樊女麗/杭州中大檔案管理咨詢有限公司

公路建設(shè)項目文件指公路建設(shè)項目自立項審批（核準）至竣工驗收全過程產(chǎn)生的，能夠反映項目質(zhì)量、進度、費用和安全管理等基本情況，并對建成后工程管理、維護、改建和擴建具有保存、查考等利用價值的各種形式和載體的歷史記錄。然而，目前公路建設(shè)項目文件管理存在許多不足，項目建設(shè)單位對文件的及時形成、收集整理、質(zhì)量要求等均沒有引起足夠重視，對相關(guān)的管理辦法、標準細則等也缺乏了解，項目文件質(zhì)量普遍不高。下面，筆者結(jié)合開展“杭（州）長（興）高速公路北延（泗安至浙蘇界）項目工程”檔案咨詢服務(wù)工作中實施項目文件全過程管控的實踐，談一點分析與思考。

1　問題分析

目前項目文件管理主要存在的問題是：文件內(nèi)容不真實、不準確；一些文件填寫不完整或不規(guī)范，如，簽署內(nèi)容不完備、報批手續(xù)不完整等，是為無效文件；一些文件不遵循項目檔案卷內(nèi)文件的關(guān)聯(lián)性，沒有進行成套性、系統(tǒng)化的收集歸檔，文件不完整、不閉合甚至遺失現(xiàn)象時有發(fā)生；還有一些文件存在污損、撕裂情況，字跡材料不符合相關(guān)要求。分析存在問題的原因，其一，重視施工現(xiàn)場管理，而忽視文件的及時形成和平時立卷工作，往往等到現(xiàn)場施工結(jié)束時才集中突擊開展文件工作，文件質(zhì)量自然難以得到保證；其二，文件管理與具體施工工作脫節(jié)，且文件管理人員不熟悉工程業(yè)務(wù)知識，造成文件形成不及時或內(nèi)容不真實，如存在明顯的數(shù)據(jù)錯誤；其三，文件收集整理工作滯后，施工單位往往在主體工程完工后才進行文件收集整理工作，此時有些施工人員已調(diào)整但卻沒有及時移交文件，致使文件不齊全、不完整。

2　實踐分析

針對存在的問題，筆者認為需要實施項目文件全過程管控，以解決問題、提升工作質(zhì)量。第一，同步建立文件管理制度并加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)。工程建設(shè)伊始，檔案項目組就要調(diào)研參建單位項目建設(shè)目標和需求，在此基礎(chǔ)上編制文件管理辦法及實施方案，并要求參建單位按照辦法和方案做好文件管理工作；同時，要組織參建單位文件管理員及分管領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)《工程項目檔案管理辦法》《國家重點工程檔案專項驗收辦法》《公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法》《公路工程竣（交）工驗收辦法實施細則》等規(guī)范標準，提升他們的文件管理意識、工作規(guī)范意識和相關(guān)業(yè)務(wù)能力。

第二，加強分階段驗收和接收入庫工作。檔案項目組要根據(jù)工程建設(shè)進度、階段，結(jié)合工程的階段驗收和中間驗收，分期分批開展項目文件的驗收和移交接收。工程階段驗收時，檔案項目組同步做好檔案驗收，對符合要求的文件及時辦理移交手續(xù)，避免工期過長造成檔案受損；對暫時不符合要求的文件，要求各參建單位做好分階段文件登記、上架管理工作，并做好借閱登記和利用效果登記。

第三，同步開展文件數(shù)字化掃描工作。建設(shè)初期，檔案項目組按照《浙江省重點建設(shè)項目檔案登記備份管理辦法》等規(guī)定，指導(dǎo)各參建單位配備檔案管理軟件及數(shù)字化掃描設(shè)施，要求各參建單位在項目建設(shè)過程中同步做好紙質(zhì)文件數(shù)字化掃描工作，改變以往文件歸檔完畢后集中數(shù)字化掃描的模式，將工作“化整為零”，減輕工作負擔(dān)、提升工作效率與質(zhì)量；要求文件管理人員同步對文件進行分類并掛接數(shù)據(jù)，以便于資源共享利用。

第四，做好文件移交歸檔前的檢查工作。一是文件是否完整齊全、是否能夠反映工程的全部過程；二是文件字跡是否耐久、內(nèi)容是否清晰、是否能夠長久保存；三是文件分類是否清楚科學(xué)、組卷是否合理、編目是否規(guī)范、是否便于管理和能夠滿足利用需求；四是實體文件是否全部完成數(shù)字化掃描、掃描圖像是否清晰、數(shù)據(jù)掛接是否準確、利用是否方便高效、實體文件是否與電子數(shù)據(jù)同步移交。