文·宋天蘇

淺談以檔案室（館）圖書館為主導(dǎo)的高校資源平臺(tái)信息服務(wù)工作

文·宋天蘇

檔案室（館）和圖書館是高校負(fù)責(zé)信息資源管理最重要的部門，由其主導(dǎo)建設(shè)統(tǒng)一的校內(nèi)信息資源管理平臺(tái)，既可以保證充分發(fā)揮信息資源的利用價(jià)值，也便于資源建設(shè)同步進(jìn)行。信息服務(wù)是資源建設(shè)的關(guān)鍵，根據(jù)高校專業(yè)設(shè)置和特色，從工作實(shí)踐中總結(jié)，探索符合高校自身發(fā)展的信息服務(wù)工作體系，推動(dòng)資源建設(shè)水平提高。

高校信息資源；信息服務(wù)；參考咨詢

檔案室（館）和圖書館是高校內(nèi)部機(jī)構(gòu)中的信息資源收集保存利用部門，信息資源的統(tǒng)一共享特質(zhì)為促使兩部門聯(lián)合主導(dǎo)資源平臺(tái)建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案室（館）圖書館統(tǒng)籌博物館、網(wǎng)絡(luò)信息中心和教學(xué)相關(guān)部門信息資源建設(shè)，共同推動(dòng)智慧信息化校園，激活研究沉寂資源，為教師學(xué)生學(xué)習(xí)科研和其它創(chuàng)造性成果產(chǎn)生提供資料信息支持。檔案信息資源不同于檔案實(shí)體、檔案信息，它是經(jīng)過整理加工的可利用的資源，應(yīng)具備可開發(fā)性、可利用性，其研究重點(diǎn)不包含對(duì)檔案實(shí)體的開發(fā)利用，如復(fù)制、借閱等。其次，在檔案信息資源與信息資源的關(guān)系方面，檔案信息資源是信息資源中不可分離的一部分。[1]圖書館信息資源處于既有文獻(xiàn)資源的集成服務(wù)模式（期刊、圖書等傳統(tǒng)信息資源種類，信息資源主要呈現(xiàn)為PDF 文檔和自由文本形式的文獻(xiàn)對(duì)象），又有越來越多的第三方知識(shí)服務(wù)產(chǎn)品日益侵蝕著學(xué)術(shù)圖書館的服務(wù)拓展空間。[2]飽有豐富信息資源的檔案室（館）和圖書館面臨如何破解信息資源的開發(fā)與利用，促使信息資源建設(shè)和教學(xué)科研水平提速前進(jìn)的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用瓶頸。

一、信息服務(wù)是高校信息資源建設(shè)的客觀需要

數(shù)字化對(duì)高校檔案室（館）與圖書館工作產(chǎn)生深刻影響，需要從循規(guī)蹈矩文本資料收集整理查閱中，轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋举Y料數(shù)字化存儲(chǔ)，對(duì)資源進(jìn)行知識(shí)化管理，資源來源更加多樣，信息利用需求快速增長等學(xué)界理論研究尚在進(jìn)行，但工作實(shí)踐已迫不及待，必須快速建立統(tǒng)一資源信息平臺(tái)和高質(zhì)量的信息服務(wù)。檔案服務(wù)工作通過對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、編研等過程，將檔案及檔案相關(guān)產(chǎn)品提供給用戶，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。檔案館作為檔案事業(yè)的主體，在檔案文獻(xiàn)（紙質(zhì)或是電子）的組織與服務(wù)方面積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，為社會(huì)服務(wù)、科研活動(dòng)和學(xué)術(shù)交流提供了有力支持。[3]圖書館信息服務(wù)包含高校教師教學(xué)科研，學(xué)生專業(yè)學(xué)習(xí)、繼續(xù)深造和實(shí)習(xí)創(chuàng)業(yè)的方方面面。

（一）教學(xué)

高校的核心業(yè)務(wù)是教學(xué)，高等教育的教學(xué)內(nèi)容設(shè)置和專業(yè)特點(diǎn)密切相關(guān)，尤其是藝術(shù)類教學(xué)既需要基本技法的練習(xí)傳授，也需要藝術(shù)歷史文化的傳承，在實(shí)習(xí)實(shí)踐中完成對(duì)作品的雕琢。教學(xué)過程中教師學(xué)生對(duì)檔案、圖書和一些第三方提供的信息資源需求與日俱增。教師學(xué)生對(duì)此渴求已久。

