張艷華

吉林省洮南市勞動保障事務(wù)所

淺議如何做好勞動保障檔案管理工作

張艷華

吉林省洮南市勞動保障事務(wù)所

在新形勢下,勞動保障工作任務(wù)越來越豐富,也越來越繁重,特別在世界經(jīng)濟(jì)全球化、一體化發(fā)展和國家間社會保障制度日漸改革的今天,勞動保障工作面臨著許多新任務(wù),直接關(guān)系到民情、民生、民意等重大問題。在勞動保障工作的各項活動中形成大量檔案信息資源,這就要求檔案管理人員提高認(rèn)識,加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力,最大限度地發(fā)揮檔案資源價值。

勞動保障；檔案管理；對策

1 檔案管理現(xiàn)狀

1.1 社會保障檔案管理制度不完善

目前部分單位的社會保障檔案管理工作仍然存在制度不規(guī)范、職責(zé)不明確的問題,參保人員的檔案被隨意分散保管。而且,由于歷史遺留問題,還存在著各部門職責(zé)不清、交叉重疊的現(xiàn)象,給檔案管理工作帶來很多現(xiàn)實麻煩,甚至造成檔案的丟失。

1.2 管理手段落后

部分單位在檔案管理上還在使用人工方式,資料的記載、傳遞、保存等還在采用較傳統(tǒng)的方法,有的雖然已經(jīng)初步實現(xiàn)了數(shù)字化,但是人、機(jī)、軟件三者并沒有實現(xiàn)有效的結(jié)合,常常出現(xiàn)“人閑機(jī)空”的現(xiàn)象,依然存在工作效率低的問題。

1.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

一些單位、企業(yè)在配備檔案管理人員時,不夠重視,隨意性很強(qiáng),很多檔案管理人員很少甚至都沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn),對檔案管理工作認(rèn)識較膚淺,認(rèn)為檔案管理工作只是保管資料、不丟失,但是在如何充分利用檔案資源,提供更好的服務(wù)方面尚無建樹。

2 勞動保障檔案管理中面臨的問題

2.1 勞動檔案管理意識不強(qiáng)，管理制度有待完善

由于我們國家的勞動保障制度起步較晚，所以對檔案管理的意識并不是很強(qiáng)，國家對勞動保障檔案管理的意識不夠，也就未能形成一套完整的檔案管理制度。各個企業(yè)目前也只是把工作的重點放在勞動保障和社會保障上，還沒有準(zhǔn)確的認(rèn)識到勞動保障檔案管理的重要性，因此在勞動保障檔案管理工作在實際管理過程中還存在著檔案隨處亂扔亂放的現(xiàn)象，造成很多重要檔案的丟失。

2.2 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

勞動保障檔案管理工作是一項綜合性規(guī)范性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須要對檔案的內(nèi)容有一定的了解才能進(jìn)行分類整理。但是由于對勞動保障檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，所以在配置勞動保障檔案管理人員的時候有著很大的隨意性。很多從事檔案管理的人員自己都不能準(zhǔn)確的理解檔案管理的內(nèi)容和重要性。

2.3 勞動保障檔案管理手段落后，檔案利用效率低

在這個日新月異的網(wǎng)絡(luò)時代，勞動保障檔案的管理離不開高新技術(shù)的支持，但是在檔案實際管理的過程中高新技術(shù)運用的并不是很廣泛，檔案管理的信息化水平較低，在檔案的實際管理過程中還采用一些比較傳統(tǒng)的辦法，例如人工謄寫、紙質(zhì)保存等方法，不能適應(yīng)時代發(fā)展的潮流。而且這種管理辦法很容易造成勞動保障檔案的丟失和記載錯誤。雖然有的地方的勞動保障檔案已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理，但是并沒有實現(xiàn)管理人員、計算機(jī)和管理軟件的有效結(jié)合，造成實際管理效率低下。

