文·宋天蘇
淺談以檔案室(館)圖書館為主導(dǎo)的高校資源平臺(tái)信息服務(wù)工作
文·宋天蘇
檔案室(館)和圖書館是高校負(fù)責(zé)信息資源管理最重要的部門,由其主導(dǎo)建設(shè)統(tǒng)一的校內(nèi)信息資源管理平臺(tái),既可以保證充分發(fā)揮信息資源的利用價(jià)值,也便于資源建設(shè)同步進(jìn)行。信息服務(wù)是資源建設(shè)的關(guān)鍵,根據(jù)高校專業(yè)設(shè)置和特色,從工作實(shí)踐中總結(jié),探索符合高校自身發(fā)展的信息服務(wù)工作體系,推動(dòng)資源建設(shè)水平提高。
高校信息資源;信息服務(wù);參考咨詢
檔案室(館)和圖書館是高校內(nèi)部機(jī)構(gòu)中的信息資源收集保存利用部門,信息資源的統(tǒng)一共享特質(zhì)為促使兩部門聯(lián)合主導(dǎo)資源平臺(tái)建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案室(館)圖書館統(tǒng)籌博物館、網(wǎng)絡(luò)信息中心和教學(xué)相關(guān)部門信息資源建設(shè),共同推動(dòng)智慧信息化校園,激活研究沉寂資源,為教師學(xué)生學(xué)習(xí)科研和其它創(chuàng)造性成果產(chǎn)生提供資料信息支持。檔案信息資源不同于檔案實(shí)體、檔案信息,它是經(jīng)過整理加工的可利用的資源,應(yīng)具備可開發(fā)性、可利用性,其研究重點(diǎn)不包含對(duì)檔案實(shí)體的開發(fā)利用,如復(fù)制、借閱等。其次,在檔案信息資源與信息資源的關(guān)系方面,檔案信息資源是信息資源中不可分離的一部分。[1]圖書館信息資源處于既有文獻(xiàn)資源的集成服務(wù)模式(期刊、圖書等傳統(tǒng)信息資源種類,信息資源主要呈現(xiàn)為PDF 文檔和自由文本形式的文獻(xiàn)對(duì)象),又有越來越多的第三方知識(shí)服務(wù)產(chǎn)品日益侵蝕著學(xué)術(shù)圖書館的服務(wù)拓展空間。[2]飽有豐富信息資源的檔案室(館)和圖書館面臨如何破解信息資源的開發(fā)與利用,促使信息資源建設(shè)和教學(xué)科研水平提速前進(jìn)的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用瓶頸。
數(shù)字化對(duì)高校檔案室(館)與圖書館工作產(chǎn)生深刻影響,需要從循規(guī)蹈矩文本資料收集整理查閱中,轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋举Y料數(shù)字化存儲(chǔ),對(duì)資源進(jìn)行知識(shí)化管理,資源來源更加多樣,信息利用需求快速增長等學(xué)界理論研究尚在進(jìn)行,但工作實(shí)踐已迫不及待,必須快速建立統(tǒng)一資源信息平臺(tái)和高質(zhì)量的信息服務(wù)。檔案服務(wù)工作通過對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、編研等過程,將檔案及檔案相關(guān)產(chǎn)品提供給用戶,實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。檔案館作為檔案事業(yè)的主體,在檔案文獻(xiàn)(紙質(zhì)或是電子)的組織與服務(wù)方面積累了豐富的經(jīng)驗(yàn),為社會(huì)服務(wù)、科研活動(dòng)和學(xué)術(shù)交流提供了有力支持。[3]圖書館信息服務(wù)包含高校教師教學(xué)科研,學(xué)生專業(yè)學(xué)習(xí)、繼續(xù)深造和實(shí)習(xí)創(chuàng)業(yè)的方方面面。
高校的核心業(yè)務(wù)是教學(xué),高等教育的教學(xué)內(nèi)容設(shè)置和專業(yè)特點(diǎn)密切相關(guān),尤其是藝術(shù)類教學(xué)既需要基本技法的練習(xí)傳授,也需要藝術(shù)歷史文化的傳承,在實(shí)習(xí)實(shí)踐中完成對(duì)作品的雕琢。教學(xué)過程中教師學(xué)生對(duì)檔案、圖書和一些第三方提供的信息資源需求與日俱增。教師學(xué)生對(duì)此渴求已久。
