趙 佳

（浙江省河海測繪院）

一、測繪生產(chǎn)電子檔案形成和利用現(xiàn)狀

浙江省河海測繪院作為一家專業(yè)從事測繪生產(chǎn)的事業(yè)單位，業(yè)務(wù)范圍涵蓋海洋測繪、工程測量、海洋水文觀測、海底聲學(xué)探測、航空攝影測量、地理信息系統(tǒng)、水文水資源調(diào)查等多個領(lǐng)域，建院60年來形成了諸多的測繪生產(chǎn)檔案。

我院檔案室歸檔的測繪生產(chǎn)電子檔案，主要為測繪生產(chǎn)過程中形成的，由項目負(fù)責(zé)人收集整理、質(zhì)安科做技術(shù)審核、檔案室歸檔的電子文件。根據(jù)密級，分為涉密文件和非涉密文件，常用的1∶10000國家基本比例尺地形圖、大地控制點、4D數(shù)據(jù)等國家密級成果及生產(chǎn)衍生品為涉密文件，海圖、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、一般的測繪生產(chǎn)成果為非涉密文件。2000年以后實行紙質(zhì)文件和電子文件同步歸檔。圖1是2013—2016年紙質(zhì)檔案和電子檔案的借閱頻次統(tǒng)計。

很顯然，電子文件比紙質(zhì)文件更受使用者歡迎，利用率更高；2017年9月28日17：28，遂昌縣北界鎮(zhèn)蘇村發(fā)生山體滑坡重大自然災(zāi)害，我院應(yīng)急測繪小組于29日早上7點達(dá)到災(zāi)區(qū)，9點克服惡劣天氣因素率先傳回災(zāi)區(qū)視頻，所有的過程都依托了電子文件這個重要的傳播途徑，爭分奪秒為救援工作的開展提供技術(shù)支撐。電子文件存儲利用方便快捷的特性，已使其成為測繪生產(chǎn)過程中不可或缺的一部分。

二、測繪生產(chǎn)電子文件歸檔管理中存在的主要問題

（一）格式標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

國際檔案理事會《電子文件管理指南》（1997年）將電子文件生命周期分為三個階段：概念（設(shè)計）階段、形成階段和維護階段。測繪生產(chǎn)在第一、二階段需要應(yīng)用很多國內(nèi)外的儀器設(shè)備和專業(yè)軟件，這個過程中產(chǎn)生的電子文件一般都是開放性的，通常是一種程序或是幾種程序產(chǎn)生一個格式，而測繪生產(chǎn)中往往會用到許多種程序，這樣就產(chǎn)生了許多種格式，如文本程序一般生成的文件格式為txt，但文本程序能同時打開nav、csv、rtf等多種格式，甚至于在一些技術(shù)員的編程下，成千上萬種格式都可以用文本程序打開使用。第三階段，電子文件歸檔后，其利用需要使用該文件生成時的程序，但實際工作中，由于測繪生產(chǎn)應(yīng)用程序的更新快速，新的文件格式不斷產(chǎn)生，舊的文件格式就會被逐漸淘汰，電子文件的兼容性差，影響了電子文件的再利用程度。

（二）真實性不可控

電子文件的真實性指的是電子文件經(jīng)過各種傳輸、遷移、歸檔整理后，其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等各種信息都與最初的原始狀態(tài)保持一致。電子文件的真實性與它運行的環(huán)境有很大的關(guān)系，由于電子文件可以輕松地修改內(nèi)容和更換載體，這就使得其文件內(nèi)容面臨篡改和刪除的危險，并且不留一絲痕跡，檔案人員在接收電子檔案時無法確定是否為最終版本。尤其是涉及清淤清污、水政巡查等項目案例，文件的原始真實性對實際工作會產(chǎn)生很大的利益糾紛，必須采取相應(yīng)措施，確保關(guān)鍵時段的電子文件真實性，促進項目的廉潔與公正。

（三）安全隱患大

電子文件在其生命周期中歷經(jīng)多個部門、多臺計算機、多個利用者，安全隱患大。主要包括三個方面：第一，電子文件傳輸利用中存在的安全隱患。電子文件的利用傳播相對紙質(zhì)文件而言非常方便，而測繪生產(chǎn)中無法避免要傳輸和利用電子文件，一些涉密成果通過局域網(wǎng)以外的網(wǎng)絡(luò)傳輸，易造成泄密隱患，對國家和單位利益造成損害。第二，電子文件軟硬件依賴性及讀取工具帶來的安全隱患。測試生產(chǎn)電子文件的閱讀利用依賴于軟件工具，特別是在歸檔某些專有格式電子文件的過程中，必須同時歸檔相應(yīng)的閱讀程序，這就給一些病毒帶來了可乘之機。我們把所有通過操作系統(tǒng)的文件系統(tǒng)進行感染的病毒都稱作文件病毒，所以這是一類數(shù)目非常巨大的病毒，主要通過感染計算機中的可執(zhí)行文件（.exe）和命令文件（.com），還有一些病毒可以感染高級語言程序的源代碼，開發(fā)庫和編譯過程所生成的中間文件，一旦計算機運行該文件就會被感染，從而達(dá)到傳播的目的。第三，保存電子文件的物理環(huán)境及存儲介質(zhì)引起的安全隱患。當(dāng)電子文件在不適宜的濕度、溫度環(huán)境下，其載體也會隨之受到一定影響，標(biāo)準(zhǔn)溫度應(yīng)在16℃到20℃之間，濕度則為（40±5）%，而電子檔案存儲的磁性材料從保存時限上說最長也就100年，而且其性質(zhì)極不穩(wěn)定，遇熱、濕、強磁場或技術(shù)升級等問題極容易丟失或破壞。

