■ 劉永祥 樊榮珍

民辦院校人事檔案管理探索研究★

■ 劉永祥 樊榮珍

人事檔案是一個人經(jīng)歷的記載，在人的一生中起著重要的憑證和依據(jù)作用，是最準確的信息資料，具備珍貴的保存和使用價值。而目前在我國的民辦院校之中，人事檔案的管理普遍存在很多問題，通過探討民辦院校教師人事檔案的重要性與存在問題并提出對策性建議。

民辦院校 人事檔案 管理 建議

隨著教育事業(yè)的發(fā)展，民辦高校已經(jīng)成為我國高等教育體系的一個重要組成部分。但是民辦高校教師在人事檔案管理方面存在諸多問題。對于民辦院校的廣大中青年教師而言，學校和工作不僅是其生存的基礎(chǔ)也是他們發(fā)展的平臺，他們即需要有一種歸屬感和安全感，也需要事業(yè)的發(fā)展。高質(zhì)量的教師隊伍是民辦高校生存發(fā)展的關(guān)鍵。因此建立健全民辦院校的教師的人事檔案，幫助他們以后的發(fā)展與規(guī)劃尤其重要。

一、人事檔案的重要性

人事檔案是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的反映建檔對象的個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及所受獎勵、處罰等方面的材料，是以個人為單位集中保存起來，供備查的文字、表格及其他各種形式的原始記錄，是一個人經(jīng)歷的記載。高校人事檔案是學校教學、科研、職稱評定、提拔任用干部等的重要依據(jù)。隨著民辦高校的興起，人事檔案成為記錄教師流動、個人成長的重要依據(jù)。是民辦院校教師職稱評定、辦理個人退休、養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險的重要憑證，它是評判一個教師人生工作軌跡的關(guān)鍵證據(jù)。

由于民辦高校用人機制的靈活，人才流動頻繁，許多年輕教師認識不到人事檔案的重要性以及民辦高校對人事檔案的管理不到位，導致教師個人檔案內(nèi)容不健全、檔案丟失、或下落不明等情況時有發(fā)生。那么人事檔案對一個人的作用是否重要？毋庸置疑，在中國的國情之下，人事檔案甚至可以決定一個人的政治命運。正如有的學者所說，它是一個人存在于社會的“印跡證據(jù)”。人事檔案具有真實性、全面性、現(xiàn)實性、動態(tài)性、流動性和保密性等特點，有很高的保存價值和使用價值。如果個人檔案遺失、檔案模糊不全，那么教師在職稱評定、辦理退休時，可能會由于檔案上的問題帶來意想不到的麻煩。特別是民辦院校教師隨時會流動去向企業(yè)、考取公務員或其他事業(yè)單位，其在民辦院校的人事檔案就成為過去工作、經(jīng)歷的證明。人事檔案里面的概要經(jīng)歷、德能勤績體、獎懲等綜合記錄，就成為新單位歷史地、全面地、了解和使用人的重要依據(jù)。但是，由于各種因素的影響，民辦高校人事檔案工作受傳統(tǒng)檔案管理的一系列制度的影響，還存在許多問題。隨著教育體制改革的深化，民辦院校教師人事檔案管理已成為教師隊伍建設(shè)的重要組成部分，應逐漸納入干部人事檔案管理體系，與公辦院校一樣實行人事檔案規(guī)范化、標準化管理。

二、民辦院校人事檔案存在問題

1.“棄檔”現(xiàn)象嚴重

根據(jù)中組部、人事部規(guī)定：縣以上人才流動服務機構(gòu)為流動人員檔案管理機構(gòu)，非國有企業(yè)、事業(yè)政府部門等不具管職員人事檔案的資格。因此民辦院校教師的人事檔案就只能掛靠在當?shù)?、市人事部門專門為流動人員建立的檔案保管中心——市人才交流服務中心。這是一種帶有一定商業(yè)色彩的檔案保管機構(gòu)，所有掛靠在該中心的檔案，委托企業(yè)或委托人每月需繳納一定的保管費用。合同期內(nèi)是用人單位繳納保管費，但合同期滿以后，用人單位不再承擔此費用。教師辭職去其他單位以后，有些民辦學院不給開調(diào)檔證明，導致教師不得已的棄檔。結(jié)果發(fā)現(xiàn)沒有帶走人事檔案好像并不影響他個人的發(fā)展。因此，很多年后，對人事檔案的在意程度也就日益淡化，對掛靠在人才交流中心的檔案不再問津，任由其成為“死檔案”。

