付小倫

編者按：

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出：到2020年，全國地市級以上國家綜合檔案館要全部建設(shè)成具有接收立檔單位電子檔案、覆蓋館藏重要檔案數(shù)字復(fù)制件等功能完善的數(shù)字檔案館；全國50%的縣建成數(shù)字檔案館或啟動數(shù)字檔案館建設(shè)項目。河北省也把檔案信息化建設(shè)作為“十三五”全省檔案事業(yè)發(fā)展的新引擎，初步建成覆蓋省市縣三級的全省區(qū)域性數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館建設(shè)步入全國先進行列。秦皇島經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)檔案館勇立潮頭，迎接挑戰(zhàn)，在數(shù)字化檔案館建設(shè)方面進行了有益的探索，無論是可行性方案的設(shè)計還是軟硬件建設(shè)方面都積累了一定的經(jīng)驗，值得大家學(xué)習(xí)借鑒。

秦皇島經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)檔案局成立于2004年2月，2014年7月檔案館正式成立，在區(qū)檔案局掛牌，局館合一管理。2015年開發(fā)區(qū)檔案館被推薦為河北省數(shù)字檔案館試點單位，我們以此為契機，啟動了開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)，突出區(qū)域性設(shè)計，在服務(wù)范圍上為全區(qū)行政機關(guān)、駐區(qū)單位及其下屬立檔單位服務(wù)，定位為全區(qū)統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理平臺，實現(xiàn)了全區(qū)檔案數(shù)字資源整合、共享與檔案公共管理服務(wù)的一體化管理，能夠滿足區(qū)域數(shù)字檔案館“統(tǒng)一建設(shè)、按需服務(wù)、分別管理”的運行模式需要。

秦皇島開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)包括“兩大平臺、兩個環(huán)境”。系統(tǒng)由開發(fā)區(qū)電子公文交換平臺和檔案館電子檔案管理平臺兩大平臺組成。其中“電子公文交換平臺”主要為區(qū)內(nèi)各級部門的電子文件接收、歸檔、管理、利用、移交提供系統(tǒng)服務(wù)，其對區(qū)內(nèi)電子文件進行統(tǒng)一存儲備份，實現(xiàn)全區(qū)電子文件齊全歸檔、安全保管、有效利用和及時、可靠的歸檔移交提供保障；“檔案館電子檔案管理平臺”主要為區(qū)內(nèi)各級檔案室檔案數(shù)字資源的接收、管理、保存、利用提供系統(tǒng)服務(wù)，從而實現(xiàn)全區(qū)檔案數(shù)字資源齊全收集、長久保存和有效利用。

開發(fā)區(qū)檔案局通過數(shù)字檔案館系統(tǒng)運用，已經(jīng)使其成為區(qū)域性檔案數(shù)字資源綜合管理的服務(wù)平臺，依托平臺建設(shè)，我們力爭將開發(fā)區(qū)檔案館打造成為“六位一體”功能的數(shù)字檔案館，即傳統(tǒng)檔案輔助管理中心、檔案數(shù)字化加工中心、電子檔案管理中心、區(qū)域檔案數(shù)字資源存儲備份中心、區(qū)域檔案數(shù)字資源共享服務(wù)中心、區(qū)域檔案IT（信息技術(shù)）運維服務(wù)中心。

一、加強學(xué)習(xí)與調(diào)研，制定“開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)可行性方案”

2014年，以開發(fā)區(qū)新檔案館建設(shè)為契機，開發(fā)區(qū)檔案局超前定位，提早謀劃，力爭將新檔案館建設(shè)成為集館藏、展示、服務(wù)為一體的現(xiàn)代化綜合型數(shù)字檔館。為此，我們分別考察調(diào)研了直轄市、市級、區(qū)級等三個代表性檔案館，主要就新檔案館整體設(shè)計、功能用房分區(qū)、檔案數(shù)字化建設(shè)等方面問題與考察單位進行了座談，通過交流學(xué)習(xí)，收獲很大，并以此為基礎(chǔ)，起草了《開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)可行性方案》，通過討論，方案得到管委領(lǐng)導(dǎo)的認可，自此，開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)正式啟動。

