袁梅

摘 要：我們當(dāng)前正處于信息爆炸的時代，信息化發(fā)展是社會中各行業(yè)的發(fā)展方向，在這樣的背景下，檔案管理工作也有著更高的要求，主要體現(xiàn)在檔案管理信息化以及倫理化建設(shè)。檔案管理工作是關(guān)系到每一個人的切身利益的，因為檔案其本身就是人所有信息的載體，推進檔案管理工作的有效進行至關(guān)重要，本文將對檔案管理信息化以及檔案信息倫理化建設(shè)中存在的問題進行闡述，并就此提供一些思考。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 倫理化

一、檔案管理信息化建設(shè)

所謂信息技術(shù)，指的是對日常工作所需要的信息進行的獲取、處理、傳遞以及分析的技術(shù)綜合。在當(dāng)今社會，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展與進步，信息技術(shù)逐漸以計算機技術(shù)為核心，以通信技術(shù)為輔對所有信息進行采集、分析以及處理，并且憑借計算機程序，實現(xiàn)信息檢索、顯示過程。而檔案，眾所周知包含著一個人從小到大的履歷，含有大量的信息，檔案歸根到底就是人信息的載體。在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展下，借助計算機以及通信技術(shù)，可以實現(xiàn)對檔案文字、圖像以及聲音信息的在線處理，跨越了時間和空間的界限，實現(xiàn)了信息的及時共享，使得檔案管理的效率以及成績顯著提高。這種借助現(xiàn)代計算機通信技術(shù)提升檔案管理工作效率即為檔案信息化工作。

通過檔案管理的信息化建設(shè)，人類在社會活動中可以更為有效的應(yīng)用信息技術(shù)，從而實現(xiàn)對信息資源的開發(fā)利用，從而使得社會經(jīng)濟發(fā)展并進步。檔案無論在任何時代，都有著不可替代的獨特作用，因此其管理工作需要時代發(fā)展的需要，在當(dāng)下信息化建設(shè)便是時代需求。整個社會的信息化進程無疑會對檔案管理工作帶來一定的沖擊與影響，傳統(tǒng)的檔案管理模式漸漸的不再適應(yīng)社會發(fā)展要求，此時更應(yīng)當(dāng)借助信息化發(fā)展帶來的發(fā)展契機，對信息化建設(shè)與檔案管理工作的有效整合產(chǎn)生好的影響。

在當(dāng)下進行檔案管理信息化建設(shè)時，首先要積極應(yīng)用先進的科學(xué)技術(shù)，并將其與檔案管理工作相融合，例如可以借助數(shù)字化技術(shù)使得檔案管理中開發(fā)檔案資源的水平。另外，需要在現(xiàn)有檔案資源的基礎(chǔ)上，借助發(fā)達的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)信息資源的及時有效共享，這樣對于檔案資源的有效配置相當(dāng)重要。另外，需要對傳統(tǒng)的檔案服務(wù)工作進行突破與創(chuàng)新，改善服務(wù)理念，在社會上營造出一種更加獨特，更為人性化的服務(wù)方式，從而更好地進行檔案信息的傳播交流，使得檔案工作更加適應(yīng)社會發(fā)展的需求，推動整個檔案工作的有效進行，提高檔案管理工作的服務(wù)水準(zhǔn)。信息化建設(shè)可以從以下兩個方面進行具體闡述。

1.1基礎(chǔ)設(shè)施信息化

基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是整個檔案管理信息化建設(shè)的根本，只有基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完善，才能夠保證檔案管理工作信息化建設(shè)后續(xù)的有效進行，主要在于完善基礎(chǔ)的計算機以及通信設(shè)施建設(shè)。比如進行計算機軟件、硬件、線纜鋪設(shè)等的完善來保證信息網(wǎng)絡(luò)的健全，另外還需要建設(shè)配套的局域網(wǎng)、通信子網(wǎng)以及交換機、路由器等，操作系統(tǒng)也需要及時更新完善，信息管理安全工作更是要得到保障。這些基礎(chǔ)設(shè)施的完善工作是后續(xù)所有信息化建設(shè)推進的保障。