3 加強(qiáng)檔案管理的對策

3.1 提高認(rèn)識

隨著企業(yè)政策步伐的加快和就業(yè)形式日益多樣化,大量的勞動保障工作事務(wù)從企業(yè)內(nèi)部分離出來。因此,勞動保障部門的工作任務(wù)越來越繁重,這就要求各級勞動保障部門領(lǐng)導(dǎo)切實加強(qiáng)對檔案工作的管理,提高全體勞動保障檔案管理人員的管理意識,嚴(yán)格遵守《檔案法》。

3.2 建立健全檔案管理制度

要注重檔案工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化建設(shè),進(jìn)一步完善并建立健全歸檔制度,做好檔案材料的歸檔、收集、整理工作。特別是分散性的材料往往會影響檔案的收集工作,這就需要建立健全有效的檔案收集制度,進(jìn)一步落實登記、傳遞政策,實行動態(tài)管理。在就業(yè)服務(wù)領(lǐng)域中,建立下崗失業(yè)人員求職信息的檔案非常重要,直接關(guān)系到下崗失業(yè)人員的再就業(yè)問題,爭取建立“資源底數(shù)清、就業(yè)意識清、家庭狀況清、安置去向清”的詳細(xì)檔案,堅持以“為人找檔”或“為檔找人”的服務(wù)理念,為下崗人員提供周到優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.3 提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

勞動保障工作社會化管理的步伐在不斷加快,任務(wù)十分繁重。因此,檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案工作的效率、水平和質(zhì)量。必須加強(qiáng)對檔案管理人員的在職培訓(xùn),定期或不定期參加相關(guān)專業(yè)知識的技術(shù)培訓(xùn),要采取“請進(jìn)來,走出去”的方式進(jìn)行經(jīng)驗交流,或向先進(jìn)單位、先進(jìn)做法學(xué)習(xí),從各個環(huán)節(jié)進(jìn)行指導(dǎo)學(xué)習(xí),使檔案管理者不僅具有較高的檔案技術(shù)水平和分析能力,而且對一些專業(yè)性很強(qiáng)的檔案也能做到精確把握,同時也豐富了實踐經(jīng)驗及基礎(chǔ)知識和技能,建立起一支具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化檔案管理隊伍。在熟悉各類檔案的內(nèi)容和作用的同時,根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)發(fā)展動態(tài)和檔案的利用情況,對已形成的檔案進(jìn)行二次、三次信息加工,建成有參考價值的檔案。

3.4 實行數(shù)字化管理提高工作效率

由于勞動保障工作涉及到就業(yè)、失業(yè)、醫(yī)療等各項工作,需要大量的人力、物力和財力,因此,對檔案實行方便、快捷的數(shù)字化流程管理就迫在眉睫了。以前勞動保障工作材料全部采用手工抄寫的形式,而如今,各種先進(jìn)技術(shù)手段的運用,可以系統(tǒng)地完成起草、修改、刪減、檢查、打印、登記、匯集、統(tǒng)計等工作。促使檔案的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)緊密銜接起來,方便管理和檢查各類職工所需檔案,減少流程環(huán)節(jié),縮短流程時間,提高工作效率,加強(qiáng)了勞動保障檔案收集、整理、歸類、保存、查詢等各方面的能力,從而更好地發(fā)揮檔案信息資源的價值。

結(jié)束語

從上面的分析我們可以看出，勞動保障檔案在促進(jìn)失業(yè)人員再就業(yè)、保障和諧勞動關(guān)系、保證參保人員的待遇領(lǐng)取、支付社?；鹨约疤幚碛嘘P(guān)的勞動糾紛案件上都發(fā)揮了很重要的作用，這些內(nèi)容都直接關(guān)系到了勞動人民的切身利益。所以我們應(yīng)該認(rèn)識到傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢的變化，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對勞動保障檔案進(jìn)行管理才是大勢所趨，這樣才能實現(xiàn)勞動保障檔案管的信息化管理，充分提高勞動保障檔案的利用效率。

[1]黃新榮.社會保障檔案管理工作芻議[J].中國檔案.2011，11(72)：111-113

[2]王紅霞.淺議勞動保障檔案管理中存在的問題與對策[J].山西檔案.2010，10(10)：212-213