2.人事檔案材料內(nèi)容陳舊，缺乏可用性

根據(jù)相關(guān)規(guī)定，人事檔案要正確全面地反映一個人的德、能、勤、績、體等方面的情況，歸檔內(nèi)容應具有真實性、專業(yè)性、動態(tài)性和機密性?！皺n隨人走，人檔統(tǒng)一”，強調(diào)了檔案管理人員要將反映教師本人工作表現(xiàn)、德才能績等方面的內(nèi)容進行歸檔。特別是在教師調(diào)入、調(diào)出時，檢查補充完善檔案材料內(nèi)容，做到“檔隨人走，人檔統(tǒng)一”。但民辦院校的教師多為剛從學校畢業(yè)的青年，或從其他單位進入學校的年輕人，其檔案里面多是在校期間的入學材料、學籍表、成績冊、畢業(yè)登記表、入黨或入團志愿書等材料。畢業(yè)生進入社會從事工作后的工作表現(xiàn)、取得的成績等近期材料很難見到。導致很多教師的個人檔案出現(xiàn)多年的空白，教師個人檔案缺乏真實性、有效性和全面性，檔案可用率不高，沒有使用參考利用價值。

3.民辦院校人事檔案管理制度不完善

由于民辦院校的特殊性，人事檔案管理部門大多缺乏專業(yè)檔案人員，對人事檔案業(yè)務生疏，管理人員未經(jīng)過專門培訓，對人事檔案需要歸檔內(nèi)容不清楚，尤其是民辦院校人事部門由于工作繁重、或者人員換動的頻繁，不能及時收集教師個人在民辦院校工作期間產(chǎn)生的反映個人成長變化的重要材料。特別是一些民辦院校由于其本身用人制度隨意性和沒有具體法規(guī)約束，導致人事部門對收集職工個人檔案材料的不重視，不能及時把教師在工作中取得的成就、學歷晉升、取得的專業(yè)技術(shù)人員職(執(zhí))業(yè)資格和能力、專業(yè)特長、科研成果、技術(shù)創(chuàng)新以及教師德、能、勤、勤等業(yè)績材料補充進教師的個人檔案，并遞交人才交流中心歸檔。

4.檔案內(nèi)容重政治性，缺乏業(yè)績材料

由于強調(diào)進檔材料的精煉性，導致人事檔案中的材料大部分是表格、小結(jié)、評語等，定性描述多，定量分析少。這些描述性材料多是避重就輕，定性不當或模棱兩可；有的受僵化模式的影響，往往不能正確反映出一個人的真實情況。而且重政治性材料，輕業(yè)績類材料。對教師來說，每年的業(yè)務考核、工作量完成情況等真實量化考核材料卻被拒之。由于形成業(yè)績材料的部門分散，歸檔的制度也不十分明確，所以，很難保證這類材料全部歸檔?，F(xiàn)存人事檔案里履歷表、政審、職務變動、工資變動等材料不能全面反映每個人德、能、勤、績、體等多方面的真實情況。

5.人事檔案管理手段落后，信息化建設(shè)水平低

目前大多數(shù)單位沒有采用人事檔案計算機管理，人事檔案管理基本上還處于手工操作階段，憑經(jīng)驗、憑記憶查找檔案。傳統(tǒng)的人事檔案管理側(cè)重于檔案實體的管理，檔案管理人員需經(jīng)過手工收集、歸檔、整編、裝訂等煩瑣手續(xù)后，才能提供單位利用，工作量相當大，效率低，嚴重浪費人力。信息化建設(shè)上也遠遠沒有達到標準，檔案管理人員仍處于半體力勞動中。在信息化社會里，人事檔案工作的技術(shù)手段遠遠落后于現(xiàn)代社會，高科技在人事檔案工作中的推廣和應用力度不大，工作效率不高。很多組織的人事檔案仍舊延續(xù)紙質(zhì)化的老路，員工填寫好履歷表，提交了相關(guān)證明材料之后，就此放進檔案盒鎖進柜子里，不到必要時期，任何信息都無法查找。電子化人事檔案的普及率低，即使存在電子檔案，也僅僅停留在性別、年齡、政治面貌等基本信息的記錄上，缺乏系統(tǒng)管理與操作，電子數(shù)據(jù)缺失情況嚴重。

