文·程貴寶

關(guān)于醫(yī)院照片檔案初期收集問(wèn)題研究

文·程貴寶

醫(yī)院照片檔案是醫(yī)院在醫(yī)療、科研、教學(xué)、管理過(guò)程中形成的真實(shí)活動(dòng)記錄，是醫(yī)院檔案重要的組成部分。它既可以獨(dú)立成卷，又可以作為文書(shū)檔案的有益補(bǔ)充。照片檔案因其直觀、形象的特點(diǎn)，往往能以簡(jiǎn)單的畫(huà)面表達(dá)出鮮明的主題，具有較強(qiáng)的感染力和說(shuō)服力。照片檔案記載著醫(yī)院的歷史，見(jiàn)證醫(yī)院發(fā)展歷程，更是人們認(rèn)識(shí)醫(yī)院的工具和窗口。隨著科技的快速發(fā)展，照相機(jī)、智能手機(jī)逐漸成為人們?nèi)粘Ｉ钣闷?，照片資料變得越來(lái)越豐富，照片檔案在整個(gè)檔案中的比重不斷增加，這就要求檔案從業(yè)人員適應(yīng)新形勢(shì)，創(chuàng)新工作思維，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。照片檔案的收集是開(kāi)啟照片檔案管理的第一步。如何在浩繁的照片資料中進(jìn)行有意義、有價(jià)值的收集、歸檔，是每一名檔案從業(yè)人員面臨的挑戰(zhàn)。

一、照片檔案收集面臨新形勢(shì)

照片檔案承載著文書(shū)、圖表等檔案所不具備的內(nèi)容蘊(yùn)涵，拍攝主體及拍攝內(nèi)容、角度越來(lái)越多元化。隨著科技的快速發(fā)展，電子信息技術(shù)突飛猛進(jìn)，相機(jī)已經(jīng)成為家庭普通的日常用品，特別是數(shù)碼相機(jī)的誕生，更是人類影像發(fā)展史上一次技術(shù)性的革命。它減少了膠卷相機(jī)沖洗及保存的麻煩，只需按下快門(mén)就能實(shí)現(xiàn)圖像的保存，這使得越來(lái)越多的人成為照片檔案的“生產(chǎn)者”。

（一）拍照器材生活化

數(shù)碼相機(jī)已不再是家庭奢侈品，越來(lái)越多地走進(jìn)百姓日常生活。智能手機(jī)已經(jīng)不再僅限于通話之用，攝像、游戲、辦公應(yīng)用等功能一應(yīng)俱全。手機(jī)功能越來(lái)越多，手機(jī)像素越來(lái)越高，某些廠商主打的照相手機(jī)，完全可以承擔(dān)起相機(jī)記錄影像的功能。手機(jī)從最初具備拍照功能，到現(xiàn)在拍照功能專業(yè)化，很多手機(jī)具備了專業(yè)相機(jī)的功能，如自動(dòng)對(duì)焦、背景虛化、光學(xué)防抖等。所拍攝的影像也從“圖片”到“作品”進(jìn)化?？梢哉f(shuō)目前市場(chǎng)上的高端智能手機(jī)所配置的拍照功能完全可以和相機(jī)想媲美。

（二）人人都是“記錄者”

在照相機(jī)稀缺的年代，照片的拍攝主要由醫(yī)院的宣傳人員或者行政管理人員完成，照片的產(chǎn)生路徑相對(duì)比較單一，照片檔案的收集相對(duì)簡(jiǎn)單。在數(shù)碼相機(jī)出現(xiàn)之前，傳統(tǒng)的相機(jī)無(wú)法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查看功能，無(wú)法挑選照片，而且由于購(gòu)買(mǎi)膠卷、沖洗都需要一定的費(fèi)用，所以照片產(chǎn)出的數(shù)量少，成本高。隨著數(shù)碼相機(jī)的普及以及智能手機(jī)拍照功能的完善，越來(lái)越多的人成為照片的“制造者”。除了負(fù)責(zé)醫(yī)院宣傳的科室之外，普通的職能科室也相繼配備了照相機(jī)，以滿足日常工作的需要。在一些醫(yī)院大型活動(dòng)中，拍攝者不止是醫(yī)院宣傳科工作人員，還有新聞媒體、主辦科室以及每一個(gè)參加活動(dòng)的手機(jī)持有者。照片收集的范圍已由原來(lái)的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)擴(kuò)大到點(diǎn)對(duì)面，拍攝群體的范圍及照片的數(shù)量變得紛繁復(fù)雜。

二、照片檔案收集凸顯工作難點(diǎn)

1.醫(yī)療質(zhì)量始終是醫(yī)院工作的中心，一切工作都圍繞并服務(wù)于這個(gè)中心。作為醫(yī)院行政辦公室下設(shè)的二級(jí)科室，綜合檔案室處于科室管理的末端。醫(yī)療單位的特殊性，決定了檔案從業(yè)人員無(wú)法和醫(yī)療工作者一樣受到重視。

