趙紅梅

檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題

趙紅梅

在檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步中，信息系統(tǒng)的建設(shè)對檔案管理起著重要的作用與影響。在檔案管理中的收集工作、儲存工作、編輯工作等方面應(yīng)用先進(jìn)的信息處理技術(shù)進(jìn)行管理，體現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的價值。本文介紹了檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中自動化的建設(shè)工作、其中存在的問題及解決問題的有效措施。

檔案管理 信息系統(tǒng)建設(shè) 問題與對策

檔案管理信息系統(tǒng)，是將檔案按照時間、階段、區(qū)域、類別進(jìn)行分類管理，以現(xiàn)代信息技術(shù)作為管理的主要手段，在社會新時代下實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。隨著社會的不斷進(jìn)步與發(fā)展，每個領(lǐng)域都面臨著改革創(chuàng)新的壓力與機(jī)遇。與此同時，檔案管理應(yīng)該結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展方向，應(yīng)用方便快捷的管理模式，以節(jié)約人力、減少資金為管理目標(biāo)。在檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，有效提升檔案管理的工作效率，完善信息系統(tǒng)平臺，逐漸優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。

1.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中自動化的建設(shè)工作

1.1 編目整理自動化。在傳統(tǒng)的檔案管理中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案排序錯亂、分類不精確、編目工作不規(guī)范等問題。其中，編目工作是檔案管理的基礎(chǔ)工作，也是實(shí)施有效檔案管理的首要條件。實(shí)現(xiàn)編目整理自動化，是優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的主要環(huán)節(jié)。

1.2 統(tǒng)計(jì)自動化。計(jì)算機(jī)在統(tǒng)計(jì)運(yùn)算方面具有快速準(zhǔn)確的能力，應(yīng)用在檔案數(shù)據(jù)數(shù)量的統(tǒng)計(jì)工作中能夠有效提升整體的工作效率。在檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，還可以進(jìn)行專門的類別區(qū)分或類型劃分，一方面確保計(jì)算結(jié)果精準(zhǔn)無誤，另一方面促進(jìn)檔案登記與管理工作的順利完成。

1.3 檢索自動化。在檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)中實(shí)現(xiàn)高效準(zhǔn)確的檢索工作，代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工檢索，很大程度上提升了檢索工作的效率。應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行檢索工作，一方面能夠減少檢索檔案目標(biāo)的數(shù)量，另一方面按照固定的檢索流程進(jìn)行鎖定和查詢，其操作簡單，能夠滿足檔案管理工作中的各種要求。

2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中存在的問題

2.1 用戶幾乎不參與系統(tǒng)開發(fā)。用戶在管理活動中的信息需求是管理信息系統(tǒng)各個環(huán)節(jié)工作的主要依據(jù)所在。因?yàn)閷I(yè)的差異性，信息系統(tǒng)專業(yè)人員對用戶要求的理解以及用戶對計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)功能的理解各不相同。在系統(tǒng)建設(shè)中，用戶的參與機(jī)會較少，系統(tǒng)建設(shè)的主要工作是由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，信息系統(tǒng)專業(yè)人員對檔案管理工作的解釋也很難讓用戶完全理解，用戶的實(shí)際需求也很難得到滿足，雙方缺少實(shí)際的溝通與交流。

2.2 缺少科學(xué)合理的計(jì)劃安排。在目前的檔案管理系統(tǒng)中，雖然經(jīng)過不斷的努力和建設(shè)發(fā)展，但其中也有較大的問題存在，主要表現(xiàn)在系統(tǒng)建設(shè)與檔案工作的發(fā)展目標(biāo)不統(tǒng)一、已有系統(tǒng)的解決能力低下、組織結(jié)構(gòu)較為傳統(tǒng)、管理思想較為落后、全部工作人員的綜合素質(zhì)較低、缺少標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的運(yùn)行秩序等方面。上述的主要問題就是對管理信息系統(tǒng)缺少科學(xué)合理的計(jì)劃安排，沒有重視對總體的建設(shè)方案和發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃。

2.3 系統(tǒng)檢測工作只注重表面工作。在檔案管理系統(tǒng)中，尤其在與軟件公司聯(lián)合開發(fā)的新系統(tǒng)中，因?yàn)橛脩羧鄙賹ο到y(tǒng)開發(fā)的知識和經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致開發(fā)公司減少開發(fā)系統(tǒng)的時間和投入成本，使得系統(tǒng)檢測不能發(fā)揮作用，只能注重于表面工作，也讓系統(tǒng)在運(yùn)行中出現(xiàn)各類的問題與毛病。盡管在系統(tǒng)開發(fā)的各個階段都有嚴(yán)密的技術(shù)審查，對于出現(xiàn)的問題能夠及時發(fā)現(xiàn)、盡早解決，但在投入實(shí)際運(yùn)行中仍舊會有新的問題出現(xiàn)，糾正實(shí)際運(yùn)行中出現(xiàn)的錯誤和問題就比較復(fù)雜了，需要投入更多的人力物力。

3.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的有效措施

3.1 整體提升員工計(jì)算機(jī)信息化素養(yǎng)。檔案管理工作是一門專業(yè)性較強(qiáng)的工作，在檔案管理中工作的每位員工都需要熱愛工作、愛崗敬業(yè)，一方面需要具有較強(qiáng)的責(zé)任感、正確的職業(yè)道德、細(xì)心的工作態(tài)度以及樂觀的工作精神，另一方面應(yīng)該具有扎實(shí)的檔案管理理論知識和有關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識。在實(shí)際的工作中，工作人員要不斷提升檔案管理的質(zhì)量和使用效率。

3.2 培訓(xùn)員工專業(yè)的檔案信息系統(tǒng)管理知識。工作人員在實(shí)際的工作中，需要認(rèn)知多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、光盤技術(shù)、復(fù)印機(jī)及圖像掃描等多方面現(xiàn)代科技技術(shù)，不斷探索新穎的電子檔案管理模式，建立電子檔案管理的新方法，以及掌握先進(jìn)檔案信息處理、傳播、檢索的相關(guān)技術(shù)，形成共建、共享的檔案信息資源。

3.3 將檔案管理信息化工作逐漸趨于規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化、完整化和簡便化的目標(biāo)。在實(shí)際的工作中，首先要正確掌握文件歸檔的時效性，其次要明確立卷歸檔的重要性以及科學(xué)合理的分工，最后要注重維護(hù)全部檔案的完整性。

總之，檔案管理是為了滿足社會時代的需求對有關(guān)信息數(shù)據(jù)實(shí)施存檔和編輯的過程。在信息技術(shù)發(fā)展的整體影響下，檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)將是檔案管理發(fā)展的主要方向，對提供真實(shí)有效的材料依據(jù)及信息化資源平臺的建設(shè)具有關(guān)鍵作用。

[1]劉慶桐.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題[J].赤子(上中旬)，2015(21).

[2]劉晶.淺論檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及應(yīng)對策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013(03).

(作者單位：四川省巴中市巴州區(qū)教育經(jīng)費(fèi)管理辦公室）