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        基于“銀校直聯(lián)”系統(tǒng)的高校財務(wù)資金結(jié)算模式研究

        2017-02-23 11:04:26孟錦周芩芩范琳琳
        商業(yè)會計 2016年21期

        孟錦++周芩芩++范琳琳

        摘要:高校財務(wù)資金結(jié)算量與日俱增,公務(wù)卡結(jié)算系統(tǒng)全面推行,傳統(tǒng)的資金結(jié)算模式弊端越來越明顯,嚴(yán)重制約了資金結(jié)算效率的提高。通過使用“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)則能有效提高資金支付的效率,降低成本費用,規(guī)避各類財務(wù)風(fēng)險,方便實時查詢支付進(jìn)度。文章闡述了“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)的概念和應(yīng)用,結(jié)合該系統(tǒng)在西南交通大學(xué)的推廣實施情況,對實際報銷支付的操作流程進(jìn)行了詳盡的說明,分析了該系統(tǒng)的優(yōu)缺點,并提出了優(yōu)化該系統(tǒng)的措施和改進(jìn)方案,可作為其他院校推行新型資金結(jié)算支付模式的參考。

        關(guān)鍵詞:銀校直聯(lián) 無現(xiàn)金系統(tǒng) 資金結(jié)算

        近年來,高校發(fā)展迅速,辦學(xué)及科研經(jīng)費持續(xù)增長,這也使得高校財務(wù)部門的業(yè)務(wù)量和資金結(jié)算量大幅上升,高校財務(wù)工作面臨巨大的挑戰(zhàn)和風(fēng)險。目前,高校的資金結(jié)算方式主要以現(xiàn)金支付或開具轉(zhuǎn)賬支票、電匯單等傳統(tǒng)支付工具為主。根據(jù)《財政部、中國人民銀行關(guān)于印發(fā)〈中央預(yù)算單位公務(wù)卡管理暫行辦法〉的通知》(財庫[2007]63號),2008年財政部逐步開始推行中央預(yù)算單位公務(wù)卡改革工作,2015年財政部、科技部《關(guān)于中央財政科研項目使用公務(wù)卡結(jié)算有關(guān)事項的通知》(財庫[2015]245號)中要求對科研經(jīng)費強(qiáng)制進(jìn)行公務(wù)卡結(jié)算,這使得高校財務(wù)資金結(jié)算全面進(jìn)入無現(xiàn)金結(jié)算的新模式。同時,高校財務(wù)資金結(jié)算量的大幅增加,傳統(tǒng)結(jié)算方式所產(chǎn)生的弊端也日益凸顯,已逐漸不能適應(yīng)高校目前的資金支付現(xiàn)狀。在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和銀行金融支付手段飛速發(fā)展的背景下,銀行結(jié)合各大高校財務(wù)管理和資金支付的實際情況,推出了適合高校的無現(xiàn)金支付系統(tǒng)——“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng),通過網(wǎng)銀支付系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的無縫對接實現(xiàn)無現(xiàn)金化、無紙化報銷,減少了現(xiàn)金流,無需開具銀行票據(jù),款項實時到賬,規(guī)避了各類風(fēng)險,提高了財務(wù)工作效率,成為高校財務(wù)資金結(jié)算支付新模式的典型代表。

        一、“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)的概念和應(yīng)用

        隨著高校財務(wù)管理水平的提高,如何提高資金結(jié)算效率、降低辦公成本及財務(wù)風(fēng)險已成為各大高校研究的重要課題。網(wǎng)上銀行的出現(xiàn),解決了高校資金結(jié)算的一部分需求,如網(wǎng)銀批量代發(fā)工資等,但還不能完全滿足不同高校的個性化需求。為了滿足這些需求,推進(jìn)網(wǎng)上銀行深入高校財務(wù)部門發(fā)展,各大銀行推出了網(wǎng)銀的銀校直聯(lián)模式,通過銀行網(wǎng)上銀行系統(tǒng)與高校財務(wù)軟件的有機(jī)互聯(lián),整合銀校雙方的系統(tǒng)資源,從而帶給高校安全、實時、簡易和個性化的網(wǎng)上銀行服務(wù)?!般y校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)是在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),尤其是網(wǎng)上銀行支付系統(tǒng)發(fā)展成熟的條件下誕生和發(fā)展的、集財務(wù)核算和網(wǎng)上銀行支付于一體的綜合系統(tǒng)。它通過財務(wù)系統(tǒng)的支付模塊和網(wǎng)上銀行系統(tǒng)的前置端口,將高校的財務(wù)系統(tǒng)與網(wǎng)上銀行系統(tǒng)進(jìn)行無縫對接,實現(xiàn)支付信息從財務(wù)核算系統(tǒng)到網(wǎng)上銀行支付系統(tǒng)的自動傳遞,從而實現(xiàn)便捷支付的綜合系統(tǒng)。高校財務(wù)人員通過“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)的界面就可直接完成對學(xué)校資金的管理和調(diào)度,進(jìn)行轉(zhuǎn)賬和電匯支付,查詢支付信息和支付狀態(tài)等各項工作。同時,“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)還可以支持高校財務(wù)工作開發(fā)和定制個性化功能,具有支付高效化、信息同步化、操作簡便化、服務(wù)個性化及安全可靠的特點。

