潘桂霞

一、做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本機關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi)，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護，產(chǎn)生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內(nèi)的以月計。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國家機關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項，在授權(quán)機關(guān)作出解密前，其他機關(guān)、單位應(yīng)當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

二、絕密檔案的管理和保密

絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關(guān)系到黨和國家的安全，關(guān)系到國家的政治活動、軍事活動和經(jīng)濟發(fā)展的成敗，關(guān)系到四化建設(shè)的進程。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。

1、絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

2、提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中 秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國家大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會活動被帶到各個復(fù)雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應(yīng)盡的義務(wù)。

3、加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，進行補救。

三、檔案管理人員的職責

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。 這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有章可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

四、檔案庫房管理中的保密工作

檔案的庫房管理是檔案保密的重點。 從總體上講，檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設(shè)在機關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

五、做好檔案密級的調(diào)整工作

1、要貫徹落實《保密法》，一定要嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關(guān)涉密內(nèi)容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必糾。二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導，齊心協(xié)力搞好涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開主和利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規(guī)范化、標準化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

2、要建立起法制的新秩序。對涉密檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠。歷史的經(jīng)驗教訓告訴我們，以往關(guān)于檔案保密的制度還不健全，適應(yīng)不了《保密法》的要求，需要完善新的內(nèi)容。為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，應(yīng)建立以下三個制度：一是建立劃定密期制度、以便屆滿自行解密；二是建立調(diào)密通知單制度，對保密期間提前或發(fā)生升降變化的密級文件，要下發(fā)通知單告知檔案部門，以便銜接工作，及時掌握，適時變動；三是建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規(guī)范化

建設(shè)。

3、要加強涉密檔案的科學管理。在調(diào)密工作中發(fā)現(xiàn)，過去經(jīng)常把密和非密大件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴散機密的漏洞。對此可以采取分段治理的辦法。對以前大量混訂在卷內(nèi)的密級文件可以原封不動，但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷時，可采取對與所查檔案無關(guān)的涉密文件進行密封等措施。今后對密級文件特別是絕密文件應(yīng)當單份盒裝保存，徹底解決與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機密擴散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問題。同時，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄卡片，建立涉密文件統(tǒng)計臺帳和存放地點索引，為科學的管理，準確的掌握，有效的保密，及時提供創(chuàng)造條件。