王麗芬

【摘要】檔案的本質(zhì)屬性不是記錄功能，而應(yīng)該是備查功能。這是因?yàn)榕c檔案的原始記錄性相比較，更多體現(xiàn)為備查的屬性。就檔案工作實(shí)踐所呈現(xiàn)出的特點(diǎn)來(lái)講，檔案又具有社會(huì)性、隱蔽性和滯后性。當(dāng)前開(kāi)發(fā)利用檔案資源，就必須拓展檔案的服務(wù)功能，建設(shè)檔案利用體系，并以此促進(jìn)檔案服務(wù)社會(huì)的水平不斷提升。

【關(guān)鍵詞】檔案；社會(huì)；發(fā)展；探析

一、檔案的本質(zhì)屬性

檔案是備以查考的文獻(xiàn)，其本質(zhì)屬性就是“備以查考性”。檔案是在其特定的形成過(guò)程、特定的形式和滿足特定的需要三位一體意義上根本區(qū)別于非檔案文獻(xiàn)的。

“備以查考性”有四個(gè)顯著特點(diǎn)；第一，以文獻(xiàn)所具有的廣義原始記錄性為基礎(chǔ)，拓寬了檔案的外延。第二，突出了原始記錄性的查考價(jià)值。第三，一個(gè)“備”字，強(qiáng)調(diào)了檔案屬性中檔案形成者或收藏者的主觀能動(dòng)性因素，與檔案工作把查考價(jià)值放在第一位來(lái)加以考察、保護(hù)和利用以及賦予了檔案具有“身份”，確認(rèn)標(biāo)記性質(zhì)與管理作用的檔案外部特征等實(shí)際情況相吻合。第四，內(nèi)涵更為豐富，適用性更加廣泛而長(zhǎng)遠(yuǎn)。每一文獻(xiàn)個(gè)體都存在是否具有查考保存價(jià)值和是否已經(jīng)備以查考之分，這種區(qū)別正是劃分檔案與非檔案的重要尺度。人類(lèi)之所以要把檔案與其他文獻(xiàn)區(qū)分開(kāi)來(lái)，國(guó)家之所以要建立起專(zhuān)門(mén)的檔案事業(yè)，其不可缺少的考慮就是要讓具有查考保存價(jià)值的文獻(xiàn)更好地發(fā)揮保存社會(huì)記憶的功能——查考作用。每一種文獻(xiàn)都負(fù)有不可缺少的基本使命，對(duì)檔案而言，最富有特色的屬性表現(xiàn)為它的首要作用在于滿足查考需要；文件則是作為組織履行職能、處理事務(wù)的具有現(xiàn)行效用的工具；而其他種類(lèi)的文獻(xiàn)是供傳播知識(shí)、宣傳教育、信息交流、參考借鑒或娛樂(lè)消遣等使用。幾乎所有的出版物都是供一般宣傳、交流、教育或消遣等等使用而未被稱(chēng)作檔案；而作為樣本保留的部份，由出版單位、檔案部門(mén)或作者等收藏以備查考則視之為檔案。文獻(xiàn)工作實(shí)踐中這種性質(zhì)的現(xiàn)象從一個(gè)側(cè)面清楚地表明；“備以查考性”就是檔案的本質(zhì)屬性。

二、檔案工作呈現(xiàn)出的特點(diǎn)

如果我們把社會(huì)的某個(gè)局部、某個(gè)組織稱(chēng)為“社會(huì)單元”，而又把這些“社會(huì)單元”劃分為贏利性和非贏利性?xún)深?lèi)，檔案部門(mén)則屬于非贏利性的社會(huì)單元。它的工作目標(biāo)不是為了獲取利潤(rùn)，而是為了提供某種社會(huì)服務(wù)，因此，它的效益主要表現(xiàn)為社會(huì)效益的形式。

這種社會(huì)效益就是社會(huì)代價(jià)與社會(huì)利益之比，是社會(huì)單元的“社會(huì)凈產(chǎn)值”。因?yàn)樯鐣?huì)效益是效益這一家族中后來(lái)的“新成員”，故此，人們?cè)谟^念上難以做到把它和傳統(tǒng)的直接性經(jīng)濟(jì)效益平等相待。這就成為社會(huì)對(duì)檔案部門(mén)投資的一種觀念障礙。因?yàn)闄n案部門(mén)是非贏利性的社會(huì)單元，不能直接創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富，而是表現(xiàn)為一個(gè)耗費(fèi)資金的過(guò)程，它所耗費(fèi)的資金來(lái)源于國(guó)民收入的再分配。所以，社會(huì)對(duì)這方面的投資不會(huì)很慷慨，而希望投入的有限資金能充分發(fā)揮其效益。這也就是社會(huì)對(duì)檔案部門(mén)的投資趨于不足的一個(gè)重要的潛在原因。社會(huì)對(duì)檔案部門(mén)的投資和這種投資的收益是大體上可以進(jìn)行定量比較的，但投資和收益在清晰度上又有所不同，社會(huì)對(duì)檔案部門(mén)的投資數(shù)目是一清二楚的，而檔案部門(mén)對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn)，即它在提供檔案為社會(huì)服務(wù)過(guò)程中給社會(huì)帶來(lái)的收益卻是比較模糊的。