（二）科研成果申報(bào)立項(xiàng)審批結(jié)題

教師科研人員申請省部校級(jí)課題過程中，需要對(duì)某個(gè)領(lǐng)域全面客觀可靠準(zhǔn)確的圖書檔案情報(bào)信息資料。高校圖書館學(xué)科館員開展工作較好的院校，學(xué)科館員為科研組或團(tuán)隊(duì)提供全部資料信息支持?？蒲邪l(fā)現(xiàn)也需要檔案圖書資料科學(xué)信息化管理后對(duì)其提供可研究觀察的脈絡(luò)。對(duì)教師科研人員的信息服務(wù)目前主要由學(xué)校檔案室（館）和圖書館擔(dān)當(dāng)。

（三）個(gè)人創(chuàng)作

藝術(shù)高校教師學(xué)生對(duì)個(gè)人創(chuàng)作一直孜孜以求。傳統(tǒng)技藝和學(xué)校優(yōu)勢學(xué)科發(fā)展過程中累積的歷史檔案圖書資料是教師學(xué)生創(chuàng)作思路來源，檔案室（館）圖書館對(duì)學(xué)校歷史上有重要影響力的教師和學(xué)者都建有較完善的作品、著作收集以及大事活動(dòng)的相關(guān)檔案編研和收藏。

（四）學(xué)術(shù)和社會(huì)重大活動(dòng)服務(wù)

高校越來越多承擔(dān)社會(huì)服務(wù)和重大活動(dòng)的任務(wù)，舉辦有一定影響力的藝術(shù)展覽，對(duì)省內(nèi)民間藝術(shù)歷史梳理總結(jié)，對(duì)學(xué)生創(chuàng)業(yè)孵化提供支持指導(dǎo)。每一項(xiàng)重大活動(dòng)方案規(guī)劃及影響力資料收集歸檔，為重大活動(dòng)提供信息資料周到的服務(wù)，確保學(xué)校重大活動(dòng)收到良好效果。

（五）工作室教學(xué)

教育行政機(jī)構(gòu)對(duì)高等教育要求學(xué)以致用，重視實(shí)踐教學(xué)，藝術(shù)高校更要強(qiáng)調(diào)學(xué)生動(dòng)手能力強(qiáng)的特點(diǎn)。工作室教學(xué)是學(xué)校針對(duì)實(shí)踐強(qiáng)的學(xué)科培養(yǎng)學(xué)生動(dòng)手能力的創(chuàng)新教學(xué)方式。學(xué)生可以在學(xué)院資料室，充分利用學(xué)科資料，現(xiàn)場展研結(jié)合，學(xué)生和教師一起進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)。

（六）行政管理

教學(xué)計(jì)劃的編制、人力資源管理和各部門的協(xié)調(diào)配合等行政管理過程需要關(guān)于同類重點(diǎn)院校乃至教育行政主管部門的綜合信息資料評(píng)估，教師個(gè)人學(xué)術(shù)評(píng)定、人才引進(jìn)、學(xué)生學(xué)習(xí)期間重要記錄都需要檔案室（館）及圖書館提供詳實(shí)的原始文本記錄“憑證”和查檢。為學(xué)校決策層提供信息資料情報(bào)是檔案室（館）圖書館等信息資料管理部門的職責(zé)。信息服務(wù)高校行政管理，常態(tài)化權(quán)威性作用日漸凸顯。

