董志敏

河北省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院

基于大數(shù)據(jù)背景中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用分析

董志敏

河北省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院

隨著互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在社會(huì)各領(lǐng)域的應(yīng)用越來(lái)越普遍，各種類型的數(shù)據(jù)數(shù)量不斷增加，在這種背景下，大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)運(yùn)而生。這也是信息技術(shù)水平進(jìn)一步提高重要標(biāo)志，有效的促進(jìn)了各個(gè)企業(yè)的快速發(fā)展，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)文書檔案的信息化管理水平不斷提升，通過(guò)應(yīng)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，有效提高了企業(yè)檔案信息管理的效率，保證了信息資源的可靠性，為企業(yè)的的發(fā)展提供了科學(xué)依據(jù)。本文主要針對(duì)大數(shù)據(jù)背景中，企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用情況進(jìn)研究分析。

大數(shù)據(jù)背景；企業(yè)文書檔案；信息化管理；利用

1 前言

大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展是互聯(lián)網(wǎng)科技進(jìn)步的重要表現(xiàn)，也是社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要。一般，對(duì)于常規(guī)軟件來(lái)說(shuō)，無(wú)法在一定時(shí)間內(nèi)快速完成眾多類型數(shù)據(jù)的管理和收集，而大數(shù)據(jù)通過(guò)特殊的處理模式，能夠在短時(shí)間內(nèi)，對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、處理和有效管理，提高了信息數(shù)據(jù)處理的效率。也就是說(shuō)大數(shù)據(jù)不僅能夠掌握龐大的數(shù)據(jù)信息，而且能夠?qū)τ幸饬x的數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)化處理。大數(shù)據(jù)的這種優(yōu)勢(shì)對(duì)于企業(yè)檔案信息的管理具有重要作用。企業(yè)文書檔案信息管理，是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中重要組成部分，這些珍貴信息的記錄能夠反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀態(tài)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的重大發(fā)展決策提供可靠的依據(jù)，因此，企業(yè)文書檔案信息管理在企業(yè)管理工作中非常重要。然而，由于企業(yè)文書檔案的信息具有一定的復(fù)雜性，在管理過(guò)程中具有一定的難度。通過(guò)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效的提高了企業(yè)文書檔案的信息管理的效率，對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展具有重要意義。

2 大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)文書檔案的信息化管理主要內(nèi)容

2.1 企業(yè)文書檔案的數(shù)字化管理

在傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案管理過(guò)程中，主要是以紙質(zhì)材料為主要信息載體，對(duì)檔案文字信息進(jìn)行記錄，整理，存檔。由于企業(yè)檔案文書信息類型繁多，內(nèi)容復(fù)雜，檔案錄入人員和相關(guān)管理人員的工作量非常大，在整理、收集、記錄信息過(guò)程中，出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率也較高，工作的重復(fù)性也較高，企業(yè)文書檔案管理工作效率非常低。大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)文書檔案的信息管理，有效的避免了上述弊端，在檔案管理工作中，主要采用計(jì)算機(jī)作為信息的載體，把紙質(zhì)的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，以電子檔案的形式進(jìn)行存儲(chǔ)。不但提高了工作效率。而且是檔案信息保存的更加完整、準(zhǔn)確，便于管理與查閱。

2.2 企業(yè)文書檔案的的網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，在企業(yè)文書檔案的信息化管理中，計(jì)算機(jī)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)處理，形成檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理方式，在數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，對(duì)不同地區(qū)，不同類型的海量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化分析，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速查詢，形成數(shù)據(jù)信息資源的共享。[1]通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化管理，能夠快速對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查閱、分類、儲(chǔ)存、復(fù)制等等，進(jìn)一步提高了企業(yè)文書檔案的管理效率。