教師科研人員申請省部校級(jí)課題過程中,需要對(duì)某個(gè)領(lǐng)域全面客觀可靠準(zhǔn)確的圖書檔案情報(bào)信息資料。高校圖書館學(xué)科館員開展工作較好的院校,學(xué)科館員為科研組或團(tuán)隊(duì)提供全部資料信息支持??蒲邪l(fā)現(xiàn)也需要檔案圖書資料科學(xué)信息化管理后對(duì)其提供可研究觀察的脈絡(luò)。對(duì)教師科研人員的信息服務(wù)目前主要由學(xué)校檔案室(館)和圖書館擔(dān)當(dāng)。
藝術(shù)高校教師學(xué)生對(duì)個(gè)人創(chuàng)作一直孜孜以求。傳統(tǒng)技藝和學(xué)校優(yōu)勢學(xué)科發(fā)展過程中累積的歷史檔案圖書資料是教師學(xué)生創(chuàng)作思路來源,檔案室(館)圖書館對(duì)學(xué)校歷史上有重要影響力的教師和學(xué)者都建有較完善的作品、著作收集以及大事活動(dòng)的相關(guān)檔案編研和收藏。
高校越來越多承擔(dān)社會(huì)服務(wù)和重大活動(dòng)的任務(wù),舉辦有一定影響力的藝術(shù)展覽,對(duì)省內(nèi)民間藝術(shù)歷史梳理總結(jié),對(duì)學(xué)生創(chuàng)業(yè)孵化提供支持指導(dǎo)。每一項(xiàng)重大活動(dòng)方案規(guī)劃及影響力資料收集歸檔,為重大活動(dòng)提供信息資料周到的服務(wù),確保學(xué)校重大活動(dòng)收到良好效果。
教育行政機(jī)構(gòu)對(duì)高等教育要求學(xué)以致用,重視實(shí)踐教學(xué),藝術(shù)高校更要強(qiáng)調(diào)學(xué)生動(dòng)手能力強(qiáng)的特點(diǎn)。工作室教學(xué)是學(xué)校針對(duì)實(shí)踐強(qiáng)的學(xué)科培養(yǎng)學(xué)生動(dòng)手能力的創(chuàng)新教學(xué)方式。學(xué)生可以在學(xué)院資料室,充分利用學(xué)科資料,現(xiàn)場展研結(jié)合,學(xué)生和教師一起進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)。
教學(xué)計(jì)劃的編制、人力資源管理和各部門的協(xié)調(diào)配合等行政管理過程需要關(guān)于同類重點(diǎn)院校乃至教育行政主管部門的綜合信息資料評(píng)估,教師個(gè)人學(xué)術(shù)評(píng)定、人才引進(jìn)、學(xué)生學(xué)習(xí)期間重要記錄都需要檔案室(館)及圖書館提供詳實(shí)的原始文本記錄“憑證”和查檢。為學(xué)校決策層提供信息資料情報(bào)是檔案室(館)圖書館等信息資料管理部門的職責(zé)。信息服務(wù)高校行政管理,常態(tài)化權(quán)威性作用日漸凸顯。
高校信息資源存放部門多,收集管理規(guī)章制度不健全,領(lǐng)導(dǎo)層不重視,部門之間工作協(xié)調(diào)銜接機(jī)制沒有建立,對(duì)新出現(xiàn)的信息資源收集意識(shí)不強(qiáng),信息分析人員工作不主動(dòng),導(dǎo)致高校信息資源利用還無法發(fā)揮重要現(xiàn)實(shí)作用。例如藝術(shù)類高校的教學(xué)資源形式多樣、豐富多彩,然而這些傳統(tǒng)資源有著各自的特點(diǎn),音樂類、舞蹈類、書法類等需要現(xiàn)場感悟的學(xué)科,想要將它們轉(zhuǎn)化成為優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)信息資源是非常困難的,藝術(shù)類高校的資源信息化程度不高,這種情況造成了網(wǎng)絡(luò)信息資源整合對(duì)象的缺失。[4]由于檔案室(館)圖書館博物館美術(shù)館收藏范圍不甚明晰,造成一定程度的收藏跑冒滴漏現(xiàn)象,二級(jí)學(xué)院配有資料室,信息資源分散,沒有得到集中信息大數(shù)據(jù)管理,信息分析數(shù)據(jù)基礎(chǔ)不全面,部門之間信息沒有共享,工作缺乏交流,使得信息服務(wù)工作開展阻礙重重。
