江錦勇

（溫嶺市房產(chǎn)檔案館）

房產(chǎn)檔案是廣大群眾和單位資產(chǎn)的重要憑證，是關(guān)系民生的檔案，是解決民事糾紛有效的原始依據(jù)。加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的管理利用，對(duì)保障產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益，維護(hù)房地產(chǎn)市場(chǎng)秩序，促進(jìn)房地產(chǎn)市場(chǎng)健康發(fā)展等方面，都具有重要意義。

一、溫嶺市房產(chǎn)檔案管理利用基本情況

溫嶺市房產(chǎn)檔案館成立于20世紀(jì)90年代初。目前，檔案館庫(kù)房面積1000多平方米，其中設(shè)置檔案庫(kù)房2個(gè)，檔案整理室、檔案接待窗口、檔案閱覽室等設(shè)置齊全。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)共安裝檔案密集架5組、117列。館藏各類檔案60余萬(wàn)件，其中專業(yè)房產(chǎn)檔案56萬(wàn)余件、文書檔案3000余件、會(huì)計(jì)檔案7000多件，其他如人事檔案、測(cè)繪檔案、科技檔案、白蟻檔案、公房檔案近3萬(wàn)余件。2015年，專業(yè)檔案接收量就達(dá)5萬(wàn)多件，接待檔案查詢利用達(dá)4萬(wàn)多件次，成為臺(tái)州乃至全省為數(shù)不多檔案利用率最高的縣市級(jí)檔案館之一。

為確保房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量，提高房產(chǎn)檔案利用效率，更好地服務(wù)于群眾，房管處加大了檔案建設(shè)軟硬件投入力度，按照規(guī)范化、信息化、智能化的要求，先后投入幾百萬(wàn)元，采購(gòu)了檔案密集架、檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器及各類檔案數(shù)字化設(shè)備等。經(jīng)過(guò)多年的努力，檔案管理于1998年達(dá)到省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，2000年又達(dá)到省一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。目前，按照數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)范要求，聘請(qǐng)檔案數(shù)字化工作人員達(dá)30多人，對(duì)全市房產(chǎn)檔案進(jìn)行了數(shù)字化，房產(chǎn)檔案管理已實(shí)現(xiàn)了產(chǎn)籍圖GIS數(shù)據(jù)、樓盤表、電子檔案、登記業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的“圖、表、檔、卡”一體化存儲(chǔ)管理和應(yīng)用集成，以確保房產(chǎn)權(quán)屬檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性、完整性。

二、房產(chǎn)檔案管理利用中存在的問題

（一）檔案管理利用中存在著風(fēng)險(xiǎn)

1.信息化風(fēng)險(xiǎn)。信息系統(tǒng)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，同時(shí)也是信息安全風(fēng)險(xiǎn)存在的地方。網(wǎng)絡(luò)的暢通、系統(tǒng)的穩(wěn)定、數(shù)據(jù)的安全等面臨著客觀侵害行為的風(fēng)險(xiǎn)和主觀漏洞的風(fēng)險(xiǎn)。

2.知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。檔案數(shù)字信息資源共享、充分發(fā)揮其憑證作用和參考作用的過(guò)程中存在較大的知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。

3.個(gè)人隱私保護(hù)風(fēng)險(xiǎn)。共享的房產(chǎn)檔案信息是公用的、開放性的，不可避免會(huì)涉及到個(gè)人隱私，而產(chǎn)權(quán)人往往要求信息非公開化，這就造成一個(gè)矛盾，也給檔案部門在公開信息的時(shí)候存在著個(gè)人隱私保護(hù)上的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）檔案管理利用手段比較傳統(tǒng)

從近幾年檔案管理利用情況分析，我館僅限于對(duì)有關(guān)部門、個(gè)人提供房產(chǎn)證明及相應(yīng)的檔案咨詢服務(wù)，并沒有對(duì)房產(chǎn)檔案信息化管理進(jìn)行深入研究，在網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用等方面存在很多局限性，很難對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行深層次的開發(fā)利用，從而使其產(chǎn)生額外的功效。

