王玉卿 趙曉丹 胡永會

(河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)圖書館 河北 石家莊 050061)

躍躍“預(yù)室”，館內(nèi)空間任你約
——河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)圖書館空間預(yù)約服務(wù)案例

王玉卿 趙曉丹 胡永會

(河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)圖書館 河北 石家莊 050061)

1 案例背景

河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)圖書館有15個藏閱一體式的閱覽室和多個公共空間區(qū)域，隨著新館建設(shè)和開放管理模式的實施，讀者入館量激增的同時又引發(fā)了新的問題：新建館雖然座位增多，但依然難以滿足2萬多名學(xué)生的需求，搶、占座現(xiàn)象成為我校圖書館的頑疾。如何有效地管理和利用各種空間資源尤其是座位資源一直是我館面臨的難題，基于上述問題，我館創(chuàng)新性地提出了將空間資源的預(yù)約服務(wù)整合到圖書館微信平臺，在目前難以解決的供需矛盾中尋求相對公平有效的管理方式，有效地解決占、搶座引發(fā)的各種矛盾。

2012年圖書館引進自助選座管理系統(tǒng)，雖然暫時有效地解決了占座問題，但由于學(xué)生數(shù)量眾多，日均選座人次超過萬次，因此學(xué)生排長隊選座現(xiàn)象司空見慣，尤其考試期間，不乏出現(xiàn)哄搶排隊的現(xiàn)象，不僅浪費了讀者寶貴時間，而且開館時學(xué)生的密集擁堵也存在嚴(yán)重的安全隱患。

鑒于上述原因，基于目前我校已實現(xiàn)了無線網(wǎng)絡(luò)全覆蓋，我們提出了通過微信平臺實現(xiàn)空間預(yù)約服務(wù)的機制，完成了圖書館空間管理由線下到線上、從實體到虛擬的轉(zhuǎn)移。

2 案例主要內(nèi)容

為了提高空間使用和管理效率，提出空間管理線上化、系統(tǒng)化的思路，結(jié)合河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)圖書館微信平臺，推出圖書館空間資源的預(yù)約服務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)——“預(yù)約寶”，并制定一系列相應(yīng)的規(guī)則。“預(yù)約寶”將所有空間的預(yù)約服務(wù)統(tǒng)一整合到圖書館微信服務(wù)平臺上，無需單獨下載APP及注冊，只需用一卡通號綁定河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)圖書館微信公眾號即可，方便快捷。目前“預(yù)約寶”已經(jīng)實現(xiàn)了如下功能：

2.1 閱覽室及公共空間座位預(yù)約

2.1.1 預(yù)約方式和基本規(guī)則

考慮到讀者的習(xí)慣問題，每個閱覽室的部分座位開通微信預(yù)約模式。管理員可依據(jù)實際情況調(diào)整可預(yù)約座位的比例，比如考試期間，適當(dāng)增加預(yù)約座位的數(shù)量，平時一般控制預(yù)約座位數(shù)量占全部座位數(shù)的30%左右。具體程序如下:

(1)讀者關(guān)注河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)圖書館微信公眾號，綁定個人校園卡驗證身份后，即可使用預(yù)約服務(wù)。

(2)每天9點半到23點讀者可以進入我館微信平臺，通過預(yù)約寶選擇第二天的座位，預(yù)約當(dāng)天可以隨時取消預(yù)約，超過24點將無法取消。

(3)預(yù)約成功的座位須在第二天開館的一小時內(nèi)到館刷卡確認(rèn)，每次座位使用時長為4個小時，期間可以續(xù)時。超過時間未確認(rèn)或未及時續(xù)時，會被記錄在該閱覽室違規(guī)一次。設(shè)置了兩個專用排號機為確認(rèn)快速通道，大大節(jié)約了讀者時間。

(4)每個閱覽室的預(yù)約座位數(shù)可以根據(jù)具體需要進行動態(tài)調(diào)整，以滿足不同時期的讀者需求。

此外還設(shè)置了座位續(xù)時、離開時釋放以及各種違規(guī)處罰等相應(yīng)的規(guī)則。

2.1.2 座位預(yù)約功能使用效果

座位預(yù)約系統(tǒng)從提出設(shè)計思路、申請技術(shù)研發(fā)、與微信平臺掛接試用共歷時3個月，在試用過程中發(fā)現(xiàn)多處漏洞并進行了調(diào)整，于2016年1月正式上線，截至2017年6月，座位預(yù)約數(shù)量已超過20萬人次，尤其在期末考試周，微信預(yù)約座位可以用“秒殺”來形容，深受讀者歡迎。