高校信息資源平臺(tái)建設(shè)應(yīng)建立檔案室(館)圖書館主導(dǎo),網(wǎng)絡(luò)信息部門負(fù)責(zé)硬件設(shè)施維護(hù),教學(xué)行政部門聯(lián)合的工作機(jī)制。因?yàn)閳D書館和檔案室(館)長期從事信息資源管理工作,在資源收集著錄檢索方面有成熟的工作經(jīng)驗(yàn)和人員保障,在設(shè)備采購和管理運(yùn)行方面可以從業(yè)務(wù)需要出發(fā),盡可能減少重復(fù)購買或者采購但不能滿足需要的行政浪費(fèi),還有助于給信息資源利用部門工作人員提供專業(yè)的信息咨詢服務(wù)。檔案資源建設(shè)平臺(tái)包括兩個(gè)板塊:一是館內(nèi)檔案資源建設(shè);二是館內(nèi)外合作,主要包括檔案館與其他檔案館、圖書館、博物館以及其他企事業(yè)單位、個(gè)人或組織通過一定的合作共建共享協(xié)議,開發(fā)特定的檔案產(chǎn)品。這種合作往往都基于某種共同的利益而展開。[5]檔案室(館)圖書館共建信息資源平臺(tái)有理論和現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。教師學(xué)生有特定的檢索信息需求后,通過統(tǒng)一信息資源平臺(tái)可以得到全面的信息來源,減少來回切換多個(gè)信息持有部門對(duì)信息的簡單描述。高校統(tǒng)一信息資源檢索平臺(tái)建立順應(yīng)了信息資源統(tǒng)一共享潮流,也大大開拓了校內(nèi)外信息資源的利用范圍。
信息資源已不在為存儲(chǔ)容量而發(fā)愁,大數(shù)據(jù)數(shù)字技術(shù)解決了存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和利用數(shù)據(jù)的障礙,傳統(tǒng)積累下來的紙質(zhì)、文本、實(shí)物等多種形式的檔案圖書資料都可以用數(shù)字表達(dá),信息即為資源,信息資源利用意識(shí)逐漸增強(qiáng),信息資源的開發(fā)共享潮流不可阻擋。研究者的視野范圍得以快速擴(kuò)大,可以快速得到研究方向的檔案情報(bào)圖書多種形式信息資源的多層考察,無論對(duì)于撰寫理論綜述,還是古今中外概念辨析,思想智慧的論述都更加趨于理性。
檔案室(館)和圖書館主要業(yè)務(wù)內(nèi)容貼近于信息資源管理平臺(tái),主要理論基礎(chǔ)共融共通,未來技術(shù)趨勢方向一致,主導(dǎo)高校信息資源建設(shè)平臺(tái)既有理論研究基礎(chǔ)又有實(shí)踐積累,是上佳的合適責(zé)任承擔(dān)者。兩館承擔(dān)信息資源建設(shè)平臺(tái)任務(wù),還需人員意識(shí)、業(yè)務(wù)和技能方面有所轉(zhuǎn)變和進(jìn)一步提高,意識(shí)上不再拘泥于本部門業(yè)務(wù)范圍,從全校信息資源綜合利用角度安排部署工作步驟,分工與合作并舉,在強(qiáng)調(diào)條塊分割時(shí),也要工作中互為補(bǔ)充,齊心協(xié)力才能將信息資源管理平臺(tái)框架快速完成細(xì)節(jié)極近完美。
圖書館檔案室(館)主導(dǎo)建立信息資源平臺(tái)是促使部門發(fā)展的機(jī)遇。圖書館是高校文獻(xiàn)信息中心,檔案室(館)是高校重要原始文件記錄重大會(huì)議活動(dòng)記載中心,圖書館涵蓋的信息資源范圍較廣,檔案室(館)的信息資源“憑證”價(jià)值較高,綜合利用發(fā)現(xiàn)挖掘信息資源中的知識(shí)價(jià)值。兩館信息資源豐富,數(shù)字化程度在近幾年飛速前進(jìn),信息管理系統(tǒng)建立較早,信息分析工作也是最先開展。例如在檔案領(lǐng)域,數(shù)據(jù)挖掘的對(duì)象由檔案管理數(shù)據(jù),尤其是用戶信息,擴(kuò)展至檔案內(nèi)容信息;數(shù)據(jù)挖掘的范圍由檔案管理系統(tǒng)中的信息擴(kuò)展至網(wǎng)絡(luò)信息資源;在檔案管理機(jī)構(gòu)的應(yīng)用由傳統(tǒng)實(shí)體檔案館到數(shù)字檔案館,其應(yīng)用逐步擴(kuò)展,數(shù)據(jù)挖掘的層次、深度逐步提升。由于檔案領(lǐng)域傳統(tǒng)的信息組織方式無法滿足數(shù)據(jù)挖掘?qū)Ω哔|(zhì)量信息的需求,導(dǎo)致數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用面臨諸多問題。[6]
