建材裝備集團(tuán)化制造企業(yè)采購(gòu)管理策略研究與系統(tǒng)應(yīng)用

Research on Purchasing Management Strategy of Building Materials Equipments Group Manufacturing Enterprises and its System Application

馬斌，孫利波，張旭，常亮，李鵬飛

隨著全球化市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，我國(guó)傳統(tǒng)制造業(yè)面臨著巨大的競(jìng)爭(zhēng)壓力，企業(yè)紛紛通過(guò)完善采購(gòu)管理方法來(lái)降低采購(gòu)成本。本文通過(guò)分析建材裝備集團(tuán)化制造企業(yè)采購(gòu)管理現(xiàn)狀以及面臨的困難，提出了建材裝備集團(tuán)化制造企業(yè)采購(gòu)管理策略，并結(jié)合采購(gòu)管理系統(tǒng)進(jìn)行了詳細(xì)說(shuō)明。

建材裝備制造；集采；自采；采購(gòu)管理系統(tǒng)

1 引言

隨著全球化市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，我國(guó)的傳統(tǒng)制造業(yè)包括建材裝備制造企業(yè)面臨著巨大的競(jìng)爭(zhēng)壓力，企業(yè)不得不通過(guò)降低成本的方式來(lái)提高競(jìng)爭(zhēng)力。在制造企業(yè)產(chǎn)品總的成本分?jǐn)傊校牧匣虬氤善返牟少?gòu)成本占據(jù)了很大一部分[1]，因此，提高企業(yè)的采購(gòu)管理效率對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。

隨著網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)的快速發(fā)展，采購(gòu)管理系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用越來(lái)越普及，采購(gòu)管理系統(tǒng)極大地提高了企業(yè)采購(gòu)的及時(shí)有效性和成本的可控性。近年來(lái)，政府層面也大力倡導(dǎo)集中采購(gòu)模式，對(duì)集中采購(gòu)的各項(xiàng)指標(biāo)提出了要求，希望通過(guò)集中采購(gòu)來(lái)降低采購(gòu)行為的監(jiān)督成本，形成公平的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。對(duì)于集團(tuán)化企業(yè)來(lái)說(shuō)，采用集團(tuán)化采購(gòu)管理系統(tǒng)能夠統(tǒng)一規(guī)范和集中管理下屬子、分公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)范圍內(nèi)采購(gòu)業(yè)務(wù)的全程信息化，有利于提高采購(gòu)效率和集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的決策力，同時(shí)也方便了子、分公司間相互共享采購(gòu)信息，包括價(jià)格差異、地域性影響、供應(yīng)商信息等。

2 建材裝備集團(tuán)化制造企業(yè)采購(gòu)管理現(xiàn)狀

在我國(guó)工業(yè)化和現(xiàn)代化進(jìn)程中，建材裝備制造行業(yè)保持了較快的發(fā)展勢(shì)頭。建材裝備產(chǎn)品主要采取大型單件小批量生產(chǎn)方式，其原材料主要包含了鋼材、電機(jī)、減速機(jī)、鍛鑄件以及標(biāo)準(zhǔn)件等[2]。原材料的采購(gòu)成本在產(chǎn)品總生產(chǎn)成本中占據(jù)了較大的比重，并且相關(guān)采購(gòu)件（例如鍛、鑄件等）采購(gòu)周期長(zhǎng)，若在采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)質(zhì)量不合格的情況，報(bào)廢后重新制造不僅會(huì)增加成本而且嚴(yán)重影響交貨期。因此，建材裝備制造企業(yè)都在積極改進(jìn)采購(gòu)方式，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過(guò)程的監(jiān)管以降低采購(gòu)成本。由于建材裝備制造企業(yè)間生產(chǎn)管理模式、信息化建設(shè)水平、標(biāo)準(zhǔn)化工作的進(jìn)展不同，企業(yè)間的采購(gòu)管理現(xiàn)狀也有所不同，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）采購(gòu)信息化水平發(fā)展不均衡。少數(shù)企業(yè)有采購(gòu)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)采購(gòu)電子化辦公，但是集團(tuán)化企業(yè)下子、分公司各自為戰(zhàn)，形成了信息孤島；還有部分企業(yè)采用原始EXCEL手工進(jìn)行操作，不便于信息的追溯和查詢(xún)；在采購(gòu)信息統(tǒng)計(jì)、上報(bào)時(shí)，集團(tuán)與各分子公司重復(fù)工作，占用大量的人力、物力。

