李薔薇

長(zhǎng)春市綠化管理處

探究事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑

李薔薇

長(zhǎng)春市綠化管理處

現(xiàn)如今，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理已然成為社會(huì)檔案管理制度中的重要一項(xiàng)。本文將總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合現(xiàn)狀，為事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展尋求出最合適的優(yōu)化途徑。

事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化

引言：

作為國(guó)家機(jī)關(guān)的重要組成部分，事業(yè)單位在接受廣大人民群眾的監(jiān)督的同時(shí)，還在充分履行其職能，服務(wù)于廣大人民群眾。事業(yè)單位的檔案管理工作不僅能深刻反映事業(yè)單位的發(fā)展歷史，還能為事業(yè)單位未來的發(fā)展提供創(chuàng)新借鑒，所以優(yōu)化檔案管理工作不論是對(duì)檔案管理工作還是對(duì)事業(yè)單位都具有重要的探究意義。在這個(gè)過程中，應(yīng)堅(jiān)持科學(xué)的原則，深入剖析現(xiàn)存檔案管理的狀況和存在的問題，由此探究如何優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題

目前來說，現(xiàn)階段部分事業(yè)單位對(duì)國(guó)家現(xiàn)有的檔案管理的規(guī)范和學(xué)習(xí)仍有較大缺陷，乃至檔案管理工作在事業(yè)單位管理工作中的重視程度較低，導(dǎo)致檔案管理工作長(zhǎng)期處于無序且混亂的狀態(tài)。一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員片面地將檔案管理工作看做是單純的資料整理和堆疊，從而并未給予檔案管理工作足夠的支持和重視，影響了檔案管理工作的改革；縱然個(gè)別事業(yè)單位已經(jīng)注意到檔案管理工作的重要性，工作卻不夠到位，其所使用的管理方式也不符合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展，致使在檔案管理工作上投入的資金和技術(shù)方法沒有得到有效落實(shí)，無法充分發(fā)揮作用。

其次，事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)知識(shí)匱乏，不足以支撐檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化。在實(shí)際的工作中，很多檔案管理人員在檔案理論知識(shí)方面并不豐富，甚至不少事業(yè)單位在負(fù)責(zé)檔案管理這方面都是借由其他部門人員來臨時(shí)開展工作，而這些臨時(shí)負(fù)責(zé)的人員一般身兼多職，自身未學(xué)過檔案管理的相關(guān)知識(shí)，也沒經(jīng)歷過專業(yè)培訓(xùn)，再加上檔案任務(wù)較為繁瑣復(fù)雜，福利和待遇較低，這樣的現(xiàn)狀在很大程度上影響他們對(duì)工作的熱情，從而導(dǎo)致他們?cè)谡归_檔案管理工作時(shí)候會(huì)因?yàn)閷?duì)工作流程的不熟悉以及自身專業(yè)知識(shí)不夠出現(xiàn)較多錯(cuò)誤，進(jìn)一步影響了事業(yè)單位的檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化途徑

(一)建立全面信息化的檔案管理模式，完善信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)

隨著信息化社會(huì)的發(fā)展和人民需求的日益增長(zhǎng)，事業(yè)單位必須盡快采用信息化檔案管理模式，全面采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行新舊檔案存儲(chǔ)和分類管理；除此之外，各事業(yè)單位還需要完善屬于自己的系統(tǒng)化網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，確保檔案在使用或者需要時(shí)能夠最快速地被查找到，提升資金和時(shí)間的使用效率以及事業(yè)單位的工作效率，再者，進(jìn)行檔案管理工作還需以保障人民群眾的信息安全為基準(zhǔn)點(diǎn)，從而使事業(yè)單位能更好地發(fā)揮自身社會(huì)價(jià)值，充分做到為人民服務(wù)，為廣大人民群眾更高效地解決問題。

檔案管理不能是局部化管理，而必須是全面的、系統(tǒng)化管理。所以在建立自身檔案管理信息化模式的同時(shí)，各個(gè)事業(yè)單位還須注重構(gòu)建全國(guó)信息資源共享平臺(tái)，即加快完善自己的資源庫(kù)并通過安全的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行信息資源共享，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)以達(dá)到檔案資源的及時(shí)更新收集和整理，建立起與國(guó)家信息資源平臺(tái)的直接聯(lián)系，使其優(yōu)秀的檔案系統(tǒng)更好地服務(wù)于人民和國(guó)家。

