陳燕燕

（浙江省慈溪市婦幼保健院）

檔案管理是指對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱(chēng)，是一項(xiàng)特別煩瑣、復(fù)雜的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)非常重要的工作。在醫(yī)院中，檔案管理與醫(yī)療活動(dòng)、教學(xué)研究、科研開(kāi)拓密切相關(guān)，可以說(shuō)檔案管理的好壞能夠直接影響醫(yī)療護(hù)理、教學(xué)科研方面質(zhì)量。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升和醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，醫(yī)院信息化進(jìn)程的持續(xù)加快，傳統(tǒng)的單一文檔管理方式早已適應(yīng)不了現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展需求。而隨著信息時(shí)代的到來(lái)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)在醫(yī)院診療和管理當(dāng)中日益普及，信息技術(shù)為高效的醫(yī)院管理帶來(lái)曙光，如何利用信息技術(shù)提升醫(yī)院檔案管理水平，成了當(dāng)下醫(yī)院管理研究的重要方向。

一、應(yīng)用信息技術(shù)管理醫(yī)院檔案的優(yōu)勢(shì)

（一）信息技術(shù)強(qiáng)化病案管理

病歷是醫(yī)務(wù)人員對(duì)患者疾病的發(fā)生、發(fā)展、轉(zhuǎn)歸，進(jìn)行檢查、診斷、治療等醫(yī)療活動(dòng)過(guò)程的記錄，也是對(duì)采集到的資料加以歸納、整理、綜合分析，按規(guī)定的格式和要求書(shū)寫(xiě)的患者醫(yī)療健康檔案。病歷檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，不僅是病人病情變化及診療過(guò)程的原始資料，也是衡量醫(yī)院管理水平、醫(yī)療質(zhì)量的重要依據(jù)。過(guò)去的病歷檔案是紙質(zhì)的，現(xiàn)在的病歷檔案是數(shù)字的，過(guò)去的病歷檔案是單純、分散、封閉的，現(xiàn)在的病歷檔案是網(wǎng)絡(luò)化、相互聯(lián)系、開(kāi)放的。具體的區(qū)別有以下三點(diǎn)：

1.電子病案主要存儲(chǔ)載體是光盤(pán)、磁盤(pán)、IC卡、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等，傳輸載體是網(wǎng)絡(luò)，電子檔案能夠記載醫(yī)院所有病案資料，醫(yī)生可以通過(guò)電腦和網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)查詢和檢索病人的資料。

2.光盤(pán)全病案管理系統(tǒng)，不僅存儲(chǔ)容量大、圖文并茂，而且檢索方便、復(fù)制移動(dòng)簡(jiǎn)單，是信息技術(shù)光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中成功應(yīng)用的典型代表。

3.多媒體電子病案記錄系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)多種來(lái)源同時(shí)存取，醫(yī)生能夠在一臺(tái)電腦上查閱病人所有的病案記錄，大大提升了電子病案系統(tǒng)的服務(wù)能力，提升了管理系統(tǒng)的發(fā)展水平。

（二）檔案管理創(chuàng)新提高醫(yī)療科研水平

醫(yī)院科技檔案是醫(yī)療科技人員醫(yī)療技術(shù)研究的成果，醫(yī)療科學(xué)技術(shù)發(fā)展的結(jié)晶，也是醫(yī)院和社會(huì)的寶貴財(cái)富。醫(yī)療科技檔案管理是醫(yī)療科研技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)，也是推動(dòng)醫(yī)療科技發(fā)展的動(dòng)力。如何利用醫(yī)院科技檔案，對(duì)提升醫(yī)院的醫(yī)療水平具有重要的意義。醫(yī)院科技檔案詳細(xì)記錄著科研項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、合同書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄、經(jīng)費(fèi)使用、結(jié)題報(bào)告，以及研究過(guò)程的全部資料，因此是科研成果鑒定、申報(bào)、推廣的陣地。傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)資料沉淀冗雜，查找麻煩。利用電子系統(tǒng)查找檔案，解決了傳統(tǒng)檔案查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力的難題，而且能夠輕松比對(duì)發(fā)現(xiàn)重復(fù)或類(lèi)似的研究，從而避免了重復(fù)研究，提高科研工作效率。

（三）人事檔案管理提升人才利用效率

人事檔案是醫(yī)院檔案管理的重要方面，干部人事檔案清楚記載了每個(gè)醫(yī)療人員的品行能力，是人事工作的依據(jù)。各崗位醫(yī)生護(hù)士的調(diào)配，人才資源的配置，都得直接依靠人事檔案，可以說(shuō)人事檔案管理質(zhì)量直接關(guān)系到醫(yī)院的綜合水平。而信息技術(shù)的應(yīng)用能夠科學(xué)高效地實(shí)現(xiàn)人事檔案的檢索和比對(duì)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的全面精準(zhǔn)管理，確保人才培養(yǎng)、職稱(chēng)晉升、干部聘用方面的公平、公正、合理，從而為醫(yī)院綜合實(shí)力提升提供保障。