二、信息資源存放分散阻礙信息服務(wù)工作的開展

高校信息資源存放部門多，收集管理規(guī)章制度不健全，領(lǐng)導(dǎo)層不重視，部門之間工作協(xié)調(diào)銜接機(jī)制沒有建立，對(duì)新出現(xiàn)的信息資源收集意識(shí)不強(qiáng)，信息分析人員工作不主動(dòng)，導(dǎo)致高校信息資源利用還無法發(fā)揮重要現(xiàn)實(shí)作用。例如藝術(shù)類高校的教學(xué)資源形式多樣、豐富多彩，然而這些傳統(tǒng)資源有著各自的特點(diǎn)，音樂類、舞蹈類、書法類等需要現(xiàn)場感悟的學(xué)科，想要將它們轉(zhuǎn)化成為優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)信息資源是非常困難的，藝術(shù)類高校的資源信息化程度不高，這種情況造成了網(wǎng)絡(luò)信息資源整合對(duì)象的缺失。[4]由于檔案室（館）圖書館博物館美術(shù)館收藏范圍不甚明晰，造成一定程度的收藏跑冒滴漏現(xiàn)象，二級(jí)學(xué)院配有資料室，信息資源分散，沒有得到集中信息大數(shù)據(jù)管理，信息分析數(shù)據(jù)基礎(chǔ)不全面，部門之間信息沒有共享，工作缺乏交流，使得信息服務(wù)工作開展阻礙重重。

三、檔案室（館）圖書館牽頭建立高校信息資源平臺(tái)的契機(jī)

高校信息資源平臺(tái)建設(shè)應(yīng)建立檔案室（館）圖書館主導(dǎo)，網(wǎng)絡(luò)信息部門負(fù)責(zé)硬件設(shè)施維護(hù)，教學(xué)行政部門聯(lián)合的工作機(jī)制。因?yàn)閳D書館和檔案室（館）長期從事信息資源管理工作，在資源收集著錄檢索方面有成熟的工作經(jīng)驗(yàn)和人員保障，在設(shè)備采購和管理運(yùn)行方面可以從業(yè)務(wù)需要出發(fā)，盡可能減少重復(fù)購買或者采購但不能滿足需要的行政浪費(fèi)，還有助于給信息資源利用部門工作人員提供專業(yè)的信息咨詢服務(wù)。檔案資源建設(shè)平臺(tái)包括兩個(gè)板塊：一是館內(nèi)檔案資源建設(shè)；二是館內(nèi)外合作，主要包括檔案館與其他檔案館、圖書館、博物館以及其他企事業(yè)單位、個(gè)人或組織通過一定的合作共建共享協(xié)議，開發(fā)特定的檔案產(chǎn)品。這種合作往往都基于某種共同的利益而展開。[5]檔案室（館）圖書館共建信息資源平臺(tái)有理論和現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。教師學(xué)生有特定的檢索信息需求后，通過統(tǒng)一信息資源平臺(tái)可以得到全面的信息來源，減少來回切換多個(gè)信息持有部門對(duì)信息的簡單描述。高校統(tǒng)一信息資源檢索平臺(tái)建立順應(yīng)了信息資源統(tǒng)一共享潮流，也大大開拓了校內(nèi)外信息資源的利用范圍。

（一）信息資源數(shù)字化、共享理念達(dá)成共識(shí)

信息資源已不在為存儲(chǔ)容量而發(fā)愁，大數(shù)據(jù)數(shù)字技術(shù)解決了存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和利用數(shù)據(jù)的障礙，傳統(tǒng)積累下來的紙質(zhì)、文本、實(shí)物等多種形式的檔案圖書資料都可以用數(shù)字表達(dá)，信息即為資源，信息資源利用意識(shí)逐漸增強(qiáng)，信息資源的開發(fā)共享潮流不可阻擋。研究者的視野范圍得以快速擴(kuò)大，可以快速得到研究方向的檔案情報(bào)圖書多種形式信息資源的多層考察，無論對(duì)于撰寫理論綜述，還是古今中外概念辨析，思想智慧的論述都更加趨于理性。

（二）工作機(jī)制便于主導(dǎo)建設(shè)

檔案室（館）和圖書館主要業(yè)務(wù)內(nèi)容貼近于信息資源管理平臺(tái)，主要理論基礎(chǔ)共融共通，未來技術(shù)趨勢方向一致，主導(dǎo)高校信息資源建設(shè)平臺(tái)既有理論研究基礎(chǔ)又有實(shí)踐積累，是上佳的合適責(zé)任承擔(dān)者。兩館承擔(dān)信息資源建設(shè)平臺(tái)任務(wù)，還需人員意識(shí)、業(yè)務(wù)和技能方面有所轉(zhuǎn)變和進(jìn)一步提高，意識(shí)上不再拘泥于本部門業(yè)務(wù)范圍，從全校信息資源綜合利用角度安排部署工作步驟，分工與合作并舉，在強(qiáng)調(diào)條塊分割時(shí)，也要工作中互為補(bǔ)充，齊心協(xié)力才能將信息資源管理平臺(tái)框架快速完成細(xì)節(jié)極近完美。

