徐 嘉

淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

徐 嘉

信息技術(shù)伴隨著教育改革的進程，逐步地走入了檔案管理工作中，它以其強大的非技術(shù)性受到了廣大的工作人員的喜歡。他們把視聽技術(shù)完美的結(jié)合在一起，使得現(xiàn)代的教學(xué)越來越科學(xué)化，同時也改變著現(xiàn)代教育的方方面面。在檔案管理工作過程中，我們把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，改變了以往我們繁雜的檔案管理的流程，減輕了我們的工作負擔(dān)，提高了我們工作的效率。本文分析了利用信息技術(shù)進行檔案管理工作的優(yōu)勢，并進一步分析如何把現(xiàn)代的信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過程中，以及在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)應(yīng)該注意的問題，希望給廣大師生提供幫助。

信息技術(shù) 語文教學(xué) 方法

1.信息時代下的檔案管理工作的基本內(nèi)容

1.1 信息時代下的檔案管理。在信息時代之下的檔案管理工作跟傳統(tǒng)的檔案管理工作是完全不同的，要求工作人員在工作中能夠熟練地掌握信息技術(shù)，這也需要由專門的檔案管理機構(gòu)通過一系列的規(guī)劃和組織去進行，需要工作人員在管理的過程中對信息進行采集，整理，保存以及提供檔案信息服務(wù)等一系列的服務(wù)內(nèi)容。

1.2 信息時代下檔案管理的優(yōu)勢。我們知道，在以前的檔案管理工作中，工作人員在提交檔案的時候需要在上班的時候去提交，很多的部門在提交檔案的時候都要去檔案室，但是我們知道，檔案室的地方是有限的，管理人員也是有限的，很難在一個時間接受很多部門去提交檔案，因此也需要一個個去提交，這也大大的降低了各個部門提交檔案的效率。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的效率也大大的提高了，即使在下班時間，各個部門也可以把檔案提交上去。這種隨時隨地可以提交材料，方便了相應(yīng)工作的需要，也方便了工作人員在后期的整理中能夠正確而又及時的去處理這些信息。

1.3 信息時代下檔案管理應(yīng)該注意的問題。在這種數(shù)字信息化的檔案管理方式是十分的方便的，在工作效率方面也有了提高的地方。但是這種技術(shù)也處于發(fā)展初期，各項發(fā)展技術(shù)不是很完善，并且由于我國的生產(chǎn)力水平不是很高，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也受到了一定的影響，仍舊存在著很多的問題需要去解決。電子檔案材料進行網(wǎng)絡(luò)傳輸存在一定的風(fēng)險。在當(dāng)今時代，很多人都是一個電腦高手，他們可以根據(jù)自己的心意去對自己感興趣領(lǐng)域進行攻擊，各個單位在利用網(wǎng)絡(luò)去傳輸檔案的過程中，就可能增加自己的受風(fēng)險的幾率，造成本部門的一些資料被外部攻擊，甚至影響到他們?nèi)粘５墓ぷ?。以現(xiàn)在的科技水平來說，很多的電子文件都是有一定的依賴性的，雖然計算機的存儲容量比較大，但是仍舊有一定的存儲困難，計算機也可能也可能越卡，這種問題到現(xiàn)在仍舊有一定的困難性，難以解決。

2.開展檔案管理工作的創(chuàng)新的措施

2.1 增強責(zé)任感，提高管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，細心辦事的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，不斷開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

2.2 不斷加強學(xué)習(xí)，掌握管理技能。工作人員要不斷的去學(xué)習(xí)檔案管理工作流程。首先，要解決思想認識問題。工作人員要充分認識到檔案人員在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認識當(dāng)前檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次，必須真正培養(yǎng)檔案管理人才，將檔案管理工作者的教育培訓(xùn)列入重要的議事日程。目前，電子計算機技術(shù)在檔案管理中的廣泛運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、登記、匯集統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

2.3 利用現(xiàn)有資源，整理檔案。檔案記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。因此，要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。

總之，在當(dāng)今的信息化時代之下，要想做好檔案管理工作，就離不開技術(shù)創(chuàng)新。在這個過程中，管理人員要轉(zhuǎn)變自己的思想，大膽的進行創(chuàng)新，吸收其他的先進經(jīng)驗，提高自身素質(zhì)，同時也要增加在這個方面的投資力度，提高安全性。

[1]楊冬梅.淺析信息時代高職院校檔案管理工作創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2017.3.

(作者單位：四川省巴中市巴州區(qū)教育經(jīng)費管理辦公室）