高莫愁/浙江大學審計處

審計部門是高校重要的檔案立卷部門。每年6月底前，按規(guī)定，校審計部門須將“審結(jié)卷成”的上年所有項目審計檔案移交給校檔案館。高校審計檔案是國家檔案的重要組成部分，如何做好高校審計檔案材料的收集、整理、歸檔和立卷工作，提高審計質(zhì)量，防范審計風險，是審計工作需要密切關注的問題。筆者結(jié)合自己從事審計工作和兼職檔案員的實踐經(jīng)歷，談點粗淺的認識。

1 全員重視，各負其責

必須重視做好審計檔案材料的歸集工作。歸集工作是檔案收集、整理、歸檔的統(tǒng)稱。審計工作是依靠團隊協(xié)作進行并完成的一項工作。按規(guī)定，每個項目審計須有兩人以上參加，由項目組長負責，各成員分擔檔案材料的歸集任務。審計工作因人成事的特殊性，不僅要求領導、項目組長、立卷人、檔案員要重視檔案材料的歸集，而且要求所有參與者都要重視，各負其責，做好工作。

目前，審計檔案質(zhì)量不甚符合要求的情況比較常見，原因復雜，大多與認識偏差有關：一是重撰寫審計報告，而輕審計檔案材料的歸集。有的審計人員，尤其是新來的年輕人，著手審計時能認真歸集檔案材料，但當通過審計報告后，便認為大功告成，對以后的檔案材料歸集漫不經(jīng)心，影響了審計檔案質(zhì)量。二是審計項目重大輕小。大項目審計因內(nèi)容多范圍廣、資金額度高、難度大、容易引起大家重視；而小項目審計，因小而易做，常會掉以輕心。結(jié)果大項目審計難但質(zhì)量有保證，而小項目審計易卻質(zhì)量欠佳。三是重上級督辦的項目審計，而輕日常例行的審計。有人認為，督辦的審計多系群眾舉報，常涉“三公”經(jīng)費，審計方向明確，上下關注；而日常例行審計，難有驚人業(yè)績，例行公事即可。四是重有問題的項目審計，而輕無問題的項目審計。有的審計人員認為，審計工作只有審出問題才算有成果，才會重視檔案材料的歸集；否則便認為沒有成果可言，故對檔案材料歸集采取敷衍塞責的態(tài)度。對上述片面認識，審計工作者應引以為戒。其實，對檔案材料歸集的重視是稱職的審計工作者職業(yè)修養(yǎng)的基本體現(xiàn)，應是一種自覺的行為。

2 及時歸集，審結(jié)卷成

審計檔案材料的歸集貴在“及時”，及時歸集檔案材料的含義有：一是及時收集材料。依法審計最重要的是憑真實、可靠、有力的證據(jù)材料說話。審計中，若發(fā)現(xiàn)重要的有價值的證據(jù)材料，即使工作再忙、再困難，也要設法及時收集到手，否則時過境遷、物是人非，檔案往往會意外遺失，給工作造成損失。二是及時整理材料。審計收集來的各種載體形式的材料應及時整理，及時整理容易上手，否則會費時耗力、事倍功半。整理材料的過程也是對材料再熟悉、再鑒別、再取舍、再深入的過程，對于審計工作理清思路、調(diào)整方向、明確重點、彌補不足很有幫助。三是及時登錄材料。有關審計文件材料和注意事項應及時登錄無誤，以免時間一久記憶模糊、混淆出錯。四是及時歸檔。審計材料收集到一定程度就應及時歸檔。一般在撰寫審計報告前，有一次匯總整理，而在審計報告修改完成后，則應著手建檔立卷工作。如果審計各個階段的文件材料此時都能及時歸集到位，則審計工作審結(jié)之日就是其檔案材料卷成之時?！凹皶r”體現(xiàn)在說干就干、只爭朝夕、扎實嚴謹上，這是做好審計檔案歸集的最有效手段。

3 規(guī)范立卷，確保質(zhì)量

審計的最后一項工作是建檔立卷。立卷的主要內(nèi)容包括：審前準備、審計實施、匯總報告、整改反饋等各階段歸集的文件材料。審計檔案材料立卷必須規(guī)范，國家教委《教育系統(tǒng)內(nèi)部審計準則》規(guī)定：誰審計，誰立卷。一個項目可立一個或幾個卷，不得將幾個審計項目合并立卷。審計案卷內(nèi)的文件材料立卷應以結(jié)論性、證明性、立項性三個單元次序排列，各單元內(nèi)容的排列要求是結(jié)論性文件材料按審計程序結(jié)合文件材料的重要程度排列；證明性文件材料按與報告所列問題和審計評價意見相應順序排列；立項性文件材料按文件形成的時間順序并結(jié)合文件材料的重要程度排列。卷內(nèi)文件材料的排列是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批復在前，請示在后；批示在前，報告在后；重要文件材料在前，次要文件材料在后；匯總性文件材料在前，原始性文件材料在后，等等。審計檔案規(guī)范立卷的目的，最重要的是方便日后的查閱、復檢、開發(fā)、利用。規(guī)范的審計檔案可清晰地展示項目審計的過程、內(nèi)容和成果，同時也明白地展示了審計工作的水平和質(zhì)量，比如審計定性是否準確、結(jié)論是否穩(wěn)妥、證據(jù)是否可靠、程序是否合法，等等。

做好審計檔案的規(guī)范立卷，要做到以下幾點：第一，認真學習、正確領會國家和上級有關審計檔案立卷的法規(guī)和規(guī)定。這些見諸正式文件的規(guī)定和要求，我們要恪守成式、不折不扣地執(zhí)行。第二，把好審計檔案材料的歸集關、立卷關和驗收關，善始善終做好工作。專（兼）職檔案員負責審計檔案的最后驗收工作，責任重大。在后期材料歸檔、立卷階段，檔案員應和項目審計組負責人（立卷者）多溝通聯(lián)系，按時發(fā)送該歸檔的文件清單和有關注意事項，對送交的檔案進行復核、驗收、保管以及電子類檔案同步雙套整理等工作。如有不能解決的困難或不明白的問題，應及時向領導匯報，或請教專業(yè)人士。驗收檔案要嚴格把關，如發(fā)現(xiàn)以下情況應予以拒收：規(guī)定立卷的文件材料有缺漏；未按國家或上級規(guī)定要求立卷；格式、順序、標準等不統(tǒng)一。第三，努力提高業(yè)務能力。審計檔案材料立卷是綜合性工作，專業(yè)知識要求較高，要做好這項工作，必須熟悉和精通業(yè)務，努力提高相關人員綜合素質(zhì)，以適應審計立卷工作的實際需要。

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