集約化管理是現(xiàn)代企業(yè)集團(tuán)提高效率與效益的重要手段，它集中各生產(chǎn)要素進(jìn)行統(tǒng)一和優(yōu)化的配置，以獲得可持續(xù)發(fā)展的能力。文檔集約化管理是從檔案工作的角度出發(fā)應(yīng)用這種管理方法，以期建立科學(xué)的檔案管理體系進(jìn)行檔案管理。核電企業(yè)實(shí)行文檔集約化管理具有如下意義。第一，根據(jù)核安全法規(guī)和質(zhì)量保證制度要求，核電企業(yè)檔案工作要“有秩序地建立和保持記錄制定，以證明對(duì)核電廠質(zhì)量有影響的各項(xiàng)活動(dòng)已按規(guī)定要求完成，并已達(dá)到和保持所要求的質(zhì)量”。因此核電企業(yè)檔案工作必須要遵從檔案管理的法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)，確保文件控制和檔案管理等各項(xiàng)工作有序開展，注重檔案資源的完整性與準(zhǔn)確性，為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。實(shí)行文檔集約化管理，能夠有效提升文檔服務(wù)能力。第二，核電企業(yè)工程在項(xiàng)目建設(shè)過程中會(huì)產(chǎn)生大量有關(guān)核電廠建設(shè)的管理文件、技術(shù)文件和圖紙等，歸檔后即是核電企業(yè)的重要檔案資源。要有效利用龐大的文檔信息資源，需要進(jìn)行文檔集約化管理。第三，為完成核電項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作，作為業(yè)主方的核電企業(yè)要與總包方和其他項(xiàng)目方通力合作，提高項(xiàng)目文檔的管理效益。但在工作中，總包方因檔案工作的從屬性而資源投入不足，在設(shè)計(jì)、施工及設(shè)備采購(gòu)分包過程中不能充分體現(xiàn)業(yè)主的文檔管理需求，分包單位不能按照業(yè)主方要求嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理相關(guān)法律、法規(guī)的問題普遍存在。實(shí)行文檔集約化管理，能夠有效解決上述問題。

筆者所在的漳州能源公司作為一家綜合性的核電企業(yè)，處于項(xiàng)目前期、工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行三個(gè)階段并存狀態(tài)。為滿足多項(xiàng)目資料從文件到檔案的全面控制和管理、保障各項(xiàng)目能得到文檔全方位服務(wù)支持、利于展開文檔知識(shí)管理以應(yīng)用于不同項(xiàng)目階段，構(gòu)建文檔集約化管理體系進(jìn)行管理的需求十分迫切。筆者以漳州能源公司為例，探討核電企業(yè)文檔集約化管理體系的構(gòu)建與應(yīng)用。

1　文檔集約化管理體系的構(gòu)建

1.1　建立文檔集約化管理機(jī)構(gòu)

當(dāng)前核電企業(yè)信息文檔管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)主要是文件控制與檔案管理，而面對(duì)大量技術(shù)文件、工程文件、生產(chǎn)文件的開發(fā)利用及數(shù)據(jù)中心數(shù)據(jù)的整合、分析、應(yīng)用工作則難有作為、少有涉及，這些工作往往只在專業(yè)部門內(nèi)部開展。但由于各專業(yè)部門掌握的信息和文檔資料是零碎的、不成體系的，又得不到跨部門的信息支持，有時(shí)分析出的結(jié)論是片面的。

按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、分組管理”的原則，建立一個(gè)以專業(yè)文檔管理機(jī)構(gòu)為核心、各部門參與的矩陣式文檔管理組織架構(gòu)，使其集文檔管理和知識(shí)管理為一體且得到應(yīng)用部門支持，將是實(shí)現(xiàn)文檔集約化管理的保證。專業(yè)的文檔管理機(jī)構(gòu)由工程文件管理、工程檔案管理、知識(shí)集成管理、信息管理（數(shù)據(jù)中心）4個(gè)部分組成，文件管理和檔案管理部分支持知識(shí)集成管理部分，數(shù)據(jù)中心和知識(shí)集成部分協(xié)同發(fā)展、相互配合，為專業(yè)技術(shù)部門提供服務(wù)，并根據(jù)專業(yè)部門的反饋及時(shí)改進(jìn)和提升。