（四）設(shè)備檔案管理提升資源利用效益

大型現(xiàn)代化醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院現(xiàn)代化的重要載體和表征，隨著診斷、治療設(shè)備的日益增多，設(shè)備采購(gòu)成了一項(xiàng)不這么容易的工作，特別是在已經(jīng)有同類(lèi)設(shè)備的情況下，采購(gòu)哪類(lèi)設(shè)備，采購(gòu)哪種型號(hào)都成了需要很大數(shù)據(jù)量做依據(jù)支撐的難題。這個(gè)時(shí)候，電子檔案系統(tǒng)就能夠告訴你哪些設(shè)備到了維護(hù)期，哪些設(shè)備需要報(bào)廢，從而為采購(gòu)者的決策提供可靠準(zhǔn)確的信息。由于電腦強(qiáng)大的檢索功能，一改以往的手抄書(shū)傳統(tǒng)檔案的翻閱方式，大大節(jié)省了決策時(shí)間，提高了決策的準(zhǔn)確性，從而為醫(yī)院贏得良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

二、信息技術(shù)管理醫(yī)院檔案存在的問(wèn)題

（一）管理人員重視度不夠

隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的推進(jìn)，局域網(wǎng)、醫(yī)學(xué)影像傳輸、HIS系統(tǒng)紛紛建立起來(lái)，但是投資主要集中在醫(yī)療、財(cái)務(wù)等方面，檔案信息現(xiàn)代化管理方面卻還相對(duì)滯后，發(fā)展不平衡。部分醫(yī)院雖然也有檔案管理的軟硬件設(shè)施，但應(yīng)用也只是停留在基本信息的錄入，水平較低，沒(méi)有發(fā)揮出信息技術(shù)管理檔案的實(shí)際作用。

（二）管理人員綜合素質(zhì)偏低

目前大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理都采用非專(zhuān)業(yè)人員或者兼職人員，缺乏高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)人員，而且現(xiàn)有管理人員普遍年齡較大，缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，存在再學(xué)習(xí)能力較差等問(wèn)題，不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的需求，再加上進(jìn)一步學(xué)習(xí)提升的空間狹窄，導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前。

（三）檔案管理制度不完善

在醫(yī)療體系改革醫(yī)院迅猛發(fā)展過(guò)程中，由于以往管理制度的不完善，導(dǎo)致很多有價(jià)值的醫(yī)療科技成果未能及時(shí)保存進(jìn)入檔案管理中。另外歸檔的科研、人事、病例檔案中仍舊存在不完整、缺失等情況，大大降低了檔案的系統(tǒng)性和可信度。

三、解決方法

（一）強(qiáng)化管理意識(shí)，提升信息技術(shù)應(yīng)用

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理的重要財(cái)富，是醫(yī)療、科研的重要保障。檔案工作者必須高度重視，提高檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。同時(shí)還要從實(shí)際出發(fā)，將醫(yī)院檔案、電子病歷和醫(yī)院信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化。

（二）提高人員素質(zhì)，提升信息技術(shù)水平

醫(yī)院要在管理中加強(qiáng)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，特別是加強(qiáng)應(yīng)用能力培訓(xùn)，普及掃描、編目、索引、建立數(shù)據(jù)庫(kù)以及多媒體技術(shù)，提供文字、聲音、圖像一體化服務(wù)，提高管理人員使用信息技術(shù)的能力和水平。同時(shí)應(yīng)需引進(jìn)高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)信息技術(shù)檔案管理人員，采用有效的激勵(lì)和獎(jiǎng)懲機(jī)制，保證管理人員以高度的責(zé)任心投入到檔案管理工作中來(lái)。

（三）完善管理制度，促進(jìn)檔案管理規(guī)范

建立完善的檔案管理制度，從科學(xué)性、規(guī)范性、有效性規(guī)范檔案管理，對(duì)陳舊不能適應(yīng)新環(huán)境的制度進(jìn)行改革，制定完善的檔案管理規(guī)章辦法，明確檔案管理人員的職責(zé)、權(quán)限及責(zé)任，完善檔案收集、記載、整理、保存、管理、開(kāi)發(fā)、調(diào)用、歸檔等各項(xiàng)制度等。

綜上所述，檔案信息資源管理的創(chuàng)新與利用已成為醫(yī)院現(xiàn)代化進(jìn)程不可缺少的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的前提基礎(chǔ)，也是提高醫(yī)院檔案管理工作水平的重要條件。因此，結(jié)合醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展規(guī)律，將信息技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中來(lái)，是大勢(shì)所趨。