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        城鄉(xiāng)建設(shè)檔案整理技術(shù)的比較

        2017-01-29 14:33:17杜錦
        山東檔案 2017年4期
        關(guān)鍵詞:指導(dǎo)性整理工作

        文·杜錦

        城鄉(xiāng)建設(shè)檔案整理技術(shù)的比較

        文·杜錦

        進(jìn)入21世紀(jì)以來,我國建設(shè)工程事業(yè)發(fā)展迅速。城鄉(xiāng)建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作,也存在較大的難度,為了使城鄉(xiāng)建設(shè)具備科學(xué)有效的數(shù)據(jù)信息支撐,做好城鄉(xiāng)建設(shè)檔案整理工作非常重要。檔案整理,是將歷史原貌的維護(hù)作為基礎(chǔ)目標(biāo),進(jìn)一步在檔案實(shí)踐管理工作當(dāng)中,將零散形成的文件通過檔案整理,構(gòu)建起有效的歷史聯(lián)系,進(jìn)一步為相關(guān)建設(shè)工作提供必要的檔案信息支持[1]。近年來,在網(wǎng)絡(luò)信息逐步發(fā)展的背景下,城鄉(xiāng)建設(shè)系統(tǒng)的檔案整理工作也逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)電子方向管理。為了提高檔案整理管理的質(zhì)量,有必要關(guān)注一下檔案整理技術(shù)的應(yīng)用。

        一、檔案整理技術(shù)的主要內(nèi)容分析

        在城鄉(xiāng)住房建設(shè)工作當(dāng)中,檔案整理非常重要的一項(xiàng)工作,對于檔案工作人員來說,在日常檔案工作開展過程中,需要了解檔案整理涉及的技術(shù),并掌握相關(guān)技術(shù)內(nèi)容。

        (一)全面整理技術(shù)內(nèi)容

        全面整理指的是在檔案整理過程中需從全方位角度考慮,對與檔案相關(guān)的所有內(nèi)容進(jìn)行整理,因此也稱之為全過程整理。全面整理工作的開展需具備一定的條件,即一相關(guān)企業(yè)或機(jī)構(gòu)的檔案工作健全;二相關(guān)企業(yè)或機(jī)構(gòu)的檔案工作能夠順利、有序地開展;三在未進(jìn)行系統(tǒng)化處理的檔案中較為適用[2]。比如部分沒有通過系統(tǒng)化處理的歷史檔案,又比如企業(yè)或者機(jī)構(gòu)在檔案工作開展不順利的情況下,又存在一定數(shù)量的沒有通過系統(tǒng)化處理的檔案等,在上述情況下便可以采取全面整理技術(shù),從而確保檔案整理工作的優(yōu)化及完善。

        (二)局部整理技術(shù)內(nèi)容

        局部整理指的是針對現(xiàn)已收入檔案室,雖然通過系統(tǒng)化處理,但是仍舊存在不合格的情況,針對這部分不合格的檔案進(jìn)行局部整理。嚴(yán)格意義來說,局部整理主要針對不合格的部分檔案采取修正、調(diào)整措施,可以讓檔案得到完善,避免檔案不合理問題的出現(xiàn),比如:缺失、片面、遺漏等等[3]。從檔案整理實(shí)際工作來看,局部整理可以在一定程度上節(jié)省檔案整理的工作量及時(shí)間,并達(dá)到完善檔案的目的,最終使檔案信息得到有效保護(hù)。

        (三)指導(dǎo)性整理技術(shù)內(nèi)容

        我國相關(guān)法律條例中,明確指出檔案部門有必要在檔案整理工作中實(shí)施指導(dǎo)性整理措施,以此使歸檔文件的質(zhì)量得到有效保障,同時(shí)使檔案管理的要求得到有效滿足。嚴(yán)格意義上來講,指導(dǎo)性整理是由文書或者業(yè)務(wù)部門進(jìn)行的,由檔案部門相關(guān)工作人員針對歸檔文件進(jìn)行指導(dǎo)性整理。指導(dǎo)性整理在全面整理和局部整理層面上看,具有補(bǔ)充的特征,能夠進(jìn)一步使檔案整理得到完善。值得注意的是,指導(dǎo)性整理人員需具備豐富且專業(yè)的理論知識及技巧能力,從而確保能夠完全勝任此項(xiàng)工作。