（2）集團(tuán)企業(yè)間原材料編碼規(guī)則不一致。原材料編碼不一致造成了“一物多碼”現(xiàn)象，給系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的交互與信息共享帶來(lái)了困難，不便于集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)業(yè)務(wù)信息的有效交流。對(duì)同類(lèi)物資，不同子、分公司間不能相互比對(duì)采購(gòu)價(jià)格，增加了采購(gòu)人員分析的工作量，沒(méi)有發(fā)揮出集團(tuán)化企業(yè)采購(gòu)優(yōu)勢(shì)。

（3）采購(gòu)方式比較單一，大多以詢(xún)價(jià)的方式進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)特殊物料進(jìn)行招標(biāo)、競(jìng)價(jià)談判、線上評(píng)審等顯得尤為被動(dòng)，且大多數(shù)企業(yè)未按物料分類(lèi)建立相應(yīng)的評(píng)審專(zhuān)家?guī)?、評(píng)標(biāo)專(zhuān)家?guī)?、評(píng)標(biāo)規(guī)則庫(kù)、價(jià)格信息庫(kù)等，在落實(shí)采購(gòu)業(yè)務(wù)的事前規(guī)范、事中監(jiān)管和事后審計(jì)體系上顯得比較薄弱。

（4）缺乏供應(yīng)商管理機(jī)制。企業(yè)缺乏對(duì)供應(yīng)商信息、產(chǎn)品信息等的統(tǒng)一認(rèn)證、統(tǒng)一編碼和績(jī)效考核。有效的供應(yīng)商管理機(jī)制包括供應(yīng)商引入和供應(yīng)商淘汰，實(shí)行供應(yīng)商淘汰機(jī)制能夠逐步提高供應(yīng)商整體水平。

針對(duì)以上建材裝備集團(tuán)化企業(yè)采購(gòu)管理現(xiàn)狀，統(tǒng)一采購(gòu)管理系統(tǒng)對(duì)集團(tuán)化管理顯得尤為重要。通過(guò)采購(gòu)管理系統(tǒng)，統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部編碼、規(guī)范采購(gòu)流程能夠減少事務(wù)性錯(cuò)誤，提高采購(gòu)效率，降低庫(kù)存，保證產(chǎn)品質(zhì)量，最終降低自身運(yùn)營(yíng)成本。同時(shí)，采購(gòu)管理人員能與供應(yīng)商在線協(xié)同，簡(jiǎn)化與供應(yīng)商之間的流程，實(shí)現(xiàn)在線投標(biāo)、線上詢(xún)價(jià)、訂單執(zhí)行跟蹤等。采購(gòu)數(shù)據(jù)積累后，采購(gòu)經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，能夠了解設(shè)備物資采購(gòu)的總量、成本組成、現(xiàn)貨期貨占比、供應(yīng)鏈分布等，從而解決采購(gòu)過(guò)程中的難題。

3 集中采購(gòu)與自采流程及管理策略

近年來(lái)，集中采購(gòu)方式逐步被集團(tuán)化企業(yè)廣泛采用，通過(guò)企業(yè)間的協(xié)同機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)信息的共享。集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)在于物資采購(gòu)量大、集中度高，企業(yè)在與供應(yīng)商的價(jià)格談判中能夠壓低價(jià)格，為企業(yè)降低采購(gòu)成本[3]。但是，對(duì)于一些小批量物資，由于受地域性、周期性、送貨條件等限制，企業(yè)自采比集團(tuán)化集中采購(gòu)更方便。因此，集團(tuán)化企業(yè)建立集中采購(gòu)目錄，實(shí)行集中采購(gòu)與自采結(jié)合的方式，實(shí)現(xiàn)集采和自采優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，是企業(yè)最佳的選擇。

