電子科技大學(xué)成都學(xué)院 李楠楠 邱虹

SAP系統(tǒng)中的信用管理策略設(shè)計與實(shí)現(xiàn)*

電子科技大學(xué)成都學(xué)院 李楠楠 邱虹

客戶的信用等級和結(jié)算交易的歷史記錄成為現(xiàn)代商務(wù)交易中不可忽視的因素，信用管理也成為企業(yè)日常經(jīng)營風(fēng)險控制的重要環(huán)節(jié)。本文通過對于信用管理的業(yè)務(wù)流程分析，系統(tǒng)闡述了SAP系統(tǒng)的信用管理策略設(shè)計思想及信用管理模塊的具體設(shè)計。從而有效幫助企業(yè)定義信用相關(guān)的交易規(guī)則，降低企業(yè)日常交易中的風(fēng)險。

信用管理 SAP 授信額度

一、引言

當(dāng)前商業(yè)環(huán)境下多數(shù)企業(yè)不得不面對是否進(jìn)行產(chǎn)品賒銷的兩難選擇。賒銷是把雙刃劍：如果不賒銷，企業(yè)很難迅速擴(kuò)大銷量，影響企業(yè)的成長速度；如果賒銷，生意雖然能夠很快做大，壞帳也隨之產(chǎn)生，輕則降低資金周轉(zhuǎn)率和利潤率，重則導(dǎo)致企業(yè)資金鏈的破裂，企業(yè)的危機(jī)也就跟著出現(xiàn)。因此客戶的信用等級和結(jié)算交易的歷史記錄成為現(xiàn)代商務(wù)交易中不可忽視的因素。信用管理也成為了企業(yè)日常經(jīng)營風(fēng)險控制的重要環(huán)節(jié)。SAP商務(wù)套件是ERP系統(tǒng)的升級版本，它除了具有原有ERP系統(tǒng)功能以外，還集成了供應(yīng)鏈管理、供應(yīng)商關(guān)系管理、客戶關(guān)系管理、產(chǎn)品生命周期管理等功能。并且在SAP商務(wù)套件中引入了信用管理模塊，該模塊部署于財務(wù)會計和銷售分銷系統(tǒng)之間。本文針對目前國內(nèi)外企業(yè)的信用管理特征，結(jié)合企業(yè)信用管理的業(yè)務(wù)流程分析，研究了如何將信用管理策略應(yīng)用于SAP商務(wù)套件。系統(tǒng)的闡述了信用管理策略的設(shè)計思想及信用管理模塊的具體設(shè)計。從而有效幫助企業(yè)定義信用相關(guān)的交易規(guī)則，降低企業(yè)日常交易中的風(fēng)險。

二、信用管理相關(guān)的業(yè)務(wù)流程分析

（一）信用管理的工作機(jī)制分析在客戶信用管理中企業(yè)應(yīng)先根據(jù)客戶不同的分類特征，按照預(yù)先定義好的規(guī)則給客戶（或客戶組）授權(quán)一定的信用額度（如5000元）。在客戶的賒賬金額不超過這個額度的情況下可以進(jìn)行正常的賒銷交易，超出此額度的交易會遇到系統(tǒng)的警示信息或者自動凍結(jié)。信用管理專員可以根據(jù)實(shí)際情況來解凍。

（二）企業(yè)交易過程分析為了重點(diǎn)研究信用管理模塊的設(shè)計思路，本文把與信用管理不太相關(guān)的業(yè)務(wù)省略。把企業(yè)之間交易過程簡化為創(chuàng)建銷售訂單、發(fā)貨給客戶、打印銷售票據(jù)給客戶、結(jié)轉(zhuǎn)至財務(wù)系統(tǒng)、收到客戶貨款5個步驟。

（三）賒賬金額核算過程分析在企業(yè)交易過程中會產(chǎn)生賒賬金額的變動，下面將逐步分析賒賬金額在SAP系統(tǒng)中的核算過程。賒賬金額=未清訂單金額+未清送貨單金額+未清銷售票據(jù)金額+銷售應(yīng)收款金額+財務(wù)應(yīng)收款金額。其中每個子項目的含義和核算方法如表1所示。

此外，在S AP系統(tǒng)中還提供了付款卡預(yù)授權(quán)、財務(wù)憑證（如商業(yè)匯票）抵押和第三方擔(dān)保等信用擔(dān)保方式。用來保證一些風(fēng)險相對較高的交易的資金安全。這類交易因?yàn)橛忻鞔_的擔(dān)保措施，所以不占用企業(yè)的信用額度，不計入賒賬金額。

