徐 瑩

（常山縣公路管理局）

近年來(lái)，縣級(jí)公路建設(shè)事業(yè)在迅速發(fā)展，公路部門(mén)檔案的數(shù)量和種類都在不斷地增加。公路部門(mén)的檔案是公路部門(mén)對(duì)轄區(qū)內(nèi)公路進(jìn)行建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理等過(guò)程中形成的，反映公路路產(chǎn)路權(quán)的真實(shí)面貌，具有保存、查考、利用價(jià)值的各種載體的原始資料，特別是公路工程檔案，它是國(guó)家科技檔案的重要組成部分，也是全面鑒定工程質(zhì)量，查明事故原因，追究事故責(zé)任的原始憑證，更是為各種公路建設(shè)提供了可參照的重要依據(jù)。它對(duì)國(guó)有資產(chǎn)保護(hù)和公路事業(yè)發(fā)展有著重要意義。

常山縣地處浙江衢州，近年來(lái)，公路建設(shè)發(fā)展迅猛，縣公路檔案管理做了大量的工作，在推進(jìn)公路檔案管理制度化建設(shè)、加強(qiáng)開(kāi)發(fā)利用方面進(jìn)行了有益的探索。

一、常山縣公路檔案管理的探索

（一）加強(qiáng)制度化建設(shè)

制度化建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)。過(guò)去，常山縣公路管理局雖然有綜合檔案室，但是檔案管理制度還不夠完善，檔案管理的制度較多地參考了其他單位的做法，沒(méi)有體現(xiàn)公路管理的特色，沒(méi)有和衢州市、浙江省檔案局的管理要求銜接。再加上人員更替比較頻繁，一段時(shí)間無(wú)人管理檔案的情況時(shí)有發(fā)生。新的檔案人員由于缺乏專業(yè)的檔案知識(shí)，沒(méi)有及時(shí)收集、整理歸檔各種文件資料，讓一些重要的檔案資料散落在各個(gè)科室，特別是沒(méi)有宣傳檔案管理知識(shí)，這樣造成有的科室人員把重要的資料占為己有，不及時(shí)地交于檔案室保管。以致在各科室的工作人員需要查找他們所要用的檔案資料時(shí)，兼職檔案員往往是查找不到的，甚至有時(shí)還不清楚該查找的檔案資料到底是屬于文書(shū)檔案還是科技類的檔案，即使拿著《全引目錄》也常常查找不到檔案資料，借出去的檔案大多也沒(méi)有登記手續(xù)，有的也沒(méi)能及時(shí)收回，造成一問(wèn)三不知的檔案管理現(xiàn)象。

為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，提高檔案管理水平，規(guī)范機(jī)關(guān)的檔案管理，保護(hù)檔案資料的完整與安全，常山縣檔案局成立了綜合檔案室，配置了檔案專業(yè)人員專職管理檔案工作崗位，并在2008年11月重新修訂出一套《檔案管理辦法》《借閱檔案（文件）資料制度》《檔案銷毀制度》《檔案保密制度》等有關(guān)規(guī)章制度。明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，加強(qiáng)檔案法制機(jī)構(gòu)、隊(duì)伍與制度建設(shè)。

對(duì)于公路建設(shè)來(lái)說(shuō)，參建單位來(lái)自四面八方，有的是外地，有的是本地，有交通系統(tǒng)，還有建筑系統(tǒng)，他們所用的技術(shù)規(guī)范各具特色，施工用表也五花八門(mén)。為此，經(jīng)過(guò)多次與施工、監(jiān)理單位協(xié)調(diào)，于2011年4月，就工程檔案管理參照交通部《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》及《浙江省公路大中修工程文件材料收集和整理歸檔工作手冊(cè)》，專門(mén)制定印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步做好公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作》的通知。將工程質(zhì)量評(píng)定表、施工用表等進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，分發(fā)到各個(gè)參加單位，要求按通知中的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)做好工程檔案工作，逐步形成了一個(gè)規(guī)范統(tǒng)一的管理模式。

（二）制定檔案分類和編號(hào)方案

檔案分類和編號(hào)方案十分重要，是檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。過(guò)去，常山縣公路局沒(méi)有制定檔案分類方案，檔案員和下屬單位辦公室不了解檔案保管的期限，永久、長(zhǎng)期和短期的分類有較大的隨意性。有的甚至只看標(biāo)題，不看整個(gè)文件，不注意其中有有關(guān)本單位的內(nèi)容，就把這份重要的文件丟掉不歸檔，有的同年的批復(fù)和請(qǐng)求分開(kāi)歸，有的明明是轉(zhuǎn)發(fā)的文件，卻把它拆成兩三個(gè)歸檔號(hào)，比如市里轉(zhuǎn)發(fā)省級(jí)的、省級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)部級(jí)的。有的工程檔案里歸檔了，文書(shū)檔案中又歸了，造成不必要的重復(fù)歸檔。

