劉瑞紅

山東省菏澤市巨野縣鳳凰街道辦事處

淺談檔案管理中的電子檔案管理

劉瑞紅

山東省菏澤市巨野縣鳳凰街道辦事處

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息科技水平的日益提高，管理工作的質(zhì)量和效率也獲得了明顯的提升。電子檔案管理這一方式的應(yīng)用，有效避免和解決了傳統(tǒng)檔案管理中存在的一些問(wèn)題，管理效率明顯提高。文章對(duì)此進(jìn)行了深入細(xì)致的分析和探討，以期為相關(guān)人士提供一定的參考和借鑒。

檔案管理； 電子檔案；電子檔案管理

1 電子檔案的基本要求

1.1 完整性

電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機(jī)構(gòu)不同，制言語(yǔ)主、發(fā)文、收文、整理的要求亦不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識(shí)、技能、方法的標(biāo)準(zhǔn)亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來(lái)文件、審批文件、評(píng)審驗(yàn)收文件，經(jīng)常處于滾動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)整理歸檔，可能會(huì)使信息資料失散，造成檔案不完整。特別是電子管理部門立體交叉，工作人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，管理形式多樣，也會(huì)導(dǎo)致電子檔案的不完整，針對(duì)以上情況，我們必須提高認(rèn)識(shí)，采取有效措施，確保電子檔案的完整性。

1.2 原始性

電子檔案不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實(shí)變虛”致使“原始狀態(tài)”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲(chǔ)存的過(guò)程中，它既是原始的，又是復(fù)制的，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時(shí)必須保證電子檔案的原始性。

1.3 真實(shí)性

電子檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會(huì)留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過(guò)程中必須保證其真實(shí)性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過(guò)程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率會(huì)高于傳統(tǒng)檔案。

2 電子檔案的優(yōu)越性

2.1 電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率

在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動(dòng)強(qiáng)度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時(shí)，也將文書檔案管理從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。

2.2 電子檔案有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理后，文檔用微機(jī)按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，文檔也不易形成存積?？梢?jiàn)，微機(jī)管理省時(shí)省力，給工作人員節(jié)省了充足的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)能力和水平。

2.3 電子檔案有利于文檔的保密

在的紙質(zhì)檔案時(shí)代，查閱檔案時(shí)通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點(diǎn)能簡(jiǎn)單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱專利申請(qǐng)不無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從頁(yè)保證了文件的保密性。

2.4 電子檔案可以有效提高檔案管理工作的質(zhì)量

檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗作為保障。然而傳統(tǒng)的文書立卷工作是由人來(lái)完成的，即由立卷人根據(jù)自己的理解來(lái)進(jìn)行操作，顯然立卷人對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度有很強(qiáng)的主觀性，立卷標(biāo)準(zhǔn)很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來(lái)諸多不便。但若文書檔案從而把時(shí)間和精力放在檔案編研及二次信息開(kāi)發(fā)利用上來(lái)，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

3 電子檔案的要點(diǎn)

3.1 是要建立一個(gè)電子檔案首先就應(yīng)該先構(gòu)建一個(gè)公共的、獨(dú)立的、應(yīng)用性的檔案管理信息化平臺(tái)，以及支撐各類業(yè)務(wù)所需要涉及的，包括實(shí)體以及虛擬的檔案信息化管理，來(lái)實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的信息化轉(zhuǎn)變與管理以及電子信息的檔案化管理。

3.2 是我們需要明白，一般情況下，電子檔案具有多種信息媒體的繼承性，它涉及的“檔案源”包括三種：一種是電子化的實(shí)體檔案，一種是檔案化的電子信息，還有一種是結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)等等。

3.3 是我們所創(chuàng)建的電子檔案一般是具有保存價(jià)值的歷史記錄或是作為法律依據(jù)的電子信息。并且，一定得具備檔案的屬性：能直接形成的、具有完整記錄作用的、明確的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的歷史紀(jì)錄，并且電子檔案必須具有歷史再現(xiàn)性或者文件的原始記錄性。

4 電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

4.1 由于電子檔案管理是通過(guò)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用來(lái)實(shí)行的，這便大大地提高了人們的工作效率?，F(xiàn)如今，信息化技術(shù)高速發(fā)展，利用電子檔案管理便免除了人們立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了檔案管理工作的效率。

4.2 電子檔案管理使檔案能保持得更加完整持久。通常情況下，紙質(zhì)檔案必須在一定的環(huán)境和條件下才能保存得好，并且，必須靠手工去進(jìn)行歸檔和貯存，這便存在著損壞紙質(zhì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)，更加容易造成檔案的缺失。但是電子檔案不同，以上的工作都是靠計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成的，減少了人為錯(cuò)誤的發(fā)生，且電子檔案并不會(huì)隨著時(shí)間的增長(zhǎng)而發(fā)生變化，使得檔案能夠被保存得更完整，更久。

4.3 電子檔案管理還能更好的保證檔案的保密性質(zhì)。保存電子檔案的工具是計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)并沒(méi)有感情色彩，只會(huì)遵照被設(shè)計(jì)的保密程序而運(yùn)行，但是保存紙質(zhì)檔案的媒介是人類，人為因素很容易致使檔案泄露。所以說(shuō)，電子檔案具有更好的保密性。

結(jié)束語(yǔ)

電子檔案管理模式較傳統(tǒng)檔案管理來(lái)說(shuō)，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現(xiàn)就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現(xiàn)有利于環(huán)保事業(yè)的開(kāi)展。傳統(tǒng)檔案管理具有其不可替代的優(yōu)勢(shì)，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者有著很多的共性，在現(xiàn)階段和將來(lái)的一段時(shí)間內(nèi)，電子檔案管理還不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理，相關(guān)人員應(yīng)該在進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理時(shí)，良好的融入電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理質(zhì)量。

[1]劉欣欣.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].科技視界，2015(05)：199.

[2]蔡國(guó)慶.淺談電子檔案管理[J].黑河學(xué)刊，2014(03)：113+138.