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        新時(shí)代背景下高校干部檔案管理研究

        2018-05-14 13:52:17孫紅
        關(guān)鍵詞:檔案室檔案管理干部

        孫紅

        [摘 要] 近年來(lái),隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和數(shù)字化技術(shù)的迅猛發(fā)展,科技的進(jìn)步無(wú)疑為我們提供了更好的檔案管理平臺(tái),而傳統(tǒng)的高校干部檔案管理方式多以人工為主,通過(guò)檔案查閱、人工錄入等,不僅耗時(shí)耗力,而且錯(cuò)誤率極高,并且過(guò)多的運(yùn)用到了紙張表格,不利于無(wú)紙化辦公的推行。因此,從新時(shí)代背景下高校干部檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)入手,對(duì)其提高高校干部檔案管理水平的措施進(jìn)行系統(tǒng)的論述,從而更好地促進(jìn)我國(guó)高校干部檔案管理水平的提高。

        [關(guān) 鍵 詞] 新時(shí)代;高校干部檔案管理;措施

        [中圖分類號(hào)] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603(2018)08-0193-01

        檔案管理作為高校管理工作中的重要組成部分,在日常的學(xué)習(xí)生活中發(fā)揮著重要的作用。而從我國(guó)目前的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看,當(dāng)前我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步與發(fā)展,為高校的檔案管理工作提供了更加方便、快捷的方式。與此同時(shí),新技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展也對(duì)高校檔案管理工作提出了更高的要求。因此從這個(gè)角度來(lái)看,當(dāng)前我國(guó)高校在對(duì)其檔案管理工作進(jìn)行開(kāi)展的過(guò)程中,要積極結(jié)合自身的發(fā)展實(shí)際,采取相應(yīng)的措施,從而更好地促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理水平的不斷提高。

        一、新時(shí)代背景下高校干部檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

        在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的支撐下,我國(guó)高校在具體進(jìn)行高校干部檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中,其逐漸朝著信息化、智能化的方向發(fā)展。具體來(lái)講,其檔案信息的管理更加精細(xì)化、科學(xué)化。在檔案信息查詢、分類等方面都具有一定的系統(tǒng)性。因此,從某種意義上來(lái)講,在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新時(shí)期下,我國(guó)高校干部檔案管理工作的開(kāi)展是充分建立在一定的科學(xué)技術(shù)之下的,信息化程度較高。

        二、高校干部檔案管理中存在的問(wèn)題

        (一)高校干部檔案管理體系不健全

        在高校干部檔案管理的檔案管理工作體系中,檔案是由各部門自行初步整理后再移交檔案室的,卷宗是以某一個(gè)項(xiàng)目為單位的檔案室要做的工作是根據(jù)各部門的職能將檔案排序,再按要求存放,匯總了一個(gè)項(xiàng)目的全部資料文件。在項(xiàng)目完成后制成卷宗,然后放到檔案架上保存。檔案室的另一項(xiàng)工作就是錄入案卷,還有就是為職工查閱檔案時(shí)提供服務(wù)以及一些日常維護(hù)工作。但是,其體系不健全,大大影響了其檔案信息錄入的精準(zhǔn)化。

        (二)高校干部檔案管理方式有待提高

        檔案管理的出發(fā)點(diǎn)和目的地是人,所以其管理也要遵循以人為本的理念。高校干部檔案主要是收集和整理高校干部資料、個(gè)人情況、發(fā)展情況等,對(duì)于保密性和安全性有著極高的要求。傳統(tǒng)高校干部檔案管理系統(tǒng)是通過(guò)手工填表豐富信息,提交紙質(zhì)資料,集中留存在檔案室,不僅在檔案的制作過(guò)程中耗費(fèi)了巨大的人力、物力、財(cái)力,更對(duì)以后的檔案查找和調(diào)出產(chǎn)生了不小的阻礙。另外,繁復(fù)的人工性質(zhì)工作極大地提高了錯(cuò)誤率,在后期的查閱和修正檔案中難以發(fā)現(xiàn)。最后,傳統(tǒng)的高校干部檔案管理系統(tǒng)大多以紙張為記錄媒介,以筆為主要工具,存在著浪費(fèi)現(xiàn)象。