表1 賒賬金額子項及核算方法

三、SAP系統(tǒng)中信用管理主數(shù)據(jù)的設(shè)計

（一）信用控制范圍設(shè)計SAP商務(wù)套件引入了信用控制范圍的概念，它定義客戶授信規(guī)則及一系列的信用檢查規(guī)則?？蛻舻慕灰鬃罱K會通過規(guī)則確定一個信用控制范圍，從而在業(yè)務(wù)過程中應(yīng)用這些檢查規(guī)則。

（1）信用策略設(shè)計。信用控制范圍是一個組織單位，用于指定和控制客戶信用額度。信用控制范圍可以包含一個或多個公司代碼（分公司）。在信用控制范圍下可以通過統(tǒng)一或者分散的信用策略，選用哪種信用策略取決于公司信用管理的實(shí)際情況。當(dāng)信用管理由分公司來操作，可以采用分散的模式，反之則采用統(tǒng)一的模式。例如有一跨國公司在亞太區(qū)和歐洲區(qū)有兩個分公司，并且在中國和德國都設(shè)立了銷售部門，這兩個銷售部門都可以賣產(chǎn)品給客戶A。采用統(tǒng)一的信用策略。兩個銷售部門對于客戶A共享一個授信額度，當(dāng)客戶A的賒賬金額超過15,000美元時，新的訂單將會被自動凍結(jié)。該公司如采用分散的信用策略。每個分公司設(shè)置獨(dú)立的控制范圍，客戶A在兩個分公司有不同的授信額度，這兩個額度不會相互影響。當(dāng)在中國區(qū)的賒賬金額超過10,000元人民幣時，無論在德國區(qū)的賒賬金額是多少，新的訂單都會被自動凍結(jié)。

（2）計量貨幣定義。每個信用控制范圍定義一種計量貨幣，不同的信用控制范圍可以定義不同的計量貨幣。對于分散模式的信用策略來說，計量貨幣是銷售組織或者公司的財務(wù)報告所用的貨幣。對于統(tǒng)一模式的信用策略來說，當(dāng)出現(xiàn)客戶交易貨幣與計量貨幣不一致時，信用額度的授權(quán)和計算最終都會通過貨幣匯率換算成該計量貨幣。

（3）信用管理小組及專員設(shè)置。信用控制范圍下可以設(shè)置多個信用管理小組，這些小組可以由一個或者多個信用管理專員組成。當(dāng)某項交易因?yàn)樾庞妙~度不夠而被凍結(jié)時，系統(tǒng)可以根據(jù)客戶所在的地區(qū)、行業(yè)或者購買的產(chǎn)品來分發(fā)給對應(yīng)的小組。由小組專員進(jìn)行信用調(diào)查后做后續(xù)處理（如解凍或者鎖定）。

（二）信用主數(shù)據(jù)設(shè)計

（1）授信額度設(shè)計。在信用控制范圍內(nèi)需要定義信用賬戶，每個信用賬戶分配了對應(yīng)的授信額度。授信額度是指給信用賬戶設(shè)置的一個額度，在當(dāng)前的信用控制范圍內(nèi)的賒賬總額高于這個額度的交易會被凍結(jié)。授信額度分為單個最大授信額度和客戶最大授信額度。單個最大授信額度是定義一個最大值，每個信用控制范圍給該客戶的授信額度均不能超過這個值。這樣從單個信用控制范圍上防止了分散管理中的管理風(fēng)險?？蛻糇畲笫谛蓬~度是指對于分散信用策略，可以為客戶設(shè)定一個最大授信額度，所有的控制范圍給該客戶授信額度的總和不能超過這個匯總值，從總額度上防止了分散管理中的管理風(fēng)險。

（2）客戶授信設(shè)計。對于普通公司，可以分配獨(dú)立的信用賬戶，對于集團(tuán)公司可以分配同一個信用賬戶，這樣所有的子公司都在該信用控制范圍內(nèi)共享同一個信用額度。在創(chuàng)建新客戶時，可以通過手動或者自動兩種方式為客戶授信。信用專員可以通過一定的參考規(guī)則（如從第三方機(jī)構(gòu)查看信用評級等）手動維護(hù)信用賬戶的授信額度。也可以針對新客戶設(shè)定統(tǒng)一的風(fēng)險分類，并設(shè)定具體的授信額度（如500美元），當(dāng)有新用戶產(chǎn)生時系統(tǒng)會自動給這個新客戶創(chuàng)建該授信額度的信用賬戶。

