吳 婧 徐 燕

國網(wǎng)湖北送變電工程有限公司

對檔案管理工作科學(xué)化的思考

吳 婧 徐 燕

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檔案管理科學(xué)化水平的提高是我國現(xiàn)代化社會(huì)主義發(fā)展的必然要求，檔案管理涉及范圍較廣，對人們的生活和企業(yè)的發(fā)展都有著重要影響。因此企業(yè)單位應(yīng)采取有效措施加強(qiáng)檔案管理工作，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，以提高檔案管理的科學(xué)化水平，從而為我國企業(yè)單位長期、穩(wěn)定發(fā)展奠定有力基礎(chǔ)?；诖吮疚姆治隽藱n案管理工作科學(xué)化。

檔案管理工作；科學(xué)化；方法

1、提高檔案管理科學(xué)化水平的意義

1.1 促使檔案管理工作符合社會(huì)發(fā)展趨勢

科學(xué)的發(fā)展速度是很快的，所以進(jìn)行的檔案管理種類數(shù)量也在不斷的壯大，同時(shí)檔案管理的方式也在逐漸的轉(zhuǎn)化著，檔案管理工作人員的工作量增大，工作壓力就隨之增加，所以傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)不能高效的進(jìn)行，科學(xué)化的管理方式是在社會(huì)發(fā)展趨勢的影響下產(chǎn)生的，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用大大節(jié)省了人力的工作時(shí)間，因此，在計(jì)算機(jī)科學(xué)的幫助下進(jìn)行科學(xué)化的檔案管理工作可以更好的符合社會(huì)發(fā)展的趨勢，滿足時(shí)代的要求。

1.2 有助于科學(xué)發(fā)展觀的實(shí)際落實(shí)

檔案管理涉及到的范圍很廣，檔案可以對極大多數(shù)的過去的事情進(jìn)行總結(jié)并記錄，之后根據(jù)檔案中的記錄進(jìn)行預(yù)測，將未來的發(fā)展趨勢進(jìn)行推斷，最后做好預(yù)防或者對應(yīng)的準(zhǔn)備工作，也就是說，有效的檔案管理工作有利于未來詳細(xì)規(guī)劃的制定。高速發(fā)展的社會(huì)背景下，檔案管理工作也必須要順應(yīng)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)行提升，才可以使檔案管理工作科學(xué)化的進(jìn)程加快。檔案管理工作的科學(xué)化有利于社會(huì)的和諧發(fā)展，并且促使國家的科技水平以及人文理念都得到提升，從而更好的落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀

1.3 符合信息化時(shí)代的進(jìn)程需求

信息化水平在不斷提升，所以信息得到了不斷的普及，人們的生活方式也在向著信息化邁進(jìn)，發(fā)展到今天，信息化已經(jīng)深入了人們的生活以及意識(shí)中。檔案管理工作和信息化進(jìn)行接軌的途徑之一就是提高檔案管理工作的科學(xué)化水平。隨著信息化的不斷發(fā)展，檔案管理工作不再只是存放于檔案室中，而是以電子形式儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫中，檔案的形式多樣化使查閱檔案的途徑也變得多樣化，檔案信息的查閱更加方便快捷，真正的做到為人民服務(wù)。

2、檔案管理工作科學(xué)化方法

2.1 提高管理人員的創(chuàng)新理念

若想發(fā)展現(xiàn)代化檔案管理模式，應(yīng)當(dāng)先改變傳統(tǒng)檔案管理理念，正確了解陳舊理念的不足，充分肯定發(fā)展現(xiàn)代化檔案管理的好處以及對未來工作的深遠(yuǎn)影響，并創(chuàng)建正常的管理機(jī)制，提高管理人員的創(chuàng)新思想。這就需要在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中增加資金投入、人工以及設(shè)備的使用。