二、加強資源建設(shè)，夯實工作基礎(chǔ)，全力推進檔案數(shù)字化工作

數(shù)字檔案館建設(shè)中檔案原文數(shù)字化工作是基礎(chǔ)，為全面開展全區(qū)檔案數(shù)字化工作，規(guī)范標(biāo)準，提高數(shù)字化工作質(zhì)量，開發(fā)區(qū)檔案局首先從做好標(biāo)準的編制入手，先后完成了《電子文件歸檔與管理暫行辦法》《數(shù)碼照片歸檔與管理暫行辦法》《檔案數(shù)字化著錄規(guī)范》等系統(tǒng)制度的編制，并通過組織專題培訓(xùn)有效地進行宣傳貫徹。二是加強對相關(guān)單位的調(diào)研。及時、準確掌握全區(qū)檔案數(shù)字化工作的整體情況，發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出科學(xué)的對策。通過各方努力，使開發(fā)區(qū)檔案館檔案數(shù)字化工作形成了目標(biāo)明確、工作規(guī)范、齊抓共管的良好局面，為全面推進數(shù)字檔案館建設(shè)夯實了基礎(chǔ)。

開發(fā)區(qū)檔案館于2011年開始大規(guī)模地開展檔案原文數(shù)字化工作，在“全面數(shù)字化”戰(zhàn)略的引領(lǐng)下，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作穩(wěn)步推進。截至目前，開發(fā)區(qū)檔案館館藏檔案實現(xiàn)機讀文件級目錄100%，文書檔案原文數(shù)字化率100%，共完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化182025頁，并實現(xiàn)全文檢索。接收規(guī)劃、公證、工商等電子檔案約27.2 GB（萬億字節(jié)），檔案數(shù)字資源總量近80 GB，

三、開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館基礎(chǔ)建設(shè)情況

2015年9月秦皇島經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)檔案館投入使用?？傮w投資6200萬元（主體3600萬元，展資1700萬元，設(shè)備投資900萬元），檔案館地上建筑面積7000平方米，為上下兩層，其中展廳面積3414平方米、庫房面積1275平方米、功能用房265平方米、辦公用房92平方米、設(shè)備間及其它用房1200平方米，是集館藏、展示、服務(wù)為一體的綜合檔館?，F(xiàn)今已初步建成為黨和國家重要檔案的安全保管基地、愛國主義教育的基地，政府信息公開中心、檔案利用服務(wù)中心和電子文件管理中心的“五位一體”的綜合性檔案館。

一層作為開發(fā)區(qū)對外開放的窗口展廳，先后已經(jīng)舉辦過“逐夢之路建區(qū)30周年成果展”、“理想信念教育展”等專題展覽，今后將發(fā)揮綜合檔案館愛國主義教育基地的作用，加大踐行社會主義核心價值觀，發(fā)揮重要培育、宣傳作用。二層是檔案館庫區(qū)、辦公區(qū)和對外服務(wù)區(qū)，投資近千萬元，全館安裝中央空調(diào)，內(nèi)、外網(wǎng)絡(luò)wifi覆蓋，實現(xiàn)門禁控制24小時監(jiān)控，初步建成網(wǎng)絡(luò)化、智能化的多功能數(shù)字檔案館。