1.2檔案信息資源信息化

在基礎(chǔ)設(shè)施配置結(jié)束后，就需要進行檔案信息資源的建設(shè)工作，檔案信息資源建設(shè)工作主要包含兩大類，第一是對已經(jīng)收集整理在案的檔案信息進行數(shù)字化處理，第二是接收并整理各種電子文件信息，并將其集中到原有的檔案數(shù)據(jù)庫之中。在將傳統(tǒng)的檔案信息進行數(shù)字化處理時，首先需要根據(jù)文件目錄進行數(shù)據(jù)檢索與管理，之后是能夠?qū)崿F(xiàn)全文數(shù)據(jù)的在線管理檢索，最后是多媒體數(shù)據(jù)包括聲音、圖像等的管理檢索。在對目錄數(shù)據(jù)進行管理和檢索時，需要從案卷級和文件級進行，而全文數(shù)據(jù)的檢索工作則是將檔案信息的全部數(shù)據(jù)在計算機中進行錄入，只有這樣才能夠使得信息在計算機中實現(xiàn)即時檢索、查閱。在進行全文數(shù)據(jù)的錄入時，可以進行圖像錄入也可以進行文本錄入，圖像錄入就是借助攝像機對所有數(shù)據(jù)資料進行拍攝或者通過電子設(shè)備掃描所有材料，將檔案中的所有信息以圖像的形式保存至計算機，這種方法簡單有效且可以保證錄入過程中信息的完整性，且真實性更強，但是需要計算機有著很高的儲存空間，在進行信息檢索時也無法根據(jù)目錄進行檢索，無法根據(jù)字段檢索到需要的信息。文本錄入則是將檔案中的全部信息以文字的形式錄入到計算機中，整個工作需要很大的時間以及人工成本，且在錄入中很可能出現(xiàn)一些人為失誤，但是由于是文字信息，占據(jù)空間較小，且可以通過字段檢索到用戶信息，繁雜的錄入工作使得檢索工作更加簡便。在現(xiàn)代社會，檔案信息還包括聲音、錄像等多媒體資料，也需要記性檔案管理與檢索工作使其完整的錄入到計算機中。

二、檔案信息的倫理化建設(shè)中存在的問題

時代的進步使得人們對于隱私權(quán)以及倫理的認識更加強烈，在檔案管理工作中也需要注意檔案信息的倫理化建設(shè)工作，首先要在信息共享的同時對知識產(chǎn)權(quán)進行有效的保護，同時在進行檔案信息的收集與整理工作中要注意倫理問題，比如信息審查時的制度控制以及尊重所有人的信息隱私權(quán)、知識自由等等，最后還需要在信息傳播過程中注意倫理化建設(shè)，信息的獲取方式是自由平等的，信息傳遞是符合倫理要求的。目前，檔案信息的倫理化建設(shè)還存在著以下問題。

2.1知識產(chǎn)權(quán)以及個人隱私權(quán)的保護問題

檔案在收集個人信息時，一個很棘手的道德問題就是對個人的知識產(chǎn)權(quán)以及隱私權(quán)的尊重與保護。信息技術(shù)的快速發(fā)展使得信息在復(fù)制、傳遞時更為簡單便利，但與此同時信息在整個過程中存在的問題難以被發(fā)現(xiàn)并指出，從而造成對他人知識產(chǎn)權(quán)或者隱私權(quán)的侵犯。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展更是將如何實現(xiàn)知識產(chǎn)權(quán)保護與知識有效共享的兼容問題加劇，而與此同時，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達使得每個人的信息很容易被找到，一些人或者機構(gòu)借助信息手段可以快速的查找到某個人的所有信息，個人隱私權(quán)也受到了挑戰(zhàn)，在進行檔案信息化建設(shè)中，對于個人隱私權(quán)的保護問題是很重要的，只有社會懂得尊重人權(quán)，尊重隱私權(quán)，才可稱之為發(fā)達的、文明的社會。