2.2 健全檔案管理機(jī)制

相關(guān)部門在不斷健全檔案管理機(jī)制的過程中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)內(nèi)容：①根據(jù)實(shí)際情況，科學(xué)制定完善檔案管理機(jī)制。相關(guān)部門在完善檔案管理機(jī)制時(shí)，應(yīng)結(jié)合檔案管理工作的基本特征以及實(shí)際情況實(shí)施檔案管理責(zé)任制，將各個(gè)崗位所肩負(fù)的責(zé)任進(jìn)行明確劃分，并落實(shí)到個(gè)人身上，以避免工作過程中責(zé)任歸屬混亂的問題，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)階層也應(yīng)重視檔案管理責(zé)任制的落實(shí)，為不同的部門分配具體任務(wù)，并要求各個(gè)部門之間相互配合、相互協(xié)調(diào)，從而建立起完善的檔案管理體系。②管理人員在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，應(yīng)以國家相關(guān)的法律法規(guī)為基本的行為規(guī)范，充分做好相關(guān)檔案的保管、保密、庫房儲(chǔ)存等方面的工作，出事全方位、立體化、多層次的檔案管理機(jī)制得以形成，以保證今后的檔案管理工作可以順利進(jìn)行，有效提高工作效率。

2.3 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在新的時(shí)期和新的形勢下，檔案管理工作者必須與時(shí)俱進(jìn)、不斷學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中提升自己的業(yè)務(wù)處理能力和管理技能，在并在學(xué)習(xí)和再教育的過程中積累職業(yè)精神和對職業(yè)的熱忱，培養(yǎng)勇于創(chuàng)新的精神并在此過程中形成自學(xué)能力和自我提升能力。另外，各組織對檔案管理人員的培訓(xùn)應(yīng)該涵蓋前期的檔案管理人員招聘環(huán)節(jié)、后期的培訓(xùn)環(huán)節(jié)和前期的思想教育環(huán)節(jié)，使得檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的提升得到根本的保障。對檔案管理人員開展計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)檔案資料整理等相關(guān)培訓(xùn)也是必要的，經(jīng)過多層次、復(fù)合型的教育培訓(xùn)之后，他們才有可能發(fā)展成為復(fù)合型人才。

2.4 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化

政府應(yīng)大力支持檔案管理工作的信息化建設(shè)，并撥付財(cái)政專項(xiàng)資金作為檔案管理工作的信息化建設(shè)的使用資金，而企業(yè)單位也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，將現(xiàn)代化技術(shù)手段及設(shè)備引入到檔案管理工作中，使得檔案管理工作朝著信息化方向發(fā)展，并建設(shè)完善的計(jì)算機(jī)內(nèi)部檔案管理體系，以保證檔案管理工作的順利完成。此外，企業(yè)單位可將光學(xué)技術(shù)充分應(yīng)用到檔案管理工作中，使得檔案的儲(chǔ)存空間得以拓寬，同時(shí)還可以為工作人員后續(xù)的資料整理、開發(fā)、利用等方面的工作創(chuàng)造有利條件，從而檔案管理的提高工作質(zhì)量。

2.5 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新

檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新內(nèi)容分析的過程中，需要優(yōu)化檔案管理的基本理念。因此，在工作服務(wù)體系創(chuàng)新的背景下，需要在整個(gè)項(xiàng)目完善的過程中做到以下幾點(diǎn)：①相關(guān)部門需要進(jìn)行檔案管理工作的穩(wěn)定創(chuàng)新，提高整體的服務(wù)水平及管理水平，認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理工作中任務(wù)松散的現(xiàn)象，構(gòu)建完善性、系統(tǒng)性的服務(wù)管理理念，充分滿足不同群體對檔案資源的基本需求。②對檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理以及高效整合，并對相關(guān)檔案資源進(jìn)行備份，保證檔案數(shù)據(jù)資源保存的完善性。③在管理系統(tǒng)規(guī)范中，需要明確檔案管理中的各項(xiàng)內(nèi)容，對相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)化的技術(shù)指導(dǎo)，提升他們的信息化意識(shí)，實(shí)現(xiàn)信息背景下檔案管理工作的穩(wěn)定升級。

總之，檔案管理水平的提高在當(dāng)今社會(huì)信息服務(wù)功能不斷提高的情況下變得越來越重要，檔案管理不僅關(guān)系到人民群眾的利益，也會(huì)影響決策方面的制定與采納，因此檔案管理科學(xué)化水平的提高尤為重要，需要進(jìn)一步加強(qiáng)對其的研究。

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