（一）功能區(qū)與設(shè)備配置

1、庫區(qū)：庫區(qū)為獨 立設(shè)置，分為庫房一、二、三與綜合庫房，能夠滿足不同門類檔案的分別存放要求，確保檔案的安全保管。庫房安裝密集架1200立方米，無線內(nèi)網(wǎng)覆蓋。檔案庫房從設(shè)計上按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》《檔案庫房技術(shù)管理暫行條例》等有關(guān)檔案安全保護的管理技術(shù)要求，突出了檔案庫房檔案安全保護的"八防"要求，采用高新技手段、智能化管理控制，安裝了“檔案庫房安全保護智能管理平臺”，實現(xiàn)了恒溫恒濕控制、消毒滅菌、通風(fēng)和電子巡更、自動防盜、庫房燈光檢測系統(tǒng)功能。庫房內(nèi)安裝監(jiān)控攝像機，共41臺，全部為網(wǎng)絡(luò)高清攝像機，采用24小時實時監(jiān)控，統(tǒng)一存儲，門禁認證管理。在防火方面采用高壓細水霧消防設(shè)備來為檔案保管提供安全保障。

檔案庫房安全管理平臺可以對庫房的各項指標(biāo)進行智能化設(shè)置與管理，定期滅菌，通風(fēng)換氣，根據(jù)外界自然環(huán)境變化自動調(diào)控庫內(nèi)溫濕度，并自動統(tǒng)計工作報表和出入庫登記表。

2、功能區(qū)：館內(nèi)設(shè)置整編室、機房與控制室、數(shù)字化采集室、榮譽室。

機房與控制室：按照《電子信息系統(tǒng)機房設(shè)計規(guī)范》B級要求構(gòu)建。在選址方面遠離強電磁場，機房內(nèi)鋪設(shè)防靜電地板、等電位銅排，配備不間斷電源與專用空調(diào)設(shè)備；門禁管理；安裝液晶拼接46〞×9大屏，時實顯示全樓各點位監(jiān)控圖像；主機房配有專用立式機柜、三臺服務(wù)器與一臺在線存儲設(shè)備，配有自動水噴淋滅火設(shè)備。

數(shù)字化采集室：采集室設(shè)有監(jiān)控和手機信號屏蔽設(shè)備，配備4臺計算機終端、2臺掃描儀及卷盒打印設(shè)備，能夠滿足開展檔案數(shù)字化工作需要。

榮譽室：為館內(nèi)對外宣傳、展示一個重要窗口。設(shè)計上將弘揚開發(fā)區(qū)文化的實物檔案陳列、影音檔案展示與業(yè)務(wù)培訓(xùn)功能相結(jié)合。配置了電教白板與短焦投影儀，能夠滿足20人以內(nèi)的日常檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

榮譽室內(nèi)配備2個自助查檔服務(wù)計算機終端設(shè)備，符合數(shù)字檔案館測評要求。

3、公共服務(wù)與辦公區(qū)：檔案館主樓配備2臺電梯、1臺無障礙貨梯。建有70平方米的接待大廳，安放多席位等侯椅，方便利用者休息等候。大廳安裝10平方米LED電子屏，用于日常宣傳及迎賓使用。大廳的一角還設(shè)置了圖書資料架，方便利用者在查檔之余進行瀏覽。

信息公開與查閱室：配備2個查閱工位，用于檔案查閱利用，加裝身份證認證與指紋登錄設(shè)備。1臺保密計算機用于專門隔離存放涉密檔案。

閱覽室：為方便利用者查閱，館內(nèi)配備2間閱覽室，可同時容納20人利用。

辦公區(qū)：辦公用房占總館面積的1%，本著核心管理、集中辦公的原則設(shè)置。

（二）網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，網(wǎng)絡(luò)主干采用光纜輔設(shè)，配核心交換機，全館設(shè)置網(wǎng)絡(luò)及電話信息點210個，全樓內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)全wifi覆蓋，可擴展，可進行無線網(wǎng)辦公。

館內(nèi)網(wǎng)絡(luò)分為外網(wǎng)、內(nèi)網(wǎng)、專網(wǎng)。內(nèi)、外網(wǎng)絡(luò)物理隔離，內(nèi)網(wǎng)與專網(wǎng)采用邏輯隔離。內(nèi)、外網(wǎng)絡(luò)都有防火墻、漏洞掃描。2016年又投資30萬元安裝上網(wǎng)行為管理設(shè)備，可進行網(wǎng)絡(luò)終端監(jiān)管、安全審計等。有用戶接入認證，非法用戶不能接入，各系統(tǒng)有獨立的管理密碼。館內(nèi)專網(wǎng)配備10臺專屬計算機終端，用于檔案數(shù)字化工作。

