城市河道管理部門承擔(dān)著城市河道養(yǎng)護(hù)管理與城市河道整治工作,其中在河道養(yǎng)護(hù)管理時形成的具有保存價值的各種資料,就是城市河道養(yǎng)護(hù)檔案。一直以來,養(yǎng)護(hù)檔案管理沒有得到足夠重視,工作規(guī)范化水平亟待提升。筆者以所在單位杭州市蕭山區(qū)城市河道管理處為例,分析當(dāng)前工作現(xiàn)狀并提出改進(jìn)建議。
一是對養(yǎng)護(hù)檔案重要性認(rèn)識不夠。一般來說,負(fù)責(zé)河道整治的單位在后期資料管理上,容易出現(xiàn)重工程資料、輕養(yǎng)護(hù)資料的傾向,加之養(yǎng)護(hù)檔案管理不能當(dāng)下就產(chǎn)生效益,單位領(lǐng)導(dǎo)不會對養(yǎng)護(hù)檔案管理予以較多關(guān)注。就筆者所在單位來說,單位在工程檔案管理上投入大量精力,如逐年對完工河道的河道整治項目檔案進(jìn)行規(guī)范化整理,已經(jīng)形成了比較完善的工程檔案體系,但是對養(yǎng)護(hù)資料的收集整理卻沒有引起足夠重視。截至目前,養(yǎng)護(hù)文件材料保存在養(yǎng)護(hù)科,還有不少資料由具體承擔(dān)工作的人員自行保管,沒有實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。
二是外包小組工作責(zé)任沒有落實。筆者所在單位通過公開招投標(biāo)的方式,將河道養(yǎng)護(hù)工作外包給四個班組。在與班組簽訂的合同中,沒有對養(yǎng)護(hù)文件材料的收集、整理與移交等工作做出明確的、具體的要求,沒有對班組資料員的工作提出明確要求,更沒有對養(yǎng)護(hù)文件材料管理工作的考核提出相應(yīng)要求。班組的工作涉及河面保潔、截污納管、信訪回復(fù)、防汛抗旱、泵站管理、綠地養(yǎng)護(hù)、路燈維護(hù)、保安巡查等8個方面,產(chǎn)生了河道保潔日志、污水管網(wǎng)清理日志、信訪回復(fù)臺賬、泵站管理日志、綠地保潔日志、路燈巡查日志、公園廁所維護(hù)日志等養(yǎng)護(hù)文件材料,囿于沒有落實工作制度,班組缺乏做好文件資料管理工作的意識,檔案完整性與安全性得不到保障。
養(yǎng)護(hù)工作不僅僅是養(yǎng)護(hù)科室內(nèi)部的單獨工作,工作中需要與第三方班組發(fā)生業(yè)務(wù)聯(lián)系,且大部分的原始文件材料、日志來源于一線班組。所以在簽訂中標(biāo)合同時,就要明確班組必須做好文件材料的收集工作,在合同期滿時上交養(yǎng)護(hù)科,確保文件材料的完整。
城市河道養(yǎng)護(hù)單位應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及養(yǎng)護(hù)合同的要求,對城市河道進(jìn)行定期觀測、檢查、養(yǎng)護(hù),建立完整的養(yǎng)護(hù)檔案并及時移交歸檔。要做好養(yǎng)護(hù)檔案歸檔工作,必須完善歸檔制度。首先是制定出合理的歸檔制度。要健全業(yè)務(wù)流程,明確歸檔時間和要求,確保養(yǎng)護(hù)檔案的完整性;還要明確具體操作標(biāo)準(zhǔn),制定通過同級檔案行政管理部門審核的歸檔范圍和保管期限表。其次是明確歸檔內(nèi)容。要明確歸檔內(nèi)容,必須進(jìn)行檔案分類。要依據(jù)養(yǎng)護(hù)科的職能,結(jié)合檔案的內(nèi)容及其形成特點進(jìn)行分類,以保持檔案之間的有機聯(lián)系,便于科學(xué)管理與開發(fā)利用??蓪B(yǎng)護(hù)檔案分為河道基礎(chǔ)信息、河道保潔情況、沿河綠地養(yǎng)護(hù)情況、泵站管理情況、設(shè)備管理情況5個類目。再次是細(xì)化檔案類目。可將上述5個類目細(xì)化為16項內(nèi)容:河道基礎(chǔ)信息類包括河道信息、排放口信息、截污納管信息;河道保潔情況類包括水面保潔信息、水生植物保潔信息;沿河綠地養(yǎng)護(hù)情況信息類包括沿河綠地信息、綠地附屬設(shè)施信息、綠地保潔信息;泵站管理情況類包括泵站信息、泵站設(shè)施維護(hù)信息、水位實時監(jiān)控記錄信息、閘門管理信息;設(shè)備管理情況類包括設(shè)備資料信息、設(shè)備使用記錄、設(shè)備更新改造信息、設(shè)備維修記錄。
一是建立河道基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。如蕭山可通過今年新搭建的城市防洪排澇控制指揮系統(tǒng)平臺,利用納管范圍內(nèi)的所有城市河道名錄、基本信息、基礎(chǔ)臺賬(包括泵站、公園、河面)等基礎(chǔ)信息,建立城市河道養(yǎng)護(hù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。一方面能便于管理,能在第一時間了解各泵站、班組運行情況;另一方面可實時監(jiān)控,可隨時掌握河道的基本信息,發(fā)現(xiàn)問題并及時處置。二是建立河道養(yǎng)護(hù)檔案庫。將河道養(yǎng)護(hù)管理過程中形成的文件材料經(jīng)移交歸檔、數(shù)字化等程序進(jìn)入單位數(shù)字檔案室平臺,實現(xiàn)統(tǒng)一管理,并把平臺與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫相關(guān)聯(lián),提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。