王奇旭

吉林省公主嶺市社會救助事業(yè)中心

民政社會救助中心電子檔案管理存在的問題及優(yōu)化措施

王奇旭

吉林省公主嶺市社會救助事業(yè)中心

本文主要針對民政社會救助中心電子檔案管理存在的問題進(jìn)行了詳盡的探討，在此基礎(chǔ)上提出幾點優(yōu)化措施與建議，僅供參考與借鑒。

電子檔案管理；民政社會救助中心；問題

1 我救助中心院電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 電子文件的優(yōu)點

電子文件有重復(fù)使用的特點，允許若干個查詢者同步利用一份電子文件，同紙質(zhì)文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高，滿足利用者一般需求。

1.2 多種類型數(shù)字化信息的檔案化

隨著信息化的發(fā)展，記錄檔案信息的載體日趨多樣化，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)文件等，在管理方式、載體形式、信息互動等方面對紙質(zhì)檔案形成巨大的沖擊，原有的檔案管理模式已難以適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展要求。因此，實現(xiàn)檔案管理的計算機(jī)化和檔案工作的信息化，實現(xiàn)檔案信息資源的有效開發(fā)和信息資源的社會共享，是檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的必然選擇和重要前提。

1.3 電子文件的收集范圍

凡是在救助工作中形成的、真實反映本中心各項工作活動情況并且有考察與利用價值的磁盤或光盤等化學(xué)磁性材料載體上的文件者是收集對象。其中包括：一是文體文件：主要是通過計算機(jī)文字處理形成的文字文件、表格文件等，重點是定稿電子文件和正式電子文件；二是圖像文件：主要是通過數(shù)碼相機(jī)拍攝的圖像文件；三是影像文件：各種會議或重要活動通過視頻設(shè)備并經(jīng)計算機(jī)處理的動態(tài)圖像文件；四是多媒體文件：運(yùn)用多媒體技術(shù)形成的需要借助多媒體體現(xiàn)反映出來的文件。

1.4 電子文件的開發(fā)利用

合理運(yùn)用聲像檔案，讓其服務(wù)于救助中心工作，在我中心建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用，這是檔案管理的最終目的。在本中心100周年的慶典上，利用聲像檔案制作了《百年輝煌》DVD光盤，為增強(qiáng)民政部門凝聚力、激發(fā)廣大職工的使命感，起到了很大的作用。另外在梨樹縣的《梨花報》報上、政府的網(wǎng)站上，我們也合理利用了電子文件(聲像資料)，圖文并茂地把信息和網(wǎng)站展示在讀者面前。

2 民政社會救助中心電子檔案管理存在的問題

2.1 電子檔案歸檔存在缺失

由于民政社會救助中心在以往的工作中保留的紙質(zhì)檔案資料庫極為龐大，再加上紙質(zhì)檔案裝訂、整理的過程中也沒有進(jìn)行科學(xué)分類，導(dǎo)致民政社會救助中心在全面實施電子檔案管理以后，許多紙質(zhì)檔案都沒有得到及時、合理地利用。將紙質(zhì)版的檔案歸納成電子檔案是一件極為復(fù)雜、繁瑣的工作，因為電子檔案歸檔的不完整性，以致電子檔案本身檢索便捷、快速的優(yōu)勢沒有得到充分的發(fā)揮，檔案管理的效率相對較為低下。

2.2 電子檔案缺乏資金保障

因為民政社會救助中心檔案管理信息化建設(shè)缺乏有效的資金保障，導(dǎo)致其在硬件設(shè)施方面的投入明顯不足，全國各個地區(qū)的民政社會救助中心檔案管理部門仍舊采用配置相對較為過時的計算機(jī)，導(dǎo)致民政社會救助中心電子檔案管理工作的效率大打折扣。民政社會救助中心檔案管理工作如果要實現(xiàn)高效率的信息化管理，先進(jìn)的硬件設(shè)施是必備的保障，例如：高配置的電腦、掃描儀、打印機(jī)以及復(fù)印機(jī)等等。

