謝佳鑫

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，人們對電子信息技術(shù)的重視程度也有很大的提升，加上現(xiàn)在社會發(fā)展過程中經(jīng)常會產(chǎn)生大量檔案信息，在這種情況下就需要制定合理有效的檔案管理方法，但是由于現(xiàn)在社會上涉及的檔案信息數(shù)量非常多，也就是說采取傳統(tǒng)的方式進行檔案信息管理是根本不行的，在這個過程中就要將傳統(tǒng)檔案管理方法和信息技術(shù)進行有效結(jié)合，這樣對于提升檔案保管的便利性起到非常重要的作用。

關(guān)鍵詞：電子檔案；安全保管；問題；對策

對于在目前社會上使用的檔案在很大程度上是屬于電子檔案，這種電子檔案在管理和收納上與傳統(tǒng)檔案相比較還存在很大的優(yōu)勢，但是在對電子檔案進行管理的過程中還經(jīng)常會發(fā)生安全問題，這些安全問題對電子檔案自身保密性產(chǎn)生的影響是非常大，針對于這一點就需要對電子檔案保管中出現(xiàn)的安全問題進行全面分析，并根據(jù)分析結(jié)果提出有效解決措施。

1 電子檔案信息安全管理面臨的問題

在對現(xiàn)在社會上實施的電子檔案進行研究的時候，了解到其和傳統(tǒng)檔案相比較自身存在的優(yōu)點非常多，不僅僅能夠提高整理和收納的效率，對于減少查詢檔案過程中消耗的時間也起到非常重要的作用。但是在對電子檔案進行安全保管分析的時候，發(fā)現(xiàn)電子檔案在保管的時候經(jīng)常發(fā)出現(xiàn)安全問題，這些安全問題對檔案自身安全性和完整性產(chǎn)生的影響都是非常大的，針對于此，就應(yīng)該在進行電子檔案保管的時候，對其自身涉及的保管方法進行有效分析，并對其中存在的安全問題進行合理的解決。

1.1 電子檔案安全管理不符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)

在目前實施的電子檔案對于促使我國社會發(fā)展起到非常重要的作用。但是在進行電子檔案管理的時候還經(jīng)常出現(xiàn)一些安全問題，在對這些安全問題進行研究的時候，發(fā)現(xiàn)發(fā)生這些安全問題的主要原因在于制定的安全管理標(biāo)準(zhǔn)不符合相應(yīng)檔案管理要求。這主要是因為我國目前檔案信息管理工作的發(fā)展時間還不是很長，其內(nèi)部涉及的安全不管理制度并沒有達到完善的地步。加上現(xiàn)在社會上電子檔案不斷發(fā)展，對其制定有效的管理方案就顯得非常重要。但是目前各個檔案管理部門對這一制度的重視程度還有很大的不足，這就導(dǎo)致電子檔案在進行管理的時候經(jīng)常會出現(xiàn)安全問題。

1.2 電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)型和統(tǒng)一性還存在問題

對電子檔案進行管理往往是依靠計算機系統(tǒng)的，但是在進行電子檔案管理過程中選取的計算機系統(tǒng)與檔案管理需求并不能做到完全銜接，也就是說現(xiàn)在社會上使用的計算機系統(tǒng)并不能完全進行電子檔案管理，其中還存在一定統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)型問題，這樣對各個區(qū)域和各個單位之間的檔案信息共享產(chǎn)生非常嚴(yán)重的影響。

1.3 檔案管理人員并沒有進行有效培訓(xùn)

盡管電子檔案管理在很大程度上是通過計算機進行的，但是在這個過程中還需要檔案管理人員對計算機系統(tǒng)進行有效控制，這就需要對檔案管理人員進行相應(yīng)培訓(xùn)，保證電子檔案能夠得到良好的管理。但是對現(xiàn)在進行電子檔案管理的人員進行全面分析中，了解到電子檔案管理人員自身素質(zhì)并不符合社會發(fā)展需求，其根本原因在于電子檔案管理人員對計算機系統(tǒng)的了解還有很大不足，這就導(dǎo)致在進行電子檔案管理的過程中受到非常多的阻礙。另外，我國各個區(qū)域的電子檔案體系也存在一定差異，檔案管理人員在對不同區(qū)域的電子檔案進行管理的時候經(jīng)常出現(xiàn)一些問題。針對于這一點就要采取有效的技術(shù)方法提升檔案管理人員自身綜合素質(zhì)，借以保證電子檔案管理更好的進行。