建立文檔集約化管理機(jī)構(gòu)，信息文檔管理體系建設(shè)基礎(chǔ)階段和知識(shí)管理應(yīng)用階段均能得到專業(yè)部門的參與和反饋，信息文檔管理機(jī)構(gòu)專業(yè)的信息與文檔管理與專業(yè)部門詳細(xì)的信息采集和輸出要求由此結(jié)合起來，工作效率大大提升。此外文檔集約化管理機(jī)構(gòu)作為知識(shí)資產(chǎn)集約化管理的組織者，是推動(dòng)檔案及其應(yīng)用轉(zhuǎn)化為企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的決策者和指導(dǎo)者，也是創(chuàng)建企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)的執(zhí)行者，關(guān)系著核電企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和核心競(jìng)爭(zhēng)力，在核電項(xiàng)目管理鏈條中處于重要地位。

1.2　制定文檔集約化管理制度

根據(jù)核電工程建造質(zhì)量保證大綱的規(guī)定，漳州能源公司建立健全了項(xiàng)目文檔集約化管理組織體系，制定了文檔集約化管理制度，包括法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量保證大綱、項(xiàng)目文檔管理流程和制度、承包商文檔工作程序與崗位操作手冊(cè)，形成文檔集約化程序體系，制定出項(xiàng)目各類文件的編碼規(guī)則，建立起各類文件的標(biāo)準(zhǔn)模板，并明確規(guī)定了文件從產(chǎn)生到歸檔等環(huán)節(jié)的各項(xiàng)工作，保證了文檔管理工作的規(guī)范性。

1.3　構(gòu)建文檔集約化管理平臺(tái)

文檔集約化管理系統(tǒng)構(gòu)建的關(guān)鍵是管理平臺(tái)的建設(shè)，這需要實(shí)現(xiàn)信息資源和管理手段的共享，以及建立有效的信息服務(wù)管理體系。漳州能源公司為滿足工程公司同業(yè)主之間的數(shù)據(jù)傳輸需要、保證工程文檔的高效移交，采取數(shù)據(jù)接口的方式，實(shí)現(xiàn)雙方系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互，并分階段實(shí)施接口；采用與總包方建立標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)接口的方式，促進(jìn)管理平臺(tái)的建設(shè)；通過加強(qiáng)人員技能培訓(xùn)、優(yōu)化項(xiàng)目管理機(jī)制和信息服務(wù)體系，提高管理平臺(tái)駕馭大型項(xiàng)目的管控能力和服務(wù)能力。

2　文檔集約化管理體系的應(yīng)用

2.1　知識(shí)資產(chǎn)的應(yīng)用

文檔集約化管理能夠加強(qiáng)各項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的信息溝通和經(jīng)驗(yàn)反饋，這將對(duì)企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)的積累和應(yīng)用能力的提高起到十分重要的作用。如漳州能源公司在開展核電項(xiàng)目征地征海工作時(shí)，在場(chǎng)址選擇階段組織地方政府對(duì)陸、海域的物產(chǎn)和擬征海區(qū)養(yǎng)殖資源進(jìn)行了摸底調(diào)查，這樣在征地征海費(fèi)用賠償談判過程中處于有利地位，控制了搶種搶養(yǎng)部分的賠償規(guī)模。根據(jù)文檔集約化管理的要求，公司及時(shí)收集相關(guān)文件材料，并對(duì)工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)。這項(xiàng)工作經(jīng)驗(yàn)在公司抽水蓄能項(xiàng)目的征地工作中得到應(yīng)用，根據(jù)征地征海工作時(shí)形成文件，公司對(duì)農(nóng)、林、塘、墳進(jìn)行了摸底調(diào)查，從規(guī)模和費(fèi)用上制定了談判策略。

