韓劍爾

（余姚市低塘街道辦事處）

行政事業(yè)性單位電算化會計系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)的會計檔案物質載體，使行政事業(yè)性單位會計所提供的檔案信息以全新的面目出現(xiàn)，行政事業(yè)性單位會計檔案的內部和外延都發(fā)生了深刻的變化。這一現(xiàn)象應引起行政事業(yè)單位會計人員和檔案人員的高度重視，從而切實加本單位電算化會計檔案管理變得極為重要。

一、電算化環(huán)境下會計檔案管理的特點

（一）內容復雜下和領域拓展性

廣義的電算化會計檔案，是指存貯會計數(shù)據(jù)（各種憑證賬簿、報表）和程序的軟盤及其他存貯介質，系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料，同時輔之以打印輸出的各種紙質賬簿、報表、憑證。狹義的電算化會計檔案只包括前者，即保存在磁盤、可讀寫光盤、磁帶等存貯介質上的會計檔案。電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外、主要是指電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。

（二）環(huán)境依賴性與載體特殊性

電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質或光盤的形式存在，包括存貯在計算機硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質質量、存放環(huán)境和存貯有效期等因素的影響很大，保存不當容易遭到破壞。電算化會計檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前，且使用時具有方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結果，可以對管理和決策提供較好的支持。電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。

（三）信息共享性與數(shù)據(jù)易改性

電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改，且不留痕跡。要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進行會計信息系統(tǒng)維護必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設計思路和編制的源程序代碼，同時一個軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會產(chǎn)生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統(tǒng)的維護將非常困難，甚至不可能。

二、電算化環(huán)境下事業(yè)單位會計檔案管理存在問題及原因分析

（一）存在問題

1.會計檔案載體存在問題。由于電算化會計檔案的理解偏差，導致了整個檔案的信息不完整，成為現(xiàn)在大多數(shù)單位面臨的會計電算化檔案管理問題。在進行單位內部電腦做賬的實踐中，需要注意做賬過程中信息的精確性，并以此來進行整體的認證分析。而這其中的決策、分析、預測等。在現(xiàn)代的管理中都極為缺乏，這樣就容易造成信息編程上的差錯。

2.會計載體本身性質帶來的問題。在進行電算化會計檔案管理過程中，針對操作系統(tǒng)的可利用性。單位內的軟件版本管理更需要保證管理的安全性。而對于軟件的升級版本，也需要進行數(shù)據(jù)的適用性調整。而在計算機的病毒防御上，還需要對其入侵的形式進行防護，這樣在資料管理上，需要對整體管理進行全面分析，采取防火墻的形式進行保護，以便進一步確保其安全性。在應對單位的受控條件過程中，根據(jù)紙質檔案內的相關保存期限，進行保存檔案擬定，進而保證整體儲存?zhèn)浞莸氖褂眯Ч?/p>

3.會計制度管理不完善。有的事業(yè)單位會計檔案的管理制度還沒有形成一套完整的體系。從現(xiàn)在電算化檔案管理形式來看，如何做出準確的規(guī)定以及有效地處理措施，是現(xiàn)在檔案管理所呈現(xiàn)出來的主要問題。這一問題導致一些單位進行電算化檔案管理中無法進行有效的處理。電算化會計檔案容易修改，且不會留下痕跡，所以信息中更容易存在一些潛在的入侵、修改、復制以及偽造等事件，對違法亂紀的行為手段也很難進行監(jiān)測。

4.缺乏必要的計算機維護與網(wǎng)絡安全維護人才。根據(jù)現(xiàn)在事業(yè)單位管理情況來看，主要缺乏的還是會計方面的人才，在這一類人才的培訓過程中，通過操作財務軟件對計算機硬件、軟件和安全進行維護管理方面，需要進行一些專業(yè)職場認知，同時通過專業(yè)人員協(xié)助完成相應的操作。但在目前的電算化檔案管理中，這一類的人才較為缺乏。

（二）原因分析

1.對會計電算化本身理解的偏差。在進行檔案的信息化建設中，根據(jù)基礎建設條件來進行財務和檔案兩方面的管理設備的建設，在兼顧多方面的應急處理設施上，應根據(jù)現(xiàn)有的系統(tǒng)運行來進行擬定，以確保系統(tǒng)符合標準。

2.尚未引起有關部門的重視。受到傳統(tǒng)會計檔案管理方式的影響，財會人員和單位領導對會計電算化檔案的組成內容不甚了解，對電算化會計檔案認識不清晰，缺乏管理電算化會計檔案的管理經(jīng)驗，只是將打印出的紙質檔案進行保存，對電子檔案資料不重視，未對電子檔案進行備份和及時歸檔，使得會計檔案不安全也不完整。

3.缺乏明確的規(guī)章制度。根據(jù)相關的財政法律來制定有效的規(guī)章制度，通過健全單位內的會計管理體系來輔助檔案信息管理。建立電算化會計檔案管理，制定定期的備份管理制度，在按照AB備份形式進行系統(tǒng)內文件的備份中，建立電算化會計檔案的保管制度，定期進行紙質檔案的打印，對會計檔案的保管人員的管理按照《會計檔案管理辦法》中的規(guī)定來進行管理。建立健全的檔案分權管理制度，定期進行復制查閱，做好利用登記，同時做好會計檔案的移交、銷毀制度。

4.缺乏現(xiàn)代化的會計檔案管理人才。操作人員的素質是保證財務管理安全有效的根本所在，如果在職人員中存在一個安全隱患，那么就會存在很大的威脅，所以定期對財務人員進行考核，保證內部人員的結構合理。伴隨著計算機技術的不斷發(fā)展，事業(yè)單位中進行電算化進行會計檔案管理已經(jīng)成為趨勢，但是還存在很多不合理的地方，需要我們去研究和開發(fā)，我相信不久的將來，電算化檔案管理工作將會更好地促進我們現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展。

三、加強電算化環(huán)境下事業(yè)單位會計檔案管理

（一）強化檔案意識

領導重視是做好檔案工作的關鍵，要得到領導的重視與支持，在實際的工作中首先就是要做到愛崗敬業(yè)，從而給領導留下深刻的印象。其次是要加強請示和匯報，從而使得領導更加關注和支持檔案工作。再次就是要樹立全局意識，圍繞中心主動提供高質量的檔案服務。

（二）健全會計檔案管理制度

根據(jù)檔案和會計工作法律法規(guī)特別是《會計檔案管理辦法》，結合單位實際，建立健全會計檔案管理制度，明確管理職責，使事業(yè)單位會計檔案管理制度化規(guī)范化。

（三）實現(xiàn)會計檔案管理信息化

加大對會計檔案現(xiàn)代化管理硬件與軟件建設的投入，對存量紙質會計檔案進行數(shù)字化，增量會計檔案實現(xiàn)電子化歸檔，實現(xiàn)會計檔案信息化、網(wǎng)絡化管理。

（四）提高會計檔案人員素質

不斷加強學習培訓，增強檔案人員的政治理論和政策法規(guī)水平以及專業(yè)化水平，以適應事業(yè)單位電算化會計檔案管理的需要。