2.3 企業(yè)文書檔案的安全化管理

隨著企業(yè)文書檔案的信息化管理不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)化管理已經(jīng)成為重要管理方式，但是在大數(shù)據(jù)背景下，帶來(lái)的一個(gè)重要問(wèn)題就是檔案的安全問(wèn)題，因此，要加強(qiáng)企業(yè)文書檔案的安全化管理。首先，要加強(qiáng)安全保護(hù)管理工作，避免工作人員操作上的錯(cuò)誤，及時(shí)維護(hù)相關(guān)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)，保證其運(yùn)行的安全性。避免由于計(jì)算機(jī)病毒或者非法黑客的惡意損害，造成的信息數(shù)據(jù)丟失或者受損，營(yíng)造安全的網(wǎng)絡(luò)管理環(huán)境。其次，做好保密工作，對(duì)于重要文書檔案，要進(jìn)行保密程序設(shè)置，采取保密管理措施，在文書檔案管理上要根據(jù)文書檔案的重要程度，形成公開、半公開以及保密的分類安全管理模式。

3 大數(shù)據(jù)背景中企業(yè)文書檔案的信息化利用分析

3.1 提供大量有價(jià)值的企業(yè)文書檔案

在大數(shù)據(jù)背景下，通過(guò)對(duì)企業(yè)文書檔案進(jìn)行信息化管理，主要是對(duì)有價(jià)值的我問(wèn)幫你數(shù)檔案進(jìn)行收集、整理、錄入、儲(chǔ)存，最終形成完整的檔案信息資源，為相關(guān)用戶服務(wù)。通過(guò)應(yīng)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速處理，并且保證了數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量與完整性。[2]保證了在一定時(shí)間內(nèi)，對(duì)不同類型、不同價(jià)值的文書檔案進(jìn)行有效處理，信息量增加，信息質(zhì)量提高，信息價(jià)值增大，建設(shè)成為一個(gè)完整的、高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為企業(yè)和相關(guān)用戶提供可靠的信息資源。

3.2 加工處理企業(yè)文書檔案

在大數(shù)據(jù)背景下，對(duì)企業(yè)文書檔案進(jìn)行合理的加工處理，主要是指文書檔案的檢索，提高文書檔案的準(zhǔn)確定性，保證文書檔案的完整性。首先，要選擇科學(xué)合理的信息數(shù)據(jù)檢索方式，對(duì)企業(yè)文書檔案的類型、內(nèi)容、級(jí)別等情況進(jìn)行確定。其次，要分類歸檔，企業(yè)文書檔案涉及到內(nèi)容非常繁多，類別也是多種多樣，在歸檔過(guò)程中，要根據(jù)不同類型進(jìn)行分類歸檔，如：會(huì)以、活動(dòng)、業(yè)務(wù)等等。歸檔后，形成完整的企業(yè)文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，用戶能夠根據(jù)不同的檢索關(guān)鍵詞迅速查找到想要查閱的資料。最后，就是完成數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)鏈接。通過(guò)局域網(wǎng)，互聯(lián)網(wǎng)，專用網(wǎng)等各種網(wǎng)絡(luò)形式，對(duì)企業(yè)文書檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)鏈接，形成資源共享平臺(tái)。

3.3 提供便捷的信息服務(wù)

企業(yè)文書檔案最終是要服務(wù)于客戶的，因此，在大數(shù)據(jù)背景下，通過(guò)利用企業(yè)文書檔案的信息化，提高信息服務(wù)的質(zhì)量與水平，為用戶提供不同需要，不同類型的有價(jià)值的檔案資源，體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)背景下信息服務(wù)的特色。[3]通過(guò)采用電子郵件、網(wǎng)絡(luò)短信、視頻等多種信息傳輸方式，方便用戶對(duì)檔案信息的查詢與利用。通過(guò)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文書檔案的開放式服務(wù)，利用企業(yè)文書檔案資源，有針對(duì)性的為用戶提供企業(yè)、產(chǎn)品、服務(wù)等方面的信息，有針對(duì)性的滿足企業(yè)與用戶的真實(shí)需要，提高了信息服務(wù)的質(zhì)量與效率。

4 結(jié)論

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，更是客觀需要。通過(guò)采用大數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，有效的提高了檔案管理的效率，提高了信息資源的完整性、可靠性與參考價(jià)值。同時(shí)，增加了數(shù)據(jù)的類型與數(shù)量，極大的滿足了用戶的不同需求，提高了信息服務(wù)的質(zhì)量。

[1]庫(kù)俊平.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用[J].創(chuàng)新科技,2013(9):50～51.

[2]鐘麗晶.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用[J].城建檔案,2016(5):22～23.

[3]劉曙.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用研究[J].商業(yè)故事,2016(8):28～29.