（三）檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)還需加強(qiáng)

1.檔案管理人員不足。目前我館專職檔案管理人員僅有13人，相對(duì)于每年5萬(wàn)多件的檔案接收量及4萬(wàn)多件次的查詢服務(wù)，檔案管理人員嚴(yán)重不足。

2.專業(yè)知識(shí)及業(yè)務(wù)技能有待提高。目前檔案管理人員中，沒有一人取得檔案高級(jí)職稱，中級(jí)職稱的也僅有2人，初級(jí)職稱4人，其余還有7人未取得職稱資格。學(xué)歷不高、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、業(yè)務(wù)知識(shí)不全面等問題，制約和影響了房產(chǎn)檔案管理事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

三、如何加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理利用工作

加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的管理利用，對(duì)于保障房地產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，有效保護(hù)和利用城市房產(chǎn)檔案，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，具有十分重要的意義。

（一）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理

1.建立健全檔案管理制度。根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法規(guī)、政策，制定我市的房產(chǎn)檔案管理利用有關(guān)制度、規(guī)定，并在日常工作中抓好貫徹落實(shí)。目前我館已建立《檔案管理暫行規(guī)定》《檔案管理崗位責(zé)任制》《檔案資料利用、查閱制度》《檔案立卷、歸檔、統(tǒng)計(jì)制度》《檔案工作人員職責(zé)》《檔案庫(kù)房管理制度》等一系列制度與規(guī)定。

2.建立完整規(guī)范的檔案資料。房產(chǎn)檔案管理最大的目的是提供利用，滿足社會(huì)需求，如果檔案資料不真實(shí)、不完整、不規(guī)范，就失去了管理的意義。一定要確保檔案資料字跡清楚，排序符合規(guī)定，并對(duì)信息化的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像進(jìn)行檢查，保證準(zhǔn)確無(wú)誤，為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。文件材料的歸檔要遵循房產(chǎn)檔案的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件之間的歷史聯(lián)系。檔案的收集、錄入電腦、整理上架、提供利用等環(huán)節(jié)要緊密銜接，以保證房產(chǎn)管理工作的有序進(jìn)行。

（二）提升檔案信息化水平

1.按照數(shù)字檔案館的要求，建立統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)根據(jù)房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)和技術(shù)要求，訂立統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以指導(dǎo)具體工作的實(shí)施。如不同檔案的數(shù)字化要求，掃描方式，掃描的內(nèi)容等等，這是建立數(shù)字檔案的基礎(chǔ)，對(duì)以后提供檔案利用服務(wù)時(shí)的效率和準(zhǔn)確度起著決定性作用。

2.加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)。房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的采集、管理、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)及利用等功能的樞紐系統(tǒng)，能全面反映職工家庭、單位以及轄區(qū)等房產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)情況，能提供有效的數(shù)據(jù)處理和分析工具，能為開放住房二級(jí)市場(chǎng)和建立新的住房供應(yīng)體系提供服務(wù)。開發(fā)建設(shè)一整套集檔案綜合管理與應(yīng)用服務(wù)為一體的檔案綜合管理系統(tǒng)，對(duì)提高檔案管理現(xiàn)代化水平與服務(wù)水平尤為重要。

（三）創(chuàng)新服務(wù)方式

建立多渠道、多形式檔案信息服務(wù)機(jī)制，擴(kuò)大房產(chǎn)檔案信息公開查詢的廣度和深度。目前最基本的查詢方式是到房產(chǎn)檔案管理部門上門查詢，這種查詢方式查全率、查準(zhǔn)率高，而且通過(guò)身份驗(yàn)證可獲取相應(yīng)的證明材料。在實(shí)際工作中，應(yīng)積極探索窗口個(gè)性化自助查詢、電話查詢、24小時(shí)互聯(lián)網(wǎng)查詢、檔案數(shù)據(jù)共享等創(chuàng)新服務(wù)方式，爭(zhēng)取最大限度地發(fā)揮房產(chǎn)檔案及登記信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

