文·邢保華

淺析社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作

文·邢保華

社會保險業(yè)務(wù)檔案是指社保經(jīng)辦機構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄，具有社會性強、專業(yè)性強、檔案量大、門類較多、利用率高的特點。近年來，隨著經(jīng)濟社會的飛速發(fā)展，人民群眾參保意識的不斷增強，社會保險業(yè)務(wù)覆蓋面越來越廣，社會保險業(yè)務(wù)檔案作為單位和個人參保的重要依據(jù)和原始憑證，其重要地位越來越不可代替。國家和社會大眾對社會保險業(yè)務(wù)檔案的重視和關(guān)注，也讓社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理呼之欲出。

一、做好社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的重要意義

（一）做好社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作，可以更好的發(fā)揮社會保險業(yè)務(wù)檔案的重要憑證作用

社會保險業(yè)務(wù)檔案是單位和個人參保、繳納社會保險費用真實、全面、詳細的原始記錄，是維護參保人員權(quán)益的直接憑證，也是發(fā)放社會保險的最終依據(jù)，做好社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作，可以讓社會保險業(yè)務(wù)檔案的作用發(fā)揮到極致，可以對參保人員的個人權(quán)益負起應(yīng)有的責任。

（二）做好社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作，可以為社會保險事業(yè)的發(fā)展夯實基礎(chǔ)

社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作是社會保險經(jīng)辦機構(gòu)的基礎(chǔ)性工作。做好社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作，可以為社會保險事業(yè)的開展提供依據(jù)和參考，可以大幅度提升社會保險事業(yè)的工作效率，可以為社會保險事業(yè)的發(fā)展保駕護航。

二、社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作中存在的問題

（一）檔案分散保存

社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦機構(gòu)在工作中形成了大量文件材料，這些文件材料作為最原始的工作記錄，應(yīng)該得以齊全完整地留存下來。但是由于社會保險業(yè)務(wù)機構(gòu)各科室的職能不同，這些社會保險業(yè)務(wù)檔案按照“誰形成，誰保管”的原則會分別留存在各個科室，甚至是為了方便使用而留存在個人手中。這種分散保存狀態(tài)，使得檔案的保管條件、查閱利用、管理狀況都存在差異性，讓檔案的安全保管和便捷利用都得不到保障。

（二）檔案整理規(guī)范化程度參差不齊

像城鎮(zhèn)社保檔案、醫(yī)保檔案等大部分的社會保險業(yè)務(wù)檔案，目前都得到了規(guī)范的整理。但是仍有一些數(shù)量大且利用少的社會保險檔案還沒有進行整理編號，也沒有形成檢索工具，對檔案的查閱利用還依靠逐盒逐頁或者電子目錄查詢，導(dǎo)致檔案管理工作的效率不高，嚴重影響了社會保險事業(yè)檔案整體的規(guī)范化管理水平。

（三）檔案管理具有隨意性

一是檔案保管具有隨意性。目前，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作缺乏相應(yīng)的專項制度進行管理和約束，相當多的社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦機構(gòu)都沒有建立起檔案收集、整理、保管、查閱、保密、銷毀等規(guī)章制度。比如，在社會保險業(yè)務(wù)檔案利用工作中，由于沒有嚴格的借閱制度和規(guī)范程序，工作人員可以對檔案隨意取放，嚴重影響了檔案的安全保管和利用。

二是檔案存放具有隨意性。有些社會保險機構(gòu)因為辦公用房緊張等問題，沒有專門的檔案室，或是檔案室、辦公室、閱覽室合在一起，導(dǎo)致檔案保管條件極不合乎規(guī)范；有的社會保險機構(gòu)雖然設(shè)有檔案室，但是沒有對社保檔案實行統(tǒng)一集中管理，只統(tǒng)管了文書檔案這一塊，業(yè)務(wù)檔案沒存或者只存一部分。

（四）檔案管理的現(xiàn)代化水平低

目前就社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的實際情況來看，大部分的業(yè)務(wù)檔案沒有進行數(shù)字化掃描，沒有配備統(tǒng)一的能夠快速查閱檔案的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案保管方式單一，抵御風險能力較差。

三、做好社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的對策

（一）健全制度，規(guī)范管理，提升現(xiàn)代化管理水平

要建立健全社會保險業(yè)務(wù)檔案各項規(guī)章制度，構(gòu)建完整的檔案管理制度體系，做到社保檔案管理工作有法可依、有章可循。努力實現(xiàn)各個門類的社會保險業(yè)務(wù)檔案收集、整理、利用、移交進館等步驟的程序化、科學(xué)化，使社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作走向規(guī)范。加快社會保險業(yè)務(wù)檔案工作信息化進度，對業(yè)務(wù)檔案實施全方位數(shù)字化掃描，開發(fā)適合社保檔案業(yè)務(wù)的檔案管理軟件，讓社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作與現(xiàn)代化、信息化時代接軌。

（二）加強社會保險業(yè)務(wù)檔案的安全保管

一是將社會保險業(yè)務(wù)檔案納入單位綜合檔案室集中存放，那些與日常業(yè)務(wù)工作密不可分的檔案可暫時分科室存放，但應(yīng)在綜合檔案室登記檔案目錄，接受檔案業(yè)務(wù)檢查，并保證檔案分室存放地點配備符合檔案安全保管標準的檔案庫房和裝具以及必要的防火、防盜、防蟲、防潮等“九防”設(shè)施，確保檔案無論存放在哪里都萬無一失。

二是檔案室應(yīng)建立檔案安全管理責任制，明確相關(guān)人員的工作職責，定期檢查檔案保管情況，清點檔案數(shù)量，確保檔案實體與檔案目錄、統(tǒng)計表的登記情況一致。社會保險業(yè)務(wù)檔案管理人員工作變動時，要辦理檔案交接手續(xù)，確保檔案管理不因檔案員的變動而出現(xiàn)問題。

（三）提高社會保險業(yè)務(wù)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理有賴于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，也很大程度上取決于檔案工作人員的個人素養(yǎng)。因此，要進一步加強社會保險業(yè)務(wù)檔案工作人員的理論和業(yè)務(wù)雙重知識構(gòu)架的培訓(xùn)力度，尤其是加強檔案工作人員對于實際操作技能的培訓(xùn)，讓檔案工作人員真正學(xué)會如何去收集和整理業(yè)務(wù)檔案。同時，要建立起有效的激勵機制，促進檔案工作人員各種素質(zhì)的自我提升。

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[1]陳巖峰.淺析社會保險業(yè)務(wù)檔案管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2011（17）.

[2]劉秀紅.做好社會保險檔案管理工作之我見[J].勞動保障世界（理論版），2010（04）.

[3]高晶.社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作探析[J].蘭臺縱橫，2014（06）.

（作者單位：濱州市人社局社保中心）