        三、提高高校干部檔案管理水平的措施

        (一)建立安全可靠的大數(shù)據(jù)庫(kù)

        作為高校干部的檔案管理部門,匯集存放了大量的干部個(gè)人信息等資料,因此首先需要保證的就是信息的安全性,其次由于涉及人數(shù)眾多、資料繁重,因此對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的穩(wěn)定性和內(nèi)存要求頗高。建議使用甲骨文公司的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)——Oracle數(shù)據(jù)庫(kù),這是一款效率高、可靠性強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。

        (二)提高檔案管理人員的素質(zhì)

        古語(yǔ)有云:“學(xué)如逆水行舟,不進(jìn)則退。”這不僅是要求我們?cè)谇嗌倌觌A段堅(jiān)持學(xué)無(wú)止境、勇攀高峰,更是為工作生活指明了發(fā)展方向——即要不斷地實(shí)現(xiàn)自我充實(shí)。因此,在實(shí)際的高校干部檔案管理工作中,對(duì)工作人員的集中培訓(xùn)就顯得尤為重要。一方面,可以進(jìn)行定期的知識(shí)講座和學(xué)習(xí)交流座談會(huì),把自己在工作中遇到的難點(diǎn)、重點(diǎn)問(wèn)題講出來(lái),發(fā)揮集體的智慧共同解決。另一方面,可以開(kāi)辦短期教學(xué)班,工作人員通過(guò)短暫的脫產(chǎn)學(xué)習(xí),對(duì)高校檔案管理具體辦法都有一個(gè)更深的了解,這樣在投入到實(shí)際的工作中才能實(shí)現(xiàn)“理論指導(dǎo)實(shí)踐”,為檔案管理工作帶來(lái)更多的活力與生機(jī)。

        (三)推行具體的檔案管理細(xì)則

        在對(duì)其高校干部的檔案信息等進(jìn)行管理的過(guò)程中,積極建立文書(shū)檔案分類保管期限表也是非常有必要的,結(jié)合國(guó)家檔案局以及本行業(yè)的規(guī)范編制《文書(shū)檔案分類期限表》,按照永久、30年、10年的保管期限標(biāo)定每種材料歸檔后的保管期限。根據(jù)不同的干部檔案信息儲(chǔ)存需求進(jìn)行實(shí)際的分類,從而更好地促進(jìn)我國(guó)高校干部檔案信息管理的信息化發(fā)展。

        (四)優(yōu)化高校干部檔案的系統(tǒng)設(shè)計(jì)

        在實(shí)際對(duì)其高校干部檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中,積極地對(duì)其高校干部檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)也是非常重要的。目錄下每個(gè)項(xiàng)目或者業(yè)主分配一個(gè)文件夾,再按照視頻或者文件的形式區(qū)分子集。還可以用Excel的統(tǒng)計(jì)透視功能完成信息統(tǒng)計(jì)篩選,提升對(duì)信息的統(tǒng)籌規(guī)劃能力。系統(tǒng)設(shè)計(jì)要遵循簡(jiǎn)單明了的原則,以便捷服務(wù)為主要目標(biāo),實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)快捷化。同時(shí),注重系統(tǒng)布局與內(nèi)容的結(jié)合,例如,將指引界面放在最顯而易見(jiàn)的位置,將聯(lián)絡(luò)電話放在網(wǎng)頁(yè)底部;注重設(shè)計(jì)中色彩的搭配,以柔和的暖色調(diào)為主,既保證護(hù)眼功能,又令整體效果看起來(lái)輕快明朗。

        總的來(lái)說(shuō),在信息化、智能化不斷進(jìn)步與發(fā)展的新時(shí)期下,我國(guó)在進(jìn)行相關(guān)高校干部檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中,積極對(duì)其系統(tǒng)優(yōu)化、制度建立等進(jìn)行系統(tǒng)的重視是非常重要的。因此,在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中,要不斷加強(qiáng)高校干部檔案管理水平,以更好地促進(jìn)其高校干部檔案管理的進(jìn)步與發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        張艷麗.新時(shí)代背景下高校如何強(qiáng)化和規(guī)范檔案管理[J].考試周刊,2017(87):196.

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