2.病歷檔案是醫(yī)院檔案的重點(diǎn)，由病案室專門(mén)管理，隸屬醫(yī)務(wù)科。綜合檔案室負(fù)責(zé)其余檔案的管理，相比于文書(shū)、基建、科研類檔案，照片檔案還未能引起足夠重視。更多時(shí)候是把照片檔案當(dāng)做文書(shū)檔案的補(bǔ)充，有則錦上添花，無(wú)則無(wú)關(guān)緊要。

3.各職能科室檔案兼職人員缺乏歸檔意識(shí)，崗位職責(zé)不明確。一是對(duì)科室文件資料疏于管理，更不注重照片資料的保存。二是把自己拍攝的照片當(dāng)做個(gè)人私有物品，不主動(dòng)歸檔。在工作計(jì)劃之外拍攝的照片不列入科室工作。三是對(duì)于所在科室組織的活動(dòng)，照片由第三方拍攝的，沒(méi)能及時(shí)收集。常常會(huì)因時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而出現(xiàn)遺漏甚至丟失的情況，導(dǎo)致照片檔案的嚴(yán)重缺失。

4.檔案工作細(xì)致繁瑣，鮮有機(jī)會(huì)成為醫(yī)院工作重點(diǎn)。而作為工作末端的輔助科室，也很難做出成績(jī)。即使醫(yī)院或科室利用現(xiàn)有檔案取得了成績(jī)與榮譽(yù)，人們也會(huì)把功勞歸結(jié)于領(lǐng)導(dǎo)的智慧和責(zé)任科室，很少有人關(guān)注成績(jī)背后檔案室以及檔案工作人員提供的最基礎(chǔ)、最扎實(shí)的照片檔案以及為此付出的努力。與此同時(shí)，檔案工作的專業(yè)性又要求檔案從業(yè)人員具備極高的業(yè)務(wù)能力，高付出、低關(guān)注的尷尬境地對(duì)檔案從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)是一種嚴(yán)峻考驗(yàn)。

三、關(guān)口前移，走好照片檔案規(guī)范化管理第一步

（一）完善照片檔案規(guī)章制度

醫(yī)院缺少對(duì)照片檔案的管理制度，無(wú)法形成有效管理。現(xiàn)有的制度只有檔案保密、銷毀、借閱復(fù)制、庫(kù)房保管制度，而沒(méi)有對(duì)檔案的收集、歸檔制定相應(yīng)的制度?，F(xiàn)有的檔案收集任務(wù)完全落到檔案從業(yè)人員身上，一是增加了檔案工作人員的勞動(dòng)量，二是無(wú)法對(duì)照片檔案甚至是醫(yī)院檔案提供制度性的保障。制定醫(yī)院專兼職檔案工作人員管理制度，明確照片檔案收集范圍及工作人員崗位職責(zé)。對(duì)不履行崗位職責(zé)，不按收集范圍進(jìn)行照片收集、不按規(guī)定時(shí)間移交檔案的科室及個(gè)人給予處罰。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)

各科室檔案兼職人員是開(kāi)展照片檔案收集的第一責(zé)任人，他們的工作能力和業(yè)務(wù)水平直接關(guān)系到照片檔案的標(biāo)準(zhǔn)程度。因此對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)，可以從源頭上提升醫(yī)院照片檔案管理水平，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作起到事半功倍的效果。

1.加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員攝影技術(shù)的培訓(xùn)。需要培訓(xùn)的人員有兩類，一是對(duì)照片產(chǎn)生的職能科室工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，二是對(duì)各科室的兼職檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容主要圍繞攝影技術(shù)、拍攝范圍、照片保存等進(jìn)行。工欲善其事，必先利其器。在對(duì)照相器材進(jìn)行充分了解的基礎(chǔ)上，明確拍攝主題，通過(guò)照片能夠完整表達(dá)活動(dòng)主題。普及相機(jī)應(yīng)用及光影知識(shí)，確保拍出的照片圖像清晰，主題突出。照片的真實(shí)性是照片檔案的靈魂，不同時(shí)期的照片檔案會(huì)呈現(xiàn)出醫(yī)院獨(dú)具特色的歷史印記。而不同角度，不同風(fēng)格的拍攝也會(huì)展現(xiàn)醫(yī)院多樣性的一面。需要?dú)w檔的照片檔案必須是原始圖片，只可進(jìn)行大小裁剪、明暗等簡(jiǎn)單處理，不建議后期做大的改動(dòng)。力求最大程度真實(shí)、客觀反映主題，保持照片原貌。醫(yī)院照片一般應(yīng)為記錄圖片，參加攝影比賽或者不影響主體原始風(fēng)貌的藝術(shù)照片也可以列為照片檔案的歸檔范圍，但要加以注明。

