文·張曉楠 王浩

流動(dòng)人員人事檔案材料收集歸檔探析

文·張曉楠 王浩

在供給側(cè)改革和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整、產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的大背景下，我國人才流動(dòng)呈現(xiàn)了新特點(diǎn)和新規(guī)律，形成了“孔雀東南飛”與人才回流返鄉(xiāng)就業(yè)創(chuàng)業(yè)共存的新局面，人才流動(dòng)的頻率和速度在不斷加快，這給人事檔案管理工作帶來了不小的影響。一方面，隨著人才的流動(dòng)，人事檔案也動(dòng)起來了，人事檔案不再是單位的“私有財(cái)產(chǎn)”，而是回歸了本真。尤其在檔案轉(zhuǎn)遞流動(dòng)過程中，通過各種形式的有效利用，檔案極好地發(fā)揮了原始憑證作用，煥發(fā)了新的生機(jī)。但另一方面，人才流動(dòng)的加快，也增加了人事檔案管理的難度，由于檔案轉(zhuǎn)遞往往滯后于人才流動(dòng)，再加之有些單位或個(gè)人檔案意識(shí)薄弱，重視程度不足，管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不一致，導(dǎo)致“人檔分離”“死檔”“棄檔”“重復(fù)建檔”及檔案材料不完整等現(xiàn)象層出不窮，致使流動(dòng)人員人事檔案的參考憑證作用大打折扣。

一、流動(dòng)人員人事檔案的突出特點(diǎn)

人事檔案是指黨和國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織在人事管理實(shí)踐中記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)識(shí)水平和德才表現(xiàn)，并以個(gè)人為單位，按一定的要求和方法加以整理，由指定部門集中統(tǒng)一保管，以備查閱和利用的原始記錄。

按照《中共中央組織部、人力資源社會(huì)保障部等五部門關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》的規(guī)定，流動(dòng)人員主要包括以下八類人群，即非公有制企業(yè)和社會(huì)組織聘用人員；辭職辭退、取消錄（聘）用或被開除的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員；與企事業(yè)單位解除或終止勞動(dòng)（聘用）關(guān)系人員；未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生；自費(fèi)出國留學(xué)及其他因私出國（境）人員；外國企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員；自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員；其他實(shí)行社會(huì)管理人員。

流動(dòng)人員人事檔案最突出的特點(diǎn)就在于流動(dòng)性非常強(qiáng)。就濟(jì)寧市人力資源市場配置服務(wù)中心來說，目前共計(jì)管理各類流動(dòng)人員檔案1.8萬余件。2016年，接收檔案2700件，各類辭職辭退人員檔案200件，轉(zhuǎn)出檔案1600件，純增加檔案1100件，接收移交歸檔材料3900份。2017年1至3月，接收檔案350件，各類辭職辭退人員檔案20件，轉(zhuǎn)出檔案310件，純增加檔案40件，接收移交歸檔材料1300份。由此可以看出，檔案流動(dòng)很頻繁，工作量大任務(wù)繁重，而與之相對(duì)的卻是工作人手不足。

二、流動(dòng)人員檔案材料收集的困境和原因

流動(dòng)人員人事檔案涵蓋面廣、數(shù)量眾多，但現(xiàn)行人才服務(wù)機(jī)構(gòu)依然參照干部檔案管理方式進(jìn)行管理，按十大分類對(duì)檔案進(jìn)行收集、排序、整理和裝訂，致使檔案利用率低、更新率低、維護(hù)困難等困擾流動(dòng)人員人事檔案工作者的難題頻出。

（一）流動(dòng)人員檔案管理機(jī)構(gòu)的分散制約檔案材料收集

人社部發(fā)〔2014〕90號(hào)文明確規(guī)定，流動(dòng)人員人事檔案具體由縣級(jí)以上（含縣級(jí)）公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會(huì)保障部門授權(quán)的單位管理，跨地區(qū)流動(dòng)人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。這一規(guī)定使我國現(xiàn)階段流動(dòng)人員人事檔案保管層級(jí)機(jī)構(gòu)眾多，受管理機(jī)構(gòu)管轄范圍限制或管理標(biāo)準(zhǔn)不同，導(dǎo)致檔案流動(dòng)頻繁，不利于檔案材料的收集整理。尤其在檔案保管取消收費(fèi)并納入基本公共服務(wù)范圍后，跨地區(qū)流動(dòng)人員檔案戶籍所在地、工作所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，出現(xiàn)多頭管理，相互推諉現(xiàn)象。

（二）流動(dòng)人員檔案歸檔范圍、收集方式缺乏創(chuàng)新

人才服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)流動(dòng)人員檔案材料的收集、整理，均使用干部檔案整理方式，不僅對(duì)流動(dòng)人員的個(gè)人信息收集形成限制，也對(duì)檔案從業(yè)人員的思維形成了固化模式。在工作中對(duì)疑似屬于十大類的檔案材料缺乏判斷，對(duì)材料移交過程中是否需形成單位密封缺乏判斷。

（三）流動(dòng)人員檔案與人事管理分離，材料收集缺乏有力組織者

筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，流動(dòng)人員不論是單位托管還是個(gè)人代理，個(gè)人在學(xué)歷深造、培訓(xùn)結(jié)業(yè)、職稱評(píng)審以及企業(yè)就職過程中的入職、錄用、考核、晉升及離職都無法通過材料形成單位或就業(yè)企業(yè)及時(shí)反映在人事檔案中，通常在調(diào)檔、用檔過程中才知曉問題，幸運(yùn)者能補(bǔ)之，不幸者甚至因此而錯(cuò)失機(jī)會(huì)。另外，大量高校畢業(yè)生檔案從高校轉(zhuǎn)遞至人才服務(wù)機(jī)構(gòu)后，其履歷、技能信息因意識(shí)缺乏或宣傳指導(dǎo)的落后難以繼續(xù)更新，而未就業(yè)畢業(yè)生則更加容易造成人、檔分離。