2.2　資源合理的整合與流動(dòng)

漳州能源公司管理體系設(shè)置表現(xiàn)為管理體系和管理方法既契合項(xiàng)目特點(diǎn)又有共享性。因?yàn)楣芾眢w系由同一套管理組織進(jìn)行適宜性實(shí)踐，所以在不同項(xiàng)目中應(yīng)用結(jié)果具有可比性，其各類管理信息分析結(jié)果具有實(shí)際意義，可指導(dǎo)工作進(jìn)行策略性調(diào)整。而通過文檔集約化管理進(jìn)行資源優(yōu)化配置，可以提高各項(xiàng)目管理體系的有效性，實(shí)現(xiàn)資源合理的整合與流動(dòng)。

2.3　聯(lián)合文檔管理模式的實(shí)現(xiàn)

聯(lián)合文檔管理模式指項(xiàng)目業(yè)主方文檔部門與總包方文檔部門聯(lián)合，由業(yè)主方與總包方文檔人員參加的文件與檔案全過程控制的文檔管理活動(dòng)。聯(lián)合文檔管理中心使項(xiàng)目各主要參與方、各管理內(nèi)容和各管理階段有機(jī)結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目資源、項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目責(zé)任與企業(yè)利益的一體化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各參與方之間的有效溝通與信息共享。構(gòu)建文檔集約化管理體系，能夠?qū)崿F(xiàn)聯(lián)合文檔管理模式。

2.4　技術(shù)與人才的共享

文檔集約化管理實(shí)現(xiàn)了技術(shù)及人才共享效應(yīng)。漳州能源公司以核電項(xiàng)目作為主業(yè)，集中人力資源完善管理體系，并借鑒核電管理經(jīng)驗(yàn)完善生產(chǎn)管理文件。相對(duì)于核電項(xiàng)目，風(fēng)電項(xiàng)目、抽水蓄能項(xiàng)目因項(xiàng)目較小，配置的員工少，有經(jīng)驗(yàn)的管理人員更少，且技術(shù)門類不全，但經(jīng)過文檔集約化管理，風(fēng)、蓄項(xiàng)目可以較好地借鑒核電項(xiàng)目的生產(chǎn)、管理程序與經(jīng)驗(yàn)，其采購(gòu)、后勤管理等工作可納入同一管理單元進(jìn)行一體化管理，在急需短缺技術(shù)工種時(shí)或維修、運(yùn)行領(lǐng)域需要技術(shù)支援時(shí)，可以得到核電項(xiàng)目相關(guān)領(lǐng)域人員的及時(shí)支援。漳州能源公司通過文檔集約化管理，理順了信息流，實(shí)現(xiàn)了信息共享與資源集約化配置，從而實(shí)現(xiàn)技術(shù)與人才的共享。

3　幾點(diǎn)思考

當(dāng)前核電企業(yè)文檔集約化管理工作處于起步階段，工作模式需要作進(jìn)一步探索。為提高文檔集約化工作的有效性，應(yīng)在以下幾點(diǎn)持續(xù)發(fā)力：第一，在戰(zhàn)略上重視文檔集約化管理工作，策劃好工作規(guī)劃及實(shí)施途經(jīng)，確定數(shù)據(jù)采集、整合、分析、應(yīng)用的方法；第二，進(jìn)一步完善文檔集約化管理機(jī)構(gòu)，賦予更明晰的職責(zé)，配置更豐富的資源；第三，開展信息化工作時(shí)，應(yīng)重視數(shù)據(jù)應(yīng)用的實(shí)用性，并設(shè)置具有分析和綜合功能的模塊，經(jīng)整合可直觀指導(dǎo)相關(guān)工作開展；第四，重視文檔和數(shù)據(jù)庫二次開發(fā)工作，建立開發(fā)成果實(shí)用機(jī)制，配置專門的知識(shí)資產(chǎn)管理人員。

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