三、民辦院校人事檔案管理的對策

1.構(gòu)建服務型的人事檔案機構(gòu)，建立合理的收費制度

可以參照社會保障部門收取費用的方法，檔案保管或移交收取必要的手續(xù)費、保管費及咨詢服務費等。對民辦院校教師人事檔案保管費用可采用由單位定期繳納或保管單位代為收取的方式，減少民辦院校教師壓力。對辭職或去其他單位的教師檔案應及時通知調(diào)檔或轉(zhuǎn)檔，不得以各種借口克扣教師個人人事檔案。無論公辦還是民辦，教育都屬于一個國家的大事，因此有條件的民辦院校成立有黨委組織人事部門機構(gòu)，且管理工作規(guī)范，可設(shè)置人事檔案管理部門來管理教師人事檔案。國家及地方政府部門應加大對個人人事檔案管理的投入，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和專業(yè)技能人才的培養(yǎng)，減輕檔案保管部門的經(jīng)濟壓力，使檔案機構(gòu)由商業(yè)性向公共服務性轉(zhuǎn)變。提高檔案機構(gòu)檔案人員的綜合素質(zhì)，加強專業(yè)技能培訓。與民辦院?；蚪處熤g加強聯(lián)系與溝通，督促他們及時更新檔案，保證檔案的完整性、準確與安全，促進人事檔案管理的全面、規(guī)范化，使人事檔案管理由傳統(tǒng)的行政化管理向社會化、服務化管理轉(zhuǎn)變。檔案管理人員還應對放置在人才交流中心的人事檔案定期進行檢查，確認并及時對檔案進行補充、完善，防止個人空白人生檔案的發(fā)生。

2.增強民辦院校職工人事檔案意識

加強培訓與社會宣傳，普及法律法規(guī)和人事檔案管理專業(yè)知識等，使民辦院校人事部門的有關(guān)人員加強人事檔案管理意識，提高做好人事檔案材料收集歸檔工作的責任心和自覺性。同時提高教師自身對人事檔案的認識、自我保護意識，使得民辦院校的人事檔案管理朝著更加完備、更加規(guī)范、更加專業(yè)的領(lǐng)域發(fā)展。當前，人已經(jīng)成為社會人，人才流動加速，那么記載個人德、能、績、勤的人事檔案成為社會用人重要參考。因此民辦院?；蛘邆€人應重視人事檔案補充、完善人事檔案管理。增加教師業(yè)務類檔案，像教師在校期間的聘任技術(shù)職務材料，職稱變動、調(diào)資表；教學成績考核材料；科研成果的評價材料，專著與論文等。這些材料的充實，可以使人事檔案更準確地反映出教師的全貌，人事檔案的作用也會因此而擴大。它不但對學校人事部門考察教師有用，對學校教務部門衡量教師教學都有重要的參考作用，它可以起到人才信息庫的作用。

3.健全收集制度，堅持集中收集、多渠道、多形式收集

人事檔案建立后，并不意味著人事材料歸檔的完成和收集工作的結(jié)束，它應是伴隨案卷主人的成長歷程而不斷增加。學校的人事檔案雖然多，但有規(guī)律性、階段性、時間性。例如學年度的工作考核，一般是在學年末進行的；評優(yōu)、評獎的表彰活動一般是在“教師節(jié)”進行，職稱評定一般是上半年評審，下半年發(fā)文公布。所以，抓住檔案材料形成的規(guī)律，做到嘴勤、手勤、眼勤，注意了解各有關(guān)部門的工作動態(tài)和活動規(guī)律，掌握材料形成的信息，建立科學的收集與傳遞制度，及時將有關(guān)材料收集歸檔，防止時過境遷而造成檔案材料的遺忘、丟失和損壞。

4.加強人事檔案的信息化管理

計算機與網(wǎng)絡已經(jīng)成為現(xiàn)代信息技術(shù)的核心，采用現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備管理人事檔案，可提高工作效率和管理水平，同時也節(jié)約人力成本。利用計算機技術(shù)對人事檔案進行儲存、查找，拓寬了服務面，變“死”材料為“活”信息。所以，首先要建立人事檔案數(shù)據(jù)庫。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫后，教師基本信息的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復利用，大大節(jié)約了人力成本。實現(xiàn)檔案的分類、統(tǒng)計、編輯、查詢和打印功能；檔案的流轉(zhuǎn)、信息登記、維護等功能，大大提高人事檔案信息的效率和質(zhì)量。其次，加快全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。從保護實體檔案的觀點出發(fā)，行之有效的辦法須利用現(xiàn)代工具通過掃描儀把易磨損、利用頻率及利用價值高的檔案材料輸入到計算機中。這樣，可使利用部門根據(jù)需要調(diào)出相關(guān)內(nèi)容，通過屏幕查閱，把需要的進行摘錄、打印等。通過檔案信息化，可以提高人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)人事檔案的信息化和現(xiàn)代化管理。

民辦院校人事檔案管理必須打破傳統(tǒng)模式，明確服務方向、擴大服務范圍、提高服務質(zhì)量。激活人事檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化，才能使干部人事檔案更好地為人才的開發(fā)和利用服務，適應人才市場需求。

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★本文為云南經(jīng)濟管理學院科學研究基金項目“云南省民辦院校人事檔案規(guī)范化管理研究”（項目編號：2016KY28）成果之一。

作者單位：昆明理工大學檔案館
云南經(jīng)濟管理學院檔案館