文·于婧

在深入推進事業(yè)單位改革中加強檔案管理工作的幾點思考

文·于婧

事業(yè)單位是經(jīng)濟社會發(fā)展中提供公益服務的主要載體，是我國社會主義現(xiàn)代化建設的重要力量。加快事業(yè)單位改革是政府轉變職能、建設服務型政府的必然要求。十八屆三中全會提出全面深化改革的部署也強調(diào)了加快事業(yè)單位改革的重點。檔案工作能夠有效地反映工作中的全部信息，在推進事業(yè)單位改革中可以更好地發(fā)現(xiàn)和解決社會工作中出現(xiàn)的問題，提升工作效能。

一、檔案管理工作關系改革的方方面面

近年來，面對全面建成小康社會的新形勢新要求和人民群眾改善生活的新期待，進一步深化事業(yè)單位改革的任務迫切而繁重。十八屆三中全會《決定》提出了堅持事業(yè)單位改革的總體思路，明確了在現(xiàn)有改革進展基礎上，針對存在的突出問題，強調(diào)加快事業(yè)單位改革的重點。而檔案管理則是推進改革的基礎性工作，也是日常工作中非常重要的參考，可以有效地提高事業(yè)單位的整體工作效率和工作質(zhì)量。

（一）檔案是事業(yè)單位服務于社會和群眾的高科技信息平臺

檔案管理工作，主要包括文書、設備、會計、聲像、實物檔案材料的收集、整理和立卷歸檔等，頭緒眾多，程序紛繁，在這些工作的處理過程中，只要有一個環(huán)節(jié)做得稍有疏忽，就會造成嚴重的后果，或者有可能發(fā)生失泄密情況，或者會導致社會服務管理的缺位，等等。

（二）檔案中所記錄的信息是工作動向的最好記錄

隨著檔案管理職能化的不斷提升，事業(yè)單位的檔案管理必將更加齊全和完整，可以為單位工作決策提供較好的服務和方向。在改革過程中發(fā)現(xiàn)的事業(yè)單位提供公共服務缺乏競爭、公益服務供求矛盾突出、供給方式單一、資源配置不合理、質(zhì)量和效率不高等問題，都要通過各類檔案來集中反映和梳理，從而使提供公共服務的事業(yè)單位的競爭性不斷增強，使政府提供公共服務的質(zhì)量、效率和水平不斷提升。

（三）事業(yè)單位檔案能夠加強在改革中人力資源的有效配置

檔案可以客觀反映工作人員的專業(yè)技能水平，可為事業(yè)單位聚集人才、用好人才、以崗用人、以崗管人提供依據(jù)，有效提升工作效率，從而為廣大人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)高效的公共服務。同時，檔案也能為事業(yè)單位職工晉升職位職級、提高工資待遇提供充分有力的依據(jù)。用人單位在提升自身職工職位職級和工資待遇時，需要將職工檔案作為調(diào)級晉升的標準和重要根據(jù)，這樣可充分體現(xiàn)出公平公正，能切實提升工作人員的工作積極性。

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作，不論是對于事業(yè)單位，還是對于個人來說，都能夠體現(xiàn)出一定的社會價值。因此在推進事業(yè)單位改革中應當提高對檔案管理工作的重視程度，結合現(xiàn)有的信息和管理技術對檔案管理進行創(chuàng)新和改革，提高檔案管理的效率，從而提高事業(yè)單位的發(fā)展質(zhì)量和效率。

二、在推進檔案管理改革中存在的一些問題

目前事業(yè)單位檔案管理工作中，雖然管理的制度化、規(guī)范化、科技化程度不斷提高，但隨著改革步伐的不斷加快，社會對檔案工作的要求越來越高，仍存在一些普遍性問題。

（一）對檔案管理工作的重視程度不夠

由于檔案工作屬于內(nèi)部管理，對事業(yè)單位深化改革、提質(zhì)增效沒有直接影響，不能直接為單位增加效益，所以有些同志特別是部分領導干部對檔案管理工作沒有引起足夠的重視，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作。而且檔案管理工作缺乏創(chuàng)新性，往往是枯燥單調(diào)的重復工作，僅僅履行了資料保存的簡單職能。因此造成有的檔案管理工作人員也缺乏相應的工作積極性，認為檔案工作只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。在這樣的情況下，檔案管理工作在部分單位內(nèi)部沒有引起足夠的重視，致使個別單位的檔案管理工作無法適應現(xiàn)代的管理需求。

（二）工作機構和人員專業(yè)化程度較低

在標準要求下，檔案管理是系統(tǒng)、專業(yè)的工作，需要專業(yè)的管理人員來進行管理和操作。但現(xiàn)在有相當多的事業(yè)單位，并不重視檔案管理工作。在現(xiàn)在機構精簡，提質(zhì)增效的改革大勢下，一般檔案管理都設置在辦公室或人事科進行管理，且在檔案管理工作方面投入的人員較少，大部分單位檔案的管理人員身兼數(shù)職，并不能把工作的精力都投入到檔案管理工作中，有時候還會因為其它工作影響到檔案整理工作。同時管理人員的專業(yè)化程度較低，相當部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不熟悉。日常事務往往只是將材料放入檔案盒，不能做到及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平，使得檔案整理工作所花費的時間較多，增加了檔案管理的難度。