座位預(yù)約和到館確認(rèn)及續(xù)時規(guī)則的制定，避免了某些讀者預(yù)約后不及時到館使用的“變相占座”現(xiàn)象，敦促讀者養(yǎng)成遵守規(guī)章、珍惜信用、充分利用資源等良好的行為習(xí)慣。已經(jīng)預(yù)約的讀者在專用機上刷卡能夠快速確認(rèn)座位，節(jié)約時間并提高了效率，有效緩解了現(xiàn)場選座“排長隊”現(xiàn)象。到館確認(rèn)預(yù)約座位的時間范圍為開館后一小時，學(xué)生自主選擇到館確認(rèn)時間，避免瞬間人流量增大帶來的安全隱患。

2.2 研究廂預(yù)約

考慮到考研學(xué)生和在讀研究生的需求，我館專門開辟區(qū)域建設(shè)了12個研究廂，分為5個考研研究廂、6個研究生團隊研究廂和1個機動研究廂，每個研究廂均配備若干座位和相應(yīng)的設(shè)施。

2.2.1 研究廂預(yù)約規(guī)則

(1)研究廂服務(wù)對象為：大三下學(xué)期或大四上學(xué)期的擬考研學(xué)生和在讀研究生。

(2)使用時長：考研生按自然月預(yù)約一個研究廂的座位，使用時長是當(dāng)月；研究生按課題小組申請，手機在線填寫申請單，獲管理員審核通過后可使用一個學(xué)期。

(3)研究廂服務(wù)設(shè)定：不同的身份權(quán)限可以申請不同的研究廂，使用時長和考勤規(guī)則不同。

(4)使用規(guī)則設(shè)定：研究廂設(shè)置了門禁，刷一卡通入內(nèi)，預(yù)約后每天不能到館學(xué)習(xí)者會有相應(yīng)的違規(guī)記錄，個人廂和團隊廂的考勤規(guī)則不同，符合不同學(xué)生身份的個性化差異化需求。

2.2.2 研究廂預(yù)約使用效果

2016年3月至2017年5月，考研學(xué)生預(yù)約研究廂累計達1 992人次；研究廂提供給考研生所用座位為88個，自研究廂預(yù)約服務(wù)推出以來，預(yù)約人次每月皆在100人次以上，大大提高了座位使用率。團隊研究廂使用率也大大提高，一年來共有105個研究生團隊預(yù)約，團隊使用人次達826人次。上述數(shù)據(jù)反映圖書館研究廂深受歡迎且利用率極高。

2.3 教師IC空間和國際報告廳預(yù)約

為了方便教師充分利用圖書館資源，圖書館開辟了教師信息共享空間(簡稱教師IC空間)，配備圖書報刊、電腦、沙發(fā)卡座、休息室、影音室和研討室，研討室配有投影、試聽設(shè)備等，深受歡迎?！邦A(yù)約寶”將教師IC空間和國際學(xué)術(shù)報告廳由“電話預(yù)約+人工管理”改為“系統(tǒng)預(yù)約+后臺審批管理”，在微信平臺通過報表化的方式呈現(xiàn)未來一周的空間使用情況，教師通過手機隨時能看到各個空間資源的空余情況，方便有需求的教師合理按需選擇，有效提升了教師讀者的使用體驗，提高了資源利用效率，同時方便了管理。

3 結(jié)語

河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)圖書館將“預(yù)約寶”整合入微信平臺，將館內(nèi)自習(xí)座位、研究廂、教工IC空間以及學(xué)術(shù)報告廳這些空間資源進行了系統(tǒng)化管理，不僅方便了讀者，提高了空間資源的利用率，還大大減輕了館員的工作壓力，實現(xiàn)了空間預(yù)約自助化、預(yù)約后實際到位的考勤程序化和綜合管理的系統(tǒng)化等。“預(yù)約寶”自投入使用以來，深受讀者歡迎，座位和各類空間的使用率大大提升，有效強化了讀者利用空間資源的自覺性，提升讀者體驗的同時，也方便了圖書館對讀者入館信息的掌控，各類讀者入館數(shù)據(jù)和空間利用數(shù)據(jù)實時呈現(xiàn)，有助于開展針對性調(diào)整和管理。通過微信平臺整合預(yù)約服務(wù)，切實體現(xiàn)了圖書館圍繞讀者需求，以技術(shù)創(chuàng)新為手段，以提升服務(wù)和優(yōu)化管理為目標(biāo)的工作理念。

2017-08-01 責(zé)任編輯：張曉霞)