        二、檔案整理技術(shù)的類型及比較分析

        上述分析,讓我們對檔案整理技術(shù)涉及的內(nèi)容有了一定的了解。在網(wǎng)絡(luò)信息逐步發(fā)展的背景下,現(xiàn)代檔案整理工作也轉(zhuǎn)向了電子整理,因此進(jìn)一步涵蓋了元數(shù)據(jù)檔案整理和非元數(shù)據(jù)檔案整理兩大技術(shù)類型。

        (一)檔案整理技術(shù)類型

        1.元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)。在元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的應(yīng)用下,可應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù),使“電子政務(wù)”得到有效實(shí)現(xiàn),進(jìn)一步使“電子政務(wù)平臺”成為日常行政管理的基本工具。對于元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)來說,能夠使文件實(shí)體整理和檔案歷史聯(lián)系整理實(shí)現(xiàn)有效分離,進(jìn)而使檔案整理體現(xiàn)出多元的特點(diǎn)。

        2.非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)。從我國檔案管理工作來看,非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù),指的是檔案實(shí)體整理和檔案歷史聯(lián)系整理相互分離的一種檔案整理技術(shù)??梢允箼n案歷史聯(lián)系的多維化得到有效實(shí)現(xiàn),最終形成由文件的實(shí)體結(jié)合與檔案歷史聯(lián)系的記錄兩種物質(zhì)實(shí)體共同構(gòu)成檔案。

        (二)檔案整理技術(shù)比較

        一方面,元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)和非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)比較,有一定的共同點(diǎn),即均需要遵循尊重歷史的原則,并實(shí)現(xiàn)文件實(shí)體整理以及檔案歷史聯(lián)系整理技術(shù)的分離。另一方面,從兩種檔案整理技術(shù)的不同來看,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用,同時(shí)隨著自動化的發(fā)展,元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)要比非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)高。但是,從我國發(fā)展元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)來看,存在較多的阻礙因素,因此有必要將部分元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的高自動化要求舍棄,在不改變檔案工作機(jī)制的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步促進(jìn)電子檔案文件與實(shí)物混合的管理方式??偠灾荒芎唵蔚匾杂?jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用程度為依據(jù),對檔案整理技術(shù)的長短進(jìn)行判斷。

        由于在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的背景下,我國城鄉(xiāng)房屋建設(shè)過程中利用元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的情況較多,因此以元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)為例,在城鄉(xiāng)房屋建設(shè)檔案整理工作過程中,便可以積極開展業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的開發(fā),從前期檔案登記備案到對檔案接收、檔案查閱等進(jìn)行驗(yàn)收;與此同時(shí)開展統(tǒng)一平臺建設(shè),使業(yè)務(wù)全過程在一個(gè)系統(tǒng)中展現(xiàn)出來,從而隨時(shí)能夠掌握建設(shè)工程各業(yè)務(wù)工作在哪些環(huán)節(jié)、人員管理范疇,進(jìn)一步了解檔案進(jìn)展情況[4]。此外,還可以構(gòu)建檔案服務(wù)中介微信群或QQ群,各單位建設(shè)檔案交流微信群或QQ群,及時(shí)上傳各類文書表格范本,實(shí)現(xiàn)在線咨詢等業(yè)務(wù),并進(jìn)一步充分利用互聯(lián)網(wǎng)、電話、短信、函件等形式提供審批項(xiàng)目的受理、咨詢、送達(dá)等服務(wù),從而提升檔案整體服務(wù)水平。

        檔案整理的技術(shù)內(nèi)容主要有全面整理、局部整體以及指導(dǎo)性整體等,在實(shí)際檔案整理工作開展過程中,會涉及元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)和非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的選擇。通過分析研究,發(fā)現(xiàn)元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)更適合現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的發(fā)展。因此,在城鄉(xiāng)房屋建設(shè)工程開展過程中,可以利用元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù),提高檔案整理工作的質(zhì)量,進(jìn)一步促進(jìn)城鄉(xiāng)房屋建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。

        [1]趙春苗.檔案整理技術(shù)的比較研究[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2014,08:245.

        [2]張葆霞,岳玲玲.現(xiàn)代檔案整理技術(shù)的判斷標(biāo)準(zhǔn)[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2013,18:127-129.

        [3]熊豆豆.高校檔案整理存在問題及對策[J].中國檔案,2016,01:54-55.

        [4]周曉梅.全新視角下的檔案整理認(rèn)識[J].中外企業(yè)家,2015,36:170.

        (作者單位:濱州市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局)

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