文·陳康 解學(xué)術(shù) 孫帝力

醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)的構(gòu)想

文·陳康 解學(xué)術(shù) 孫帝力

隨著經(jīng)濟(jì)全球化、社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，大型醫(yī)院的建設(shè)已進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代。醫(yī)院的信息化建設(shè)，創(chuàng)新了醫(yī)院的工作流程，提高了工作效率，促進(jìn)了醫(yī)院的全面發(fā)展[1]。醫(yī)院檔案室的數(shù)字化建設(shè)，是醫(yī)院信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是信息時(shí)代檔案工作的重要主題。順應(yīng)信息化潮流，部分醫(yī)院開始數(shù)字化檔案室建設(shè)的嘗試，并取得顯著成果，實(shí)現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的雙贏，建設(shè)數(shù)字化檔案室的熱潮方興未艾。醫(yī)院數(shù)字化檔案室的建設(shè)對(duì)保存醫(yī)院檔案資源的完整性、原始性，優(yōu)化醫(yī)院檔案資源的合理利用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、數(shù)字化檔案室的含義

基于醫(yī)院檔案工作的現(xiàn)狀及對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)的不斷加深，學(xué)者們對(duì)醫(yī)院檔案工作包含的范圍尚存在異議。一般認(rèn)為，醫(yī)院檔案既包括醫(yī)院黨政行政管理檔案、醫(yī)學(xué)科研檔案、專業(yè)技術(shù)人員科技檔案、基本建設(shè)檔案、儀器設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)檔案等，也包括醫(yī)院病歷、人事檔案[2]。

醫(yī)院檔案的數(shù)字化是將醫(yī)院在醫(yī)療活動(dòng)、行政管理等各方面工作中形成的原始文字資料、聲音、圖像等檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，按照一定存儲(chǔ)方式存儲(chǔ)在一定的存儲(chǔ)載體上，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)及相應(yīng)的檔案管理分析軟件等，對(duì)醫(yī)院醫(yī)療信息資源進(jìn)行分析利用，不僅能夠方便醫(yī)院各級(jí)各類工作人員檢索、查詢所需檔案信息，又可為醫(yī)院管理者的決策提供一定的數(shù)據(jù)支持。

數(shù)字檔案室是指以電子檔案為對(duì)象，以電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的科學(xué)、高效利用的檔案管理模式。數(shù)字檔案室建設(shè)包括對(duì)原有館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化和對(duì)形成中的電子文件的歸檔與保存兩個(gè)重要方面。[3]

二、醫(yī)院建設(shè)數(shù)字檔案室的必要性

（一）可以順應(yīng)醫(yī)院信息化發(fā)展，提高醫(yī)院管理水平和效率

醫(yī)院醫(yī)療和管理工作中產(chǎn)生的醫(yī)療活動(dòng)信息、醫(yī)院經(jīng)營管理信息、社會(huì)保障信息、醫(yī)療糾紛信息等都是醫(yī)院重要的檔案資源，既為醫(yī)院的教學(xué)、科研、管理等提供基礎(chǔ)性信息源，也是反映醫(yī)院管理水平、醫(yī)療質(zhì)量高低的重要依據(jù)。隨著醫(yī)院醫(yī)療管理水平的不斷提高、醫(yī)學(xué)信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院信息化進(jìn)程不斷推進(jìn)，醫(yī)院檔案數(shù)字化是醫(yī)院信息化的重要內(nèi)容，加強(qiáng)醫(yī)院數(shù)字化檔案室的建設(shè)既是順應(yīng)醫(yī)院信息化的發(fā)展的需要，也是提高醫(yī)院管理水平和效率的客觀需要。

（二）可以保護(hù)醫(yī)院檔案原始性、完整性，便于管理和利用

醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的檔案信息量龐大，存儲(chǔ)方式多樣，載體形式不一。加強(qiáng)醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)，可以有效地將各類檔案信息分類、分檔，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，使得檔案管理突破原有的時(shí)間和空間限制，能夠有效地保證工作人員對(duì)檔案立卷、編碼、保存的準(zhǔn)確性和完整性，從而有利于保證檔案的原始性和完整性。另一方面，數(shù)字檔案室的建設(shè)使得各類檔案的存儲(chǔ)更加統(tǒng)一規(guī)范。統(tǒng)一的信息存儲(chǔ)格式和展現(xiàn)形式，將很大程度上方便醫(yī)院各級(jí)各類工作人員在權(quán)限范圍內(nèi)方便、快捷地查閱相關(guān)檔案信息，滿足不同層次人群的查詢、使用需求。同時(shí)，也為醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)、利用提供了條件。

（三）有利于醫(yī)院檔案信息資源的挖掘、利用、共享，促進(jìn)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展

醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)，可以有效地提高檔案信息的檢索效率、利用水平，有利于檔案信息資源的進(jìn)一步開發(fā)、利用，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的各類決策提供一定的參考依據(jù)。數(shù)字檔案室使得檔案存儲(chǔ)更加統(tǒng)一、科學(xué)、規(guī)范，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，節(jié)約了醫(yī)院的成本，有利于醫(yī)院檔案信息資源的挖掘與利用，必將促進(jìn)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

三、構(gòu)建醫(yī)院數(shù)字檔案室的基本思路

（一）立足醫(yī)院實(shí)際，制定計(jì)劃，分階段、分層次、分步驟推進(jìn)

醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)，首先應(yīng)該立足于醫(yī)院實(shí)際，進(jìn)行科學(xué)、合理的調(diào)研。院領(lǐng)導(dǎo)及工作人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念、創(chuàng)新理念，提高對(duì)醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)的重視，從戰(zhàn)略高度對(duì)本院數(shù)字檔案室的建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)籌安排、合理布局，制定一定的工作計(jì)劃，分階段、分層次、分步驟推進(jìn)醫(yī)院數(shù)字檔案室的建設(shè)。

（二）優(yōu)化、整合財(cái)力和人力資源的投入

醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)投資大、見效慢的工程，需要財(cái)力和人力資源的支撐。一方面，醫(yī)院應(yīng)該設(shè)立數(shù)字檔案室建設(shè)的專項(xiàng)基金，將醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)納入醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃，制定符合本醫(yī)院實(shí)際的建設(shè)資金投入計(jì)劃，并保證資金投入的連續(xù)性和穩(wěn)定性，為醫(yī)院數(shù)字檔案室軟、硬件建設(shè)提供強(qiáng)大的財(cái)力支持。另一方面，應(yīng)建設(shè)一支數(shù)字檔案室建設(shè)的專門人才隊(duì)伍，大力培養(yǎng)具備醫(yī)學(xué)、檔案及計(jì)算機(jī)技術(shù)理論知識(shí)的復(fù)合型技能人才，并通過優(yōu)化醫(yī)院檔案工作人員的人才等級(jí)結(jié)構(gòu)、制定科學(xué)合理的考核標(biāo)準(zhǔn)、提供一定的人才晉升渠道等方式穩(wěn)定專業(yè)人才隊(duì)伍。另外，要對(duì)本院負(fù)責(zé)數(shù)字檔案室的相關(guān)工作人員進(jìn)行再教育，加強(qiáng)其自身學(xué)習(xí)，促進(jìn)其自身工作理念的更新、工作能力的提升，為醫(yī)院數(shù)字檔案室的建設(shè)與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

（三）建立醫(yī)院檔案信息資源庫，加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)和利用

醫(yī)院數(shù)字檔案室的建設(shè)不可能一蹴而就，在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，醫(yī)院各科室向檔案室移交檔案時(shí)，首先應(yīng)逐步做到檔案信息的數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案的管理內(nèi)容向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。

加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)，有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。根據(jù)醫(yī)院各科室利用目的和內(nèi)容的不同，構(gòu)建檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫和各類專題檔案目錄數(shù)據(jù)庫。根據(jù)醫(yī)院各類檔案的基本情況，通過著錄、標(biāo)引，將各門類檔案文書部分的分類號(hào)、檔號(hào)、形成時(shí)間、主題詞等基本信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案室基本目錄數(shù)據(jù)庫。對(duì)于課題立項(xiàng)申請(qǐng)、計(jì)劃任務(wù)書、合同、評(píng)審報(bào)告等學(xué)術(shù)活動(dòng)的科技檔案，有針對(duì)性地設(shè)立不同專題，逐步設(shè)立專題檔案目錄數(shù)據(jù)庫[4]。

檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目的是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)利用，建設(shè)醫(yī)院數(shù)字檔案室的同時(shí)，應(yīng)不斷提高其應(yīng)用水平，深化檔案信息資源應(yīng)用的層次，不斷挖掘檔案信息資源的潛在應(yīng)用價(jià)值，最終使檔案信息資源真正滿足社會(huì)各方的信息利用需求。

（四）完善數(shù)字化檔案信息安全機(jī)制，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展

建設(shè)醫(yī)院數(shù)字檔案室的過程中，應(yīng)做好檔案信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫安全維護(hù)工作。一方面，檔案工作人員應(yīng)采取多種安全技術(shù)措施，做好數(shù)據(jù)庫備份、安全防護(hù)等工作，確保檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性及醫(yī)療信息資源的安全性，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。另一方面，醫(yī)務(wù)人員應(yīng)養(yǎng)成良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，提高對(duì)數(shù)字化檔案安全性的認(rèn)識(shí)，秉承嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，自覺做好醫(yī)院檔案的保密工作。

總之，醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)是醫(yī)院信息化發(fā)展的必然要求。在信息化、網(wǎng)絡(luò)化迅速發(fā)展的當(dāng)今，醫(yī)院數(shù)字檔案室有著良好的發(fā)展和利用空間，其建設(shè)與發(fā)展既要堅(jiān)持科學(xué)性、實(shí)用性，又要兼顧先進(jìn)性和前瞻性。任何事物的發(fā)展都不是一帆風(fēng)順的，醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。

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[1]高曉越，肖曉旦.電子病歷在醫(yī)院信息化建設(shè)中的應(yīng)用及存在的問題[J].醫(yī)學(xué)信息，2011，24（7）:4455-4457.

[2]楊艷麗.電子病歷系統(tǒng)環(huán)境下的醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界，2014，（2）:130-131.

[3]薛娜.淺談醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)及其優(yōu)越性[J].醫(yī)學(xué)信息，2015，28（8）:254.

[4]楊巖.加快醫(yī)院綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)步伐[J].蘭臺(tái)世界，2008，（2）:24.

（作者單位：山東省千佛山醫(yī)院）