黃 劍

(山東濰坊醫(yī)學(xué)院，山東 濰坊 261053)

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醫(yī)學(xué)高等院校畢業(yè)生檔案管理芻議
——以檔案丟失為例

黃 劍

(山東濰坊醫(yī)學(xué)院，山東 濰坊 261053)

本文通過列舉醫(yī)學(xué)高等院校畢業(yè)生檔案材料丟失的情況，闡述了學(xué)生檔案材料丟失的原因及其引發(fā)的后果，詳細論述了針對學(xué)生檔案材料丟失情況而實行的具體可行的做法，并在此基礎(chǔ)上提出了一些個人建議。

檔案；檔案管理；醫(yī)學(xué)類高等院校；畢業(yè)生

1 我校學(xué)生檔案室情況簡介

我校屬于醫(yī)學(xué)院校，近幾年逐步擴展為綜合性大學(xué)。學(xué)生檔案室隸屬于學(xué)生處大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心，共管理學(xué)生檔案2萬余份。自去年起，將存放于各院系新興小專業(yè)(如:口腔醫(yī)學(xué)、麻醉學(xué)、預(yù)防醫(yī)學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、護理學(xué)等專業(yè))的學(xué)生檔案進行了統(tǒng)一收集歸檔，實現(xiàn)了學(xué)生檔案的統(tǒng)一集中規(guī)范管理。

2 以我校為例，列舉畢業(yè)生檔案材料丟失情況及原因

A.高中檔案。新生報到時一般都是個人攜帶其高中檔案，也有一部分是通過學(xué)校轉(zhuǎn)遞。經(jīng)過近兩年的統(tǒng)計分析，高中檔案丟失率為2%。集中體現(xiàn)在山東省以外的考生像山西、江蘇(夢溪)、吉林等省份和一小部分往屆復(fù)讀生及異地高考學(xué)生(學(xué)籍在省內(nèi)但去省外高考或戶籍在省外而本人一直在省內(nèi)讀書，如:山東學(xué)生去內(nèi)蒙古、黑龍江、新疆等地參加高考)。他們的檔案中僅存高考檔案(如:高考志愿表、報考登記表、高考試卷等)而缺失其高中檔案材料。而通過學(xué)校轉(zhuǎn)遞的檔案又有少量檔案由于個別輔導(dǎo)員責任心不強，未做好交接登記手續(xù)導(dǎo)致少量學(xué)生檔案的丟失。B.錄取通知書和準考證。這部分材料主要是考生忽視所致。有的是不小心弄丟，有的則遺落家中。C.實習(xí)鑒定材料和黨團材料。這兩種材料一般在出借時易造成丟失。如:護理學(xué)院的學(xué)生在考護士資格證時一般需要用到實習(xí)鑒定簿以便政審，而新生在入學(xué)之初校團委及校組織部門要對其在高、初中階段發(fā)展的共青團員和中共黨員身份進行審查。如果借方延誤或忘記歸還，出借方忘記催還就很容易造成檔案材料的丟失。D.高校學(xué)生畢業(yè)生登記表。一般都是畢業(yè)時檔案材料錯裝或漏裝造成的。少數(shù)學(xué)生是因為畢業(yè)成績不合格需補考或掛科太多而未有該檔案材料。E.獎勵材料。各院系年級辦在接收到學(xué)生的各種獎勵材料后沒有及時歸檔，還有因年級辦輔導(dǎo)員換人太頻未及時交接導(dǎo)致此部分檔案材料的丟失。F.學(xué)生檔案。轉(zhuǎn)遞時檔案轉(zhuǎn)遞詳細地址填寫不清、所填地址無管理檔案資格、地址填寫不詳細，有收件單位地址而無收件單位名稱或地址填寫錯誤(地址已遷)、未報到、轉(zhuǎn)遞方式不規(guī)范(如:檔案自帶、郵政速遞等)、考研分批次調(diào)檔(考研政審調(diào)檔和畢業(yè)時調(diào)檔)等原因造成學(xué)生檔案丟失。G.報到證副本。學(xué)生不清楚其作用將其誤認為和正本作用相同，而將其隨意放置從而導(dǎo)致報到證副本丟失。