        高??梢越Y(jié)合自身的財務(wù)系統(tǒng)實際狀況,制定適合操作的財務(wù)報銷支付流程。西南交通大學(xué)計劃財務(wù)處將“無等候”預(yù)約報銷系統(tǒng)與“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)實現(xiàn)了無縫整合,報銷流程如圖1所示。

        經(jīng)辦人在“無等候”預(yù)約報銷系統(tǒng)界面錄入相關(guān)信息包括收款人賬戶信息,履行完相關(guān)審批程序后將報銷單提交財務(wù)處,會計人員審核后通過財務(wù)軟件中“無等候”預(yù)約報銷系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)入功能實現(xiàn)憑證的導(dǎo)入、修改和保存工作,經(jīng)復(fù)核人員復(fù)核后憑證傳遞到出納人員手中,出納人員使用支付盾登錄“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng),在系統(tǒng)支付界面中選中所要支付的憑證,系統(tǒng)自動顯示出報銷憑證支付款項的賬務(wù)信息,同時可查看財務(wù)憑證的分錄信息,出納人員核對系統(tǒng)顯示的信息和原始報銷憑證相關(guān)內(nèi)容無誤后點擊支付,隨后即可查詢每筆憑證的結(jié)算單支付狀態(tài),系統(tǒng)會在支付失敗的結(jié)算單備注欄里提示失敗的原因,相關(guān)人員可根據(jù)情況馬上做出第二次處理。

        二、“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)的優(yōu)點

        傳統(tǒng)的結(jié)算方式是經(jīng)辦人現(xiàn)場領(lǐng)取現(xiàn)金,或者出納開具銀行票據(jù),后者還需要把票據(jù)傳遞到銀行進(jìn)行下賬處理。這種方式存在缺點顯著:首先是由于票據(jù)傳遞造成下賬時間滯后,結(jié)算效率低下;其次是現(xiàn)金保管或者票據(jù)在傳遞過程中存在遺失的風(fēng)險;最后是出納人員工作量大,且容易出差錯。

        而在使用“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)的情況下,報銷經(jīng)辦人員在“無等候”預(yù)約報銷系統(tǒng)中提交預(yù)約單時就已經(jīng)輸入收款單位戶名、賬號、開戶行、支付金額等相關(guān)信息,會計人員僅需審核信息和選擇行號,出納人員僅需將“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)中的信息與記賬憑證有關(guān)原始信息核對并點擊支付,即可實現(xiàn)資金上的實時支付。“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)在高校財務(wù)資金結(jié)算工作中發(fā)揮了顯著的作用,可以說讓結(jié)算工作模式發(fā)生了質(zhì)的變化。

        (一)提高了資金支付效率和準(zhǔn)確性

        高校財務(wù)的業(yè)務(wù)量越來越大,“報賬難”成為全國高校普遍共性的問題,“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)資金實時到賬,經(jīng)辦人無需等待,且不再攜帶現(xiàn)金或者銀行票據(jù)。這種支付方式還避免了由于人為因素造成的差錯,使得資金支付的準(zhǔn)確性大大提高。這些優(yōu)點對于解決“報賬難”的問題有極大的幫助,對于辦事人員來說,不僅無需等待,最重要的是資金實時到賬,加速了資金周轉(zhuǎn)的效率。