（四）流動(dòng)人員檔案的復(fù)雜性制約檔案材料收集

流動(dòng)人員多來自不同行業(yè)、從事不同職業(yè)，其檔案內(nèi)容各具特點(diǎn)，同時(shí)行業(yè)、職業(yè)對(duì)檔案材料形成、轉(zhuǎn)遞也有不同的要求，其中如果涉及企業(yè)專利、競業(yè)商業(yè)機(jī)密等對(duì)信息安全要求較高的情況，那么企業(yè)檔案材料的移交積極性就會(huì)受影響，收集難度就會(huì)更大。

（五）檔案內(nèi)容越來越少，可信度越來越低，不足以成為單位考察員工的依據(jù)

隨著多種經(jīng)濟(jì)成份迅速發(fā)展，用人主體多元化，人才流動(dòng)速度加快、規(guī)模加大，人員流動(dòng)和檔案到位之間造成巨大時(shí)間差，導(dǎo)致進(jìn)入檔案材料的內(nèi)容越來越少，不能滿足反映一個(gè)人全部信息。特別是缺少反映當(dāng)事人綜合能力、業(yè)務(wù)水平、個(gè)性特點(diǎn)的信息，缺乏有權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績考核材料，從檔案中難以得出對(duì)當(dāng)事人全面、完整、客觀的評(píng)價(jià)，因此檔案作為考察員工的依據(jù)性減弱。

三、流動(dòng)人員人事檔案材料收集歸檔改進(jìn)設(shè)想

（一）整合區(qū)域性資源，實(shí)物統(tǒng)一管理，信息多處共享

在流動(dòng)人員人事檔案分級(jí)管理中劃分功能區(qū)域，由資源相對(duì)豐富（或較高層級(jí)）組織統(tǒng)一管理中心，對(duì)人事檔案實(shí)物、信息進(jìn)行管理，提供庫房、人員、場地和信息技術(shù)，搭建統(tǒng)一的管理平臺(tái)，提供信息查詢和全真電子化檔案。由資源相對(duì)缺乏（或較低層級(jí)）的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，對(duì)外提供檔案基本公共窗口服務(wù)，引導(dǎo)所在區(qū)域的流動(dòng)人員或其就業(yè)所在單位就近或自選區(qū)域內(nèi)窗口移送檔案材料，由管理中心統(tǒng)一分配資源，分流分批處理材料審核，歸入人事檔案。

（二）積極開放流動(dòng)人員人事檔案材料收集范圍

在保持現(xiàn)有人事檔案歸檔范圍基礎(chǔ)上，增設(shè)個(gè)人誠信記錄，如銀行貸款、違章罰款、治安刑事、公共業(yè)務(wù)繳費(fèi)、考試違紀(jì)等信息；增設(shè)個(gè)人健康記錄，如就診記錄、體檢記錄等，對(duì)歸入人事檔案的各類材料制定專有的分類辦法和使用規(guī)范。

（三）利用互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建與材料形成單位間溝通的紐帶

傳統(tǒng)的材料收集方式，以委托代辦為主，由材料形成單位轉(zhuǎn)交個(gè)人或由工作單位統(tǒng)一移交檔案管理機(jī)構(gòu)，部份由形成單位直接轉(zhuǎn)遞而來。如今互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為工作、生活的重要介質(zhì)，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案信息的收集過程要相應(yīng)進(jìn)行改進(jìn)?！蛾P(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)人力資源社會(huì)保障部辦公廳關(guān)于簡化優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的通知的通知》，對(duì)信息共享和推進(jìn)檔案信息化工作提出了明確具體要求，要加快流動(dòng)人員人事檔案電子化、數(shù)字化工作，建立全國流動(dòng)人員人事檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫，推動(dòng)數(shù)據(jù)向上集中，方便檔案信息異地查詢，實(shí)現(xiàn)信息互通和數(shù)據(jù)銜接。因而，流動(dòng)人員可隨時(shí)將某一時(shí)段形成的檔案信息上傳至數(shù)據(jù)庫。

（四）積極引導(dǎo)各單位緊密合作

積極對(duì)企業(yè)進(jìn)行宣傳引導(dǎo)。首先，要在全社會(huì)營造及時(shí)補(bǔ)充檔案材料的思想意識(shí)，不斷挖掘人事檔案的內(nèi)容，為用人單位、用檔單位提供有效的信息和緊密的服務(wù)。其次，由被動(dòng)接收轉(zhuǎn)為主動(dòng)出擊，積極提供上門服務(wù)、網(wǎng)上預(yù)約服務(wù)、應(yīng)急服務(wù)等通道，有條件的地方可開發(fā)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)網(wǎng)上辦事平臺(tái)，推廣網(wǎng)上預(yù)審、網(wǎng)上受理、網(wǎng)上辦理，同時(shí)，開放數(shù)字檔案公共查檔區(qū)域，最大限度地提高管理水平和利用效率。

（作者單位：濟(jì)寧市人力資源市場配置服務(wù)中心/ 微山縣檔案局）