（3）信用主數(shù)據(jù)拓展。考慮到客戶信用情況對公司的重要性，國外很多信用評級機(jī)構(gòu)會提供客戶信用的評級、查詢和上報功能。以鄧白氏公司舉例，他會給每一個公司都設(shè)置一個D-U-N-S編號，通過輸入該編號可以查詢該客戶的歷史交易信息及公司對它的評級。SAP系統(tǒng)中保存這種類型的數(shù)據(jù)，同時保存這類公司的業(yè)務(wù)調(diào)用接口。

四、SAP系統(tǒng)中的信用管理流程的設(shè)計

（一）信用檢查流程設(shè)計當(dāng)有新的訂單時，銷售人員在保存訂單或者發(fā)送到下一步時，觸發(fā)信用檢查。信用檢查的過程可劃分為確定信用控制范圍、實(shí)施檢查、結(jié)果展示3個步驟。（1）確定信用控制范圍。對于客戶的日常交易，通過以下4種方式確定信用控制范圍，優(yōu)先級依次增高。第一是通過公司代碼所對應(yīng)的控制范圍。第二是通過負(fù)責(zé)該客戶的銷售區(qū)域?qū)?yīng)的控制范圍。第三是通過客戶信用數(shù)據(jù)中的銷售區(qū)域劃分所對應(yīng)的控制范圍。第四是通過用戶開發(fā)自定義的邏輯所提供的控制范圍。（2）實(shí)施檢查。實(shí)施檢查需要先確認(rèn)該訂單值是否超過信用控制范圍設(shè)定的最大訂單值。然后檢查賒賬金額+當(dāng)前訂單額是否超過此信用控制范圍的授信額度。最后檢查關(guān)鍵字段是否違規(guī)。例如付款條件（如貨到付款享受幾折、十天內(nèi)支付享受幾折等）與付款相關(guān)的字段在創(chuàng)建訂單時被修改的情況。（3）結(jié)果展示設(shè)計。結(jié)果展示要分為檢查通過，檢查失敗兩種情況。檢查失敗又分為發(fā)出警告信息和錯誤提示兩種結(jié)果。

（二）解凍訂單流程設(shè)計當(dāng)訂單被凍結(jié)時，對應(yīng)的信用管理小組會收到郵件通知來處理對應(yīng)的被解凍訂單。信用管理專員可以通過以下4種方式來核查客戶的信用信息。一是與賬務(wù)部門核查是否有存在該客戶已還的款項還未入賬情況。二是檢查客戶與本公司（集團(tuán)）交易歷史，看能否臨時或者永久調(diào)整該用戶的授信額度。三是檢查第三方信用機(jī)構(gòu)出具的該客戶的信用信息。四是其他能夠證明該訂單風(fēng)險可控的因素。通過核查后，信用管理專員可以將該訂單解凍，并附注解凍的原因以備內(nèi)部審計使用。未通過核查時，采取相應(yīng)的策略。包括要求客戶提供這個訂單的全額或者超出授信額度部分的擔(dān)保、要求客戶針對訂單直接付款或者償還賒賬金額、鎖定訂單。

（三）賒賬金額變動設(shè)計除了創(chuàng)建新訂單會對賒賬金額產(chǎn)生變動外，以下情況也會使客戶的賒賬金額發(fā)生變動，見表2所示。

表2 賒賬金額變動情況表

本文針對目前國內(nèi)外企業(yè)的信用管理特征，結(jié)合企業(yè)信用管理業(yè)務(wù)流程的分析，研究了如何將信用管理模塊應(yīng)用于S AP商務(wù)套件。系統(tǒng)的闡述了信用管理策略的設(shè)計思想及信用管理模塊的具體設(shè)計。從而有效幫助企業(yè)定義信用相關(guān)的交易規(guī)則，降低企業(yè)日常交易中的風(fēng)險。

*本文系2015年四川省教育廳哲學(xué)社會科學(xué)重點(diǎn)研究基地項目“現(xiàn)代設(shè)計評價方法研究”（項目編號：M D15E008）階段性研究成果。

［1］林少鵬：《SAP系統(tǒng)中的信用管理》，《信息系統(tǒng)工程》2011年第5期。

（編輯 張芬）