        (二)降低了辦公成本

        在傳統(tǒng)資金結(jié)算體系下,高校財務(wù)部門要對現(xiàn)金、支票、電匯單等重要物品進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管,對金庫的維護(hù)以及監(jiān)控器、報警器、驗鈔機(jī)等設(shè)備的購買和維修要花費很大一筆費用,每年高校因購買銀行票據(jù)也會產(chǎn)生大量的開支,財務(wù)部門和銀行之間的票據(jù)交換還會造成不小的交換費,傳統(tǒng)的支付結(jié)算方式無形中增加了多方面的成本費用。“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)讓高校資金結(jié)算工作真正實現(xiàn)了無紙化、無現(xiàn)金化辦公,對人力和財力的需求量都大大降低,節(jié)約了大量辦公費用,并且符合現(xiàn)代社會所提倡的低碳、環(huán)保的理念。

        (三)規(guī)避了各類風(fēng)險

        傳統(tǒng)的支付結(jié)算方式存在非常大的風(fēng)險。首先是安全隱患,出納人員保存現(xiàn)金、往返銀行間的現(xiàn)金提款,以及經(jīng)辦人員攜帶現(xiàn)金都存在很高的盜搶和丟失的風(fēng)險。同時,人工現(xiàn)金結(jié)算的方式難免會出現(xiàn)差錯,每天的結(jié)賬工作也比較繁瑣;另外,在傳統(tǒng)的轉(zhuǎn)賬、電匯等方式下,由于與銀行交換票據(jù)以及銀行手工處理賬務(wù)都會耗費較長時間,資金支付相對滯后,從而造成銀行對賬的滯后,因此存在錯誤不能被及時發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險?!般y校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)要求收款方信息由經(jīng)辦人錄入,出納人員僅需審核報銷憑證內(nèi)的信息后即可直接付款,這是避免傳統(tǒng)資金支付方式下出現(xiàn)各類風(fēng)險的有效途徑。

        (四)方便實時查詢資金支付情況

        傳統(tǒng)的支付方式在票據(jù)傳遞給銀行后就很難跟進(jìn)資金支付進(jìn)度,必須等上好幾個工作日才能確切知曉款項是否到賬,因此財務(wù)部門每天都會接到很多電話前來詢問資金支付情況,這也無形中增加了財務(wù)人員的工作量,而且對于經(jīng)辦人來說也非常不方便,也增加了他們整個報銷所花費的時間。而在“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)中,“銀行結(jié)算單管理”下輸入支付相關(guān)信息就可清楚地查詢到款項的支付狀態(tài),如果款項支付失敗,失敗原因也能立即得到反饋,這樣經(jīng)辦人員能很快核對相關(guān)信息后再次提交財務(wù)部門進(jìn)行重新支付,而傳統(tǒng)的支付方式無法做到這么及時,這對財務(wù)人員和經(jīng)辦人員來說都是省時、省力的最佳模式。

        三、優(yōu)化“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)的方案

        “銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)在實際使用過程中存在款項支付失敗、教職工查詢信息不便以及資金安全風(fēng)險較高等問題。造成這些問題的原因主要是:(1)網(wǎng)絡(luò)物理線路及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營單位造成的網(wǎng)絡(luò)信號不穩(wěn)定;(2)銀行數(shù)據(jù)與高校數(shù)據(jù)有差異(如賬號、戶名、聯(lián)行號等信息),目前數(shù)據(jù)維護(hù)工作相對落后;(3)目前無現(xiàn)金系統(tǒng)功能尚不完善,為教職工提供的查詢等功能尚未完善;(4)目前內(nèi)控流程與無現(xiàn)金系統(tǒng)沒有完全匹配。另外,使用“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)后,每一筆現(xiàn)金結(jié)算都體現(xiàn)在每月的銀行明細(xì)賬中,因此大大增加了對賬的工作量。針對以上問題,現(xiàn)提出以下對策:

        (一)構(gòu)建專有線路,配備優(yōu)質(zhì)終端

        1.構(gòu)建專用線路?!般y校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)因其特殊性,在提升工作效率的同時也增加了資金安全的風(fēng)險性。為防范風(fēng)險高校與銀行之間應(yīng)架設(shè)一條專用網(wǎng)絡(luò)線路,配置硬件防火墻等安全設(shè)施,這樣不僅能夠確保銀校之間的通信順暢,提升系統(tǒng)運(yùn)行速度,同時將“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)與外界網(wǎng)絡(luò)物理隔絕開來,以降低網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險,提升資金的安全保障。