2.明確照片檔案的歸檔范圍。在實(shí)際工作中，有的檔案兼職人員可能會(huì)陷入一個(gè)誤區(qū)，那就是覺(jué)得只有一些大的活動(dòng)、重要人物、重要事件的照片才屬于歸檔文件，其實(shí)這是片面的認(rèn)識(shí)。只要拍攝主題圍繞科室活動(dòng)及醫(yī)院活動(dòng)，一切反映醫(yī)療、護(hù)理、黨群、公益、基建、科研、醫(yī)院風(fēng)貌的題材都可以納入醫(yī)院照片檔案收集的范圍。不用的照片說(shuō)明的問(wèn)題不同，角度不對(duì)，傳達(dá)出的信息也不同。

3.對(duì)所收集的照片檔案及時(shí)收集，定期上交。對(duì)于反映醫(yī)院重大活動(dòng)的照片則要在第一時(shí)間內(nèi)整理上交，以防止出現(xiàn)長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人整理而導(dǎo)致照片檔案遺漏或丟失的情況。檔案兼職人員除了要對(duì)本科室產(chǎn)生的照片檔案進(jìn)行規(guī)范整理之外，還要對(duì)以前沒(méi)有底片的老照片要進(jìn)行掃描保存。隨著時(shí)間的流逝，對(duì)于一些老照片，如若當(dāng)事人無(wú)法提供文字說(shuō)明，則缺少了照片檔案最關(guān)鍵的因素，使得照片檔案的價(jià)值大打折扣。一些陳舊的文書(shū)檔案增大了保存的難度，也可以通過(guò)掃描的形式，以照片檔案進(jìn)行保存。

4.使用計(jì)算機(jī)保存照片檔案。拍攝活動(dòng)結(jié)束后，所在科室要及時(shí)整理照片資料，將照片檔案保存到計(jì)算機(jī)，并規(guī)范照片檔案編號(hào)。科室內(nèi)的照片資料一般以年度命名，每個(gè)活動(dòng)的文件名稱以時(shí)間+活動(dòng)名稱命名。每個(gè)活動(dòng)選取1-2張能反映事件主題的照片，照片以科室名稱拼音簡(jiǎn)寫(xiě)+時(shí)間+冊(cè)號(hào)+照片序號(hào)命名。除了選取可歸檔照片之外，還要提供一份文字說(shuō)明，內(nèi)容為活動(dòng)的簡(jiǎn)要信息，如時(shí)間、地點(diǎn)、人物、活動(dòng)內(nèi)容、拍攝人、責(zé)任科室等。如宣傳科在2016年7月20日組織了一次志愿者服務(wù)活動(dòng)，則文件夾的名稱命名為20160720志愿者服務(wù)，選取的存檔照片相應(yīng)命名為XCK-20160720-1-01。由于醫(yī)院所有的照片檔案保存期限都是永久，所以在編號(hào)中沒(méi)有出現(xiàn)保管期限的編號(hào)一項(xiàng)。

（三）充分挖掘照片檔案的利用價(jià)值

充分挖掘照片檔案的利用價(jià)值，推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展。照片檔案如果只是保存在檔案室，就會(huì)成為生硬、冰冷的檔案資料，要讓照片檔案活起來(lái)，生動(dòng)起來(lái)，充分發(fā)揮自身價(jià)值。組織開(kāi)展各類攝影活動(dòng)，展示科室及醫(yī)院文化，凝聚人心，鼓舞干勁。去年，正值醫(yī)院建院五十周年，醫(yī)院制作《風(fēng)雨五十年》醫(yī)院畫(huà)冊(cè)，從建院伊始，大量翔實(shí)的照片資料充分展示了醫(yī)院五十年的風(fēng)雨歷程，廣大干部職工紛紛為之震撼。在宣傳醫(yī)院形象上，這本畫(huà)冊(cè)也成為社會(huì)認(rèn)識(shí)醫(yī)院的一張靚麗名片。

除了傳統(tǒng)意義上的畫(huà)冊(cè)、院報(bào)，醫(yī)院更是積極拓寬宣傳渠道，利用網(wǎng)站、微博、微信等新媒體平臺(tái)，通過(guò)圖文并茂的形式，更為生動(dòng)、快捷傳達(dá)醫(yī)院及科室工作動(dòng)態(tài)和特色。照片檔案所創(chuàng)造的社會(huì)效益也促使醫(yī)院及科室充分認(rèn)識(shí)到照片檔案的作用，從而在工作中也給予照片檔案工作更大的支持。

檔案管理不是孤立的，更不是工作的末端和結(jié)束。檔案為工作開(kāi)展提供依據(jù)和借鑒，更是保障工作順利進(jìn)行的有力工具。只有充分發(fā)揮檔案的應(yīng)用價(jià)值，才會(huì)最大程度實(shí)現(xiàn)檔案管理的目的。

（作者單位：臨沂市精神衛(wèi)生中心）