高校教師學(xué)生及其他使用信息資源者,對(duì)信息資源進(jìn)行檢索、復(fù)制、借閱和下載等行為時(shí),可歸納為信息利用行為范疇。圖書館信息服務(wù)和檔案信息服務(wù)是信息服務(wù)范疇內(nèi)的討論。信息服務(wù)的進(jìn)階是知識(shí)服務(wù)。從方式方法上, 信息服務(wù)依靠的是先進(jìn)的信息技術(shù)與手段開展服務(wù), 而知識(shí)服務(wù)則是依靠智慧組織服務(wù)。信息服務(wù)是以規(guī)范化的信息資源收藏和組織為標(biāo)志, 信息服務(wù)是從工作對(duì)象而言, 它組織與提供的是信息或信息資源。知識(shí)服務(wù)是從工作方式而言, 是知識(shí)化的服務(wù)。[7]高校作為信息服務(wù)需求密集機(jī)構(gòu),信息服務(wù)乃至知識(shí)服務(wù)的作用不容小覷。圖書館檔案館(室)擁有本校、國內(nèi)外信息資源的存儲(chǔ)與來源,也是對(duì)外信息資源連接的紐帶,資源平臺(tái)的建立與高水平的信息服務(wù)工作開展直接影響學(xué)校綜合實(shí)力和國內(nèi)同行研究能力地位。
信息服務(wù)的重要體現(xiàn)是幫助用戶使用信息資源,對(duì)用戶信息資源的使用行為調(diào)查統(tǒng)計(jì),對(duì)資源服務(wù)反饋調(diào)整以達(dá)到滿足服務(wù)要求。圖書館參考咨詢服務(wù)幫助讀者使用圖書館資源,對(duì)學(xué)科可進(jìn)行定向課題服務(wù)。檔案信息咨詢服務(wù)處于“你問我答,你用我取”的被動(dòng)模式,用戶對(duì)檔案的利用需求往往受限于檔案館現(xiàn)有的載體形態(tài)和館藏資源,尚且無法得到綜合性的檔案信息和統(tǒng)計(jì)結(jié)果。[8]由于教師學(xué)生之間信息素質(zhì)有一定差異,利用信息目的各有不同,論文課題科研立項(xiàng)要求也不盡相同,教師學(xué)生對(duì)信息服務(wù)的要求也眾口難調(diào),因此信息咨詢服務(wù)是信息服務(wù)工作開展行之有效的方式之一。
信息資源的平臺(tái)建立,信息資源的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化著錄、信息標(biāo)準(zhǔn)化描述勢在必行。在堅(jiān)持圖書館檔案室(館)著錄格式基礎(chǔ)上,信息資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)對(duì)高校信息資源建設(shè)的內(nèi)容和形式做統(tǒng)一規(guī)定,組建標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)機(jī)構(gòu),以特定形式發(fā)布,作為高校信息資源建設(shè)共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)。主要研究內(nèi)容包括:一信息資源建設(shè)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn);二信息資源描述標(biāo)準(zhǔn);三信息資源建設(shè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn);四信息資源建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)等。[9]信息資源系統(tǒng)的建設(shè)注重信息資源分類編目質(zhì)量,檢索結(jié)果數(shù)量和查準(zhǔn)率依賴信息資源的管理,提高信息資源管理水平可以提高信息服務(wù)工作水平。