（三）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)時代的到來，開發(fā)區(qū)檔案館不斷深化計算機網(wǎng)絡(luò)為主干的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)，推動檔案信息化建設(shè)，整合全區(qū)檔案資源。目前，開發(fā)區(qū)檔案館通過搭建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)來對區(qū)內(nèi)單位各類數(shù)字檔案進行管理，已經(jīng)基本實現(xiàn)了“三網(wǎng)二庫二平臺”的建設(shè)（外、內(nèi)、專網(wǎng)，檔案數(shù)據(jù)庫、影像數(shù)據(jù)庫，電子檔案管理平臺、電子公文交換平臺）。

電子檔案管理系統(tǒng)包括部署在政務(wù)網(wǎng)的電子公文交換中心和部署在檔案行政專網(wǎng)、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)的兩個環(huán)境。其中電子公文交換中心部署在開發(fā)區(qū)信息化辦公室，承載數(shù)字檔案館（電子文件中心）主體功能。電子檔案在線管理平臺即虛擬檔案室管理部署在開發(fā)區(qū)各部門檔案室，為各職能局檔案室管理檔案數(shù)字資源以及開展室藏檔案數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)提供支撐。檔案館與區(qū)內(nèi)各單位搭建檔案行政內(nèi)網(wǎng)，各級檔案室通過內(nèi)網(wǎng)向“電子檔案管理平臺”上傳數(shù)據(jù)、查閱利用。檔案館通過電子檔案管理平臺，向各級檔案室提供相應(yīng)層級數(shù)字檔案信息資源的利用共享服務(wù)，平臺根據(jù)不同的權(quán)限服務(wù)對象，建立了7個層次的利用范圍，系統(tǒng)能實現(xiàn)檔案查詢、資源發(fā)布、信息共享、開發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計分析、利用登記等功能，有利于實現(xiàn)各單位對本部門檔案的自主與規(guī)范管理。

四、明確建設(shè)思路，納入開發(fā)區(qū)“十三五”規(guī)劃綱要

近年來，開發(fā)區(qū)檔案局通過對數(shù)字檔案館的建設(shè)及應(yīng)用，已經(jīng)完成了從傳統(tǒng)載體檔案管理為重點到傳統(tǒng)載體檔案、數(shù)字檔案資源管理并重的工作思路的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了全區(qū)數(shù)字檔案資源與實體檔案資源的有效整合，使開發(fā)區(qū)檔案管理水平、檔案服務(wù)水平、檔案安全保障水平得到全面提升。2016年，是“十三五”的開局年，“繼續(xù)加大政務(wù)信息化系列工程實施力度，提升電子公文系統(tǒng)，推進包括數(shù)字化檔案館在內(nèi)的檔案信息化建設(shè)?！币鸭{入《秦皇島經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)國民經(jīng)濟和社會發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》。

事業(yè)無止境，大江奔騰急。我們將在省、市有關(guān)部門的大力支持和正確指導(dǎo)下，搶抓機遇，用好資源，最終全面實現(xiàn)開發(fā)區(qū)檔案館“檔案信息數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化”目標(biāo)，實現(xiàn)區(qū)域數(shù)字檔案資源的有效整合、長期保存和共享共用，使開發(fā)區(qū)檔案工作形成系統(tǒng)統(tǒng)一、管理統(tǒng)一、服務(wù)統(tǒng)一的檔案公共管理服務(wù)一體化局面，努力開創(chuàng)開發(fā)區(qū)檔案事業(yè)提質(zhì)提速的新局面，為開發(fā)區(qū)乃至全市發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻！

（作者單位： 秦皇島經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)檔案局）