3 丟失后果

A.在用人單位人事部門招聘人才、組織部門選拔或提拔干部時，影響政審致使就業(yè)、晉升機會喪失。B.影響工資的正常轉(zhuǎn)正、定級。C.在國家事業(yè)機關(guān)單位的專業(yè)技術(shù)人員職稱評審中不能及時申報。D.各類證明，如:考研考博證明、出國政審等無法開具。E.辦理社會保險、領(lǐng)取失業(yè)金、提前退休等各種社會福利待遇時，將給個人造成無法挽回的損失。

4 我校具體做法

A.建立健全學(xué)生檔案規(guī)章制度。筆者結(jié)合個人工作實踐經(jīng)驗，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》及相關(guān)法律法規(guī)，針對我校學(xué)生檔案工作的實際情況，特制訂了《濰坊醫(yī)學(xué)院學(xué)生檔案管理暫行辦法》。B.重點健全并完善了借查閱學(xué)生檔案規(guī)章制度。依據(jù)《干部人事檔案工作條例》制作了《濰坊醫(yī)學(xué)院借查閱學(xué)生檔案申請表》，使得學(xué)生檔案管理工作有法可依、有據(jù)可查，嚴格規(guī)范了檔案管理工作程序[1]。C.大力加強學(xué)生檔案管理工作知識的宣傳力度，出版發(fā)行學(xué)生檔案知識小冊子，人手一冊。在新生開學(xué)之際，組織由各院系、各班長和團支部書記組成的新生檔案接收工作培訓(xùn)班，以推廣普及學(xué)生檔案知識?，F(xiàn)已取得成效。D.建立了科學(xué)規(guī)范的密集型檔案架管理模式?，F(xiàn)有在校專、本、專升本學(xué)生檔案2萬余份，流動性強，工作量大，為實現(xiàn)全校學(xué)生檔案管理工作的系統(tǒng)化、標準化、規(guī)范化，在各級領(lǐng)導(dǎo)高度重視下配備了全省高等院校中最先進、最具現(xiàn)代化的檔案密集架設(shè)備。E.將分散于各院系2008—2009級的學(xué)生檔案進行統(tǒng)一收集并組織專人進行集中整理并歸檔。初步實現(xiàn)了學(xué)生檔案科學(xué)化、規(guī)范化的統(tǒng)一管理，為我校下一步學(xué)生檔案的電子化、數(shù)字化管理和定級達標奠定了堅實而有利的基礎(chǔ)。F.在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方式上嚴格按照魯人社廳[2012]400號文件精神的要求執(zhí)行。聯(lián)系河北廊坊燕京印務(wù)有限公司印制了具有濰坊醫(yī)學(xué)院特色的機要信封兩種(一種用于升學(xué)和就業(yè)，另一種用于未就業(yè))。我校學(xué)生檔案全部通過當?shù)貦C要通信局機要轉(zhuǎn)遞或由專人直接送至接收部門，不得郵寄，嚴禁學(xué)生個人攜帶檔案。在2012年上半年的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞過程中，共轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案3 460份，無一人檔案退回。得到學(xué)生的一致好評。G.建立《濰坊醫(yī)學(xué)院學(xué)生檔案材料移交登記簿》和《收集學(xué)生檔案登記表》，將平日里收集到的各種學(xué)生檔案材料進行登記并整理歸檔。使得散裝材料既來源有據(jù)可查又能完備歸檔，以免學(xué)生檔案材料丟失后查無對證。H.對于缺失的學(xué)生檔案材料下發(fā)通知要求補齊:第一，高中檔案缺失。a.回原所在高中補齊，加蓋原所在高中公章。b.開具證明:XX，性別，出生日。原系我校XX級學(xué)生，XX——XX年在我校讀高中。在我校學(xué)習(xí)期間成績合格，業(yè)已畢業(yè)。其高中畢業(yè)證編號是: XXXX。因高中畢業(yè)生登記表不慎丟失特此證明。XX中學(xué)。XX年XX月XX日(現(xiàn)日期)加蓋中學(xué)教務(wù)處公章。第二，準考證缺失回各招辦開證明。我縣考生XX同學(xué)，性別，于XX年報名參加全國普通高考，準考證號: XXXX。 報考科類:普通理科。高考成績:XX分。錄取到濰坊醫(yī)學(xué)院XX專業(yè)學(xué)習(xí)。因準考證不慎丟失，特此證明。XX縣招生辦并加蓋公章。XX年XX月XX日。第三，錄取通知書缺失，可詢問校教務(wù)處考務(wù)中心。第四，團材料缺失到原入團所在學(xué)校開具證明。XX，性別，原系我校高中部或初中部學(xué)生。XX年XX月XX日加入中國共產(chǎn)主義青年團。團員證號為: XXXX。因入團志愿書不慎丟失特此證明。XX中學(xué)團委。時間。加蓋校團委公章。