2008年11月重新制定了檔案分類方案和編號(hào)方案。該方案根據(jù)國(guó)家、省市及行業(yè)部門(mén)的要求編制，參考了交通部相應(yīng)的管理制度，結(jié)合常山縣公路部門(mén)的管理特色，使各有關(guān)科室對(duì)文件、材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性，進(jìn)一步完善檔案制度化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

（三）做好開(kāi)發(fā)利用工作

檔案信息是歷史的真實(shí)記錄，具有憑證作用和權(quán)威性，還具有法律效力。當(dāng)前檔案信息的價(jià)值越來(lái)越被人們所重視，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，積極提供利用，有著現(xiàn)實(shí)的意義。

1.滿足社會(huì)需求。常山縣公路管理局的檔案資料，現(xiàn)不僅僅局限于本單位以及交通系統(tǒng)的人員使用，還有更多的社會(huì)人員也來(lái)查閱他們所需要的資料。比如，在2012年6月，常山縣市政園林管理處的張先明等2位工作人員，來(lái)局檔案室查找科技檔案中原320國(guó)道富足山大橋的橋梁竣工圖，為改造城市配套道路提供了原始資料。

2013年9月，本縣青石鎮(zhèn)馬車村的6位村民也來(lái)本局檔案室利用文書(shū)、會(huì)計(jì)檔案查找到了1995年改造320國(guó)道時(shí)，被征用的土地的征地合同和具體數(shù)據(jù)，為他們提供了失土保險(xiǎn)的土地面積的依據(jù)，使得該村的村民可得保費(fèi)21萬(wàn)元的經(jīng)濟(jì)實(shí)惠。

2.編制單位年鑒。一年一度的地方年鑒系統(tǒng)匯集綜合性或?qū)I(yè)性的有關(guān)該地區(qū)時(shí)事大事，政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技信息等的發(fā)展動(dòng)態(tài)?？h公路部門(mén)檔案室每年向地方志提供上一年年鑒中的交通公路概況。

二、常山縣公路檔案管理取得的成效

（一）制度建設(shè)出成效

制定管理辦法后，現(xiàn)已在全局上下形成了一種重視檔案收集、整理、歸檔的氛圍。如領(lǐng)導(dǎo)和單位人員外出開(kāi)會(huì)、學(xué)習(xí)帶回來(lái)的資料，都會(huì)主動(dòng)地交給各科室的兼職檔案人員，到年終再一同交于綜合檔案室，然后按檔案分類和編號(hào)方案進(jìn)行集中歸檔。

與此同時(shí)，整改之前的檔案，把只有復(fù)印件的工程檔案，一一備注了互見(jiàn)號(hào)，說(shuō)明原件在文書(shū)檔案，把丟失的重要文件盡量補(bǔ)全，等等。這樣經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的整改，局終于在2009年1月申報(bào)通過(guò)了檔案工作目標(biāo)管理省二級(jí)認(rèn)定單位。

（二）規(guī)范化管理結(jié)碩果

《關(guān)于進(jìn)一步做好公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作的通知》發(fā)布實(shí)施后，逐步形成了一個(gè)規(guī)范統(tǒng)一的管理模式。2013年G205國(guó)道（常山段）改造示范工程的工程檔案在該工程完工以后，被衢州市交通工程質(zhì)量安全監(jiān)督站鑒定為優(yōu)良工程，并順利通過(guò)交通運(yùn)輸部和省公路局驗(yàn)收。同年12月17日，又在常山舉行全省公路系統(tǒng)“205國(guó)道浙江段改造示范工程現(xiàn)場(chǎng)交流會(huì)”。因此說(shuō)，205國(guó)道改造示范工程的成功經(jīng)驗(yàn)，在指導(dǎo)全國(guó)干線公路改造、引領(lǐng)全國(guó)公路養(yǎng)護(hù)管理發(fā)展方向等方面具有重要意義。

（三）開(kāi)發(fā)利用服務(wù)中心工作

據(jù)統(tǒng)計(jì)，常山縣公路局每年查閱達(dá)到180人次，解決路權(quán)、產(chǎn)權(quán)糾紛近10起，有效地滿足了公眾需求，維護(hù)了百姓的權(quán)益，也對(duì)推進(jìn)公路建設(shè)起到了積極作用。截至2015年年底，全縣境內(nèi)有國(guó)家高速公路2條、國(guó)道2條、省道1條、縣道22條、鄉(xiāng)道34條、村道318條，公路通車總里程975.899千米?？h級(jí)公路部門(mén)的檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用在本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。

公路部門(mén)的檔案是公路系統(tǒng)工作人員勞動(dòng)成果的歷史記錄和創(chuàng)新思維的智慧結(jié)晶，是公路工作得以繼承、延續(xù)、發(fā)展的重要載體，也是公路工作不斷更新技術(shù)、提高管理的重要依據(jù)。它記錄著公路工程項(xiàng)目建設(shè)以來(lái)所積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)，是一筆不可替代的財(cái)富。做好公路部門(mén)檔案管理，功在當(dāng)代，利在千秋。常山縣公路檔案管理部門(mén)的探索與實(shí)踐，取得了一定的成效，對(duì)于基層公路部門(mén)檔案工作具有重要的借鑒意義。