（三）缺乏科學有效的管理方式

目前，隨著科學技術的不斷發(fā)展，大多事業(yè)單位都開始進行管理方面的改革，在工作方面推行計算機管理。內(nèi)部公文處理實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，推行無紙化工作模式，這就必然使得檔案管理工作的難度大大提升，但在檔案管理工作方面，雖然有的已經(jīng)開始使用檔案管理系統(tǒng)，但由于檔案管理人員缺乏計算機技術，在工作中依然延續(xù)以往的人工管理方式，已經(jīng)不符合單位改革發(fā)展的要求。同時，在加快推進事業(yè)單位分類改革中，不斷推行政事分開、管辦分開多種形式，推動公辦事業(yè)單位與主管部門理順關系和去行政化，有的單位在改革中出現(xiàn)經(jīng)費、辦公場所緊張等情況，也導致對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備，與檔案管理規(guī)范化的要求相去甚遠。

三、加強檔案管理創(chuàng)新的幾點建議

（一）切實提高對檔案管理重要性的認識

對于檔案管理而言，必須強化思想認識，優(yōu)化檔案管理理念，加強規(guī)范化管理，切實落實好檔案歸檔及利用、信息保密、監(jiān)管處罰等各項制度，實施檔案管理責任制，明確具體部門科室，設置專人負責崗位，配齊配強工作人員，在經(jīng)費等保障上予以傾斜，確保檔案管理有機構管事、有人干事、有錢辦事。形成領導監(jiān)督、部門負責人具體抓、科室人員管理檔案的工作機制。提高檔案管理效率，檔案管理是單位發(fā)展的潛在推動力，必須要制定出合理完善的管理體系，結合檔案管理的特點，盡量實現(xiàn)管理的科學性，靈活性和高效性，以進一步提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。因此所有的檔案都要嚴密保管，強化數(shù)字和時間的觀念，借閱出去的要及時催收，該封裝的及時封裝，該銷毀的及時登記銷毀，不得拖延推遲。

（二）做好現(xiàn)代管理技術的應用融合

在傳統(tǒng)檔案管理中，主要靠檔案管理員進行檔案收集整理，但人員管理收集信息的局限性和工作效率都存在一定缺陷。而利用各種數(shù)字設備，使用便捷高效的信息技術可以有效地提高檔案管理的工作效率。因此在檔案管理改革工作中要運用現(xiàn)有的計算機管理系統(tǒng)，全面應用檔案管理軟件的智能化功能，通過計算機管理來進行檔案信息的合理歸類、登記等工作，實現(xiàn)管理的清晰化和條理化，提升檔案資源信息的利用效率，縮短查閱整理時間，使檔案工作的現(xiàn)代化管理水平得到進一步提升，以適應時代發(fā)展的需求。

（三）注重工作人員素質(zhì)的提高

工作人員素質(zhì)的提高可以有效地提高檔案管理的工作效率。檔案管理工作，要求檔案人員必須具備專業(yè)性檔案知識，掌握現(xiàn)代化專業(yè)技術，了解各種學科知識，不斷提高檔案管理能力，為公眾提供更為準確、真實的檔案信息。特別是現(xiàn)在的管理系統(tǒng)引進了計算機技術，但日常的整理和記錄工作仍需要工作人員來進行操作，事業(yè)單位應該保證檔案管理人員的知識更新，加大對這些人員的財政支出和管理培訓力度。要通過定期培訓、理論研討、交流學習等多種形式，切實提高檔案人員的工作能力和水準。同時，檔案工作人員也須強化自身責任意識。加強法律法規(guī)和業(yè)務知識的學習，持續(xù)不斷地接受新信息，擴展知識面，不斷提高檔案管理的工作能力和水平。強化創(chuàng)新意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識，結合本單位的職業(yè)特點和特色，不斷總結工作經(jīng)驗，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔，創(chuàng)新檔案管理。

（四）充分發(fā)揮檔案的服務功能

事業(yè)單位承擔著社會公共事業(yè)服務的重要職能，事業(yè)檔案并不僅僅為了記錄過去的工作，在指導當前工作、規(guī)劃未來中也發(fā)揮著重要的參考作用。檔案管理工作的好壞，直接影響著事業(yè)單位改革發(fā)展的決策。隨著現(xiàn)代社會不斷發(fā)展，檔案資料需求量不斷增加，比如城市公共設施等規(guī)劃、建設、提升等，對城市建設起著重要的促進作用。因此檔案管理工作不能僅僅局限于保管資料，還必須轉變觀念和服務方式，要從資料提供者向信息服務者轉變。要依靠現(xiàn)代網(wǎng)絡技術，構建網(wǎng)絡咨詢平臺，協(xié)助用戶篩選，為用戶提供信息檢索、信息咨詢等服務，以有效地節(jié)省時間，消除空間限制，使檔案管理工作水平得以有效提升，最大限度地滿足全社會檔案利用方面的需求，努力把“固定檔案”變成“靈活信息”、把“檔案庫”變成“智囊?guī)臁?，更好地為改革發(fā)展決策、管理提供參考。

在現(xiàn)在的社會發(fā)展環(huán)境中，檔案管理工作對優(yōu)化配置社會資源、推進公共事業(yè)發(fā)展、建設服務型政府和促進事業(yè)單位改革發(fā)展來講具有極為重要的作用。因此，事業(yè)單位應當要高度重視檔案管理，切實利用好現(xiàn)代信息管理技術，加大檔案管理創(chuàng)新和改革力度，切實提高檔案管理的效率，從而更好地服務于廣大人民群眾。

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[1]丁玲霞.如何做好事業(yè)單位檔案工作[J].檔案管理，2012年（01）.

[2]李華春，檔案信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢，《中國科技財富》:2010（18）

（作者單位：臨沂市市政工程建設處）