（三）利用沉積的資源

圖書館檔案室（館）主導(dǎo)建立信息資源平臺(tái)是促使部門發(fā)展的機(jī)遇。圖書館是高校文獻(xiàn)信息中心，檔案室（館）是高校重要原始文件記錄重大會(huì)議活動(dòng)記載中心，圖書館涵蓋的信息資源范圍較廣，檔案室（館）的信息資源“憑證”價(jià)值較高，綜合利用發(fā)現(xiàn)挖掘信息資源中的知識(shí)價(jià)值。兩館信息資源豐富，數(shù)字化程度在近幾年飛速前進(jìn)，信息管理系統(tǒng)建立較早，信息分析工作也是最先開展。例如在檔案領(lǐng)域，數(shù)據(jù)挖掘的對(duì)象由檔案管理數(shù)據(jù)，尤其是用戶信息，擴(kuò)展至檔案內(nèi)容信息；數(shù)據(jù)挖掘的范圍由檔案管理系統(tǒng)中的信息擴(kuò)展至網(wǎng)絡(luò)信息資源；在檔案管理機(jī)構(gòu)的應(yīng)用由傳統(tǒng)實(shí)體檔案館到數(shù)字檔案館，其應(yīng)用逐步擴(kuò)展，數(shù)據(jù)挖掘的層次、深度逐步提升。由于檔案領(lǐng)域傳統(tǒng)的信息組織方式無法滿足數(shù)據(jù)挖掘?qū)Ω哔|(zhì)量信息的需求，導(dǎo)致數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用面臨諸多問題。[6]

四、信息服務(wù)工作開展的方向

高校教師學(xué)生及其他使用信息資源者，對(duì)信息資源進(jìn)行檢索、復(fù)制、借閱和下載等行為時(shí)，可歸納為信息利用行為范疇。圖書館信息服務(wù)和檔案信息服務(wù)是信息服務(wù)范疇內(nèi)的討論。信息服務(wù)的進(jìn)階是知識(shí)服務(wù)。從方式方法上， 信息服務(wù)依靠的是先進(jìn)的信息技術(shù)與手段開展服務(wù)， 而知識(shí)服務(wù)則是依靠智慧組織服務(wù)。信息服務(wù)是以規(guī)范化的信息資源收藏和組織為標(biāo)志， 信息服務(wù)是從工作對(duì)象而言， 它組織與提供的是信息或信息資源。知識(shí)服務(wù)是從工作方式而言， 是知識(shí)化的服務(wù)。[7]高校作為信息服務(wù)需求密集機(jī)構(gòu)，信息服務(wù)乃至知識(shí)服務(wù)的作用不容小覷。圖書館檔案館（室）擁有本校、國內(nèi)外信息資源的存儲(chǔ)與來源，也是對(duì)外信息資源連接的紐帶，資源平臺(tái)的建立與高水平的信息服務(wù)工作開展直接影響學(xué)校綜合實(shí)力和國內(nèi)同行研究能力地位。

（一）咨詢服務(wù)的重要性

信息服務(wù)的重要體現(xiàn)是幫助用戶使用信息資源，對(duì)用戶信息資源的使用行為調(diào)查統(tǒng)計(jì)，對(duì)資源服務(wù)反饋調(diào)整以達(dá)到滿足服務(wù)要求。圖書館參考咨詢服務(wù)幫助讀者使用圖書館資源，對(duì)學(xué)科可進(jìn)行定向課題服務(wù)。檔案信息咨詢服務(wù)處于“你問我答，你用我取”的被動(dòng)模式，用戶對(duì)檔案的利用需求往往受限于檔案館現(xiàn)有的載體形態(tài)和館藏資源，尚且無法得到綜合性的檔案信息和統(tǒng)計(jì)結(jié)果。[8]由于教師學(xué)生之間信息素質(zhì)有一定差異，利用信息目的各有不同，論文課題科研立項(xiàng)要求也不盡相同，教師學(xué)生對(duì)信息服務(wù)的要求也眾口難調(diào)，因此信息咨詢服務(wù)是信息服務(wù)工作開展行之有效的方式之一。

