湯柏齡

(江蘇省新通智能交通科技發(fā)展有限公司，江蘇 南京 210000)

1 交通檔案管理信息化建設(shè)的思路

1.1 轉(zhuǎn)變工作觀念

在交通檔案信息化管理中，需要面向市場(chǎng)建立合理的檔案資源，并利用有效的方式進(jìn)行工作體系的構(gòu)建。通過(guò)這種方法能夠有效進(jìn)行責(zé)任的分配，更好的明確各個(gè)單位的責(zé)任與義務(wù)，將工作落實(shí)到實(shí)處。管理人員進(jìn)行交通檔案信息管理中，需要開發(fā)信息資源，并更新自身的各項(xiàng)理念，能夠擺脫傳統(tǒng)工作帶來(lái)的不利因素，建立信息共享，樹立全局意識(shí)，加快交通檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，促使檔案信息化建設(shè)得到合理開展。

1.2 加強(qiáng)信息化工作

加強(qiáng)交通檔案管理的信息化工作需要從不同方面入手，主要內(nèi)容有：一是建立完善的檔案管理制度，這項(xiàng)制度的確立能夠明確各個(gè)工作人員的職責(zé)，促使檔案管理工作得以順利完成。針對(duì)檔案管理制度的制度，主要是為了整理檔案資料，歸檔和保存信息；二是檔案管理工作人員的素質(zhì)，在交通檔案管理部門，需要依靠兼職人員，這種情況導(dǎo)致檔案管理的綜合能力不高。由此實(shí)際檔案管理中，應(yīng)招聘專職人員，并長(zhǎng)期參與培訓(xùn)，提升其工作能力與素質(zhì)；三是檔案管理的信息化設(shè)備，這些設(shè)備在檔案管理中具有重要作用，例如計(jì)算機(jī)、掃描儀等，都需要定期維護(hù)。

1.3 規(guī)范檔案管理工作

在交通檔案管理中，建立交通檔案管理系統(tǒng)是保障管理工作順利開展的重要方式。目前交通檔案在社會(huì)發(fā)展中，使用次數(shù)較高，為企業(yè)人員查閱資料，以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的參考，提供積極的社會(huì)服務(wù)。在檔案管理中，要注重信息的形式變化，管理人員應(yīng)善于從大量的信息中，總結(jié)有用信息，形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木C合體系。這種方式幫助更好的查閱檔案，而信息化模式下，檔案管理部門建立起計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)，互相監(jiān)督與合作，最后將檔案資料歸入到不同的檔案庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

2 交通檔案管理的信息化構(gòu)建措施

2.1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化得設(shè)計(jì)，需要依靠辦公自動(dòng)化的規(guī)范，并在平臺(tái)構(gòu)建中，對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)。通過(guò)這種方式，使檔案信息化框架更加完整，檔案信息化得框架更加系統(tǒng)。主要內(nèi)容有檔案室的內(nèi)容：紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等。其次是電子文件與檔案室之間的運(yùn)轉(zhuǎn)模式，其內(nèi)容有：電子文件的歸檔、存儲(chǔ)環(huán)境、各項(xiàng)管理要求；電子政務(wù)平臺(tái)的電子文件組織、運(yùn)行和利用管理，進(jìn)行合理化操作。最后是電子文件的利用與查找，能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共享和檔案的利用。

電子文件的歸檔整理，是檔案管理中的重要內(nèi)容，需要時(shí)刻貫徹全面系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)管理的規(guī)定，能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件與傳統(tǒng)文件的無(wú)縫連接，確保信息的利用更加順暢，實(shí)現(xiàn)管理內(nèi)容的有效監(jiān)控。整體過(guò)程管理人員應(yīng)時(shí)刻關(guān)注，能夠快速發(fā)現(xiàn)存在的問題，并在這項(xiàng)電子記錄中，與職能活動(dòng)聯(lián)系起來(lái)，保證整體的完整性。電子文件在保存過(guò)程中，需要參考文件管理系統(tǒng)，能夠在保證歸檔真實(shí)的條件下，實(shí)現(xiàn)信息的可靠處理，為檔案全面信息化奠定較好的基礎(chǔ)。

2.2 檔案信息化建設(shè)的平臺(tái)

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，需要了解檔案管理部門的設(shè)備、設(shè)施，這與辦公自動(dòng)化配備擁有密切的聯(lián)系。檔案操作軟件對(duì)檔案信息化建設(shè)，具有積極影響。主要內(nèi)容有：

一是軟件平臺(tái)建設(shè)，其主要有操作系統(tǒng)平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)等，管理人員要在多個(gè)平臺(tái)進(jìn)行合理化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效性分析。其操作系統(tǒng)軟件為主流的操作系統(tǒng)，能夠在平臺(tái)建設(shè)中發(fā)揮重要的作用，如IBM操作系統(tǒng)等，管理人員需要考慮配套的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，以及數(shù)據(jù)處理軟件的支持程度等。其中檔案管理要能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)不同部門的檔案區(qū)分，根據(jù)不同的紙質(zhì)信息，形成電子文件的統(tǒng)一管理，并在適當(dāng)條件下進(jìn)行規(guī)范整合與有效建設(shè)。一個(gè)擁有強(qiáng)大功能的電子文件歸檔流程，要使用標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)處理方式，從而有效進(jìn)行數(shù)據(jù)之間的信息檢索。其次硬件建設(shè)，需要硬件平臺(tái)的各項(xiàng)服務(wù)器，并進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，實(shí)現(xiàn)光學(xué)儀器匹配。最后是人才的培養(yǎng)，管理人員的素質(zhì)需要得到有效培養(yǎng)，要在檔案管理中擁有足夠的責(zé)任心。管理部門應(yīng)不斷從年青人中，培養(yǎng)檔案方面的人才與專家，利用先進(jìn)的技術(shù)手段，提升整體的檔案信息水平。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化是交通行業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，需要跟隨時(shí)代進(jìn)行創(chuàng)新，并順應(yīng)時(shí)代要求。本次研究中，信息化構(gòu)建具有明顯的優(yōu)勢(shì)。目前交通行業(yè)檔案管理存在一定不足，軟件的應(yīng)用、人員素質(zhì)以及管理方法上。為了更好的順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理制度，制定規(guī)范化的管理手段。通過(guò)信息化平臺(tái)的完善與建設(shè)，促使其在交通檔案管理中較好的提升整體工作效率，為交通行業(yè)的發(fā)展奠定有利基礎(chǔ)。

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