(二)嚴(yán)格執(zhí)行檔案基礎(chǔ)工作，制定完善的檔案管理制度以及加強(qiáng)監(jiān)督管理工作

在優(yōu)化檔案管理工作的過程中，各個(gè)單位需要建立具有合理性和科學(xué)性的檔案管理規(guī)章制度，并保證其符合本單位各部門檔案管理工作的實(shí)際需要。首先，需要加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，規(guī)范以往的檔案整理和組卷，通過領(lǐng)導(dǎo)人員真正去督促落實(shí)此項(xiàng)工作；其次，事業(yè)單位要積極開展檔案鑒定工作，并堅(jiān)持嚴(yán)格按照法定程序慎重銷毀文件，或是歸檔保存重要的歷史文件。此外，在檔案制度建設(shè)的過程中，要明確領(lǐng)導(dǎo)干部在檔案管理工作上的工作職能范圍和權(quán)限，并注意維護(hù)相關(guān)工作人員的合法權(quán)益。比如在行政事業(yè)單位中，忽視員工的合法權(quán)益將必然影響工作人員的工作熱情，最終將影響事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化工作的進(jìn)展。對(duì)于已經(jīng)建立的檔案管理制度，各個(gè)事業(yè)單位需要督促工作人員嚴(yán)格執(zhí)行，加強(qiáng)各單位的檔案管理制度建設(shè)與執(zhí)行；對(duì)尚待建立檔案管理制度的單位，需要在制定時(shí)盡量統(tǒng)一各部門的檔案管理政策標(biāo)準(zhǔn)，并做好與各部門的溝通交流工作，保證檔案制度優(yōu)化符合不同部門的特性和要求。

在優(yōu)化檔案管理工作的過程中，各事業(yè)單位必須堅(jiān)持把檔案管理作為一項(xiàng)長(zhǎng)期且重要的工作任務(wù)，從制度上和組織上建立一套完整的、科學(xué)化、系統(tǒng)化的管理辦法，組織定期對(duì)上級(jí)主管機(jī)關(guān)以及其他機(jī)關(guān)發(fā)放的文件及時(shí)進(jìn)行整理、歸檔和立卷，將檔案管理工作及時(shí)盡快完成。

(三)提升檔案管理人員專業(yè)水平，豐富其專業(yè)知識(shí)。

檔案管理看似較為簡(jiǎn)單輕松，實(shí)則對(duì)工作人員的專業(yè)水平要求較高，故而各個(gè)事業(yè)單位需要聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員，定期對(duì)負(fù)責(zé)檔案管理工作的成員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，樹立其正確的工作態(tài)度，同時(shí)敦促他們學(xué)習(xí)更為先進(jìn)的檔案管理方法和技能，并設(shè)立相應(yīng)的績(jī)效考核或者合理的獎(jiǎng)懲措施，從而提升管理人員的工作效率和工作積極性。

另外，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)工作，強(qiáng)化相關(guān)工作人員的安全保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，做好定期的檢查和管理，查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問題的時(shí)候及時(shí)采取相應(yīng)措施；上級(jí)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人員還需要監(jiān)督管理好各個(gè)部門檔案管理人員的交接工作，提高檔案的利用率，避免因?yàn)榻唤庸ぷ鞑焕斐傻臋n案缺失和損毀。

通過提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平及其對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，能夠更好地實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化工作。

結(jié)束語(yǔ)

通過以上敘述可以得知，事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化提高，首先必須建立電子信息網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式，其次，制定符合自身單位建設(shè)的檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理工作，最后通過聘用合格的專業(yè)檔案管理人員并進(jìn)行定期專業(yè)培訓(xùn)，提升檔案管理效率，最終實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化。

[1]事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新研究[J].魏瑩.科技資訊.2016(26)

[2]事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑解析[J].趙秋英.青年文學(xué)家.2016(21)

[3]事業(yè)單位檔案管理工作的重要性及新思路[J].李然.黑龍江科學(xué).2017(15)