以檔案室(館)牽頭建立高校信息資源平臺(tái),檔案室(館)與圖書館應(yīng)當(dāng)建立密切聯(lián)系工作制度,二者信息資源收集范圍各有分工,但對(duì)高校而言也會(huì)有所交叉,為避免遺漏應(yīng)當(dāng)研究圖書資料檔案收集界限與價(jià)值。在國家相關(guān)規(guī)定存繳的基礎(chǔ)上,突出院校特色資源建設(shè)。在信息服務(wù)工作過程中,分析信息需求修訂信息資源建設(shè)工作方案。資源建設(shè)與信息服務(wù)關(guān)系密切,檔案資源建設(shè)與檔案服務(wù)之間是一種雙向聯(lián)動(dòng)的關(guān)系。一方面,檔案資源建設(shè)是檔案服務(wù)開展的強(qiáng)力支撐。另一方面,通過檔案服務(wù)的開展,廣大檔案用戶的需求得到滿足,這對(duì)于構(gòu)建良好的檔案利用體系具有重要的導(dǎo)向作用,檔案服務(wù)就能為檔案資源建設(shè)提供不竭的動(dòng)力。
信息服務(wù)工作的開展應(yīng)當(dāng)注意利用信息資源的界限。根據(jù)信息資源的類別、來源和性質(zhì),確定合理使用的人群和范圍。圖書館資源館藏紙質(zhì)資源,公開政府信息,教學(xué)重大會(huì)議活動(dòng)檔案等可公開使用的資源,圖書館購買第三方公司電子資源的提供需要相關(guān)協(xié)議規(guī)定予以明晰,還有法定需要保密和涉及隱私信息、國家安全和保密期內(nèi)信息則不予提供。
檔案與圖書館移動(dòng)服務(wù)如火如荼開展,高校信息資源手機(jī)用戶受眾最廣。移動(dòng)終端實(shí)用信息資源的特色是,信息資源要求簡單快捷全面,檢索服務(wù)次數(shù)頻繁,對(duì)內(nèi)容獲取質(zhì)量要求較高。高校圖書館最先開展移動(dòng)信息服務(wù),在用戶需求驅(qū)動(dòng)下,圖書館通過移動(dòng)圖書館平臺(tái),切實(shí)履行了“以人為本”的服務(wù)理念,將圖書館的數(shù)字資源推送到用戶“掌中”,更好地推動(dòng)圖書館資源的充分使用,實(shí)現(xiàn)了圖書館資源的價(jià)值。[10]檔案館對(duì)移動(dòng)服務(wù)的研究和工作實(shí)踐也日漸開展起來。作為信息服務(wù)開展工作較早的部門,應(yīng)始終關(guān)注信息資源的建設(shè)和信息使用者的體驗(yàn)。
·
[1] 牛力、王鈺涵.面向政府的檔案信息資源開發(fā)利用研究綜述[J].檔案學(xué)研究,2016 (2 ):61.
[2] 孫坦.開放信息環(huán)境: 學(xué)術(shù)圖書館信息資源建設(shè)的重定義與再造[J].中國圖書館學(xué)報(bào),2013(5):13.
[3] 王蘭成、劉曉亮、黃永勤.論互聯(lián)網(wǎng)新媒體檔案信息資源的建設(shè)與服務(wù)[J].檔案與建設(shè),2014(1):18-19.
[4]陳勇軍.藝術(shù)類高校網(wǎng)絡(luò)信息資源整合有關(guān)問題的探析[J].南京藝術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2013(6):165.
[5][10] 周耀林、趙躍.檔案資源建設(shè)與服務(wù)聯(lián)動(dòng)模式探析[J].檔案學(xué)通訊,2015(5):52-54.
[6] 馬廣惠、朝樂門.信息分析方法在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用現(xiàn)狀綜述[J].北京檔案,2015(5):21.
[7]柯平.當(dāng)代圖書館服務(wù)的創(chuàng)新趨勢[J].高校圖書館工作,2008(2):4.
[8] 王晨、李耀庭.大數(shù)據(jù)視閾下檔案學(xué)研究的困境和啟示——基于CNKI 檔案類期刊的共詞聚類分析[J].北京檔案,2016(6):17.
[9] 富琳、鐘永文.國內(nèi)高校圖書館信息資源建設(shè)研究述評(píng)[J].圖書館學(xué)研究,2016(22):34.
[10]高春玲、張文亮.關(guān)于我國移動(dòng)圖書館服務(wù)的理性思考[J].圖書館建設(shè),2013(11):82.
(作者單位:山東工藝美術(shù)學(xué)院)