建材裝備企業(yè)在集團(tuán)化采購(gòu)管理體系下，可建立統(tǒng)一的集團(tuán)化原材料編碼方案、合理的供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系、規(guī)范的表單和業(yè)務(wù)審批流程等，為集團(tuán)建設(shè)采購(gòu)平臺(tái)提供更好的支撐。集團(tuán)物資編碼方案、供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系、表單及審批流程規(guī)范說(shuō)明如下：

（1）集團(tuán)物資編碼方案

集團(tuán)物資編碼方案制訂的原則是參考機(jī)械手冊(cè)，將常用的物資進(jìn)行合理的分類(lèi)和編碼，最終方便用戶使用和統(tǒng)計(jì)分析。根據(jù)物資的相關(guān)特性，將原材料編碼分成大類(lèi)、中類(lèi)和小類(lèi)，每一種小類(lèi)下面再根據(jù)物資名稱(chēng)和屬性進(jìn)行細(xì)分，通過(guò)流水號(hào)來(lái)一一對(duì)應(yīng)，分類(lèi)方法如圖1所示。其中，大類(lèi)、中類(lèi)、小類(lèi)分別用兩位數(shù)字表示，流水號(hào)用六位數(shù)字表示，編碼表示方式如表1所示。

在編碼方案確定后，要確保對(duì)編碼進(jìn)行有效的管理，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)范圍內(nèi)編碼信息共享、網(wǎng)絡(luò)化登記等，由專(zhuān)人進(jìn)行維護(hù)，保證編碼的唯一性。

（2）供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系建立

根據(jù)建材裝備企業(yè)供應(yīng)商特點(diǎn)，從系統(tǒng)全面性和科學(xué)性原則上建立了供應(yīng)商評(píng)價(jià)模型和評(píng)價(jià)指標(biāo)[4]，分別從采購(gòu)工程師、監(jiān)造工程師、品質(zhì)保證工程師角度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分，并最終通過(guò)加權(quán)平均進(jìn)行排序。評(píng)價(jià)方式及各項(xiàng)指標(biāo)如表2所示。

表1 集團(tuán)原材料編碼方案舉例

表2 供應(yīng)商評(píng)價(jià)模型

按加權(quán)平均方式對(duì)供應(yīng)商評(píng)價(jià)分?jǐn)?shù)進(jìn)行匯總，結(jié)果如式（1）所示：

按年度或月份對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)考核，實(shí)行供應(yīng)商淘汰機(jī)制，從而保證企業(yè)供應(yīng)商的整體水平，能夠滿足企業(yè)的要求。

圖1 原材料分類(lèi)方法

（3）規(guī)范表單及相應(yīng)審批流程

采購(gòu)管理系統(tǒng)獲取的數(shù)據(jù)是為了便于公司采購(gòu)員和管理層進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和追溯，因此相應(yīng)的表單規(guī)范性尤為重要。表單的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要以統(tǒng)計(jì)分析為基礎(chǔ)，例如若需要分析價(jià)格、地域性差異等，就要將價(jià)格、地點(diǎn)等字段放入表單中。同時(shí)，表單之間通過(guò)物資編碼、計(jì)劃跟蹤號(hào)等進(jìn)行關(guān)聯(lián)和追溯，方便查詢(xún)，表單規(guī)范格式如圖2所示。

采購(gòu)單據(jù)在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過(guò)程中，需要根據(jù)物資類(lèi)別、合同金額大小等由相應(yīng)的采購(gòu)經(jīng)理、部門(mén)負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)等審批，這樣權(quán)責(zé)明確，能夠有效規(guī)范業(yè)務(wù)流程（圖3）。