        2.提升硬件配置與維護(hù)?!般y校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)每天都要處理海量的數(shù)據(jù)信息,有專用網(wǎng)絡(luò)提供保障的同時,對于終端處理設(shè)備(即辦公用電子計算機(jī))要求也相對較高。所以必須配備與專用線路相匹配的終端處理設(shè)備,同時加強(qiáng)終端處理設(shè)備的維護(hù)與防范,定期進(jìn)行系統(tǒng)清理、病毒查殺,盡量避免終端處理設(shè)備與外界移動存儲設(shè)備的直接數(shù)據(jù)交換。

        (二)完善軟件功能,提升交互程度

        完善軟件功能,軟件公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校財務(wù)部門的需求不斷開發(fā)出新的功能。比如,目前“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)的重點功能也是該系統(tǒng)的核心功能是“支付”這一業(yè)務(wù)功能,下一步該系統(tǒng)即將完善“查詢”“分析”等服務(wù)功能。因為隨著“管理就是服務(wù)”這一理念的推廣,財務(wù)工作不能僅滿足于業(yè)務(wù)需求,更要為廣大教職員工提供方便快捷的服務(wù)。因此“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)需要進(jìn)一步完善其服務(wù)功能,方便廣大教職工及工作人員及時進(jìn)行信息查詢,了解業(yè)務(wù)動態(tài)。另外,高校財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)與財務(wù)軟件系統(tǒng)開發(fā)公司以及銀行之間的溝通與協(xié)調(diào),及時反饋系統(tǒng)出現(xiàn)的問題,軟件公司還應(yīng)定期對系統(tǒng)進(jìn)行升級,銀行要確保銀行回單及時打印,進(jìn)一步完善系統(tǒng)自動對賬等功能。

        (三)開放數(shù)據(jù)共享,提升交互程度

        “銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)的優(yōu)勢是高校與銀行數(shù)據(jù)共享及實時交互。目前數(shù)據(jù)共享仍處于初級階段,即銀行與高校分別建立獨立的數(shù)據(jù)庫,然后將需要共享的數(shù)據(jù)以較為原始的方式傳遞給各自的負(fù)責(zé)人,由負(fù)責(zé)人將數(shù)據(jù)更新到各自的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中,這種方式一是操作繁瑣出錯率高,再就是信息交互不及時經(jīng)常出現(xiàn)雙方數(shù)據(jù)不一致的情況。針對這一情況,高校與銀行之間仍需進(jìn)一步提升交互程度,比如銀行網(wǎng)點信息的更新,雙方需共享的數(shù)據(jù)最好可以通過相互提供的接口直接調(diào)用,這樣既免去了數(shù)據(jù)傳遞造成的錯誤,也保證了數(shù)據(jù)的及時更新,大大提升系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和實時性。

        (四)加強(qiáng)內(nèi)控,保證資金安全

        “銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)改變了原有的支付模式,高校財務(wù)部門出納的崗位設(shè)置和崗位職責(zé)都發(fā)生了相應(yīng)的改變,需要重新合理設(shè)置崗位分工。另外,還需要對出納人員的單筆支付額度設(shè)置限額,超過限額的必須由復(fù)核人員審批并使用授權(quán)盾登入在“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)中簽署后出納方人員方可支付。支付盾和授權(quán)盾必須由各自崗位嚴(yán)格分開保管,密碼等重要信息不得泄露,同時需要配套相應(yīng)的財務(wù)管理制度和風(fēng)險防控措施,確保資金的絕對安全。

        目前,部分資金規(guī)模較大、財務(wù)管理規(guī)范的高校都開始探索全面實現(xiàn)無現(xiàn)金結(jié)算的全新資金結(jié)算模式,由于全面的無現(xiàn)金化、無紙化結(jié)算也有自身的弊端,如何在追求結(jié)算效率的同時又能保證資金的絕對安全,高校財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)在做好內(nèi)控措施的前提下將各種先進(jìn)的支付方式進(jìn)行有效的整合,才能創(chuàng)造出適合高校財務(wù)部門實際情況的安全、高效、先進(jìn)的資金支付模式。J

        參考文獻(xiàn):

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        [3]許兆泉.高校財務(wù)資金結(jié)算支付體系研究[D].蘭州大學(xué)碩士論文,2013.

        作者簡介:

        孟錦,女,會計師,副處長,碩士研究生,西南交通大學(xué)計劃財務(wù)處。

        周芩芩,女,會計師,科長,碩士研究生,西南交通大學(xué)計劃財務(wù)處。

        范琳琳,男,工程師,科長,碩士研究生。

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