1.窗口個(gè)性化自助查詢服務(wù)。檔案的自助查詢已經(jīng)成為了檔案服務(wù)新的發(fā)展方向，極大地豐富了檔案服務(wù)的手段，提高了檔案管理的工作效率，為利用者提供了更加個(gè)性化的檔案信息服務(wù)方式。

2.24小時(shí)互聯(lián)網(wǎng)查詢服務(wù)。通過(guò)遠(yuǎn)程查詢平臺(tái)，向社會(huì)公眾提供房產(chǎn)檔案資料24小時(shí)互聯(lián)網(wǎng)查詢服務(wù)，不斷提升房產(chǎn)檔案的綜合利用服務(wù)能力，降低公眾取證成本，提供更加人性化、便捷、高效的“互聯(lián)網(wǎng)+”房產(chǎn)檔案查詢服務(wù)。

3.多部門檔案數(shù)據(jù)共享服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案信息資料管理和利用是相對(duì)封閉的，檔案的信息化、數(shù)字化為檔案工作由封閉型向開放共享型管理提供了技術(shù)條件。特別是現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，通過(guò)專用管理系統(tǒng)，將檔案信息資源快速、準(zhǔn)確、完整地提供利用，實(shí)現(xiàn)政府部門之間的政務(wù)信息即時(shí)互通，為“最多跑一次”改革工作提供基礎(chǔ)保障。

（四）有效防范風(fēng)險(xiǎn)

1.增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。建立檔案風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范知識(shí)的教育培訓(xùn)，提高人員的風(fēng)險(xiǎn)防范思想認(rèn)識(shí)及防范能力。

2.建立檔案信息系統(tǒng)安全體系。計(jì)算機(jī)管理手段在帶來(lái)工作效率提高的同時(shí)，也對(duì)檔案安全管理提出了更高的要求，建立好檔案信息安全體系尤為重要。如計(jì)算機(jī)服務(wù)器的配置，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻，對(duì)傳輸數(shù)據(jù)的加密、解密，定期的數(shù)據(jù)備份，還有各種安全責(zé)任制度、保密制度的建立以及完善的權(quán)限分級(jí)體系等。

3.推行檔案數(shù)字化利用，加強(qiáng)檔案利用安全。檔案的數(shù)字化不僅能夠有效管理日益龐大的檔案信息，并能滿足快速查詢的需求，而且能有效地保護(hù)檔案原件。凡需查閱房產(chǎn)檔案的業(yè)主，大都是為了解決有關(guān)糾紛而來(lái)，利用數(shù)字檔案提供查閱服務(wù)，可以從根本上杜絕房產(chǎn)檔案管理部門在提供檔案原件服務(wù)時(shí)可能發(fā)生的涂改、損毀等情況，提高房產(chǎn)檔案利用的安全性。

（五）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

1.優(yōu)化人員知識(shí)結(jié)構(gòu)。建立一支既懂房產(chǎn)檔案管理，又懂房產(chǎn)登記管理及計(jì)算機(jī)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍，是實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。同時(shí)隨著檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的深入發(fā)展，靠單一的知識(shí)結(jié)構(gòu)很難適應(yīng)發(fā)展的需要，檔案人員唯有提高自身文化素質(zhì)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化科技知識(shí)，擴(kuò)大知識(shí)面，才能適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的要求。

2.提高人員業(yè)務(wù)技能。積極協(xié)調(diào)當(dāng)?shù)貦n案主管部門，加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案管理人員的培訓(xùn)，通過(guò)外出考察、專家授課、組織座談、業(yè)務(wù)交流等方式，不斷更新檔案管理人員的知識(shí)，切實(shí)提高人員的檔案管理能力及業(yè)務(wù)技能。