圖2 表單規(guī)范格式

圖3 采購(gòu)業(yè)務(wù)審批流程

4 采購(gòu)管理系統(tǒng)功能分析

在以上采購(gòu)策略分析基礎(chǔ)上建立的采購(gòu)管理系統(tǒng)功能包括采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單編制、采購(gòu)計(jì)劃管理、采購(gòu)立項(xiàng)管理、尋源結(jié)果管理、采購(gòu)執(zhí)行以及供應(yīng)商管理等，整體功能如圖4所示，詳細(xì)說(shuō)明如下：

（1）采購(gòu)需求管理

請(qǐng)購(gòu)單支持單據(jù)類(lèi)型定制，實(shí)現(xiàn)不同設(shè)備物資個(gè)性化的單據(jù)模板；能夠支持?jǐn)?shù)據(jù)接口對(duì)接，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成。

圖4 采購(gòu)管理系統(tǒng)整體功能

（2）采購(gòu)立項(xiàng)

支持模板快速編制方案，針對(duì)不同采購(gòu)方式形成不同方案；支持對(duì)方案、尋源環(huán)節(jié)進(jìn)行靈活控制，如是否評(píng)審、是否增加供應(yīng)商資質(zhì)預(yù)審環(huán)節(jié)、供應(yīng)商承諾響應(yīng)等。

（3）招標(biāo)管理

招標(biāo)方案支持分包件采購(gòu)；標(biāo)書(shū)售賣(mài)形式支持整包出售和分包件出售；設(shè)立監(jiān)察委員會(huì)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)過(guò)程的有效監(jiān)管；基于多組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)，采購(gòu)平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)集采、自采的有效整合等。

（4）詢(xún)價(jià)方案管理

設(shè)立詢(xún)價(jià)結(jié)果決策委員會(huì)，實(shí)現(xiàn)詢(xún)價(jià)定標(biāo)流程監(jiān)督管理；詢(xún)價(jià)供應(yīng)商支持多用戶管理，實(shí)現(xiàn)詢(xún)價(jià)采購(gòu)準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)員；支持詢(xún)價(jià)報(bào)告，提高詢(xún)價(jià)過(guò)程工作效率。

（5）采購(gòu)合同管理

支持合同模板，可根據(jù)采購(gòu)結(jié)果依據(jù)模板自動(dòng)生成采購(gòu)合同等，也可直接創(chuàng)建采購(gòu)合同，記錄合同主要條款及相關(guān)信息。

（6）采購(gòu)尋源管理

支持以短信、郵件等多種方式將投標(biāo)報(bào)名、報(bào)價(jià)公告、中標(biāo)通知等消息實(shí)時(shí)通知供應(yīng)商具體聯(lián)系人；發(fā)布公告應(yīng)答：供應(yīng)商接受要求，確認(rèn)是否參與采購(gòu)等。

（7）供應(yīng)商管理

支持供應(yīng)商主動(dòng)注冊(cè)或者邀請(qǐng)注冊(cè)，后臺(tái)可批量導(dǎo)入供應(yīng)商，完成供應(yīng)商數(shù)據(jù)的初始化；支持供應(yīng)商準(zhǔn)入審核流程等。

（8）數(shù)據(jù)分析管理

動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)、高效、便捷的大數(shù)據(jù)分析及商業(yè)價(jià)值獲取，可直觀展現(xiàn)企業(yè)采購(gòu)管理現(xiàn)狀，獲取采購(gòu)決策信息；可多維度分析設(shè)備物資采購(gòu)的總量、成本組成、現(xiàn)貨期貨占比、供應(yīng)鏈分布等，提供采購(gòu)管理決策依據(jù)。

[1]朱曉琴.供應(yīng)鏈管理環(huán)境下制造企業(yè)采購(gòu)管理研究[D].上海：上海交通大學(xué)，2007.

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1001-6171（2017）01-0079-05

中材裝備集團(tuán)有限公司，天津300400；

2016-05-04；編輯：呂光