2 加強電子檔案信息安全管理的有效策略探究

2.1 構(gòu)建科學(xué)有效的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范

科學(xué)有效的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范是電子檔案信息實現(xiàn)安全管理的前提?；陔娮訖n案，需確定標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范分為多個環(huán)節(jié)，且這些環(huán)節(jié)需要充分遵循循序漸進的原則，比如：電子文件的形成→積累→整理→鑒定→歸檔；又如：電子文件的分類→排序→存儲。其中，在電子文件的積累中，需要明確收集的范圍、收集積累的要求等；在電子文件的歸檔中，需要對歸檔的范圍、時間及檢測等內(nèi)容充分把握。另外，在電子穩(wěn)健歸檔之后，還需要進行電子檔案的移交與保管，以相關(guān)規(guī)定為依據(jù)進而將歸檔后的電子文件移交至檔案館等檔案保管部門，使電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)集中保管，以此充分體現(xiàn)出電子檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性。

2.2 建立完善的維護電子文件真實及安全的法律法規(guī)

為了規(guī)避檔案信息被更改或者出現(xiàn)丟失等情況，建立完善的維護電子文件真實及安全的法律法規(guī)便顯得尤為重要。首先，在現(xiàn)有的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上對立法信息資源進行整合，以循序漸進的方式，逐步構(gòu)建以《電子文件法》為核心的電子文件法律法規(guī)體系，以此為電子文件真實及安全的維護起到推波助瀾的作用。其次，文件與檔案在立法上要形成一致性，做到兩者之間不盲目立法，以此為文檔一體化工作的順利開展起到幫助作用。再則，需確立電子文件的法律地位，制定有效的電子文件管理法律法規(guī)，并強化宏觀指導(dǎo)，以此為電子文件單獨立法提供基礎(chǔ)依據(jù)。最后，檔案管理科部門應(yīng)跟各個部門進行密切合作，這些部門包括了：法律部門、信息部門以及技術(shù)部門等。對電子文件的特殊性質(zhì)進行充分考慮，借鑒西方一些發(fā)達國家相關(guān)的具有完善性質(zhì)的法律法規(guī)，進一步構(gòu)建符合我國國情的電子文件法規(guī)體系，為檔案部門工作的順利開展起到全面性的幫助。

2.3 提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

提升檔案管理人員的整體素質(zhì)對于檔案工作而言，是非常有必要的。做好這方面的工作，需要從兩方面著手：一方面，對檔案管理人員進行培訓(xùn)，努力提升檔案管理人員的文化程度及專業(yè)化知識水平，并且在培訓(xùn)過程中將計算機應(yīng)用作為重點培訓(xùn)內(nèi)容，以此讓每一位檔案管理人員都具備高水準(zhǔn)的計算機應(yīng)用能力。另一方面，檔案管理人員在日常工作中，不但需要努力學(xué)習(xí)理論知識，還需要以實踐作為檔案工作的絕對支撐點，擅于總結(jié)經(jīng)驗，在工作中激發(fā)出高度的積極性，既要熟悉檔案業(yè)務(wù)，又要會操作并設(shè)計程序。另外，檔案管理人員需要充分融入到檔案編程工作當(dāng)中去。

結(jié)束語

綜上所述可以了解到在目前社會上進行的電子檔案管理在安全上還存在一些問題，其根本原因在于構(gòu)建電子檔案體系的過程中并沒有對檔案整體需求進行全面考慮。對于在進行電子檔案安全管理中出現(xiàn)的問題來說，其不僅僅影響電子檔案管理的順利性，對電子檔案自身安全性和準(zhǔn)確性產(chǎn)生的影響也很大。針對于這一點就要在進行電子檔案管理的時候，對其自身涉及的管理方法進行全面研究，并根據(jù)研究結(jié)果提出有效解決措施，促使我國電子檔案管理的安全性和準(zhǔn)確性得到進一步提升。

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