方面的彈出功能效果加以提升。信息資源的整合及利用，還體現在權限用戶的地域限制；為了方便需要增加數據分級，利用數據庫開放一部分文獻資料；權限設置中也需要將信息資源對等安排，增加對應性提升利用方面的針對性；強化技術管理，提高技術工具間的融合，也是促進信息資源利用的一個重要途徑。

2.2加快檔案管理的技術管理

檔案管理在技術管理層面，能夠滿足風險預防要求，并借助計算機相關技術的培訓提高了安全管理。但是，由于停留于一般性的安全預防，未能增加進一步優(yōu)化技術管理訓練；因而，建議嘗試針對專業(yè)軟件制作培訓。比如，選取HTML課程培訓，既可以使檔案管理人員、工作人員了解系統平臺制作原理及相關技術；也可以使其在工作經驗基礎上，按照適用程度實踐一些頁面創(chuàng)設，為系統進一步更新提供素材。以查詢?yōu)槔?，現在的大多系統在這個方面很難實現細致內容查詢；如輸入關鍵詞后，彈出的信息資源往往過多，說明技術工具的應用過于泛化；因而，應該在技術管理中增加“針對性”檢索技術功能，根據內部權限的專業(yè)知識，實踐專門化的全稱查詢等；達到直接輸出對應信息，提高技術功效；同時，通過頁面重新設計，使其與上述功能保持一致。以升級為主導方向，應該在基于計算機技術檔案管理中引入系統評估。比如，利用調查問卷方法、技術顧問咨詢方法、問題收集改進方法等開展技術管理實踐；前提是針對現階段不同機構使用的系統，按照具體操作流程設置對應評估指標，并按照綜合評估結果實施改進。

2.3創(chuàng)新服務管理體系

基于計算機技術的檔案管理，要求實現多種設備連接，并將各種資源進行整合利用。所以形成了一個新系統，且要求與其功能匹配的服務創(chuàng)新。比如，多個部門需要到檔案管理室進行信息查詢、提檔，會受到時間、地域方面的限制；因此，在服務方面需要從資源利用效率、技術管理層面增加“網絡建設”。與一般的計算機網絡不同，它需要以類似系統網絡賬號設置等形式，達到可傳輸的權限開放；創(chuàng)新服務管理還需要增加技術人員在信息更新、頁面完善、入口等便利化設計等方面的服務內容；并且，根據檔案管理的相關入檔、存檔、提檔、銷毀等信息更新，及時做出信息反饋、聲明、通告等。在新形式的技術化檔案管理中，重點需要突出“更新”，并根據不同部門及其需要，設計多個對接式入口為其提供便利；在導出、下載方面，需要在各個部門做好保密工作，而要完成這項任務，除了技術支持之外，還需從服務方面著手將其轉變成一個符合多個部門需求的形式，減少重復工作。

根據目前對計算機技術工具的應用觀察，服務層面可借助“互聯網+”思維的“融合路徑”在多個新媒介工具間選取PC端，以及移動終端兩個路徑；在PC端利用技術算機的開發(fā)技術，選用VC++語言嘗試實踐關于該機構的檔案管理App開發(fā)；然后，在計算機與智能手機兩個端口實施接口連接，提高兩者間的應用對接。這種技術開發(fā)路徑既是服務創(chuàng)新的一個方面，也屬于服務創(chuàng)新體系獲得升級優(yōu)化的前提保障。建議對我國圖書館方面的微信公眾號平臺開發(fā)經驗進行一些資料搜集與研究，在此基礎上提高轉用率；最好采用平移方法提高開發(fā)效率，節(jié)省各項資源，降低開發(fā)成本。檔案管理實踐表明，目前應用計算機技術實踐創(chuàng)新服務方面，主要集中在信息化的速度提升方面；因此，可以開拓思路，運用正在深化與融合的技術工具之便，構建一個圍繞檔案服務的新體系，將一般的技術服務，轉渡到服務體系方面的全面更新。

3 結論

通過上文初步分析能夠理解基于計算機技術的檔案管理，其重要的價值除了以技術為主的功能體現之外，思維轉化與應用也非常關鍵。因而，在未來的檔案管理工作深化過程中，可以借助其思維路徑，將計算機技術應用后帶來的檔案管理整體變動進行關聯式研究。既可以促進現階段成果的利用，也可以在研究基礎上不斷提升技術管理之外的“內容管理”，完善我國檔案管理體系。

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