2.2 網(wǎng)絡(luò)安全問題以及檔案信息產(chǎn)權(quán)保護問題

檔案信息是一個國家、一個社會所有人的信息綜合，其重要性不言而喻，一旦被竊取就會造成難以預(yù)計的損失。因此在檔案信息化建設(shè)過程中，也需要考慮到檔案信息的安全問題。從根本上而言，檔案信息的安全性就是網(wǎng)絡(luò)的安全性，網(wǎng)絡(luò)由于其特殊性，容易受到黑客以及其他不發(fā)分子的侵入與破壞，從而造成信息的泄露，需要著重關(guān)注。另外，檔案信息產(chǎn)權(quán)保護也是需要重視的問題，要從思想上建立信息產(chǎn)權(quán)的保護體制，使得檔案管理工作人員從上而下建立起尊重檔案信息知識產(chǎn)權(quán)的基本理念。

2.3信息傳播中的倫理問題

網(wǎng)絡(luò)是一個虛擬的空間，在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)言或者發(fā)布信息承擔(dān)的責(zé)任是很小的，因此在網(wǎng)絡(luò)上充斥著各種垃圾信息以及網(wǎng)絡(luò)欺詐信息。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得信息共享超越了時空限制，但與此同時也使得檔案信息的傳播超出了控制范圍，在不同的地區(qū)、國家，檔案信息的傳播難免會遇到一些不符合當(dāng)?shù)匚幕约傲?xí)俗的現(xiàn)象，造成不必要的倫理沖突，這也是檔案管理工作需要重視的問題。

三、檔案信息化倫理建設(shè)的問題思考

3.1制定檔案信息化倫理建設(shè)的準(zhǔn)則

在進行檔案管理信息化工作的倫理化建設(shè)時，根據(jù)國外的先進經(jīng)驗以及我國的現(xiàn)狀出發(fā)，首先需要建立適宜于我國國慶的檔案管理倫理建設(shè)準(zhǔn)則。因為倫理問題涵蓋著很廣泛的元素，為提高我國檔案管理人員的倫理道德水準(zhǔn)以及提高倫理化建設(shè)進程，必須依據(jù)于合適的倫理準(zhǔn)則，構(gòu)建起合理的倫理空間。

3.2加強信息倫理建設(shè)監(jiān)督機制

準(zhǔn)則的建立需要工作人員去遵守并且執(zhí)行，因此，需要建立相應(yīng)的監(jiān)督機制使得檔案倫理規(guī)范能夠得到有效的執(zhí)行，保障倫理化建設(shè)的有效進行?？梢酝ㄟ^建立相應(yīng)的法律法規(guī)等來對網(wǎng)絡(luò)中存在的不規(guī)范行為進行預(yù)防以及管理，在發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為后及時解決處理，保證檔案信息傳播的倫理化。

3.3 檔案管理人員的職業(yè)道德培養(yǎng)

管理工作最終還是會落實到每一個檔案管理工作人員身上，因此要保證檔案信息化倫理建設(shè)的有效進行，就需要對工作人員的職業(yè)道德提出更高的要求，使得工作人員在工作過程中遵守倫理準(zhǔn)則并且能夠較好的完成檔案管理工作，管理者更應(yīng)該適時進行職業(yè)道德方面的培訓(xùn)工作，使得檔案人員在進行檔案工作時遵守一定的行為規(guī)范。

四、結(jié)語

信息技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理的信息化發(fā)展成為時代發(fā)展的大勢所趨，而在進行信息化建設(shè)時更要注意到這一過程中可能出現(xiàn)的倫理問題，并通過建立準(zhǔn)則、實施監(jiān)督、培訓(xùn)工作人員等措施來完善檔案管理信息化的倫理建設(shè)，提高檔案管理工作的效率以及道德水準(zhǔn)。

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