三、拓展檔案社會(huì)服務(wù)職能的實(shí)施路徑

（一）打造適合檔案利用的社會(huì)環(huán)境

檔案館提供檔案便于社會(huì)各方面的利用，是檔案工作的根本目的與歸宿。檔案的收集、保管等工作都是圍繞這個(gè)根本目的來(lái)進(jìn)行的。檔案館要在現(xiàn)有檔案藏資源情況下做好形勢(shì)下的檔案服務(wù)工作，必須拓展檔案服務(wù)功能。那就是從體制上調(diào)整部門(mén)綜合檔案室與檔案館的關(guān)系，在我國(guó)檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的體制下，打破檔案資源部門(mén)分割的局面，將各機(jī)關(guān)單位檔案室作為為檔案館的分室，建立檔案目錄信息共享平臺(tái)，提供資源共享服務(wù)。

（二）大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

拓展檔案利用服務(wù)功能，檔案信息化建設(shè)是手段。檔案館要以檔案信息化建設(shè)為重點(diǎn)，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

一是進(jìn)一步完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和重要檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和局域內(nèi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。本著“利用優(yōu)先、分步實(shí)施”的原則，先是各單位檔案室建成檔案目錄中心，再通過(guò)局域信息網(wǎng)絡(luò)建立起區(qū)域內(nèi)、多層次、分布式、規(guī)范化的各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)群，最后實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享；二是提升檔案網(wǎng)站服務(wù)功能，建成自己的檔案網(wǎng)站，配合已公開(kāi)現(xiàn)行文件中心的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)已開(kāi)放檔案的微機(jī)檢索，逐步做到各單位檔案室實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔，檔案館實(shí)現(xiàn)電子檔案的接收保管和利用。

（三）夯實(shí)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，開(kāi)發(fā)檔案信息資源

做好檔案的收集、整理、分類(lèi)、檢索等基礎(chǔ)工作，是保證檔案資源開(kāi)發(fā)利用的前提，做好挖掘館藏檔案信息資源搶救、加工、編研工作是發(fā)展檔案事業(yè)的根基。隨著社會(huì)飛速發(fā)展，信息的來(lái)源和傳播渠道更加多樣化，綜合化，多角度地反映同一問(wèn)題的信息情況，可能有分析性的、有預(yù)測(cè)性的、有建議性的，因而高層次信息加工編研成果將會(huì)越來(lái)越受利用者歡迎。檔案館應(yīng)根據(jù)館藏檔案特點(diǎn)，積極整理加工搞好編研工作，努力寫(xiě)出高層次的檔案資料編研成果，以滿足黨和政府各項(xiàng)工作及廣大人民群眾對(duì)檔案信息的需求。

（四）以需求為導(dǎo)向，建立數(shù)字化利用方法

構(gòu)建檔案利用體系的目的，就是最大限度地滿足利用者的需求。利用體系的諸環(huán)節(jié)都要圍繞滿足需求展開(kāi)。比如我們開(kāi)始對(duì)數(shù)量龐大的館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化的時(shí)候，首先遇到的就是先對(duì)哪些檔案進(jìn)行數(shù)字化的問(wèn)題。若以全宗為單位逐一進(jìn)行數(shù)字化，由于周期很長(zhǎng)，勢(shì)必出現(xiàn)急用的檔案沒(méi)有數(shù)字化、已數(shù)字化的檔案又無(wú)人利用的情況。按照各全宗檔案的利用目的、利用頻率、利用年代、所占比重、基數(shù)大小分類(lèi)排隊(duì)，選擇利用頻率高的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化加工，盡早、盡快地滿足利用者需求。

四、總結(jié)

就檔案工作實(shí)踐所呈現(xiàn)出的特點(diǎn)來(lái)講，檔案又具有社會(huì)性、隱蔽性和滯后性。當(dāng)前開(kāi)發(fā)利用檔案資源，就必須拓展檔案的服務(wù)功能，建設(shè)檔案利用體系，并以此促進(jìn)檔案服務(wù)社會(huì)的水平不斷提升。