5 建議

A.各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予高度重視。B.為了增加學(xué)生檔案知識，培養(yǎng)學(xué)生的檔案安全、規(guī)范、保密意識，開設(shè)新生檔案知識講座。讓學(xué)生們?nèi)媪私鈾n案知識，充分意識到干部人事檔案在其個人日后各方面發(fā)展中所起到的重要作用。C.新生入學(xué)時，檔案最好統(tǒng)一由原所在高中、專科學(xué)校通過機要轉(zhuǎn)遞。固定學(xué)生檔案接收單位(校教務(wù)處或校學(xué)生處)。D.認真做好每一屆新生檔案接收工作。制定嚴格規(guī)范的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)接登記制度。E.嚴格執(zhí)行學(xué)生檔案借查閱規(guī)章制度。一旦出借應(yīng)及時催要。F.建立學(xué)生檔案聯(lián)絡(luò)員制度。各院系配備1～2名兼職檔案員，由專職輔導(dǎo)員擔任。G.吸收引進或招聘檔案專業(yè)及相關(guān)專業(yè)方面人才。高等院校學(xué)生檔案管理不僅需要檔案學(xué)專業(yè)的人才，更需要其他一些學(xué)科人才，如:計算機、信息安全等，是當前所迫切需求的。H.檔案人員應(yīng)定期參加檔案學(xué)專業(yè)知識培訓(xùn)班組織的學(xué)習(xí)，且具有國家相應(yīng)機構(gòu)承認并頒發(fā)的檔案管理人員崗位資格證書。I.干部人事制度改革的同時實際上也存在著輔導(dǎo)員人員流動頻繁的現(xiàn)狀。建議分管學(xué)生檔案的輔導(dǎo)員聘任期在3～5年(醫(yī)學(xué)院校?？粕?年、本科生5年)，以免造成學(xué)生日常檔案材料(各種獎勵材料等)因輔導(dǎo)員頻繁調(diào)動而丟失的情況。

[1] 中共中央組織部.干部檔案整理工作細則[S].1991-03-29.

On the archives management of graduates of medical colleges and universities—taking the loss of file as an example

HUANG Jian

(Shandong Weifang Medical College, Weifang 261053, China)

This paper expounds the causes of the loss of students′ archival material and the consequences of the loss of the archival material of graduates of medical colleges and universities. It elaborates the concrete and feasible practices for the loss of students′ archives, and some personal suggestions were made on this basis.

Archives; Archives management; Medical colleges; Graduates

2017-02-21

黃劍(1967-)，女，副研究館員。

G717

B

1674-8646(2017)09-0144-02