（四）存儲容量大

近年隨著地理信息和“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的興起，筆者所屬的測繪行業(yè)更是受到了極大的沖擊，體現(xiàn)在檔案上，歸檔格式從傳統(tǒng)的doc、dwg為主的格式迅速拓展到了dem、dom、shape、mp4等多種格式。不僅對移動存儲介質(zhì)的性能提出了很大要求，在數(shù)據(jù)日常使用和歸檔過程中更是耗時耗力，像浙江省灘涂資源調(diào)查僅DOM影像數(shù)據(jù)一種格式占用存儲空間1T多。

三、加強測繪生產(chǎn)電子文件歸檔管理的對策和措施

（一）通過制度建設(shè)促進標(biāo)準(zhǔn)化管理

沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的制約，任何工作都難免帶有隨意性，且不論從技術(shù)、人力和財力上，電子文件的長期保存都不是某個單獨部門就能實現(xiàn)的。因此，檔案部門需根據(jù)自身的實際情況加強制度規(guī)范建設(shè)，制定《檔案管理辦法》等指導(dǎo)性文件，將電子檔案的前期指導(dǎo)與控制納入各部門的工作職責(zé)，監(jiān)督協(xié)助歸檔部門按照統(tǒng)一電子文件格式歸檔。如：我院制定的《科學(xué)電子檔案管理辦法》對測繪生產(chǎn)資料的歸檔范圍、程序要求、保管借閱、檢查維護等各環(huán)節(jié)做了規(guī)定；針對項目成果，如測繪生產(chǎn)中利用率最高的dwg格式文件，規(guī)定了使用CAD、ARCGIS等軟硬件應(yīng)用平臺的說明、字庫、圖幅、格式，并對產(chǎn)生的電子文件數(shù)據(jù)類型、文件種類等都做了嚴(yán)格規(guī)定，輔之技術(shù)措施、責(zé)任制考核等來加強對電子文件的規(guī)范管理。

（二）做好電子文件形成前端的控制與過程管理

電子文件的管理應(yīng)遵循“前端控制”原則，在項目合同簽訂時就要明確版本及其支持軟件、數(shù)據(jù)格式；測繪生產(chǎn)中按照預(yù)先確定的標(biāo)準(zhǔn)格式生成和轉(zhuǎn)換；歸檔時歸檔部門和檔案管理部門都應(yīng)對電子文件的最后修改時間、文件種類與紙質(zhì)文件配套等要素進行驗證核對，并對驗證結(jié)果進行記錄和標(biāo)識；已完成歸檔的電子文件可設(shè)置為“只讀”模式，防止使用人員的修改保存；長期存儲載體，也可采取保密措施，保證使用人員只能讀取信息，而不能對其進行任何修改，確保電子文件的真實性。

（三）加強檔案信息安全建設(shè)

加強檔案信息安全建設(shè)，需從加強人才隊伍建設(shè)、軟件安全建設(shè)、物理環(huán)境建設(shè)和數(shù)據(jù)安全管理等方面著手。第一，加強人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)具備檔案專業(yè)知識和現(xiàn)代化信息技術(shù)儲備的專業(yè)人才，既要對本單位的檔案資料的形成有全面的了解，又要有處理電子設(shè)備的操作能力，還要對國家和本單位的保密規(guī)則熟練于心，確保在檔案接收和保管維護中保證其完整性和安全性；第二，加強軟件安全建設(shè)，配置安全性高的檔案歸檔管理軟件，有條件的單位可以引進專業(yè)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，憑借數(shù)據(jù)庫自帶的流轉(zhuǎn)工具和殺毒軟件，做好文件的安全保護；第三，嚴(yán)格管控物理環(huán)境，首先要在存儲介質(zhì)上嚴(yán)格把關(guān)，生產(chǎn)單位常用的保存介質(zhì)通常為光盤、服務(wù)器、磁盤陣列等，應(yīng)保存于專用存儲空間，且定期進行可讀性檢測和維護，必要時轉(zhuǎn)換相應(yīng)的電子文件格式，使其始終保持同新技術(shù)的兼容性，提高測繪生產(chǎn)電子文件的存活率；第四，加強數(shù)據(jù)安全管理，及時做好備份。檔案數(shù)據(jù)應(yīng)一式三套保存，一套本地離線存檔，一套異地保存，一套在線提供利用。服務(wù)器、磁盤陣列等大數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)也應(yīng)及時備份，專人定時有效檢查數(shù)據(jù)存儲區(qū)域網(wǎng)絡(luò)的安全性和存儲安全控制日志。

（四）建立檔案數(shù)據(jù)海量存儲和長久保存系統(tǒng)

隨著數(shù)據(jù)的快速積累，存儲容量從TB級急速增長為PB級，甚至可能會達(dá)到EB級。為了存儲和使用的便捷性，檔案部門應(yīng)結(jié)合云存儲、磁盤陣列等技術(shù)，適時配備包括在線存儲、離線存儲、近線存儲相結(jié)合的海量存儲系統(tǒng)，并根據(jù)不同類型數(shù)據(jù)對存儲的安全性、吞吐速率和存儲成本的不同需求，選擇不同的存儲策略。無論采用哪一種存儲策略，系統(tǒng)必須同時具備存儲安全、使用便捷、可拓展性高三個特點，市場中IBM、HP、浪潮、圣橋、華賽等企業(yè)都已研制出較為成熟的存儲產(chǎn)品。為達(dá)到電子文件安全長久保存的目標(biāo)，需要在過程中引入控制機制，全方位實施質(zhì)量控制、安全控制和環(huán)境控制，確保數(shù)據(jù)安全。

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