（二）統(tǒng)一信息描述，統(tǒng)一著錄

信息資源的平臺(tái)建立，信息資源的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化著錄、信息標(biāo)準(zhǔn)化描述勢在必行。在堅(jiān)持圖書館檔案室（館）著錄格式基礎(chǔ)上，信息資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)對(duì)高校信息資源建設(shè)的內(nèi)容和形式做統(tǒng)一規(guī)定，組建標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)機(jī)構(gòu)，以特定形式發(fā)布，作為高校信息資源建設(shè)共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)。主要研究內(nèi)容包括：一信息資源建設(shè)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)；二信息資源描述標(biāo)準(zhǔn)；三信息資源建設(shè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)；四信息資源建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)等。[9]信息資源系統(tǒng)的建設(shè)注重信息資源分類編目質(zhì)量，檢索結(jié)果數(shù)量和查準(zhǔn)率依賴信息資源的管理，提高信息資源管理水平可以提高信息服務(wù)工作水平。

（三）建立工作交流機(jī)制

以檔案室（館）牽頭建立高校信息資源平臺(tái)，檔案室（館）與圖書館應(yīng)當(dāng)建立密切聯(lián)系工作制度，二者信息資源收集范圍各有分工，但對(duì)高校而言也會(huì)有所交叉，為避免遺漏應(yīng)當(dāng)研究圖書資料檔案收集界限與價(jià)值。在國家相關(guān)規(guī)定存繳的基礎(chǔ)上，突出院校特色資源建設(shè)。在信息服務(wù)工作過程中，分析信息需求修訂信息資源建設(shè)工作方案。資源建設(shè)與信息服務(wù)關(guān)系密切，檔案資源建設(shè)與檔案服務(wù)之間是一種雙向聯(lián)動(dòng)的關(guān)系。一方面，檔案資源建設(shè)是檔案服務(wù)開展的強(qiáng)力支撐。另一方面，通過檔案服務(wù)的開展，廣大檔案用戶的需求得到滿足，這對(duì)于構(gòu)建良好的檔案利用體系具有重要的導(dǎo)向作用，檔案服務(wù)就能為檔案資源建設(shè)提供不竭的動(dòng)力。

（四）合理利用信息資源

信息服務(wù)工作的開展應(yīng)當(dāng)注意利用信息資源的界限。根據(jù)信息資源的類別、來源和性質(zhì)，確定合理使用的人群和范圍。圖書館資源館藏紙質(zhì)資源，公開政府信息，教學(xué)重大會(huì)議活動(dòng)檔案等可公開使用的資源，圖書館購買第三方公司電子資源的提供需要相關(guān)協(xié)議規(guī)定予以明晰，還有法定需要保密和涉及隱私信息、國家安全和保密期內(nèi)信息則不予提供。

（五）移動(dòng)服務(wù)

檔案與圖書館移動(dòng)服務(wù)如火如荼開展，高校信息資源手機(jī)用戶受眾最廣。移動(dòng)終端實(shí)用信息資源的特色是，信息資源要求簡單快捷全面，檢索服務(wù)次數(shù)頻繁，對(duì)內(nèi)容獲取質(zhì)量要求較高。高校圖書館最先開展移動(dòng)信息服務(wù)，在用戶需求驅(qū)動(dòng)下，圖書館通過移動(dòng)圖書館平臺(tái)，切實(shí)履行了“以人為本”的服務(wù)理念，將圖書館的數(shù)字資源推送到用戶“掌中”，更好地推動(dòng)圖書館資源的充分使用，實(shí)現(xiàn)了圖書館資源的價(jià)值。[10]檔案館對(duì)移動(dòng)服務(wù)的研究和工作實(shí)踐也日漸開展起來。作為信息服務(wù)開展工作較早的部門，應(yīng)始終關(guān)注信息資源的建設(shè)和信息使用者的體驗(yàn)。

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（作者單位：山東工藝美術(shù)學(xué)院）