2.3 檔案管理人員信息素養(yǎng)有待提升

現(xiàn)階段，民政社會救助中心檔案管理隊伍的年齡結(jié)構(gòu)不合理，許多年齡較大的檔案管理人員適應(yīng)能力相對較差，其在檔案管理信息化操作方面則存在不精通、不熟練的情況，自然也就難以掌握電子檔案的分類、流程以及歸檔等相關(guān)工作，導(dǎo)致民政社會救助中心電子檔案管理工作受到一定程度的影響。

3 優(yōu)化措施與建議

3.1 完善電子檔案管理體系

一套科學(xué)、合理的制度是保障電子檔案管理工作能有序開展的先決條件。這就需要民政社會救助中心嚴(yán)格按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)范，充分結(jié)合民政社會救助中心的實際情況，制定一套具有科學(xué)性、合理性的電子檔案管理體系，使得電子檔案的形成、積累流程的管理工作以及檢查鑒定、歸檔責(zé)任等相關(guān)流程更為規(guī)范化、合理化，切實保障各項工作的開展實現(xiàn)有章可循、有矩可循。針對審查完成的電子文件實施統(tǒng)一的收集管理，要產(chǎn)生對應(yīng)的紙質(zhì)文件，并且要針對紙質(zhì)文件實施集中核查，從而有效保障紙質(zhì)檔案文件能夠與電子檔案保持一致。此外，民政社會救助中心應(yīng)當(dāng)逐漸規(guī)范電子檔案管理工作所使用的軟件與平臺，從而有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。

3.2 加大財務(wù)檔案管理信息化發(fā)展力度

民政社會救助中心電子檔案管理工作要想更好地發(fā)展，就必須要進(jìn)一步增加硬件方面的投入力度，全面更新電子檔案管理的軟件與硬件，配齊自動打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)以及計算機(jī)等，切實滿足現(xiàn)代化電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實現(xiàn)檔案存儲介質(zhì)的多元化發(fā)展。此外，民政社會救助中心還應(yīng)當(dāng)逐步實現(xiàn)電子檔案自動化管理的目標(biāo)，必須要改變傳統(tǒng)管理中“重藏輕管”的理念，高度重視民政社會救助中心檔案的“利用”性質(zhì)，比如：構(gòu)建社會救助工作的信息管理系統(tǒng)，使得民政社會救助中心電子檔案工作的檢索更為便捷、內(nèi)容更為準(zhǔn)確，從而有效促進(jìn)民政社會救助中心電子檔案規(guī)范化、科學(xué)化的發(fā)展，真正實現(xiàn)民政社會救助中心電子檔案的價值。

3.3 提升檔案管理人員專業(yè)能力

隨著信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)日新月異的變化，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理工作未來的必然發(fā)展趨勢。所以，民政社會救助中心應(yīng)當(dāng)依照檔案管理的實際需求，針對檔案管理隊伍進(jìn)行優(yōu)化，切實保障檔案管理隊伍年齡結(jié)構(gòu)的合理性。進(jìn)一步加強(qiáng)培訓(xùn)教育工作，通過開展多門類、多層次的知識體系培訓(xùn)教育，根據(jù)當(dāng)前檔案管理隊伍的實際情況，組織多形式、多渠道的培訓(xùn)教育方式，進(jìn)一步完善檔案管理人員的知識體系與信息素養(yǎng)，全面提升檔案管理隊伍的電子信息知識，力爭打造一支綜合素質(zhì)過硬、專業(yè)結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的檔案管理隊伍。

結(jié)束語

隨著社會現(xiàn)代化的建設(shè)，各事業(yè)單位計算機(jī)使用的遍及，電子文件的管理成了檔案室的研究對象，本文通過對電子文件管理的現(xiàn)狀、存在問題及對策進(jìn)行探討，推進(jìn)電子檔案的管理。

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